Quy trình xem xét và nhận đơn hàng:

Sơ đồ 2.4. Quy trình xem xét và nhận đơn hàng tại công ty cổ phần Dệt May (Nguồn: Phòng Kếhoạch–Xuất nhập khẩu, Công ty cổphần Dệt may Huế)

Giao dịch với khách hàng và tiếp nhận yêu cầu báo giá/ đơn

đặt hàng

Xem xét khả năng đáp ứng

Phản hồi khách hàng

Tính giá thành và giá chào cho khách hàng

Xem xét và phê duyệt

Báo giá và nhận thông tin phản hồi từ khách hàng

Lập hợp đồng mua bán hoặc xác nhận mua bán

Phân công chuyên viên theo dõi đơn hàng và tổng

hợp các đơn hàng nhận được

Lưu hồ sơ

Xem xét lại hoặc ngưng

No

Yes

No

Yes

No Yes

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bước 1: Giao dịch với khách hàng và tiếp nhận yêu cầu báo giá/ đơn đặt hàng.

Chuyên viên marketing giao dịch với khách hàng để tìm kiếm nguồn hàng và trực tiếp tiếp nhận các yêu cầu báo giá từ khách hàng hoặc qua thông tin cung cấp từ Tổng giám đốc/ Phó tổng giám đốc/ Trưởng/ Phó phòng KHXNK May phụ trách Công tác Marketing, liên hệ giao dịch với khách hàng để tiếp nhận các yêu cầu báo giá cho khách hàng.

Bước 2: Xem xét khả năng đáp ứng.

Tùy vào từng trường hợp với những đơn hàng là hàng FOB hay là đơn hàng gia công mà công ty có những hình thức kiểm tra khả năng đáp ứng khác nhau, các tiêu chí đánh giá kiểm tra khả năng đáp ứng về nguyên liệu, phụ liệu quy cách đóng gói, vận chuyển và hình thức, phương thức giao hàng sao cho phù hợp với yêu cầu đối tác và năng lực sản xuất của công ty.

Trong trường hợp phát hiện mất cân đối nhưng xét nhận đơn hàng là cần thiết khi xem xét đến mặt hiệu quả thì báo cáo Tổng Giám Đốc/ Phó tổng Giám đốc công ty để xem xét nhận đơn hàng. Nếu không đáp ứng được thì phải phản hồi lại khách hàng và đàm phán lại điều kiện giao hàng phù hợp với khả năng đáp ứng của Công ty.

Bước 3: Tính giá thành và giá chào cho khách hàng.

3.1Đối với nhứng mã hàng có yêu cầu kỹ thuật may phức tạp:

Chuyên viên Marketing chuyển các tài liệu liên quan, mẫu cho Phòng Điều hành May/ Phòng quản lý Chất lượng, đề nghị tính và báo giá CM.

Đối với những mã hàng đã làm hoặc có yêu cầu kĩ thuật may đơn giản, tương tự các mã hàng đã làm thì áp giá CM tương tự.

3.2Đối với đơn hàng khác:

- Đơn hàng FOB nguyên liệu do công ty sản xuất, đơn hàng FOB nguyên liệu nhập khẩu theo chỉ định của khách hàng, đơn hàng gia công sẽ được chuyên viên Marketing tiến hành tính giá và tập hợp chi phí, chi tiết được thực hiện theo từng quy trình tính giá.

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Trong một số trường hợp, khi khách hàng đã gửi bảng tính giá chi tiết, có thể kiểm tra các chi tiết trên bảng giá khách hàng gửi để trình cấp trên xem xét và phê duyệt.

- Một số lưu ý trong quá trình kiểm tra, xem xét thông tin liên quan đến đơn hàng, chuyên viên cần lưu ý đến một số yêu cầu khác của đơn hàng ảnh hưởng đến việc bố trí sản xuất, tỉ lệ hư hỏng sản phẩm, tiến độ sản xuất, quản lý trong quá trình sản xuất như: yêu cầu của nhà máy sản xuất, sản phẩm phối nhiều chi tiết, có in/thêu/wash, yêu cầu test nguyên liệu/thành phẩm may phức tạp… tiêu chuẩn kiểm hàng AQL, bên kiểm hàng để có hướng đềxuất và trình cấp trên xem xét.

