2.5.1. Những ưu điểm
Trong quá trình áp dụng hệ thống quản lý 5S, công ty TNHH MTV Thực phẩm Huế đã đạt được nhiều thành tựu
Mục tiêu 5S đề ra mang tính khả thi khi kết quả kiểm tra, đánh giá cho thấy việc thực hiện 5S theo hệ thống quản lý đạt 100% chỉ tiêu đề ra. Đảm bảo được sự cam kết của lãnh đạo công ty, của thành viên Ban chỉ thị 5S về việc thực hiện, duy trì hoạt động 5S theo hệ thống quản lý 5S
Trường Đại học Kinh tế Huế
Hệ thống văn bản trong năm đầu tiên tuy gặp nhiều thiết sót nhưng sau quá trình đi vào thực hiện, đúc rút kinh nghiệm đã có sự cải tiến, sửa đổi nhằm hoàn thiện hệ thống. Tính đến năm 2010, hệ thống văn bản đã gần như tương đối đầy đủ, quy định rõ nội dung ứng với yêu cầu đào tạo, thực hiện, kiểm tra, đánh giá quá trình hoạt động 5S.
Nguồn nhân lực cũng ngày càng được tăng cường vềcảsốlượng lẫn chất lượng.
Nhân viên trong công ty cũng đã dần dần hình thành những thói quen tốt cho việc thực hiện 5 S
Hiệu quả có thể xem là thành công nhất của công ty là đã tạo ra cho toàn bộ nhân viên một nhận thức là “ở công ty như ở nhà”_luôn thực hiện 5S một cách chủ động, là điều hiển nhiên, không cần người giám sát; chỉ bảo thực hiện. Cụ thể, nếu sàn nhà bị bẩn vào giờ giải lao sẽ có nhân viên chủ động thực hiện việc lau sàn, việc nhặt rác dưới chân hay gặp ở đâu bất kì thì mỗi nhân viên đều sẽ chủ động làm… . Điều đó, đã giúp cho công ty tiết kiệm được chi phí về việc thuê nhân viên vệ sinh bên ngoài.
Hai lần trong năm, công ty sẽ tổ chức tổng vệ sinh toàn công ty. Thường xuyên thanh lý các thiết bị dụng cụ đã xuống cấp, lỗi thời để đầu tư thêm một số máy móc hiện đại, hỗ trợ cho quá trình sản xuất.
Đồng thời trong quá trình thực hiện công tác 5S, công ty không ngừng thay đổi thực hiện để đạt hiệu quảcao. Ban 5S công ty nỗlực cải tiến phương pháp thực hiện theo tinh thần Kaizen, thay đổi để tốt hơn. Cụ thể, để có được bảng tiêu chí đánh giá kết quảthực hiện 5S, ban 5S tham khảo ý kiến đóng góp từ nhiều nguồn. Đồng thời, đang từng bước thực hiện quản lý nhằm hoàn thành các tiêu chí đề ra.
Quá trình quản lý 5S cũng đã đạt nhiều thành tích đáng kể trong việc giảm thiểu chi phí sản xuất, tăng khả năng mở rộng diện tích sản xuất, đơn giản hóa thao tác giúp hỗ trợ công nhân thực hiện thao tác đơn giản, nhanh gọn, giúp nâng cao năng suất sản xuất không những tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty mà còn tạo ra môi trường làm việc an toàn.
2.5.2. Những hạn chế.
Bên cạnh những thành tựu mà công ty đạt được, còn tồn tại những mặt hạn chế trong hệ thống quản lý 5S như sau:
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Số lượng nhân viên của công ty vào năm 2007 là 61 người, nên khi áp dụng 5S, ban chỉ thị 5S chỉ bao gồm 4 thành viên bao gồm cả trưởng ban chỉ thị 5S; 4 thành viên chịu trách nhiệm ở bộ phận chất lượng của công ty, hệ thống 5S là một trong những nội dung những thành viên này chịu trách nhiệm. Nên khi áp dụng 5S, lượng công việc và áp lực cao đã khiến việc thực hiện của ban chỉ thị không được đánh giá cao, cùng với sự mới lạ của hệ thống khiến công việc càng khó khăn.
