Quy trình triển khai và thực hiện đơn hàng:

Bước 8 : Lưu hồ sơ.

Bước 1: Tiếp nhận tài liệu và kiểm tra thông tin liên quan đến đơn hàng.

- Chuyên viên đơn hàng sau khi nhận toàn bộ tài liệu của đơn hàng từ chuyên viên marketing đểtiến hành chuẩn bị đầu vào cho đơn hàng.

- Khi nhận được PO từ khách hàng, chuyên viên đơn hàng phải kiêm tra đối chiếu PO với BC xem có trùng khớp các thông tin mã hàng, số lượng, màu, giá, ngày giao hàng và báo lại với chuyên viên marketing để kiểm tra và xác nhận lại với khách hàng nếu có khác biệt.

Bước 2: Chuẩn bị nguyên phụ liệu sản xuất đơn hàng.

- Trong vòng 2 ngày kể từ ngày nhận được BC, PDM,… từ nhân viên marketing, khách hàng và sau khi kiểm tra các thông tin liên quan. Chuyên viên đơn hàng lập phiếu giao nhiệm vụhoặc gửi email đềnghịphòng QLCL ban hànhđịnh mức nguyên liệu.

- Lập phiếu giao nhiệm vụsản xuất trình cấp trên phê duyệt và gửi cho các nhà máy và các đơn vịliên quan.

Bước 3: Theo dõi tình hình thực hiện đơn hàng.

- Hàng tuần kiểm tra tình hình cungứng nguyên phụliệu các đơn hàng có trong kế hoạch sản xuất hàng tháng, cập nhật hàng tuần để chuyển chuyên viên kế hoạch Marketing tổng hợp gửi cho các bên liên quan. Kiểm tra việc bốtrí sản xuất đơn hàng theo kếhoạch sản xuất chuyền.

- Đầu tuần, sau khi nhận điều chỉnh kế hoạch sản xuất chuyền may từ Phòng Điều hành May, chuyên viên theo dõi đơn hàng rà soát, hội ý, kiểm tra kế hoạch đảm bảo các đơn hàng đều được sắp xếp kế hoạch sản xuất và đạt tiến độ giao hàng như khách hàng đã xác nhận.

- Theo dõi tiến độsản xuất của đơn hàng hàng ngày trên phần mềm hệthống quản lý sản xuất hoặc báo cáo doanh thu CM từPhòngđiều hành May hàng ngày so với năng suất xây dựng kế hoạch chuyền dựkiến với năng suất thực tế, đề xuất và báo cáo cấp trên kịp thời khi đơn hàng có nguy cơ không đáp ứng kịp tiến độ giao hàng đúng yêu cầu.

Bước 4: Chuẩn bị giao hàng.

Đối với đơn hàng FOB gia công xuất khẩu, cần căn cứ vào yêu cầu thời gian giao hàng đã xác nhận với khách hàng, tiến dộsản xuất của đơn hàng, chuyên viên đơn hàng tiến hành:

Trường Đại học Kinh tế Huế

+ Tính toán khối lượng, thể tích, dựa theo kích thước (quy cách) thùng carton của phòng QLCL ban hành trên phiếu công nghệ. Làm packing list cho đơn hàng và chuyển cho nhà máy May để đóng hàng và làm nhãn dán thùng.

+ Đặt chỗ tàu/máy bay xuất hàng trước 14 ngày (đối với hàng FOB), 21 ngày (đối với hàng gia công xuất khẩu) so với ngày giao hàng kếhoạch hoặc theo thời gian quy định của hãng tàu.

+ Đăng kí lịch final hàng tuần muộn nhất vào thứ5 tuần trước đó.

+ Lập kế hoạch xuất hàng của tuần kế tiếp và gửi cho Bộ phận xuất khẩu, phòngđiều hanh May vào thứ7 hàng tuần.

+ Làm thông báo giao hàng gửi các nhà máy mayvà các đơn vị liên quan khi đã có xác nhận booking. Gửi packing list chốt số lượng cuối cùng cho nhà máy, phòng Kinh doanh và Phòngđiều hành May đểbốc hàng và làm các thủtục xuất hàng.

Bước 5: Giao hàng.

Đối với hàng FOB và gia công xuất khẩu:

+ Sau khi nhận thông báo giao hàng và booking từ chuyên viên đơn hàng, chuyên viên XNK gửi booking cho hãng vận chuyển để đề nghị điều container đến công ty đóng hàng theo đúng thời gian như thông báo giao hàng, lấy các thông tin số container, sốseal, sốtare, GW, sốxe, tên tài xế đểkhai báo và liên lạc.

+ Ngay sau khi xe container đóng hàng xong, chuyên viên XNK yêu cầu phòng Điều hành May cung cấp trọng lượng thực tế của hàng để khai báo VGM (Verified Gross Mass: Xác định khối lượng container chứa hàng) cho hãng tàu.

+ Sau khi có đầy đủ thông tin và số lượng chốt giao hàng, chuyên viên XNK thực hiện khai báo hải quan theo quy trình làm thủtục xuất nhập khẩu.

Bước 6: Làm thủ tục đề nghị thanh toán tiền hàng.

Đốivới đơn hàng FOB và gia công xuất khẩu, chuyên viên xuất nhập khẩu sẽtiến hành theo quy trình thực hiện các thủtục xuất nhập khẩu sẽ được trình bàyởphần sau.

Bước 7: Theo dõi tiền về tài khoản Công ty.

Sau khi hàng xuất và đã hoàn tất các chứng từthanh toán với khách hàng, theo thời hạn thanh toánđã thỏa thuận trên hợp đồng, chuyên viên XNK (đối với đơn hàng sản xuất xuất khẩu và gia công xuất khẩu) và chuyên viên đơn hàng (đối với hàng gia công nội địa) phối hợp cùng phòng Tài chính Kế toán theo dõi công nợ và đốc thúc khách hàng thanh toán đúnghan.

Bước 8: Lưu hồ sơ.

Trường Đại học Kinh tế Huế