Ứng dụng CNTT trong trường học là làm gì?

Sau khi học xong phần này, học viên cần giải thích được các vấn đề sau

Chọn cách triển khai CNTT nào là tốt nhất?

Mục tiêu

1 2 3

Ứng dụng CNTT trong trường học là làm gì?

Những vấn đề cần tránh khi ứng dụng CNTT

Tại sao phải đưa

Công Nghệ Thông Tin vào

quản lý trường học?

Những bất cập trong quản lý

 Việc chuyển công văn, giấy tờ mất nhiều thời gian, chi phí (Bộ  các Sở  các Phòng  các Trường)

 Không có cơ chế biên nhận, chứng thực (Không có chứng cớ xác định đã gửi/nhận hay chưa, ai gửi/nhận ...

Những bất cập trong quản lý

An to àn ?

Danh mục tài sản Hồ sơ nhân sự Học bạ, lý lịch Văn bản, khế ước

Quản lý theo lối thủ công:

 Chậm

 Nhiều sai sót

 Không đảm bảo khách quan

 Không hiệu quả

 Không đáp ứng nổi khi quy mô trường mở rộng

Những bất cập trong quản lý

Giải pháp:

ứng dụng CNTT vào công tác quản lý

nhà trường !

Các thành phần của hệ thống CNTT

 Máy tính, máy in, máy chiếu ...

 Mạng LAN/ Intranet/ Internet ...

 Đường truyền tín hiệu thuê bao

1

Phần cứng

Local Area Network (LAN): mạng máy tính nội bộ một cơ quan.

Intranet: mạng máy tính nội bộ một tổng công ty hay một trường đại học, sử dụng những công nghệ hoàn toàn giống như mạng toàn cầu Internet.

Máy tính (PC) & máy in (Printer)

Hub

Workstation Workstation

Workstation

Mạng cục bộ (LAN)

Máy trạm

Thơng tin tham khảo Thơng tin trao đổi

Cơng việc Thơng tin lưu trữ

 Các phần mềm quản lý nghiệp vụ (quản lý công văn đi-đến ...)

 Chương trình tiện ích: gửi nhận thư email / thông điệp nội bộ, trình duyệt Web, soạn thảo văn bản MS Word, MS Excel ...

 Các trang thông tin (Website)

 Các Cơ sở dữ liệu lưu trữ: điểm, hồ sơ nhân sự, hồ sơ tài sản ...

Các thành phần của hệ thống CNTT Phần mềm

2

Giải thích thuật ngữ

Cơ sở dữ liệu, viết tắt là CSDL (database): là tập hợp có cấu trúc các dữ liệu có quan hệ với nhau.

CSDL thường được biểu diễn dưới dạng bảng. Mỗi dòng gọi là một bản ghi (record), mỗi cột gọi là một trường (field). Ví dụ cơ sở dữ liệu về học sinh có các trường:



^{Họ tên}



Ngày sinh



^{Giới tính}



Điểm trung bình môn Toán



...

Cơ sở dữ liệu - Database

3 Nhân viên Tin học

Các thành phần của hệ thống CNTT

 Quản lý hệ thống Thông tin của toàn trường

 Theo dõi/bảo trì máy móc hoạt động thông suốt

 Cập nhật đều đặn trang thông tin Website của trường (tin tức sự kiện, điểm ...)

 Nắm quyền Administrator: bảo mật cấp cao nhất, theo dõi phát hiện hiện tượng lạ (virus, hacker đột nhập ... ) & giải quyết tại chỗ nếu được.

Riêng cho việc Dạy - Học:

 Phần mềm xếp thời khóa biểu, quản lý giáo viên, quản lý học tập ...

 Phần mềm soạn giáo trình, giáo án điện tử (eXe, Lectora ...)

 Phần mềm tạo bài thuyết trình (MS PowerPoint)

 Phần mềm quản lý thi cử, sinh đề trắc nghiệm tự động, quản lý ngân hàng đề thi

Các thành phần của hệ thống CNTT

Một số phần mềm trong nhà trường

 Phần mềm V.EMIS của SREM: quản lý toàn diện tất cả các mặt của nhà trường, có tính liên thông từ Trường - Phòng - Sở - Bộ GD&ĐT

 Phần mềm VSchool dành cho các trường THCS, THPT, Tiểu học của công ty Hoàng Hà

 Phần mềm xếp thời khóa biểu TKB của Schoolnet

 Phần mềm School Viewer của công ty Schoolnet : Quản lý học tập Nhà trường (THCS và THPT)

 Phần mềm quản lý thi School Exam Manager 2.0

 ...

