Bài học kinh nghiệm khi áp dụng 5S tại công ty Honda

Một trong những công ty áp dụng thành công mô hình 5S của Nhật Bản chính là Honda. Honda đã áp dụng 5S không chỉ tại những văn phòng làm việc, xưởng sản xuất mà ngay cả những cửa hàng giới thiệu và bán sản phẩm của Honda (Honda Head) cũng được Honda đưa mô hình 5S vào hoạt động. Việc áp dụng quy trình làm việc theo 5S đã giúp Honda cải tiến chất lượng sản phẩm, tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí cho sản xuất, đồng thời xây dựng được một môi trường làm việc năng động, sạch sẽ, gọn gàng và kỷ luật.

Với việc áp dụng 5S, ban giám đốc của Honda đã đưa ra được những quyết định nhanh chóng hơn và xây dựng được tác phong làm việc cho tất cả các nhân viên theo hướng công nghiệp, hiện đại.

Bước đầu tiên trong quy trình 5S của Honda là “sàng lọc” hay “phân loại”.

Sàng lọc có nghĩa là tất cả các cán bộ, nhân viên của Honda từ cấp cao nhất cho tới cấp thấp nhất trong công ty phải tự mình phân loại ra những đồ vật, tài liệu, dụng cụ để xem những đồ vật nào còn sử dụng và những đồ vật nào cần phải bỏ đi. Việc phân loại này sẽ giúp cho các cán bộ, công nhân viên tại Honda giữ lại được những tài liệu, vật dụng quan trọng và loại bỏ được những vật dụng không cần thiết. Điều này sẽ giúp gia tăng diện tích kho chứa hàng, thông thoáng nhà xưởng, hay giải phóng góc làm việc của từng cá nhân. Quá trình “sàng lọc” phải được diễn ra hàng tuần, hàng tháng và hàng năm và được sự giám sát chặt chẽ của những người đứng đầu các đơn vị trong công ty. Hoạt động sàng lọc được diễn ra bằng cách đánh dấu “nhãn đỏ” vào các đồ vật cần loại bỏ, “nhãn xanh” vào các đồ vật cần giữ lại “và nhãn vàng” vào những đồ vật có thể cần dùng đến cho tương lai.

Mục đích của việc “sắp xếp” là bố trí ở trạng thái sao cho có thể lấy ngay những thứ cần thiết khi cần. Để đảm bảo việc “sắp xếp” theo nguyên tắc thống nhất và

Trường Đại học Kinh tế Huế

khoa học trong toàn bộ tổ chức thì Honda đã đề ra tiêu chí cho việc sắp xếp đó là “Quy tắc 30s” nghĩa là tất cả các loại dụng cụ, tài liệu, vật dụng tại Honda chỉ được phép tìm kiếm tối đa trong vòng 30 giây. Đồng thời tổ trưởng các đơn vị phải có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở nhân viên phải sắp xếp nơi làm việc tiện dụng, thậm chí nếu khu làm việc không đáp ứng được nguyên tắc 30 giây thì có thể trừ từ 5% đến 20% lương tháng tùy theo mức độ vi phạm. Bên cạnh đó, Honda còn áp dụng nguyên tắc “Đặt chỗ” để tránh việc lẫn lộn đồ dùng, tài liệu, vật dụng giữa các nhân viên thì Honda qui định mỗi một nhân viên có một khu vực làm việc riêng biệt, và mỗi một đồ vật đều được dán nhãn ghi mã số định danh của từng cá nhân. Và mỗi đồ vật này đều có chỗ để riêng và nhân viên phải sắp xếp đồ vật đúng nơi quy định. Ngoài ra, đối với các tập files tài liệu, các loại sách, báo, tạp chí, Honda còn đề ra nguyên tắc “Đường viền” giúp cho việc sắp xếp trở nên khoa học và giúp cho nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu.

Bước thứ ba trong quy trình 5S của Honda là “dọn sạch” hay “sạch sẽ”. Mục đích của “sạch sẽ” là loại bỏ những thứ vô giá trị, rác rưởi tại nơi làm việc và môi trường xung quanh để tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ và để không gian quanh mình không bẩn. Tại nhà máy Honda, không chỉ riêng khu vực văn phòng mà nay cả những lối đi cả bên trong và bên ngoài nơi làm việc đều không có rác thải, và mọi nơi đều được quét dọn cũng như lau chùi một cách cẩn thận và sáng bóng.

Nguyên tắc “sạch sẽ” của Honda là: “Dọn dẹp là công việc quan trọng trong ngày hôm nay” với việc đầu tư những hệ thống làm sạch như hệ thống xử lý môi trường, hệ thống kiểm soát tự động, hệ thống thu gom rác thải, hệ thống kiểm soát ô nhiễm… Toàn bộ chi phí để đầu tư cho quy trình “sạch sẽ” đã tiêu tốn của Honda 1/3 hay 1/4 tổng chi phí đầu tư cho việc xây dựng nhà máy. Và mỗi cán bộ, nhân viên trong Honda đều được trải qua những lớp tập huấn để sẵn sàng dọn sạch bất cứ khu vực nào mà họ thấy bẩn.

