PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP CẢI THIỆN HIỆU QUẢ TRONG QUÁ TRÌNH
3.3. Đánh giá rủi ro quá trình thực hiện thủ tục giao hàng:
Bên cạnh những quy trình triển khai đơn hàng, còn tồn tại những thiếu sót và khó khăn mà bộ phận các phòng ban gặp phải. Tôi muốn đưa ra một sốthực trạng và những rủi ro gặp phải khi thực hiện một số công việc qua đó đề ra một số biện pháp kiểm soát đểhạn chế nguy cơ xảy ra rủi ro vào lần kế tiếp. Những quy trình thực hiện có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và dường như không thể tách rời nên đối với quy trình thực hiện các thủ tục xuât nhập khẩu nó được diễn ra ngay trong quy trình thực hiện thủtục giao hàng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Công việc Mô tả mối nguy Rủi ro Đối tượng bị ảnh hưởng và
tác động Biện pháp kiểm soát Tính toán khối
lượng hàng dựa vào quy cách thùng carton của nhà máy May
Tính sai do: Nhập dữ liệu kích thước thùng carton sai, công thức tính toán trong packing list sai.
Không đủ chỗ để chất hàng hoặc đóng cont rỗng
Công ty bịkhách hàng phạt phí light load hoặc số lượng hàng rớt lại phải tốn chi phí xuất bổ sung
Kiểm tra kỹ Packing list, các công thức sử dụng trong file excel để tránh nhầm lẫn
Đặt chỗ tàu/máy bay xuất hàng trước 10 ngày so với ngày giao hàng kế hoạch
1. Quên book tàu.
2. Booking tàu ngoài shipping window quy định của khách hàng
1. Không book được tàu đúng thời gian yêu cầu xuất hàng.
2. Booking bịtừchối
Phòng KH-XNK May phải book lại
1. Nhờ hệthống nhắc nhở của hãng tàu.
2. Thực hiện book sớm đối với những đơn hàng lặp lại.
Đăng kí lịch final, xuất hàng hàng tuần
Đăng ký sót đơn hàng, sai thông tin của đơn hàng
Không chuẩn bị hàng đểfinal
Nhà máy: lịch sản xuất biến động
Kiểm tra đối chiếu hệ thống của hãng tàu
Chuẩn bị phương tiện vận chuyển giao hàng thành phẩm
Liên hệvận chuyển muộn 1. Không có phương tiện vận chuyển.
2. Không có hàng kết hợp
Công ty sẽ bị khách phạt giao hàng trễ
1. Làm thông báo giao hàng để chuẩn bị phương tiện vận chuyển sớm.
2. Hội ý, kết hợp các lô hàng cùng
Trường Đại học Kinh tế Huế
Lập chứng từ xuất khẩu (Invoice, Packing list..)
1. Hợp đồng bị sai đơn giá 2. Số lượng chốt bịsai 3. Lập chứng từbịsai
Khai báo tờ khai xuất sai gồm: đơn giá, số lượng
1. Phòng kinh doanh: Ban hành lại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
2. Phòng KH-XNK May phải làm thủ tục sửa tờ khai, xuất trình lại chứng từtrên hệthống của hãng tàu và lập chứng từ đòi tiền gửi khách hàng thanh toán.
3. Nếu sửa tờkhai sau 60 ngày kểtừngày mởtờkhai, công ty bị cơ quan Hải quan xửphạt vi chạm hành chính và bị nâng mức độquản lý rủi ro.
1. Chuyên viên đơn hàng: Phối hợp với bộ phận marketing kiểm tra lại giá, kiểm tra lại công thức tính toán trên exceltrước khi in ra Packing list chốt số lượng thực xuất chuyển Packing List giấy cho bộphận xuất khẩu có chữ “FINAL” và chữkí xác nhận.
2. Chuyên viên xuất khẩu: Kiểm tra lại đơn giá giữa PO# và hợp đồng xuất khẩu, đối chiếu số lượng giữa Packing List thực xuất, thông báo giao hàng, kiểm tra chứng từ trước khi khai báo Hải quan đồng thời trình lãnhđạo phòng xem xét, ký trước khi khai báo tờkhai chính thức.
1. Khai báo sai các tiêu chí yêu cầu trên tờ khai:
(Địa điểm xếp hàng, địa điểm đích cho vận chuyển
1. Không hoàn tất được việc xác nhận thủ tục hải quan “Hàng đã qua khu vực giám sát”
1.Công ty tốn chi phí giao hàng bằng đường hàng không, bị tăng mức độ quản lý rủi ro từ phía cơ quan Hải quan.
