CHƯƠNG 3. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ
3.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý 5S tại công ty TNHH MTV thực phẩm Huế
thực hiện công tác 5S. Việc kiểm tra đánh giá bị gián đoạn trong thời gian dài sẽ ảnh hưởng việc thực hiện 5S của nhân viên.
Các đơn vị phòng ban chủ động thực hiện 5S. Kiên quyết loại bỏ những nguyên vật liệu không cần thiết, sắp xếp lại mặt bằng sản xuất, tạo lối đi thoogn thoáng ngăn nắp.
Công tác vệ sinh môi trường được chú trọng hơn, tạo môi trường lành mạnh, đảm bảo sức khỏe người lao động.
Không ngừng cải thiện nâng cao hiệu quả hoạt động 5S
Hệ thống 5S là triết lý dựa trên tinh thần Kaizen tức là thay đổi để tốt hơn.
Công ty TNHH MTV Thực phẩm Huế đã áp dụng thực hiện 5S trong 13 năm, là một quãng thời gian khá dài, có thể thấy được công ty đã đạt những thành tựu nhất đinh.
Nhưng nếu đã thực hiện tôt công tác 5S sau một thời gian không duy trì, thay đổi hay cải tiến nâng cao chất lượng 5S thì quá trình thực hiện 5S sẽ trở nên lạc hậu, cách thực hiện của nhân viên trở nên hời hợt, thiếu nhiệt tình vì lợi ích mang lại không hiệu quả.
3.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý 5S tại công ty TNHH MTV thực
Bố trí cán bộ chuyên trách có kiến thức, chuyên sâu, năng lực quản lý 5S tại công ty TNHH MTV Thực phẩm Huế. Việc bố trí này có thể được thực hiện thông qua việc ban lãnh đạo đánh giá năng lực, kiến thức về lĩnh vực quản lý 5S của những thành viên thược ban chỉ thị 5S. Hoặc, có thể tuyển dụng các cá nhân chuyên trách bên ngoài đã được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm trong việc quản lý 5S.
Thông qua việc bố trí chuyên trách, hệ thống quản lý 5S sẽ được chú trọng hơn nữa. Các vấn đề hạn chế cần được khắc phục, giải quyết nhanh gọn hơn. Đồng thời, các hoạt động của ban chỉ thị 5S cũng được chuyên nghiệp hóa thúc đẩy sự duy trì và phát triển của hệ thống quản lý 5S.
3.2.3. Tăng số lượng thành viên ban 5S
Số lượng thành viên ban 5S ban đầu là 4 thành viên và 2 cố vấn 5S, đây là số lượng thành viên khá ít nên trong quá trình hướng dẫn, đào tạo, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện 5S khó khăn. Vì vậy, ban 5S cần mở rộng thêm nhiề thành viên.
Số lượng thành viên Ban 5S dao động từ 5 đến 10 người phù hợp với số lượng nhân viên trong công ty. Việc tăng số lượng có thể thực hiện theo nhiều cách.
Trong Ban 5S cần có 3 đến 5 người có chuyên môn sâu, am hiểu rộng hệ thống 5S. Trong 3 đến 5 người đó, sẽ bầu chọn 1 nhân viên có kinh nghiệm hơn để đảm nhiệm chức vụ trưởng phòng ban chỉ thị 5S, những người có chuyên môn còn lại sẽ hỗ trợ hướng dẫn cho các thành viên còn lại trong ban và toàn bộ nhân viên của công ty. Những thành viên còn lại trong Ban 5S, yêu cầu đối với những thành viên này là có tinh thần tham gia hỗ trợ nhiệt tình, có kiến thức về 5S và ban lãnh đạo có thể chọn những thành viên này từ những bộ phận khác nhau của công ty nhằm giảm thiểu chi phí khi thuê thêm những nhân viên mới. Những thành viên này cùng với ban 5S hỗ trợ nhau đào tạo, kiểm tra đánh giá thực hiện công cụ 5S của toàn công ty. Bên cạnh đó, sẽ có sự hỗ trợ đến từ giám đốc sản xuất người Nhật Bản_ông Sekiya và trưởng bộ phận kiểm tra chất lượng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Sơ đồ Ban chỉ thị 5S được đề xuất:
Hình 3.1: Sơ đồ ban chỉ thị được đề xuất
Với cách thực hiện này, chi phí để thuê cũng như đào tạo về ngành sản xuất rượu cho các nhân viên mới là khá cao. Nhưng giải pháp này, các thành viên của bộ phận chất lượng sẽ tập trung hơn vào công việc chính của mình_đảm bảo các loại rượu được sản xuất đúng nòng độ cồn, luôn chất lượng. Điều này sẽ giúp giảm đi các sản phẩm hỏng, các công đoạn phải thanh lọc lại các sản phẩm chưa đúng chất lượng.
