Quy trình lập và theo dõi kế hoạch sản xuất:

Bước 1: Cân đối năng lực sản xuất của các nhà máy để nhận đơn hàng.

Căn cứ vào lượng đơn hàng đã xác nhận, năng lực sản xuất của các nhà máy, mục tiêu doanh thu tiêu thụ của công ty và mục tiêu doanh thu CM của các nhà máy, căn cứ vào yêu cầu thời gian giao hàng của khách hàng, chuyên viên Kế hoạch – Marketing cân đối lượng đơn hàng có thể nhận thêm cho các tháng tiếp theo để tham mưu Trưởng/ Phó phòng KHXNK May và Tổng Giám đốc/ Phó Tổng giám đốc công ty xác nhận đơn hàng của khách hàng.

Bước 2: Phân bổ các đơn hàng vào kế hoạch sản xuất các tháng.

- Sau khi chuyên viên Marketing vào bảng tổng hợp đơn hàng, chuyên viên kế hoạch – marketing tiến hành phân bổ các đơn hàng vào kế hoạch sản xuất các tháng.

Việc phân bổphải dựa vào thời gian giao hàng và số lượng của mỗi đơn hàng. Các đơn hàng được sắp xếp ưu tiên theo thời gian giao hàng..

- Quá trình cân đối kế hoạch sản xuất, cần lưu ý cân đối kế hoạch sản xuất – giao hàng theo thời gian hàng tuần đểtránh ùn tắc, quá tải cụbộtrong một thời điểm.

Bước 3: Lập kế hoạch sản xuất dự kiến.

- Căn cứ vào năng lực sản xuất và sở trường của các nhà máy, chuyên viên Kế hoạch marketing tiến hành phân hàng cho các nhà máy.

- Khi lập kế hoạch sản xuất dự kiến chuyên viên Kế hoạch marketing có thể xem xét các đơn hàng chưa đến thời gian giao hàng trong tháng nhưng có đầy đủhoặc có khả năng đầy đủ điều kiện sản xuất để đưua vào kế hoạch sản xuất và bổ sung kế hoạch đơn hàng dự phòng.

Bước 4: Cập nhật tình hình nguyên phụ liệu và thông tin kế hoạch sản xuất dự kiến.

- Trong khoảng thời gian từ ngày 5 đến ngày 8 hàng tháng, chuyên viên Kế hoạch marketing gửi file kếhoạch sản xuất dựkiến của tháng tới cho chuyên viên theo dõiđơn hàng đểcập nhật tình hình nguyên phụliệu, mẫu, code in, code thêu.

- Chậm nhất ngày 10 hàng tháng, chuyên viên Đơn hàng phải gửi lại file Kế hoạch sản xuất dựkiến đã cập nhật tình hình nguyên phụliệu, mẫu, code in, code thêu các đơn hàng mìnhđược phân công theo dõi.

Bước 5: Lập kế hoạch sản xuất chính thức.

- Sau khi nhận được kế hoạch chuyền từphòng điều hành may, chuyên viên kế hoạch marketing tiến hành kiểm tra rà soát cấc đơn hàng thuộc kế hoạch sản xuất dự kiến đãđược bố trí để có điều chỉnh phù hợp. Sau cùng, rà soát cân đối lại doanh thu

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Sau khi gửi bản thảo kếhoạch, chuyên viên kếhoạch marketing hoàn thiện kế hoạch và tiếp nhận thông tin phản hồi từ các đơn bị liên quan để xem xét, điều chỉnh lại kế hoạch sản xuất để trình bay Trưởng./Phó phòng KHXNK May xem xét, tổng giám đốc/ Phó tổng giám đốc phê duyệt.

Bước 6: Xem xét, phê duyệt và ban hành các kế hoạch sản xuất.

- Trưởng/ Phó phòng KHXNK May xem xét kếhoạch dựa trên các tiêu chí liên quan đến doanh thu CM của các nhà máy. Thời gian giao giao hàng, thời gian hoàn thành sản xuất, các đơn hàng đặc biệt được chia cho các nhà máy và tham mưu cho tổng giám đốc/ phó tổng giám đốc phê duyệt kếhoạch đểsản xuất.

- Trong những trường hợp đặc biệt cần làm sớm thì cần phải báo cáo Tổng Giám Đốc/ Phó tổng giám đốc công ty đểxem xét và phê duyệt trong bản kếhoạch sản xuất giao Nhà máy hàng tháng.

- Ngay sau khi kế hoạch sản xuất đã được phê duyệt, chuyên viên kế hoạch marketing gửi file cho các đơn vị liên quan đồng ý gửi bản copy cho Phòng Nhân sự, phòng Tài chính Kếtoán, phòngđiều hành May để làm cơ sở tính lương cho các nhà máy.

Bước 7: Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch.

- Sau khi gửi file scan kếhoạch sản xuất cho các đơn vị, chuyên viên kếhoạch marketing tiếp tục lấy thông tin vềtình hình nguyên phụliệu, mẫu của các đơn hàng

- Sau khi kếhoạch sản xuất đãđược triển khai thực hiện, chuyên viên kếhoạch marketing và chuyên viên đơn hàng phải theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch dựa trên các thông tin thu thập được qua:

+ Báo cáo doanh thu CM hàng ngày do phòngđiều hành May gửi.

+ Sốliệu cập nhật trên phần mềm quản lý sản xuất của công ty.

+ Thông tin phản hồi của các đơn vịliên quan và của chuyên viên đơn hàng.

+ Kiểm tra thực tếsản xuất tại các nhà máy về năng suất.

- Đối với một sốmã hàng trong quá trình theo dõi triển khai đơn hàng tại các nhà máy năng suất không đạt được như dựkiến do độphức tạp chưa lường hết, chuyên viên kế hoạch marketing kiểm tra lại bảng tính giá thành, báo cáo cấp trên xem xét điều chỉnh đơn giá CM ban hành trong kếhoạch để đảm bảo thu nhập cho người lao động.

- Ngoài ra, chuyên viên kếhoạch marketing cần theo dõiđểtích lũy kinh nghiệm về các mẫu hàng đã nhận, trên cơ sở đó xác định mức độphù hợp của mặt hàng đối với năng lực sản xuất của công ty. Mức độ đạt yêu cầu của mặt hàng được ước lượng có doanh thu CM bình quân/công nhân ngồi máy đạt từmức năng suất tính theo mục tiêu doanh thu CM của các nhà máy đăng kí với thời gian làm việc 8 giờ/ngày.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bước 8 : Lưu hồ sơ.