PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG VÀ THỰC
2.2. Phân tích quy trình triển khai đơn hàng tại công ty cổ phần Dệt may Huế:
2.2.1. Sơ đồ bộ máy phòng ban:
Sơ đồ 2.2. Bộ máy phòng ban Kế hoạch – Xuất nhập khẩu
(Nguồn: Phòng Kếhoạch–Tổchức công ty cổphần Dệt may Huế)
Trường Đại học Kinh tế Huế
Phó phòng phụ trách công tác Marketing:
- Nhiệm vụ cốt lõi: Giúp trưởng phòng trong công tác tìm kiếm, giao dịch với khách hàng, xem xét tính giá thành kế hoạch, xem xét và cân đối năng lực sản xuất để nhận các đơn hàng may.
- Các trách nhiệm chính:
+ Tổ chức tìm kiếm khách hàng may, trong đó ưu tiên lựa chọn khách hàng FOB, khách hàng gia công xuất khẩu.
+Xem xét việc tính giá để chào giá các đơn hàng may.
+ Xem xét việc cân đối kế hoạch sản xuất các đơn hàng may trên cơ sở đối tượng đơn hàng đã được giao dịch và xác nhận.
+ Chịu trách nhiệm đốc thúc và xem xét việc soạn thảo báo cáo công tác kế hoạch, giao dịch tiếp nhận đơn hàng.
+ Tham gia phân tích, đánh giá việc thực hiện các mục tiêu chất lượng của phòng, đề xuất các biện pháp khác phục, cải tiến.
-Quyền hạn:
+Quyết định những vấn đề thuộc phạm vi phụ trách và điều hành.
+Được trưởng phòng ủy quyền giải quyết 1 số công việc bằng văn bản.
- Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc:
+Tổ chức, điều hành, quản lý lĩnh vực được phân công có hiệu quả và đạt mục tiêu đề ra.
+Hoàn thành các nhiệm vụ của Trưởng phòng giao.
+Thực hiện đúng chế độ báo cáo.
Phó phòng phụ trách công tác xuất nhập khẩu:
-Nhiệm vụ cốt lõi:
+Giúp trưởng phòng công tác nhập khẩu nguyên phụ liệu may phục vụ cho sản xuất, xuất khẩu thành phẩm may và theo dõi, đôn đốc quá trình thanh toán hàng xuất khẩu, theo dõi thủ tục xin không thu (hoàn) thuế đối với loại hình sản xuất xuất khẩu và thanh khoản đối với loại hình gia công xuất khẩu.
+Giúp trưởng phòng trong công tác xuất nhập khẩu nguyên phụ liệu may.
-Các nhiệm vụ chính:
+ Xem xét các công việc, chứng từ, thủ tục liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.
+Theo dõi đôn đốc quá trình thanh toán hàng xuất khẩu.
Trường Đại học Kinh tế Huế
+ Chịu trách nhiệm về việc xem xét, ktra, đôn đốc các chuyên viên trong lĩnh vực của mình được phân công.
+ Tham gia phân tích, đánh giá việc thực hiện các mục tiêu chất lượng của phòng, đề xuất các biện pháp khắc phục, cải tiến.
+Chịu trách nhiệm đốc thúc và xem xét việc thống kê, soạn thảo báo cáo công tác xuất – nhập khẩu.
- Quyền hạn:
+Quyết định những vấn đề thuộc phạm vi phụ trách và điều hành.
+Được trưởng phòng ủy quyền thay mặt trưởng phòng điều hành công việc của phòng khi trưởng phòng đi vắng.
- Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc:
+Tổ chức điều hành, quản lý lĩnh vực được phân công có hiệu quả và đạt mục tiêu đề ra.
+Hoàn thành các nhiệm vụ của trưởng phòng giao.
+Thực hiện đúng chế độ báo cáo.
Nhóm chuyên viên Marketing:
- Nhiệm vụ cốt lõi:
Trực tiếp thực hiện công việc tìm kiếm khách hàng, giao dịch với khách hàng để nhận đơn hàng, xây dựng kế hoạch sản xuất may, dệt nhuộm để trình lãnh đạo phòng và lãnh đạo công ty phê duyệt.
-Các trách nhiệm chính:
+Giao dịch, nhận và trả lời các thông tin bên ngoài liên quan đến hoạt động của phòng của công ty theo sự phân công của trưởng phòng.
+ Phân tích, đánh giá khách hàng, phát triển mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hàng mới.
+Kiểm tra yêu cầu báo giá của khách hàng, tính toán giá thành sản phẩm trình cấp trên xem xét để chào giá cho khách hàng.
+Cập nhật các báo giá vào bảng kê công tác báo giá.
+Kiểm tra các đơn đặt hàng nhận được từ khách hàng và chuyển thông tin phản hồi của khách hàng qua khảo sát cho các đơn vị liên quan.
+Theo dõi tình hình khắc phục khiếu nại của khách hàng +Soạn thảo các hợp đồng gia công trình cấp trên xem xét.
Trường Đại học Kinh tế Huế
+ Cập nhật đơn hàng hằng ngày vào bảng tổng hợp đơn hàng xác nhận trong tháng và bảng tổng hợp đơn hàng năm.
+ Thông báo qua hệ thống email về việc phân công chuyên viên thực hiện đơn hàng sau khi nhận đơn hàng.
+ Cập nhật phân công nhiệm vụ chuyên viên vào bảng thống kê nhiệm vụ chuyên viên.
+Quản lý tài liệu, hồ sơ hệ thống, phòng trưng bày mẫu.
