2.4. Thực trạng hệ thống quản lý 5S ở công ty TNHH MTV thực phẩm Huế
2.4.2. Công tác tổ chức thực hiện hệ thống quản lý 5S
Văn bản về hệ thống quản lý 5S bao gồm:
- Sổ tay 5S: Khái quát về quản lý hệ thống 5S, nêu vai trò, trách nhiệm của ban lãnh đạo và ban chỉ đạo 5S trong việc áp dụng hệ thống 5S.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Quy trình tổchức hoạt động 5S : Quy định quy trình thực hiện, theo dõi, kiểm tra, đánh giá từng S trong hệ thống 5S
- Quy trình đánh giá nội bộ hệ thống 5S : Quy định các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng nội bộliên quan đến tính hiệu quả, tính thích hợp của hệ thống quản lý 5S, thông qua việc thực hiện biện pháp khắc phục và phòng ngừa dựa trên kết quả đánh giá để cải tiến hệ thống quản lý.
- Hướng dẫn thực hiện Sắp xếp : Quy định chi tiết quy trình thực hiện, theo dõi, kiểm tra, đánh giá Sắp xếp.
- Hướng dẫn thực hiện Sàng lọc : Quy định chi tiết quy trình thực hiện, theo dõi, kiểm tra, đánh giá Sàng lọc.
- Hướng dẫn thực hiện Sạch sẽ: Quy định chi tiết quy trình thực hiện, theo dõi, kiểm tra, đánh giá Sạch sẽ.
- Hướng dẫn thực hiện Săn sóc: Quy định chi tiết quy trình thực hiện, theo dõi, kiểm tra, đánh giá Săn sóc.
2.4.2.2. Đào tạo, huấn luyện 5S
- Đào tạo cho các thành viên ở bộ phận chỉ thị 5S: Bộ phận chất lượng của công ty được ban lãnh đạo cấp cao ủy thác thực hiện. Để thực hiện 5S hiệu quả, công ty đã cử một số cán bộ quản lý ở bộ phận chất lượng tham gia khóa đào tạo về thực hành 5S được tổ chức bởi Hiệp Hội Bia- Rượu – Nước giải khác và các tổ chức uy tín.
Cụ thể từ năm 2007 đến năm 2010 mỗi năm công ty sẽ cử 2 đại diện ở ban chỉ thị tham gia tập huấn, đào tạo về việc áp dụng hệ thống 5S. Nội dụng khóa đào tạo như sau:
o Cơ bản về 5S và hệ thống quản lý 5S o Các yếu tố cơ bản của nhà máy o Mục tiêu 5S của công ty
o Vai trò và trách nhiệm của Leader.
o ông việc hàng ngày của Leader.
o Kiểm tra hiện trường
o Thực hành xác định các vấn đề của 5S.
o Phương pháp xúc tiến công việc cơ bản.
o Tiêu chuẩn hoá.
o Báo cáo kết quảcủa 3S.
Trường Đại học Kinh tế Huế
o Thực hành tiêu chuẩn 4S
o Hướng dẫn câng việc cho nhân viên.
o Quản lý hệ thống 5S
o Báo cáo kết quả Tiêu chuẩn hóa 4S.
o Thực hành lập nội quy và check sheet , lập kế hoạch cho hệthống o Các phương pháp giải quyết các vấn đề
o Cải tiến hệ thống
Sau hơn 3 năm đào tạo, kết quả đào tạo và hiệu quả mục tiêu đề ra của công ty đã được ban chỉ thị 5S hoàn thành xuất sắc. Nhưng để ban chỉ thị có cái nhìn tổng quan hơn cũng như có cơ hội học hỏi từ các công ty khác, từ năm 2011 đến nay, mỗi năm công ty đều cử một nhân viên ở bộ phận chất lượng đi huấn luyện, đào tạo về các công cụ quản lý chất lượng trong đó hệ thống 5S được đặc biệt chú trọng.