Sau khi đội ngũ 5S được tăng về số lượng cũng như chất lượng chuyên môn, bộ máy quản lý sẽ được cũng cố hơn, khả năng bị gián đoạn việc thực hiện 5S sẽ giảm đi, quản lý sẽ chặt chẽ hơn. Đồng thời, đây cũng sẽ là đội ngũ nóng cốt, trong việc tuyên truyền, vận động và đào tạo ý thức về việc thực hiện 5S, là tấm gương cho các thành viên khác noi theo.
3.2.4. Hoàn thiện hơn các bước thực hiện 5S
Theo phân tích thực trạng sử dụng 5S thì việc thực hiện bước sàng lọc, phân loại các tài liệu, thiết bị ở văn phòng chưa mang đến được hiệu quả. Do công ty chưa áp dụng thực hiện các nhãn thẻ loại bỏ để sàng lọc những thứ không cần thiết. Việc sàng lọc ở văn phòng nói riêng hay toàn công ty đều được thực hiện dựa vào trực quan của người lao động nên sàng lọc chưa hiệu quả. Nhưng việc áp dụng các loại nhãn thẻ loại bỏ có thể gây nhầm lần trong quá trình sàng lọc. Vì vậy, việc đưa ra các giải pháp tối ưu nhất để hoàn thiện dần các bước thực hiện 5S thực sự cần thiết.
Cách giải pháp cụ thể: vào buổi tổng vệ sinh công ty trong năm, các nhân viên cần phải xem xét lại tất cả các tài liệu, đồ dùng, dụng cụ,… sau đó phân loại từng đồ dùng thiết bị theo tính chất khác nhau. Kiểm tra đồ dùng dùng, thiết bị có bị lỗi thời, hư hỏng, chất lượng kém,… tài liệu về công ty được phân thep các danh mục rõ ràng cụ thể. Tạo danh
Chuyên gia hỗ trợ 3 Chuyên gia hỗ
trợ 2 Chuyên gia hỗ
trợ 1
Trưởng ban chỉ thị 5S
Chuyên gia hỗ trợ 4 Các thành viên đến từ các bộ phận khác trong công ty
Trưởng bộ phận chất lượng ( cố
vấn 2) Ông Sekiya
(cố vấn 1)
Trường Đại học Kinh tế Huế
sách Kiểm tra sàng lọc để đảm bảo kiểm tra đầy đủ tất cả các đồ vật tiềm năng, ngăn ngừa bỏ sót sàng lọc góc văn phòng hay dưới bàn làm việc – là các khu vực hay xuất hiện các đồ vật không cần thiết.
