Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý

2.1.4.1.Cơ cấu tổchức

Đểthực hiện chức năng và nhiệm vụcũng như mục tiêu đề ra của Công ty, Công ty TNHH Du lịch Mondial Huế phải tổ chức các ban, bộphận Công ty một cách hợp lý, gọn nhẹ để đảm bảo Công ty hoạt động có hiệu quảnhất. Do đặc điểm kinh doanh,

SVTH:Trần ThịThùy Vân 30

Sơ đồ2: Sơ đồ cơ cấu tổchức Công ty TNHH Du Lịch Mondial

(Nguồn: Phòng hành chính-nhân sựkhách sạn Mondial Huế)

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụcủa các phòng ban

Bộ máy quản lý của công ty bao gồm một tổng giám đốc, giám đốc bộ phận và 9 bộphận. Cụthể như sau:

 Tổng Giám đốc khách sạn:

Là người đứng đầu khách sạn, chịu trách nhiệm về công tác đối nội và đối ngoại trong mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn, là người có thẩm quyền và chức năng cao nhất trong việc điều hành và quản lý khách sạn.

 Bộphận nhân sự- hành chính

Chịu trách nhiệm đảm bảo nguồn nhân lực cho khách sạn hoạt động vào mọi thời điểm. Tìm kiếm các nguồn nhân lực cần thiết và phân bổcác nguồn này một cách hợp lý sao cho hiệu quảnhất. Đào tạo quản lý phúc lợi cho toàn nhân viên trong khách sạn.

 Bộphận Sales–Marketing

Có chức năng thực hiện việc tìm hiểu thị trường, tuyên truyền quảng bá giới thiệu sản phẩm của khách sạn trong và ngoài nước nhằm thu hút khách, tối đa hóa lợi nhuận. Nghiên cứu thị hiếu, đặc điểm tính cách của dân tộc, tôn giáo của khách.

Thực hiện hợpđồng với các công ty liên kết du lịch và khách sạn trong cả nước.

Tham mưu cho giám đốc vềhoạt động kinh doanh và đề ra phương hướng, chiến lược kinh doanh, đề ra những biệp pháp khôi phục những nhược điểm và phát huy lợi thế trong kinh doanh.

 Bộphận lễtân

Có chức năng đại diện cho khách sạn trong việc mở rộng các mối quan hệ, tiếp xúc với khách. Có vai trò quan trọng trong việc thu hút khách, làm cầu nối liên hệgiữa khách với các bộphận trong khách sạn, trong định hướng tiêu dùng của khách và giới thiệu dịch vụcủa khách sạn với khách hàng.

Bộ phận lễ tân đóng vai trò trung tâm phối hợp mọi hoạt động giữa các bộ phận

Giải quyết khiếu nại, phàn nàn của khách, giữ mối quan hệ chặt chẽ giữa các cơ quan hữu quan và các cơ sởdịch vụngoài khách sạn để đáp ứng nhu cầu của khách và các vấn đề phát sinh. Đảm bảo an toàn tính mạng cho khách và khách sạn. Đoàn kết giúp đỡlẫn nhau, không ngừng nâng cao trìnhđộ chuyên môn và cải tiến phương pháp làm việc.

 Bộphận kếtoán

Chuyên thực hiện các công việc tiền lương, chúng từ và sổsách kếtoán. Có chức năng ghi chép các giao dịch vềtài chính và các diễn giải vềbáo cáo tài chính cung cấp cho Tổng Giám đốc và các bộ phận liên quan. Báo cáo định kỳ kết quả kinh doanh, chuẩn bị bảng lương, kế toán thu chi. Ngoài ra còn có các chức năng liên quan đến hoạt động kinh doanh của khách sạn như kếtoán giá thành, kiểm soát toàn bộchi phí.

 Bộphận nhà hàng

Có chức năng đón tiếp và phục vụ các món ăn, đồ uống đảm bảo chất lượng nhằm tạo hiệu quảkinh doanh.

Chịu trách nhiệm chuẩn bị phục vụ khách ăn uống các bữa ăn bình thường và các bữa tiệc lớn, nhỏ đúng thời gian, kịp thời, đúng quy trình nghiệp vụ. Tìm hiểu, nắm vững các yêu cầu của khách, phối hợp chặt chẽgiữa các bộ phận để đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của khách. Duy trì tốt vệ sinh an toàn thực phẩm và vệ sinh môi trường.

Đảm bảo thanh toán với khách và thực hiện tốt quản lý lao động.

 Bộphận lưu trú

Chức năng chính: Tổchức đón tiếp và phục vụ nơi nghỉ ngơi cho khách, quản lý việc cho thuê buồng và quản lý toàn bộtrong quá trình kháchở.

Có nhiệm vụ thực hiện các biện pháp chông cháy nổ, chống độc, thực hiện tẩy trùng, diệt chuột, gián, phòng chống dịch bình, chịu trách nhiệm toàn bộ tài sản khu vực buồng. Tổ chức tài sản và giữ gìn hành lý của khách để quên, kịp thời thông báo với lễ tân đểtrảlại cho khách.

Kiểm tra và duy trì những sốliệu cần thiết vềtình hình khách, vềhệthống buồng và các dịch vụ phát sinh để phối hợp với bộphận bảo trì, bảo dưỡng buồng phòng. Giữ mối liên hệvới các bộphận đểduy trì chất lượng dịch vụ.



Trường Đại học Kinh tế Huế

Chịu trách nhiệm cung cấp các món ăn kịp thời cho nhà hàng, các bữa tiệc và hội nghị, hội thảo theo yêu cầu của khách. Đảm bảo các bữa ăn đầy đủ cho nhân viên khách sạn.

 Bộphận bảo vệ

Có nhiệm vụ đảm bảo an toàn tính mạng và tài sản cho khách trong khách sạn.

Đảm bảo an ninh luôn đảm bảo bên ngoài và trong khách sạn. Hướng dẫn khách những chú ý đặc biệt.

 Bộphận bảo trì

Đảm bảo các hệ thống âm thanh, ánh sáng, điện, nước … trong khách sạn hoạt động tốt. Đảm bảo các khu vực kháchở, có phương án phòng, chống các vụ cháy, nổ xảy ra trong khách sạn.