- Đào tạo cho cán bộ công nhân viên công ty TNHH MTV Thực phẩm Huế Để tuyên truyền cho công nhân viên về mục tiêu 5S, về việc thực hiện 5S, công ty xây dựng một áp phích lớn giới thiệu về 5S. Ở từng phòng ban, phân xưởng đều có các biểu ngữ về 5S. Đồng thời ban 5S thực hiện đào tạo 5S thông qua các tài liệu hệ thống để mọi người có kiến thức cơ bản.
Cho đến thời điểm tháng 12 năm 2019, công ty đã có 13 năm áp dụng hệ thống quản lý 5S. Cùng với sự hợp tác thực hiện của toàn nhân viên, số lượng nhân viên không có sự biến động nhiều, do đó việc công tác đào tạo cũng như huấn luyện nhân viên được thực hiện dễ dàng hơn. Mọi công nhân viên trong công ty đều có kiến thức cơ bản về hệ thống 5S. Điều này đã giảm được cho công ty một lượng chi phí lơn về công tác đào tạo.
Vào những năm đầu áp dụng hệ thống 5S, việc đào tạo của nhân viên được ban chỉ thị 5S thực hiện 2 lần trong năm. Sau khi nhận thấy được kết quả của công tác đào tạo, công ty đã quyết định cho nhân viên đào tạo về hệ thống 5S 2 năm 1 lần. Có thể thấy được sự ổn định trong việc áp dụng hệ thống 5S của công ty.
Sau khi 5S được đào tạo rộng khắp trong toàn công ty, việc thực hiện 5S đã được triển khai rộng khắp trong toàn công ty một cách khẩn trương và liên tục.
2.4.2.3. Thực hiện hệ thống 5S
Thông báo chính thức cuả công ty dành cho toàn bộ nhân viên về việc thực hiện 5S. Nhân viên thực hiện 5S mỗi ngày, từ khi bắt đầu làm việc đến khi hết giờ làm.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Ban đánh giá 5S sẽ kiểm tra ngẫu nhiên bất kì, kết quả đánh giá nhân viên sẽ được báo cáo lên lãnh đão vào buổi họp thứ hai đầu tuần.
Do đặc thù công việc của mỗi bộ phận có sự khác biệt về chuyên môn nên việc triển khai thực hiện, quản lý 5S cũng được thực hiện và quản lý sao cho phù hợp với tình hình thực tế của mỗi bộ phận.
Trong cơ cấu tổ chức của công ty và đặc thù công việc của các bộ phận, có thể chia các bộ phận thành 2 khu vực 5S như sau: Khu vực khối văn phòng và khu vực Khối sản xuất.
Khối văn phòng bao gồm: Bộ phận hành chính, bộ phận kế toán, kinh doanh, nhân sự,…
Khối sản xuất bao gồm: bộ phận kỹ thuật, bộ phận sản xuất, bộ phận chất lượng sản phẩm, bộ phận thành phẩm,…
Riêng đối với 3S đầu tiên trong hệ thống 5S là sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ thì yêu cầu thực hiện cho mỗi công đoạn đều rất cao, được chú trọng ở Khối sản xuất. Chính vì vậy, mỗi khu vực sẽ có những đặc điểm riêng khi thực hiện 3S, cụ thể như sau:
Thực trạng thực hiện 3S ở Khối văn phòng - Thực hiện sàng lọc (SERI)
Với văn phòng, các đơn hàng liên quan đến các đơn hàng sản xuất sẽ được lưu trữ trong tủ hồ sơ, các tài liệu cơ mật sẽ được bảo quản tại tủ khóa điện tử, các tài liệu của đơn hàng hiện tại đặt tại nơi làm việc. Các đồ dùng, dụng cụ không liên quan đến công việc đều được loại bỏ.