Bảng 3.1 : Danh mục sàng lọc Danh mục kiểm tra sàng lọc
Xem xét các khu vực sau Sàn nhà
Lối đi
Bề mặt bàn làm việc Góc lối vào và ra
Đằng sau và dưới thiết bị Hộp đựng công cụ, dụng cụ Tìm đồ vật không cần thiêt Tủ hồ sơ
Bàn làm việc Xe đẩy hàng
Tìm kiếm thiết bị không cần thiêt Công cụ dụng cụ
Công cụ vận chuyển Thiết bị kiểm tra
Tìm nguồn cung không cần thiết Kho thành phẩm
Kho nguyên liệu
Tìm kiếm không gian lưu trữ Tủ đựng tài liệu
Giá kệ Xe đẩy Bàn làm việc
Tìm các mục không cần thiết khác Ly tách
Thùng rác Đồ cá nhân Công cụ nhà bếp
…
Sau khi phân loại và đưa ra danh sách sàng lọc như trên, tiến hành thực hiện sắp xếp ở công ty. Với cách bố trí sắp xếp đồ vật như sau:
Bảng 3.2 : Danh mục bố trí đồ vật Bố trí đồ vật
Hạng mục Hành động thực hiện
Lỗi thời Thanh lý
Cho đi Vứt bỏ, hủy
Hư hỏng Trả lại nhà cung cấp
Hủy
Rác Tái chế
Hủy
Sử dụng ít nhất 1 lần/1 ngày Mang theo bên người
Để tại bàn làm việc, nơi sử dụng
Sử dụng 1 lần / 1 tuần Lưu trữ tại nơi gần điểm sử dụng, giá đựng dụng cụ.
Sử dụng ít hơn 1 lần/ 1 tháng Lưu trữ trong tủ đụng hồ sơ, tủ đựng dụng cụ
Ít được sử dụng nhưng phải giữ Lưu trữ tại khu vực riêng, ở tủ bảo mật nếu là những đồ vật quan trọng
Hủy bỏ nếu là một lựa chọn ít tổn thất Không biết sử dụng cho việc gì Thanh lý
Di chuyển đến bãi loại bỏ
Trường Đại học Kinh tế Huế
Đối với các tài liệu về các đơn bán hàng hay các tài liệu khác, sẽ được dán nhãn theo tên từng danh mục để có thể nhận biết. Sau đó, sắp xếp vào các tủ đựng hồ sơ một cách gọn gàng. Các tài liệu về công ty những năm về trước cần đánh dấu lại từng loại hồ sơ, sau đó cất trữ vào kho_một khôn g gian được bố trí để lưu trữ.
Đối với thành phẩm, bán thành phẩm và nguyên liệu sẽ sử dụng phương pháp FIFO (vào trước ra trước) để tiến hành sắp xếp. Nguyên liệu, bán thành phẩm được đặt ở kho nguyên liệu gần ở gần các thiết bị, máy móc sản xuất và thành phẩm được đặt tại kho thành phẩm gần của ra vào công ty để có thể dễ dàng cho việc xuất phát giao hàng cho các đại lý, khách hàng.
Đối với việc thực hiện sạch sẽ, công ty quan tâm đến việc này. Có thể nói rằng, công tác thực hiện sạch sẽ ở công ty gần như là hoàn thiện.
Đầu tiên, nguồn nước được sử dụng để sản xuất rượu và để vệ sinh các loại máy móc sản xuất sau khi sử dụng hay các loại rượu được vệ sinh đều là nước được lấy từ nhà máy nước Bạch mã, thành phố Huế, sau đó được lọc lại bằng máy lọc nước tại nhà máy đảm bảo rượu được tạo ra với sự sạch sẽ nhất.
Tiếp đến, sàn nhà, sân vườn hay các khu vực xung quanh đều được dọn dẹp sạch sẽ bởi các nhân viên được phân công thực hiện theo từng bộ phận.
Nhà ăn chung và các khu vực chung khác tại công ty đảm bảo được sự sạch sẽ, chất lượng từng dụng cụ, đồ dùng.
Có thể thấy được, sự sạch sẽ được thực hiện hoàn thiện nhất trong công cụ 5S Khi có thể thực hiện tốt 3S ở trên, công ty đã đạt được S thứ 4 là săn sóc. Thực hiện 4S nâng cao đó chính là thực hiện 5S. Vì vậy, công ty cần nâng cao hiệu quả thực hiện 5S ở những mặt mà công ty đã thực hiện tốt và nhanh chóng thực hiện những điều mà chưa thực hiện được. Để nâng cao hiệu quả thực hiện công cụ 5S, công ty nên đưa ra các khen thưởng cho nhân viên thực hiện tốt, tạo động lực cho nhân viên. Bên cạnh đó, cũng có những hình phạt cho những nhân viên phạm lỗi, thực hiện không tốt.
Trường Đại học Kinh tế Huế
PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