Chuyên viên XNK lập phiếu kiểm tra chứng từ trước khi khai báo HQ đồng thời in tờ khai tạm trên hệ thống để kiểm tra kỹ các thông tin
Trường Đại học Kinh tế Huế
bảo thuế, khai sai số hiệu container… đối với hàng xuất nguyên cont)
2. Làm thủ tục hủy tờ khai và khai báo lại.
3. Không bắt kịp thời gian cut off của hãng tàu
2. Phòng KH-XNK May: Làm thủtục sửa tờkhai.
trước khi khai báo tờ khai chính thức.
Trọng lượng hàng khai báo trên tờ khai hải quan chênh lệch quá 5% so với trọng lượng hàng thực xuất
.1. Hải quan sẽ không cho hoàn tất thủtục và thông quan hàng hóa tại cửa khẩu xuất 2. Hàng giao không bắt kịp thời gian cut off hãng tàu.
1. Công ty tốn chi phí giao hàng bằng đường hàng không, bị tăng mức độ quản lý rủi ro từ phía cơ quan Hải quan.
2. Phòng KH-XNK May: Làm thủ tục sửa tờkhai và phải xin khách hàng book lại tàu
Chuyên viên đơn hàng chuyển Packing List có chữ “FINAL” và có trọng lượng thực tế cho bộ phận xuất khẩu
Tiến độ cung ứng NPL chậm, theo dõi tiến độsản xuất của nhà máy và thời gian Final hàng không kịp thời giao cho khách và hãng tàu quyđịnh
1. Hải quan sẽ không cho hoàn tất thủtục và thông quan hàng hóa tại cửa khẩu xuất 2. Hàng giao không đúng thời gian đã xác nhận
1. Công ty tốn chi phí giao hàng bằng đường hàng không, bị tăng mức độ quản lý rủi ro từ phía cơ quan Hải quan.
2. Phòng KH-XNK May: Làm thủ tục sửa tờ khai( nếu có) và phải xin khách hàng book lại tàu
1. Chuyên viên đơn hàng: Rà soát lại tiến độcungứng NPL cũng như theo dõi tiến độ sản xuất của nhà máy và thời gian Final hàng để đảm bảo hàng và hãng tàu quyđịnh.
2. Bộphận xuất khẩu theo dõi, bám sát hành trình hàng đi trên đường đến cửa khẩu xuất
Trường Đại học Kinh tế Huế
Giao hàng
Phòng điều hành May sắp xếp hàng lên Container không đúng theo tài liệu khách hàng hướng dẫn
1. Khách hàng phạt sắp xếp hàng không đúng yêu cầu.
2. Kho từ chối nhận hàng đối với hàng giao vào kho CFS
1. Công ty bịkhách hàng phạt.
2. Phòng KH-XNK May: Làm việc với khách hàng xin lùi thời gian giao hàng: Làm thủ tục sửa tờ khai hoặc hủy tờ khai.
Tất cảnhững tài liệu hướng dẫn xếp hàng lên container của từng khách hàng (nếu có yêu cầu) hoặc có thay đổi Phòng KH-XNK May phải gửi mail thông báo đến phòng Điều hành May và các đơn vị liên quan để thực hiện.
Chuyên viên phòng KH-XNK May gửi số seal, cont, sơ đồ cont cho chuyên viên giao nhận phòng ĐH May không đúng, không kịp thời
1. Phải ký cam kết chỉnh sửa khai báo hải quan trễ với mức xửphạt 5000$
cho lần vi phạm đầu tiên và 10000$ lần kếtiếp.
2. Cont bị lưu ở cảng đến.
3. Phải giao bằng đường hàng không SL bổsung.
4. Không kịp thời gian làm thủ tục thanh lý tờ khai
1. Công ty bị khách hàng phạt và trảphí phát sinh
2. Phòng KH-XNK May: Phải làm các thủtục điều chỉnh liên quan
Chuyên viên Phòng KH-XNK May gửi số seal, số cont, sơ đồ cont cho chuyên viên Giao nhận phòng ĐH May và yêu cầu xác nhận.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Xuất trình hồ sơ cho cơ quan Hải quan
1. Đưa không đúng cán bộ tiếp nhận
2. Không có cán bộ Hải quan tiếp nhận tờkhai 3. Nhiều hồ sơ nên cơ quan Hải quan không tiếp nhận và xử lý hết trong ngày
Hoàn tất hồ sơ khai báo Hải quan muộn dẫn đến nhận hàng/
giao hàng trễ, phát sinh chi phí lưu cont, lưu kho
Công ty bịtốn phí lưu kho, lưu container
1. Theo dõi sát sao cán bộtiếp nhận đểbiết hồ sơ được phân ai kiểm tra.
2. Có kế hoạch sắp xếp để ưu tiên các lô hàng gấp hoàn thành trong ngày, phát sinh ngoài giờ.