Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN
2.2. Công tác tuyển dụng nguồn nhân lực tại Công ty TNHH vận tải Duy Anh Ngọc
2.2.1. Phân tích công tác tuyển dụng nguồn nhân lực của công ty
2.2.1.2. Quy trình tuyển dụng
Sơ đồ 2.2. Quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực Xác định nhu cầu NNL
Lập kế hoạch tuyển dụng
Thông báo tuyển mộ
Nhận và chọn lọc hồ sơ
Tổ chức phỏng vấn
Thông báo kết quả
Tiếp nhận thử việc
Ra quyết định
Định hướng nhân viên mới
Tuyển mộ
Tuyển chọn
Tập sự
Đại học kinh tế Huế
Tuyển mộ:
Quá trình tuyển mộ bao gồm 3 bước:
Bước 1: Xác định nhu cầu nguồn nhân lực
Nhu cầu tuyển dụng nhân sự được xác định dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Sau khi ban lãnh đạo công ty đưa ra chiến lược kinh doanh thì sẽ đưa ra kế hoạch tuyển dụng nguồn lực.
Đối với các vị trí nhân viên lái xe thì nhu cầu tuyển dụng sẽ dựa vào số xe mà công ty mua thêm nhiều cần tuyển thêm người hay do nhân viên nghỉ việc thì sẽ tiến hành tuyển nhân viên.
Đối với vị trí nhân viên văn phòng và các vị trí khác thì nhu cầu tuyển dụng dựa vào số lượng công việc cần phải hoàn thành và số lượng nhân viên hiện có. Và trưởng các bộ phận sẽ lập nhu cầu tuyển dụng của bộ phận mình để gửi về cho phòng hành chính nhân sự.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng nguồn nhân lực
Lập kế hoạch tuyển dụng là một trong những công đoạn quan trọng trong quy trình tuyển dụng đòi hỏi nhà tuyển dụng phải chuẩn bị các thông tin tài liệu, đồng thời cũng cần phải lựa chọn ai sẽ là người phòng vấn ứng viên, sắp xếp thời gian địa điểm sao cho phù hợp cho một cuộc tuyển dụng hiệu quả. Sau khi xác lập được yêu cầu, trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ dựa vào yêu cầu đó để lên kế hoạch cho đợt tuyển dụng và gửi cho giám đốc chi nhánh phê duyệt. Kế hoạch tuyển dụng của công ty quan tâm đến một số vấn đề như số lượng và điều kiện tuyển dụng lao động cho từng vị trí; mô tả công việc của từng vị trí; nguồn và phương pháp tuyển mộ; thời gian tiếp nhận hồ sơ và thời gian phỏng vấn…
Bước 3: Thông báo tuyển mộ nguồn nhân lực
Sau khi được giám đốc chi nhánh phê duyệt thì phòng hành chính nhân sự sẽ làm các công việc như thiết kế mẫu thông báo, xác định địa điểm thông báo.
Đại học kinh tế Huế
Đối với vị trí tuyển dụng là các vị trí lãnh đạo trong tổ chức thì các thông báo tuyển dụng sẽ được gửi trên các Email nội bộ hoặc trên trang Facebook của công ty.
Còn đối với vị trí tuyển dụng là nhân viên văn phòng và nhân viên lái xe thì các thông báo sẽ được nhân viên hành chính nhân sự làm thành các băng rôn lớn dán trước cổng công ty và các thông báo cũng sẽ được trưởng phòng hành chính nhân sự liên hệ với các đài phát thanh ở các huyện, thành phố trong tỉnh để thông báo trên đó.
Một thông báo tuyển mộ phải đáp ứng đầy đủ các yếu tố như: Tên công ty, vị trí cần tuyển, mô tả công việc, số lượng của từng vị trí, thời gian và địa điểm nộp hồ sơ, các yêu cầu đối với từng vị trí, các quyền lợi được hưởng khi trở thành nhân viên của công ty.
Các giấy tờ cần phải có trong hồ sơ đăng ký tuyển dụng bao gồm: CMND, sổ hộ khẩu, bằng lái xe photo công chứng (đối với vị trí nhân viên lái xe), các chứng chỉ đào tạo photo công chứng (đối với vị trí nhân viên văn phòng), sơ yếu lý lịch, giấy xác nhận hạnh kiểm tại địa phương, giấy khám sức khỏe dành cho người lái xe, đơn xin việc và 4 ảnh thẻ 3x4.
Tuyển dụng
Quá trình tuyển dụng bao gồm 5 bước:
Bước 1: Nhận và chọn lọc hồ sơ
Đối với việc nhận hồ sơ, công ty sẽ nhận trực tiếp tại phòng hành chính nhân sự.
Khi các ứng viên đến nộp hồ sơ sẽ được trưởng phòng nhân sự hoặc các cán bộ phụ trách tuyển dụng trực tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ đã đầy đủ các giấy tờ mà công ty yêu cầu hay chưa. Sau đó các ứng viên sẽ được các cán bộ tuyển dụng phỏng vấn sơ bộ, từ đó các cán bộ tuyển dụng sẽ có những thông tin khái quát để sàng lọc hồ sơ.