CNTT hỗ trợ công tác quản lý

 Quản lý văn bản điện tử

 Quản lý quy trình công việc

 Quản lý hoạt động đơn vị

 Lưu trữ thông tin (hồ sơ, tài liệu, báo cáo)

 Kết nối các thành viên (24/7)

 Trao đổi thông tin nội bộ/ ra bên ngoài

 Khai thác, tìm kiếm thông tin

 Tự động hóa công tác văn bản

 Lưu trữ hồ sơ, tài liệu

 Tự động hóa công việc xử lý thông tin

 Liên kết các công đoạn, các khâu trong hệ thống

 Điện tử hóa các dịch vụ công (học sinh/phụ huynh tra cứu bảng điểm, học bạ ...)

 Cung cấp thông tin phục vụ tra cứu tìm kiếm (tra cứu thư viện, tìm kiếm tài liệu học liệu)

CNTT hỗ trợ công tác quản lý

CNTT làm thay đổi cách thức hoạt động của nhà trường

 Công văn điện tử

 Giao tiếp điện tử

 Hội nghị điện tử

Làm thay đổi chất lượng công việc

1

2

Làm thay đổi phương thức làm việc

 Làm việc với thông tin điện tử

 Giao tiếp trực tuyến từ xa (online)

 Chia sẻ, phối hợp, tích hợp thông tin

 Tăng năng suất

 Giảm công việc sự vụ, giảm chi phí

 Công khai, minh bạch, thuận tiện

Tác động đối với trường học

3

Tạo ra những giá trị mới

 Giảm khoảng cách thông qua giao tiếp trực tuyến

 Văn hóa chia sẻ, cộng tác

 Giao tiếp, làm việc mọi lúc mọi nơi

 Hỗ trợ nhà quản lý nhận biết, kiểm soát, ra quyết định

Tác động đối với trường học

Quá trình triển khai

Quá trình ứng dụng CNTT vào trường học thường bao gồm nhiều giai đoạn và có thể được triển khai theo nhiều cách khác nhau. Sau đây là một hình mẫu gợi ý.

1 Giai đoạn tiếp xúc và làm quen

 Trang bị các máy tính đơn lẻ cho bộ phận Văn thư, Hành chính, Tài vụ, Thư viện ...

 Bước đầu đáp ứng những chức năng cơ bản: soạn thảo giấy tờ công văn, in ấn sổ sách chứng từ.

 Dần tiến tới thực hiện hầu hết các chức năng nghiệp vụ trên máy tính: quản lý học tập - giảng dạy, lưu trữ hồ sơ học bạ ...

 Mọi người bắt đầu nhận ra hạn chế khi các máy tính hoạt động đơn lẻ: không đáp ứng được những công việc phức tạp liên quan tới nhiều bộ phận trong trường.

Đặt ra nhu cầu liên kết các máy lại thành hệ thống.

1 Giai đoạn tiếp xúc và làm quen...

Quá trình triển khai

Câu hỏi thảo luận

Ai khởi xướng? Ai trực tiếp tiến hành

những công việc trên?

Gợi ý

 Người lãnh đạo phải nhận thức được xu hướng cũng như nhu cầu đổi mới công tác quản lý của trường mình.

Từ đó khởi xướng và tạo điều kiện (bố trí nhân sự, lập đề án) cho ứng dụng CNTT vào quản lý nhà trường.

 Người trực tiếp thực thi những ứng dụng CNTT vào công việc hàng ngày là những nhân viên của cơ quan dưới sự cố vấn, hướng dẫn của nhân viên Tin học (là người bên ngoài do đề án thuê hoặc được tuyển hẳn vào làm nhân viên Tin học của trường)

Liên kết các máy lại thành hệ thống nghiệp vụ

2

 Bắt đầu xuất hiện những đề án nâng cấp, phát triển ứng dụng CNTT như một hệ thống bao phủ các chức năng nghiệp vụ trong trường.