Seiketsu trong tiếng Nhật có nghĩa là “giữ sạch” hay “tiêu chuẩn hóa”. Sau khi quá trình “dọn sạch” kết thúc thì người lao động phải có ý thức là “giữ sạch” nơi làm việc. Giữ sạch thực chất là việc kết hợp cả ba quy trình sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ đối với con người và đối với môi trường làm việc. Nguyên tắc Seiketsu của Honda là đối với mỗi công việc, mỗi quy trình đều phải đưa ra các tiêu chuẩn hóa nhất định.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Việc làm này nhằm mục đích hướng dẫn cho mọi người thực hiện và tránh những lỗi tương tự lặp lại. Theo tiêu chuẩn 5S được các kỹ sư của Honda thiết lập thì quy trình để lắp ráp một chiếc xe máy là 27 giây và mỗi xe cách nhau không quá 50cm. Công suất thiết kế đối với nhà máy Hà Nam theo tiêu chuẩn 5S là 1000 xe/ ngày. Mỗi công nhân trong dây chuyền sản xuất phải đáp ứng được tiêu chí này của Honda. Và điểm then chốt của Seiketsu là phải bắt nhân viên thực hiện theo các nguyên tắc đã đề ra và dần dần nâng cao ý thức, trách nhiệm cũng như sự tự giác, sẵn sàng của nhân viên trong việc thực hiện các nguyên tắc 5S.

Bước cuối cùng trong quy trình 5S là ‘kỷ luật” hay “huấn luyện”. Tại Honda, Ban giám đốc công ty luôn xác định rằng muốn làm tốt Shitsuke thì người nhân viên phải làm tốt các quy trình phân loại, sắp xếp, dọn sạch và giữ sạch. Ban giám đốc công ty Honda luôn cố gắng xây dựng một môi trường làm việc thường xuyên để mọi người có thể tạo ra thói quen tốt. Và từ những thói quen tốt sẽ tạo ra những tính cách tốt cho những nhân viên đang làm việc tại Honda. Để làm tốt việc làm này thì các nhân viên phải được đào tạo về cả chuyên môn lẫn kỹ năng để có thể thích ứng trong môi trường làm việc cường độ cao. Chính vì vậy một nguyên tắc được Honda áp dụng với tất cả các cấp trong công ty đó là “Tuân thủ triệt để những qui định”. Điểm mấu chốt của quy trình “kỷ luật” tại Honda là phải hình thành những thói quen thường xuyên cho nhân viên. Điều đó có nghĩa là nhân viên tại Honda sẽ phải làm những công việc như dọn dẹp văn phòng, nhà xưởng, tham gia những chiến dịch làm sạch một cách thường xuyên, liên tục và đều đặn. Một minh họa điển hình cho các hoạt động của “kỷ luật”

tại Honda là tất cả các nhân viên đều phải mặc đồng phục theo từng bộ phận, đi giày, không được nói chuyện, làm việc riêng cũng như hút thuốc tại nơi làm việc. Bên cạnh đó, việc tập thể dục được Honda tổ chức hàng ngày vào mỗi buổi sáng trước khi giờ làm việc bắt đầu. Mục đích của việc làm này nhằm giúp cho mọi nhân viên trong Honda có đủ sức khỏe để làm tốt công việc. Bên cạnh đó, việc dán các poster, tranh cổ động về 5S cũng là một công đoạn trong bước “kỷ luật”. Tại Honda, người lao động có thể dễ dàng bắt gặp những khẩu hiệu như: “Tiết kiệm triệt để - Lợi nhuận tối đa”,

“Hôm nay phải làm việc tốt hơn ngày hôm qua” hay “Sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng, sức khỏe”… Việc dán những poster hay slogan như vậy tại những nơi dễ nhìn là một cách để Honda xúc tiến các hoạt động 5S và nâng cao ý thức cho nhân viên.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Qua đó, có thể thấy phương thức sản xuất 5S đã mang lại rất nhiều lợi ích cho công ty Honda như giảm chi phí sản xuất, loại bỏ được những vật dụng không cần thiết, tạo ra môi trường làm việc sạch đẹp. Bên cạnh đó, việc áp dụng 5S còn giúp Honda phòng ngừa việc hỏng hóc máy móc, thiết bị do được kiểm tra, lau chùi và bảo dưỡng định kỳ. Ngoài việc áp dụng phương thức sản xuất 5S tại nhà máy sản xuất thì hiện nay Honda đã xây dựng được 15 đại lý bán hàng áp dụng tiêu chuẩn 5S trên toàn quốc. Đồng thời, với quy trình 5S, Honda đã tạo được ấn tượng mạnh cho khách hàng đến tham quan và làm việc tại công ty đồng thời nâng cao được độ tin cậy cho sản phẩm cũng như rèn luyện được ý thức làm việc kỷ luật cho nhân viên.

Trường Đại học Kinh tế Huế

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S Ở CÔNG