Việc sàng lọc hồ sơ chủ yếu dựa vào các thông tin mà các cán bộ tuyển dụng thu được từ cuộc phỏng vấn và dựa vào thông tin trên hồ sơ. Các cán bộ sẽ loại ra những hồ sơ không đạt yêu cầu để tiến hành nhanh hơn bước tiếp theo là phỏng vấn.
Mẫu đơn xin việc trong hồ sơ của các ứng viên có thể mua ngoài hoặc liên hệ để được công ty cấp mẫu đơn.
Đại học kinh tế Huế
Mẫu đơn xin việc của công ty:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
ĐƠN XIN VIỆC
Kính gửi:Ban lãnh đạo Công ty TNHH vận tải Duy Anh Ngọc Việt.
Tôi tên là: ……….Nam, Nữ………
Sinh ngày :………
Quê quán: ………
Giấy chứng minh nhân dân số: ……….Ngày cấp:………
Nơi cấp: ………..
Hộ khẩu thường trú: ………
Trình độ văn hóa: ………
Số điện thoại : ……….
Ngoại ngữ: ………..
Nghề nghiệp chuyên môn: ………..
Tình trạng sức khỏe: ………
Vị trí ứng tuyển:………..
Hiện nay chưa có việc làm, tôi làm đơn này xin Công ty tuyển dụng và bố trí công việc làm.
Nếu được Công ty nhận tôi xin cam đoan thực hiện các công việc được giao và thực hiện đúng các chủ trương chính sách, chế độ nội quy, kỷ luật của Công ty ban hành.
Kính mong quý lãnh đạo cơ quan chấp nhận.
Quảng Nam, Ngày… tháng…. năm 2017 Người làm đơn
(Nguồn: Phòng Hành chính-Nhân sự)
Mẫu đơn xin việc của công ty:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
ĐƠN XIN VIỆC
Kính gửi:Ban lãnh đạo Công ty TNHH vận tải Duy Anh Ngọc Việt.
Tôi tên là: ……….Nam, Nữ………
Sinh ngày :………
Quê quán: ………
Giấy chứng minh nhân dân số: ……….Ngày cấp:………
Nơi cấp: ………..
Hộ khẩu thường trú: ………
Trình độ văn hóa: ………
Số điện thoại : ……….
Ngoại ngữ: ………..
Nghề nghiệp chuyên môn: ………..
Tình trạng sức khỏe: ………
Vị trí ứng tuyển:………..
Hiện nay chưa có việc làm, tôi làm đơn này xin Công ty tuyển dụng và bố trí công việc làm.
Nếu được Công ty nhận tôi xin cam đoan thực hiện các công việc được giao và thực hiện đúng các chủ trương chính sách, chế độ nội quy, kỷ luật của Công ty ban hành.
Kính mong quý lãnh đạo cơ quan chấp nhận.
Quảng Nam, Ngày… tháng…. năm 2017 Người làm đơn
(Nguồn: Phòng Hành chính-Nhân sự)
Mẫu đơn xin việc của công ty:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
ĐƠN XIN VIỆC
Kính gửi:Ban lãnh đạo Công ty TNHH vận tải Duy Anh Ngọc Việt.
Tôi tên là: ……….Nam, Nữ………
Sinh ngày :………
Quê quán: ………
Giấy chứng minh nhân dân số: ……….Ngày cấp:………
Nơi cấp: ………..
Hộ khẩu thường trú: ………
Trình độ văn hóa: ………
Số điện thoại : ……….
Ngoại ngữ: ………..
Nghề nghiệp chuyên môn: ………..
Tình trạng sức khỏe: ………
Vị trí ứng tuyển:………..
Hiện nay chưa có việc làm, tôi làm đơn này xin Công ty tuyển dụng và bố trí công việc làm.
Nếu được Công ty nhận tôi xin cam đoan thực hiện các công việc được giao và thực hiện đúng các chủ trương chính sách, chế độ nội quy, kỷ luật của Công ty ban hành.
Kính mong quý lãnh đạo cơ quan chấp nhận.
Quảng Nam, Ngày… tháng…. năm 2017 Người làm đơn
(Nguồn: Phòng Hành chính-Nhân sự)
Đại học kinh tế Huế
Bước 2: Tổ chức phỏng vấn
Sau khi kết thúc quá trình thu nhận hồ sơ và chọn lọc hồ sơ sẽ tiến hành phỏng vấn. Phỏng vấn nhân sự là khâu đặc biệt quan trọng giúp nhà tuyển dụng kiểm tra, đánh giá một cách toàn diện các ứng viên, thu thập được những thông tin mà bằng cấp, các chứng chỉ, giấy tờ không nói lên được như sở trường, mục tiêu, phong cách sống, nguyện vọng và một phần nào đó về tính cách ca ứng viên...