Các tài liệu ở mỗi bàn làm việc của nhân viên đều được dán nhãn ghi chú bởi các loại giấy màu. Bàn làm việc chỉ được đặt những vật dụng cần thiết liên quan đến công việc.
Hộc bàn có khóa: Không có những tài liệu, vật dụng vô ích, không liên quan đến công việc hiện nay.
Ở mỗi chân bàn đều được đặt các giỏ đựng rác để xử lí những thứ không cần dùng, hay đã qua sử dụng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Hình 2.4 : Máy hủy tài liệu văn phòng
Các tài liệu bỏ đi đều phải được cho vào máy hủy tài liệu tránh việc nhầm lẫn với các đơn hàng hay tài liệu khác. Trước khi kết thúc một ngày làm việc nhân viên phải mang đi xử lý.
Hình 2.5 : Loại bỏ những vật dụng đã hư hỏng
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Thực hiện sắp xếp ( SEITON)
Các phòng ban sắp xếp tài liệu khoa học, các đơn hàng có kí hiệu riêng và được sắp xếp vào cặp tài liệu. Tài liệu do ai phụ trách sẽ trách nhiệm sắp xếp cho hợp lí sao cho thuận tiện với công việc của mình theo tiêu chuẩn sau:
Bàn làm việc: Các đồ dùng, dụng cụ được để vào đúng chỗ trên bàn
Hộc bàn có khóa: Các đồ dùng, dụng cụ trong ngăn bàn phải được đặt để đúng chỗđã được qui định, đánh dấu sẵn trong ngăn.
Tủ đựng tài liệu: Các tài liệu phải được sắp xếp trong các file hồ sơ lưu trữ, các file cùng chức năng sẽ được sắp xếp cùng chỗ với nhau và có đánh số thứ tự các file này theo thứ tự sắp xếp.
Phải có sơ đồ quản lý, qui định thứ tự các file hồ sơ, mỗi file hồ sơ gồm có những tài liệu nào và thứ tự các tài liệu trong file đó.
Hộp đựng đồ dùng, dụng cụ: Các dụng cụ phải được sắp xếp cẩn thận vào hộp theo đúng thứ tự và vị trí đã đánh dấu sẵn trong hộp.
Giá để đồ dùng, dụng cụ: Đồ dùng, dụng cụ trên giá phải được đặt đúng vị trí đã được đánh dấu qui định. Trên giá phải có sơ đồ, nhãn ghi hiển thị rõ từng tầng từng ngăn có các dụng cụ gì, của ai quản lý.
Hình 2.6 : Sắp xếp các đồ dùng, tài liệu hồ sơ đúng quy định - Thực hiện sạch sẽ. (SEISO)
Nhân viên phải mặc đúng trang phục của công ty, lịch sự gọn gàng.
Sản nhà: sạch sẽ, bóng loáng, không có rác, lông tóc, dị vật, không có bụi bẩn rơi trên sàn.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Ở mỗi bộ phận, phòng ban các trưởng phòng và phó phòng sẽ là những người sắp xếp lịch làm vệ sinh hàng ngày cho nhân viên. Trong 1 ngày làm việc sẽ có 2 nhân viên thực hiện vệ sinh ở bộ phận của mình. Nhân viên được phân công sẽ phải chịu trách nhiệm về việc vệ sinh của ngày làm việc đó, làm một số công việc sau: đến sớm quét dọn phòng làm việc, đảm bảo ly tách sạch sẽ, sau khi xong giờ làm phải đảm bảo các thùng rác đã được xử lý, …
Ngoài ra, nếu có những sự kiện đặc biệt hay có khách hàng Nhật Bản đến tham quan thì mọi nhân viên kh vực văn phòng sẽ cùng nhau thực hiện việc vệ sinh lại phòng làm việc của công ty
Các đồ dùng, dụng cụ: Các đồ dùng, dụng cụ được vệ sinh lau chùi sạch sẽ sau khi sử dụng, nhân viêncó thói quenvệ sinh thiết bị sau khi dùng xong
Thùng rác: Thùng rác được trang bị đầy đủ cho mỗi nơi, mỗi bàn làm việc của nhân viên.