- Việc đào tạo thêm thành viên cho ban chỉ thị những năm gần đây bị hạn chế nhiều. Nội dung đào tạo cho thành viên ở bộ phận chất lượng là đào tạo tập huấn về các công cụ đảm bảo chất lượng, trong đó hệ thống 5S là một trong những công cụ trong khóa đào tạo. Điều này dẫn đến việc đào tào về 5S sẽ không được chuyên sâu.
Lý thuyết về 5S không nhiều, ít thực hành.
- Một số nhân viên thực hiện 5S còn mang tính đối phó, nhiều khi ban chỉ thị 5S nhắc nhở mới thực hiện 5S
- Ở văn phòng, vấn đề còn tồn tại là việc sàng lọc vẫn chưa mang đến hiệu quả.
Theo thói quen dùng của mỗi người, dẫn đến việc không sàng lọc triệt để các vật dụng.
- Ngoài ra, hệ thống văn bản vẫn chưa kết nối một cách nhuần nhuyễn với các công cụ quản lý chất lượng khác như ISO hay HACCP, chính vì vậy chưa đạt được hiệu quả tối đa trong hệ thống quản lý 5S
2.5.3. Nguyên nhân còn tồn tại.
Các hạn chế đã nêu trên do nhiều nguyên nhân khác nhau gây ra.
Do đặc điểm của Công ty Thực phẩm Huế là một doanh nghiệp nhỏ, dù là doanh nghiệp có vốn đầu tư 100% Nhật Bản, nhưng chi phí của việc đào hệ thống 5S cho nhân viên đặc biệt là cho Ban giám thị là khá cao. Điều này đã ảnh hưởng đến số lượng thành viên ban 5S, dẫn đến việc áp dụng 5S ban đầu còn khó khăn.
Chưa có bộ phận chuyên trách thực hiện 5S. Hiện nay, bộ phận chất lượng sản phẩm sẽ chịu trách nhiệm cho 5S. Ở bộ phận chất lượng, trách nhiệm chính là về hệ thống quản lý chất lượng ISO. 5S chỉ là một công cụ hỗ trợ. Sự chuyên sâu về 5S chưa được chú trọng.
5S là một triết lý thuật ngữ khá dễ hiểu nhưng qúa trình áp dụng thực hiện lại không dễ dàng. Tùy vào đặc trưng của từng doanh nghiệp mà có cách áp dụng thực hiện 5S riêng của mình. Trong quá trình đó việc thực hiện có thể áp dụng sai với quan
Trường Đại học Kinh tế Huế
điểm ban đầu. Điều này dẫn đến hiểu sai về triết lý 5S và không đạt được những lợi ích mà 5S mang lại. Mặc khác, 5S là một quá trình thực hiện lâu dài, thay đổi từng điểm nhỏ nhất, từng bước một để đem lại lợi ích cho bản thân người tham gia và cho công ty. Nhưng nhìn chung quátrình thực hiện 5S chỉ thực hiện tốt trong giai đoạn đầu, khi thực hiện 5S đến một mức nào đó thì việc thực hiện có xu hướng dừng lại làm cho hoạt động thực hiện 5S về sau trở lên hời hợt, hình thức. Cụ thể là việc ban lãnh đạo của công ty Thực phẩm Huế quyết định giảm công tác kiểm tra giám sát nhân viên sau 5 năm áp dụng 5S. Điều này đã khiến cho một bộ phận nhân viên thực hiện 5S một cách đối phó, ảnh hưởng đến chất lượng công việc của công ty
Việc sàng lọc ở văn phòng trở nên khó khăn bởi vì công ty đã không áp dụng những giấy note đỏ để loại bỏ những tài liệu, dụng cụ thiết bị không cần thiêt, đã trực tiếp ảnh hưởng đến những nhân viên ở văn phòng khi phân loại các tài liệu.
Trường Đại học Kinh tế Huế
CHƯƠNG 3. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