Qua những thông tin này, công ty sẽ biết được ứng viên là người như thế nào trong công việc, có gắn bó với tổ chức đưủợc lâu dài, có khả năng hòa nhập với môi trường làm việc của tổ chức hay không,... Kết quả của phỏng vấn có ảnh hưởng lớn đến quyết định lựa chọn ứng viên trúng tuyển.
- Đối với các ứng viên ứng tuyển vào vị trí nhân viên văn phòng thì sẽ phải trảiqua vòng phỏng vấn sâu do các cán bộ của từng bộ phận chức năng phụ trách, người có nhu cầu tuyển dụng cho bộ phận của mình. Như vậy thì mới có thể đánh giá được các ứng viên một cách cụ thể nhất và đánh giá chính xác năng lực chuyên môn của từng ứng viên để tìm ra người phù hợp nhất cho vị trí công việc cần tuyển tại bộ phận của mình.
- Đối với các ứng viên ứng tuyển vào vị trí nhân viên lái xe thì sẽ được các cán bộtuyển dụng phỏng vấn. Sau khi trải qua đợt phỏng vấn thì các ứng viên sẽ tiếp tục tham gia vào đợt sát hạch lái xe.
Bước 3: Thông báo kết quả
Sau đợt phỏng vấn và sát hạch lái xe, các cán bộ tuyển dụng sẽ trao đổi với nhau để chọn ra các ứng viên phù hợp cho các vị trí còn tróng trong công ty. Các ứng viên nào đậu sẽ được phòng tổ chức hành chính gọi đến để thông báo kết quả và thông báo thời gian đào tạo.
Bước 4: Tiếp nhận thử việc và đào tạo
Đối với các vị trí nhân viên văn phòng, trước khi đưa ra các quyết định chính thức tuyển dụng nhân viên, công ty sẽ tiếp nhận thử việc và đào tạo các ứng viên. Trưởng
Đại học kinh tế Huế
phòng hành chính nhân sự sẽ soạn thảo quyết định thử việc và trình lên giám đốc chi nhánh. Thường thì thời gian thử việc của các vị trí này là trong vòng 1 tháng. Trong thời gian này, các ứng viên cần phải nỗ lực rất nhiều để được trở thành nhân viên chính thức của công ty.
Đối với các vị trí nhân viên lái xe, trước khi trở thành nhân viên chính thức của công ty thì các ứng viên cần phải tham gia một lớp đào tạo trong vòng một tuần do các cán bộ của công ty trực tiếp giảng dạy, sau đó họ sẽ được trưởng phòng nhân sự gửi đi học tại hiệp hội vận tải và hiệp hội vận tải cấp giấy chứng nhận thì họ mới được chính thức lái xe của công ty.
Bước 5: Ra quyết định
Sau quá trình thử việc và đào tạo, nếu các ứng viên không có biểu hiện tốt và không đáp ứng được yêu cầu của công ty thì có thể cho nghỉ việc. Nếu họ đáp ứng được các yêu cầu và được nhận thì trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ ký hợp đồng chính thức với họ.
Trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ lập hồ sơ quản lý lao động và giao trách nhiệm quản lý người lao động cho các bộ phận chức năng trực tiếp sử dụng và quản lý lao động.
Tập sự (Định hướng) cho nhân viên mới
Công tác này thường sẽ được kết hợp đồng thời trong quá trình thử việc tại công ty. Song công tác này thường kéo dài hơn so với thử việc, thường từ 1 đến 5 tuần. Trong quá trình tập sự, người lao động sẽ được trưởng các bộ phận phân công cho người hướng dẫn tập sự và thông thường người hướng dẫn sẽ là người đánh giá ứng viên đó trong quá trình thử việc. Nếu người hướng dẫn cảm thấy nhân viên đó thử việc tốt, làm quen với công việc và học việc một cách nhanh chóng thì có thể đề xuất cho nhân viên đó ký hợp đồng chính thức ngay mà không cần thử việc nữa và ngược lại.
Các chỉ tiêu để đánh giá kết quả thử việc của nhân viên mới:
- Thời gian hoàn thành công việc được giao.
- Khả năng hòa nhập với môi trường làm việc.
Đại học kinh tế Huế
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Minh Hòa
- Ý thức tập thể, thái độ làm việc.
- Tính tự giác, chủ động trong công việc.
- Tính nhạy bén trong công việc.
Như vậy, có thể thấy công tác thử việc đối với nhân viên mới rất được công ty chú trọng bởi qua quá trình này, năng lực thực sự của ứng viên được bộc lộ rõ ràng đồng thời cho thấy mức độ phù hợp giữa họ với công việc giúp công ty đánh giá được chính xác và đưa ra quyết định có tuyển dụng chính thức nhân viên đó hay không. Còn các trường hợp không hoàn thành nhiệm vụ do trình độ tay nghề kém, sức khỏe yếu, vi phạm nội quy,...thì công ty sẽ gửi thư cảm ơn và kèm theo lương thử việc.