Trong quá trình làm việc phải luôn giữ gìn sạch sẽ, luôn chủ động dọn dẹp, lau chùi khi thấy các vết bẩn ở sàn nhà, các thiết bị đồ dùng tại văn phòng phải đảm bảo được vệ sinh thường xuyên.
Hình 2.7 : Thực hiện sạch sẽ ở văn phòng tại công ty
Trường Đại học Kinh tế Huế
Thực trạng thực hiện 3S tại Khối sản xuất
- Thực hiện sàng lọc: Các phân xưởng, tiến hành sàng lọc những bán thành phẩm, nguyên liệu chưa dùng đến để tiến hành chuyến vào, cất giữ trong kho. Những thành phẩm cho đơn hàng hiện tại sẽ ưu tiên để nơi thuận tiện để tiến hành kiểm hàng hoặc xuất hàng.
Khi nhập nguyên liệu để bắt đầu một lô sản phẩm, trưởng kho nguyên liệu phải tính toán và chỉ được phép nhập số lượng nguyên liệu vừa đủ cho lô sản xuất đó.
Trong trường hợp có nguyên liệu lỗi thì phải làm đơn nhập bù. Và tất cả các quá trình, công đoạn sản xuất đều phải ghi rõ, chi tiết vào các check sheet quản lý số lượng, chủng loại, ngày tháng sản xuất. Việc tiến hành sàng lọc trong phòng sản xuất là vô cùng quan trọng đối với công ty vì nó quyết định tới chất lượng sản phẩm, rất dễ bị lẫn các sản phẩm lỗi vào trong sản phẩm
Các sản phẩm lỗi sẽ được tách riêng sau đó sẽ được đưa vào thanh trùng ( lọc) để có thể đưa ra sản phẩm đúng chuẩn chất lượng nhất.
Hình 2.8: Phân loại các thùng chứa rượu - Thực hiện sắp xếp
Các phân xưởng để các nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm gọn gang thuận tiện cho việc sử dụng khi cần thiết
Trường Đại học Kinh tế Huế
Máy móc, thiết bị: Máy móc thiết bị có hiển thị rõ ràng là máy móc gì, phải được đặt đúng chỗ qui định. Trên các máy phải có hiển thị các biển báo cấm, báo nguy hiểm...tại các vị trí nguy hiểm.
Dụng cụ đồ dùng, vật dụng vệ sinh máy móc phải được đặt đúng nơi quy định.
Hình 2.9 : Sắp xếp thiết bị, dụng cụ tại nhà máy
Hình 2.10 : Thành phẩm và các vật dụng tại kho thành phẩm và kho nguyên liệu
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Thực hiện sạch sẽ
Là công ty sản xuất rượu Sake, Shochu nổi tiếng và uy tín nên công ty yêu cầu rất cao về độ sạch sẽ. Mỗi nhân viên ở nhà máy sau khi thực hiện xong mỗi công đoạn sản xuất rượu đều phải lau dọn, vệ sinh máy móc vừa sử dụng đó.
Hình 2.11 : Rửa, lau dọn thiết bị, máy móc vật dụng tại nhà máy
Vì phòng sản xuất là phòng sạch đạt yêu cầu phòng sạch theo tiêu chuẩn ISO nên việc duy trì độ sạch trong phòng sản xuất là rất quan trọng, đòi hỏi ý thức của toàn bộ nhân viên, công nhân trong phòng sản xuất rất cao. Do đó công ty thường xuyên nhắc nhở, đào tạo về nội qui trong phòng sạch. Và nội qui, qui trình trong phòng sạch bắt buộc phải được thực hiện một cách triệt để không được vi phạm.
Riêng hai “S” còn lại sẽ được thực hiện chung với các “S” còn lại tại công ty.