- Trả lời và làm rõ các thông tin giao dịch với khách hàng ( qua email, điện thoại, skype…) trong ngày. Trong trường hợp những mã khách hàng yêu cầu báo giá phức tạp cần tham khảo lại thông tin với các đơn vị liên quan, cần báo lại khách hàng thời gian có thể trả lời đầy đủ thông tin, đồng thời đôn đóc các đơn vị liên quan trảlời thông tin để có cơ sở tính giá và báo giá.

- Đối với đơn hàng có số lượng nhỏ (dưới 1200 chiếc/màu/đơn hàngđối với đơn hàng FOB và dưới 2000 chiếc đối với đơn hàng gia công), cần lưu ý để tính chi phí tăng thêm do số lượng đơn hàng nhỏ.

Bước 4: Xem xét và phê duyệt.

Trưởng/Phó phòng KHXNK May phụ trách công tác Marketing xem xét bảng tính giá thành theo các yếu tố sau:

- Các hạng mục chi phí được đưa vào tính giá thành.

- Giá thành, giá chào và giá mục tiêu của khách hàng (nếu có).

- Tình hình cungứng nguyên phụliệu, yêu cầu kỹthuật của mã hàng.

- Hiệu quảsản xuất –kinh doanh: dựa trên tỷ lệlợi nhuận theo kếhoạch, duy trìổn định hoạt động sản xuất của nhà máy. Tùy theo tình hình sản xuất kinh doanh của từng thời kỳ đểxem xét và báo cáo Tổng Giám đốc/ Phó tổng giám đốc công ty đểcó thểnhận đơn hàng phù hợp..

Bước 5: Báo giá và nhận thông tin phản hồi từ khách hàng.

Sau khi bảng tính giá thành đã được Trưởng/ Phó phòng KHXNK May phụ trách công tác Marketing xem xét, Tổng/Phó tổng giám đốc công ty phê duyệt,

Trường Đại học Kinh tế Huế

chuyên viên marketing tiến hành giao dịch, báo giá cho khách hàng và cập nhật bảng thống kê các mã hàng báo giá trong tháng đểtheo dõi.

Nếu khách hàng chấp nhận giá chào, tiến hành các bước tiếp theo. Nếu khách hàng không chấp nhận và yêu cầu báo giá lại, chuyên viên marketing xem xét, đánh giá lại và báo cáo với cấp trên đểxin ý kiến chỉ đạo.

Trong một số trường hợp do tình hình khó khăn về đơn hàng và để duy trì ổn định hoạt động sản xuất của nhà máy buộc nhận các đơn hàng có giá chào thấp hơn giá thành, Trưởng/Phó phòng KHXNK May phụ trách công tác Marketing báo cáo trình Tổng/Phó tổng giám đốc công ty phê duyệt.

Bước 6: Lập hợp đồng hoặc xác nhận mua bán.

Sau khi nhận thông tin chi tiết về giá/đơn hàng đã được các bên thỏa thuận, thống nhất, chuyên viên marketing tiến hành lập hợp đồng, kiểm tra, đối chiếu thông tin trên hợp đồng với các thông tin đã giao dịch,trình trưởng/phó phòng KHXNK May xem xét, gửi hợp đồng qua mail để khách hàng xác nhận trước khi in ra trình Tổng Giám đốc/ Phó tổng giám đốc phê duyệt.

Khi khách hàng gửi tài liệu kỹ thuật và mẫu thực tế để triển khai sản xuất, chuyên viên Marketing phải kiểm tra đôi chiếu so sánh lại mẫu và tài liệu kỹ thuật thực tế khi xuống đơn hàng với mẫu và tài liệu kỹ thuật khi chào giá xem có sự khác biệt không. Trường hợp mẫu thực tế phức tạp hơn và khác so với mẫu khi chào giá, chuyên viên Marketing phải làm việc lại với khách hàng để đề nghị khách hàng xem xét lại đơn giá.

Bước 7: Phân công chuyên viên theo dõi đơn hàng và tổng hợp các đơn hàng nhận được.

Căn cứ vào các đơn đặt hàng đã được xác nhận, chuyên viên Marketing báo cáo với Trưởng/Phó phòng KHXNK May phụ trách công tác marketing để xin ý kiến về việc phân công chuyên viên theo dõi đơn hàng và cung ứng nguyên phụ liệu đơn hàng.

Chuyên viên Marketing tiến hành vào bảng tổng hợp đơn hàng, bảng thống kê các đơn hàng xác nhận và bảng thống kê nhiệm vụchuyên viên.

Bước 8: Lưu hồ sơ

Trường Đại học Kinh tế Huế