+ Thống kê, tích lũy các đơn hàng nhận được, các báo giá đã gửi khách hàng trong tuần.
-Quyền hạn:
+Chủ động giải quyết trong phạm vị công việc được giao,
+Báo cáo công việc và tham gia với lãnh đạo phòng trong việc giải quyết công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng.
-Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc:
+Thực hiện đúng và đầy đủ các quy trình công việc của chuyên viên marketing đã được hướng dẫn.
+Hoàn thành các nhiệm vụ của trưởng phòng giao.
+Thực hiện đúng và đầy đủ việc thống kê, cập nhật số liệu và chế độ báo cáo.
Nhóm chuyên viên đơn hàng:
- Nhiệm vụ cốt lõi:
Trực tiếp thực hiện các công việc nghiên cứu tài liệu đơn hàng, cung ứng nguyên phụ liệu nhập khẩu và trong nước, điều độ sản xuất đơn hàng được phân công.
-Các trách nhiệm chính:
+Cập nhật các thông tin bên ngoài liên quan đến các đơn hàng may để điều độ sản xuất.
+ Soạn thảo các hợp đồng xuất khẩu đơn hàng may được phân công phụ trách trình trưởng phòng xem xét.
+ Soạn thảo các văn bản giao dịch với khách hàng, nhà cung ứng, đơn vị gia công về các vấn đề liên quan đến việc thực hiện đơn hàng đã xác nhận.
+Xem xét năng lực sản xuất của nhà máy dệt nhuộm, may để có phương án sản xuất hợp lý nhất.
+Soạn thảo phiếu giao nhiệm vụ sản xuất, theo dõi cập nhật số liệu từ các nhà máy.
Trường Đại học Kinh tế Huế
+Lập nhu cầu nguyên phụ liệu của đơn hàng được giao phụ trách.
+ Cập nhật tình hình cung ứng nguyên phụ liệu của các đơn hàng được phân công theo dõi hàng tuần và cập nhật vào kế hoạch dự kiến của tháng tiếp theo.
+ Theo dõi và đề xuất các biện pháp xử lý liên quan đến tiến độ sản xuất, chất lượng sản phẩm, tiến độ cung ứng nguyên phụ liệu và các yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
+Lập packing list và thông báo giao hàng.
+ Lập lịch Final các đơn hàng được phân công phụ trách gửi lãnh đạo phòng qua hệ thống email 1 tuần 1 lần.
- Quyền hạn:
+Chủ động giải quyết công việc được giao
+Báo cáo công việc và tham gia với lãnh đạo phòng trong việc giải quyết công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng.
- Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc:
+Thực hiện đúng và đầy đủ các quy trình công việc của chuyên viên đơn hàng đã được hướng dẫn.
+Hoàn thành các nhiệm vụ của trưởng phòng giao.
+Thực hiện đúng và đầy đủ việc thống kê, cập nhật số liệu và chế độ báo cáo.
Nhóm chuyên viên xuất nhập khẩu:
- Nhiệm vụ cốt lõi:
+Trực tiếp thực hiện công tác xuất nhập khẩu, công tác thanh toán tiền hàng xuất khẩu và các thủ tục không thu và hoàn thế đối với loại hình sản xuất xuất khẩu và thanh khoản với loại hình gia công xuất khẩu đối với các đơn hàng may.
- Các trách nhiệm chính:
+ Giao dịch, nhận và trả lời các thông tin liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu theo nhiệm vụ được phân công.
+ Soạn thảo, kiểm tra các hợp đồng nhập khẩu nguyên phụ liệu may theo yêu cầu của đơn hàng trình trưởng phòng xem xét.
+Lập các thủ tục mở L/C, T/T thủ tục mua bảo hiểm, giao nhận, vận chuyển về lịch tàu, cước phí, báo cáo lãnh đạo phòng để có phương án vận chuyển và giao nhận hợp lý nhất.
Trường Đại học Kinh tế Huế
+ Căn cứ hợp đồng xuất khẩu, lập các thủ tục xuất khẩu, khai bảo hải quan và thủ tục giao hàng
+ Lập bộ chứng từ xuất khẩu theo yêu cầu của khách hàng đã được nêu trong hợp đồng xuất khẩu, theo quy định của L/C, Trade Card.
+ Hoàn tất các thủ tục yêu cầu thanh toán tiền hàng xuất khẩu, theo dõi xác nhận thanh toán của khách hàng.
+ Lập hồ sơ xin hoàn thuế, xin không thu thuế trình hải quan đối với các loại nguyên phụ liệu nhập khẩu để sản xuất hàng xuất khẩu theo quy định, theo dõi quyết định hoàn thuế, không thu thuế từ Hải quan.
+ Thống kê tờ khai hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, lũy kế kim ngạch xuất khẩu, kim ngạch nhập khẩu trong tuần.
+ Tổ chức hội ý nhóm ít nhất mỗi tuần 1 lần để kiểm tra lại công việc và rút kinh nghiệm công tác của tuần trước, trao đổi về thông tin, kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, triển khai công việc của tuần kế đến.
- Quyền hạn:
+ Chủ động giải quyết công việc được giao.
+ Báo cáo công việc tham gia với lãnh đạo phòng trong việc giải quyết công viêc thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng.
- Tiêu chí hoàn thành công việc:
+ Thực hiện đúng và đầy đủ các quy trình công việc của chuyên viên xuất nhập khẩu, giao nhận hàng đã được hướng dẫn.
+ Hoàn thành các nhiệm vụ của trưởng phòng giao.
+Thực hiện đúng và đầy đủ việc thống kê, cập nhật số liệu và chế độ báo cáo.