Cụ thể như sau:
- Thực hiện săn sóc: làm sao để làm sạch thường xuyên và nhanh gọn, mọi người được phân công công bằng.
Các phòng ban, bộ phận trong công ty phải thường xuyên thực hiện và duy trì 3S. Không chỉ là các thành viên trong ban chỉ đạo 5S, những cán bộ cao cấp mà còn là những nhân viên trong công ty phải thường xuyên nhắc nhở nhau thực hiện và duy trì kết quả đạt được.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Công ty cũng thường xuyên tiến hành, kiểm tra, đào tạo lại kiến thức về 5S cho toàn bộ cán bộ nhân viên. Bên cạnh đó, tại các phòng ban, khu vực cũng dán những nội qui và các bước thực hiện 5S
- Thực hiện sẵn sàng: giữ gìn quy tắc và luật lệ của nơi làm việc
Phải mặc đúng trang phục của công ty, đúng mỗi khu vực khác nhau: nhân viên văn phòng mặc trang phục đúng đồng phục dành cho họ, những công nhân ở nhà máy phải mang đúng trang phục, khi vào phòng khử trùng phải mang trang phục bảo hộ. Mọi nhân viên phải giữ đúng giờ giấc làm việc, nghỉ ngơi ( 7h30 bắt đầu làm việc, 4h30 hết giờ làm việc). Tạo môi trường làm việc hài hòa, thân thiện. Nghiêm túc thực hiện các quy định, nguyên tắc tại công ty.
Ngoài thực hiện và duy trì 4S ở trên, công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế thường tổ chức các hoạt động phong trào cho nhân viên, các hoạt động thể thao sau giờ làm nhằm xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp tốt đẹp cho công ty.
Hình 2.12 : Thực hiện 5S toàn bộ tại khu vực nhà máy và văn phòng Ngoài hai khu vực chính là Khu vực Văn phòng và khu vực sản xuất, khu vưc chung và khu cực xung quanh. Việc thực hiện 5S của từng khu như sau:
- Khu vực chung: là nơi dùng để tiếp khách hàng, là phòng họp cho các quản lý.
Các vật dụng được sắp xếp và bố trí thuận tiện cho từng tính năng và đảm bảo đã thực hiện 3S.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Nhân viên được phân công phải thường xuyên kiểm tra phòng trước và sau khi khách đến hay các buổi họp vào đầu tháng. Đảm bảo phòng luôn được sạch sẽ và sáng sủa tạo một không gian thoải mái khi vào.
Hình 2.13 : Áp dụng 5S ở khu vực chung - Khu vực xung quanh
+ Khu vực để xe: phải được sắp xếp gọn gàng, dễ dàng lưu thông. Để xe đúng khu vực của từng loại phương tiện. nhân viên phải tự đổ xe theo yêu cầu và sẽ được nhắc nhở bởi nhân viên bảo vệ.
+ Phòng vệ sinh: Phải đảm bảo luôn phải sạch sẽ. Nhân viên phải vệ sinh sạch sẽ sau khi sử dụng. Sàn nhà phải luôn sạch và không có nước ứ đọn ở sàn
+ Phòng bảo vệ: các công cụ hỗ trợ bảo vệ phải luôn được kiểm tra, vệ sinh, sắp xếp, cất giữ ở vị trí thuận tiện và đảm bảo an toàn. Những vật dụng khác phải được sắp xếp gon gàng, đảm bảo sạch sẽ ( nước uống, đồ dùng đựng nước,...)
+ Nhà ăn của công ty: đồ dùng gọn gàng, sạch sẽ. Nguyên liệu thức ăn phảm đảm bảo an toàn thực phẩm, tươi, sạch. Đảm bảo sức khỏe cho nhân viên trong quá trình làm việc.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Hình 2.14 : Áp dụng 5S ở khu vục xung quanh tại công ty 2.4.3. Công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động hệ thống quản lý 5S