 Xây dựng hạ tầng mạng liên kết các máy tính thành một Mạng cục bộ (LAN) có tổ chức, được điều hành dưới sự quản lý phân cấp.

 Thuê bao đường truyền kết nối ra bên ngoài. Internet và các tài nguyên của nó được đưa đến cho mọi người.

Quá trình triển khai

Liên kết các máy lại thành hệ thống nghiệp vụ

2

Quá trình triển khai

 Trên hạ tầng cơ sở đó, xây dựng hệ thống quản lý thông tin nghiệp vụ (gồm Cơ sở dữ liệu + phần mềm quản lý chuyên dụng)

 Xây dựng các hệ thống trao đổi/chia sẻ thông tin qua mạng như: hệ thống thư tín điện tử nội bộ, hệ thống công văn điện tử nội bộ.

 Xây dựng Website riêng phục vụ hoạt động nội bộ của cơ quan cũng như các truy xuất thông tin từ bên ngoài

3 Tích hợp với các hệ thống của cấp trên

Quá trình triển khai

 Trong 2 bước kể trên, khi thiết kế xây dựng hệ thống phải có sự phối hợp tư vấn của các cơ quan ngành dọc (Bộ GD&ĐT) để các chuẩn dữ liệu, biểu mẫu hồ sơ phù hợp với quy định nghiệp vụ của ngành.

 Một khi hệ thống nội bộ đã vận hành trơn tru, bước tiếp theo là kết nối nó với hệ thống CNTT của cấp trên và các trường bạn để phối hợp hoạt động đại trà và điều chỉnh theo những chủ trương, chính sách mới.

Trường học - Cơ quan của

Anh/Chị đang ở giai đoạn nào ?

Những sai lầm thường gặp



Chỉ chú trọng lắp đặt và nâng cấp phần cứng máy móc



Triển khai ứng dụng CNTT khi chưa xác định rõ mục tiêu



Quan niệm: “CNTT không liên quan đến lãnh đạo”, “CNTT là việc của nhân viên, chủ yếu đánh văn bản”



Không nhận thức được yếu tố nòng cốt tạo ra hệ thống CNTT

Những sai lầm thường gặp

 Cơ quan chưa sẵn sàng (về quan niệm, ý thức, khả năng chuyên môn, sắp xếp nhân sự) khi triển khai ứng dụng CNTT

 Nhầm lẫn giữa mục tiêu ứng dụng CNTT và phương tiện để đạt mục tiêu đó

 Xây dựng hệ thống CNTT ứng dụng chủ yếu vì công nghệ chứ không xuất phát từ nhu cầu sử dụng công nghệ

Quan niệm sai về Nhân viên Tin học

 Phòng Tin học và các nhân viên có trách nhiệm giải quyết mọi sự cố về máy móc, sửa tất cả các lỗi phần mềm khi chúng phát sinh.

 Phòng Tin học và các nhân viên là những người am hiểu nhất về Tin học trong trường, do đó có nhiệm vụ phải dạy lại cho mọi người và trả lời mọi thắc mắc khi có người hỏi.

 Tóm lại, họ phải làm & chịu trách nhiệm về mọi công việc về CNTT trong trường

Những sai lầm thường gặp

Bị virus tấn công

Không hiểu sao hôm nay không chat được ?

Hãy làm tất cả mọi việc về máy tính trong trường !

Hình như cáp mạng đứt ở đâu đó

Nhân viên Tin học

Bài tập tình huống

Trường Trung học phổ thông A có 2 phòng máy tính với tổng cộng gần 100 PC (máy tính cá nhân) và 10 máy tính nối mạng cục bộ (LAN) đặt tại các phòng chức năng như: Tài vụ, Thư viện, Ban giám hiệu ... Nhà trường có 2 biên chế giáo viên Tin học. Để duy trì hoạt động thường xuyên của hệ thống máy tính, nên:

(A) Ký hợp đồng thuê công ty ngoài làm bảo trì. Công việc của 2 giáo viên kia là giảng dạy Tin học cho các lớp khối 11, 12.

(B) Để một người làm công tác bảo trì. Người kia giảng dạy

(C) Giảng dạy là nhiệm vụ chính của 2 người. Việc bảo trì họ cũng phải làm nhưng chỉ trong thời gian rảnh rỗi.

Theo anh/chị, phương án bố trí nhân sự nào hợp lý nhất ?