Đối với đơn hàng gia công xuất khẩu:

Bước 1:Bên đặt gia công và bên thực hiện gia công ký kết hợp đồng.

Dựa trên hợp đồng gia công, bên đặt gia công và bên thực hiện gia công thảo luận và đưa đến sự thống nhất một số vấn đề về đơn giá, số lượng hàng hóa, chất liệu, cũng như phí gia công mà công ty sẽ nhận được.

Bước 2: Khách hàng gửi nguyên/phụ liệu cho bên nhận gia công.

Sau khi ký kết hợp đồng, bên đặt gia công tiến hành gửi nguyên/ phụ liệu cho bên nhận gia công để tiến hành gia công sản phẩm.

Thông qua các tờ khai Invoice, Packing List, Bill of Landing, Thông báo hàng đến và bảng thông báo danh sách nguyên/phụ liệu bên công ty sẽ nắm bắt được các tiêu chí về số lượng đơn hàng, số lượng các mặt hàng nhận được và cách thức gia công cho sản phẩm sao cho vừa ý với bên đặt gia công.

Commercial Invoice: Hóa đơn thương mại.

Hình 2.1. Hóa đơn thương mại

(Nguồn: Phòng Kếhoạch –XNK công ty CP Dệt may Huế) Sau khi người mua gửi đơn đặt hàng ( Purchase Order - PO) cho người bán, người bán sẽ căn cứ vào đó gửi hóa đơn thương mại kèm một số chứng từ khác liên quan (Packing List, Bill of Landing..) cho người mua thanh toán cho mình.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Một hóa đơn thương mại bao gồm các nội dung:

+ Số, ngày lập hóa đơn.

+ Tên, địa chỉ của người bán và người mua.

+ Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền phải thanh toán.

+ Điều kiên, cơ sở giao hàng, điều kiện thanh toán.

+ Cảng xếp hàng, dỡ hàng.

+ Têntàu, số chuyến.

Packing List:

Hình 2.2. Phiếu đóng gói

(Nguồn: Phòng Kếhoạch –XNK công ty CP Dệt may Huế) Packing List là một chứng từ không thể thiếu của bộ chứng từ xuất nhập khẩu, nó thể hiện rõ người bán bán những gì cho người mua, qua đó người mua có thể kiểm tra và đối chiếu lại xem có giống với đơn hàng đã đặt hay không.

Về cơ bản, những thông tin trên Packing List khá giống với Commercial Invoice, tuy nhiên có một sự khác biệt cần lưu ý giữa 2 chứng từ này đó là Packing List thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào? Bao gồm bao nhiêu kiện? Trọng lượng, thể tích ra sao? Và xác nhận của bên bán hàng. Packing List thông thường được gởi cho người mua ngay sau khi đóng hàng xong để người mua có thể kiểm tra số lượng hàng giao và lên kế hoạch sản xuất, kinh doanh kịp thời.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bill of Landing :

Hình 2.3. Vận đơn (đường biển hoặc đường hàng không)

(Nguồn: Phòng Kếhoạch –XNK công ty CP Dệt may Huế) Trên đây là vận đơn đường biển ( Ocean Bill of Landing) để xác nhận người chở hàng đã chuyên chở lô hàng của người mua theo thông tin trên bill (người nhận, người gửi, chủng loại, số lượng hàng hóa, tình trạng…). Vận đơn là chứng từ đặc biệt quan trọng, dùng để thanh toán, định đoạt tại ngân hàng, minh chứng cho quyền sở hữu của hàng hóa nên vận đơn gốc có thể mua/bán được.

Trên vận đơn thể hiện các thông tin:

+ Shipper:Tên người gởi, địa chỉ, số điện thoại, fax, mail…

+ Consignee: Tên người nhận, địa chỉ, số điện thoại, fax, mail…

+ Notify Party: Tên người nhận thông báo hàng đến, địa chỉ, số điện thoại, fax, mail..

Trường Đại học Kinh tế Huế

+ Vessel/ Voy. No: Tên tàu/ số chuyến.

+ Port of Loading: Cảng load hàng/ Port of Discharge: Cảng dỡ hàng.

+ Container no. / Seal no. : Số container/ Số seal (niêm chỉ)

+ Description of Goods: Mô tả hàng hóa, gross weight, net weight, số lượng cartons.

+ Freight prepaid:Cước trả cảng load hàng.

Thông báo hàng đến:

Trong một số trường hợp, công ty không trực tiếp đứng ra nhận hàng vì giới hạn về các khả năng thì công ty sẽ thuê hợp đồng với một số công ty dịch vụ vận chuyển hàng hóa. Những công ty này có trách nhiệm trung gian, vận chuyển hàng từ cảng/sân bay đến, nhận thông báo hàng đến và gởi thông báo này đến cho doanh nghiệp để cử người đến công ty nhận hàng, sau quá trình này thì công ty dịch vụ sẽ nhận được một khoản phí thù lao cho việc vận chuyển đó.

Bước 3:Tiến hành khai báo hải quan để khai nhập lô hàng trên phần mềm Hiện nay, doanh nghiệp đã được công nhận đủ tiêu chuẩn tham gia thủ tục hải quan điện tử, ứng dụng phần mềm Softech để khai báo Hải quan về các lô hàng xuất khẩu/ nhập khẩu tại doanh nghiệp. Sau khi mở tờ khai khai báo hàng hóa của lô hàng cho Hải quan, doanh nghiệp sẽ nhận được lệnh duyệt tờ khai thông quan.

Hình 2.4. Phần mềm hệ thống quản lý sản xuất xuất khẩu SOFTECH – ECS (Nguồn: Phòng Kếhoạch –XNK công ty CP Dệt may Huế)

Trường Đại học Kinh tế Huế

Hình 2.5. Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (Đối với hàng nhập khẩu)

(Nguồn: Phòng Kếhoạch –XNK công ty CP Dệt may Huế) Bước 4: Doanh nghiệp tiến hành đưa tờ khai thông quan cho bên dịch vụ vẩn chuyển.

Vì doanh nghiệp không trực tiếp đến cảng để bốc/dỡ hàng nên công ty đã ký kết hợp đồng với công ty dịch vụ vận chuyển để thay mặt công ty rút hàng đưa đến doanh nghiệp.

Bên phía doanh nghiệp làm dịch vụ vận chuyển sẽ cầm tờ khai thông quan cùng với giấy giới thiệu từ doanh nghiệp đến sân bay/cảng để thanh lý tờ khai và rút hàng về kho.

Bước 5:: Làm thủ tục nhập kho.

Sau khi hàng về đến công ty, tiến hành làm thủ tục nhập kho. Thủ tục để làm thủ tục nhập kho bao gồm: Invoice, Packing List, Tờ khai thông quan và vận đơn đường biển (B/L).

Sau đó phòng Kinh doanh sẽ ra phiếu nhập để nhập lô hàng vào kho, kết thúc quy trình.

Trường Đại học Kinh tế Huế