Tổ chức quy trình quản lý nguyên liệu

 Dao cắt mẫu: là thiết bị cắt mẫu vải tròn. Sử dụng bằng cách nhấn và xoay bằng tay, dùng để cắt vải mẫu ở những cuộn vải khác nhau để kiểm tra.

 Bàn cân điện tử: là loại cân trọng lượng chính xác đến từng gam của vải mẫu, xác định trọng lượng của mẫu vải so với mẫu chuẩn.

 Tủ đèn: xác định độ tương phản, phân biệt màu sắc của vải mẫu trong những vùng ánh sáng khác nhau so với vải chuẩn.

 Thước xám: được sử dụng để đánh giá độ bền màu của vải mẫu dựa trên độ dây màu và độ phai màu.

2.2.2.5 Cách bảo quản nguyên liệu

Để thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát và quản lý nguyên liệu. Quản lý kho sau khi nhận kế hoạch tiếp nhận nguyên liệu sẽ sắp xếp không gian và mặt bằng để đưa nguyên liệu vào kho.

Kệ chứa hàng được đánh số thứ tự, tất các Lot vải, khổ vải chưa xả được sắp lên tầng 2 của kệ chứa hàng. Nguyên liệu được xếp theo đơn hàng, số seal, số Lot, số màu,… theo 1 thứ tự quy định để thuận lợi cho việc quản lý.

Kệ dưới sẽ là nới chứa nguyên liệu đã được đã được nhân viên kho xả (xả vải) từ các cuộn vải và chứa vải ủ trước khi đưa vào sản xuất

Mỗi cây vải sẽ được bọc bao nilon để tránh ẩm mốc, côn trùng và những tác nhân bên ngoài làm thay đổi tính chất vải trong quá trình bảo quản. Bên ngoài mỗi cây vải, cuộn vải sẽ được dán 1 tem nhận dạng, trên tem được ghi đầy đủ thông tin về mã hàng, nơi sản xuất, tên vải, số lot, số seal, ngày nhập,…để nhận dạng. Tem được xếp quay ra bên ngoài kệ để dễ dàng cho việc kiểm tra.

Vải được đặt cách mặt đất 30cm và cách tường 20cm tránh ẩm mốc và côn trùng xâm nhập. Kệ chứa vải đã xả dược che chắn bới những tấm nilon và rèm để tránh bụi bặm và tránh sự tiếp xúc bên ngoài ảnh hưởng đến nguyên liệu.

Bước 1: Tổ trưởng kho quản lý kho sẽ nhận thông báo từ phòng điều hành KHXNK May về thông báo nhập nguyện phụ liệu, phiếu xuất kho và packing list.

Kiểm tra kế hoạch sản xuất để biết sản xuất tại nhà máy nào, sau đó thông báo cho lái xe chuyển đến kho phù hợp.

Bước 2: Nhân viên nhận nguyên liệu dựa vào Packing list lập sơ đồ vị trí để bốc dỡ nguyên liệu từ container vào kho.

Bước 3: Bộ phận bốc xếp tiếp nhận sơ đồ vị trí nguyên liệu để chuẩn bị tiến hành bốc xếp.

Bước 4: Nhân viên nhận nguyên liệu cùng lái xe tiến hành kiểm tra tình trạng seal trước khi mở, nếu thấy dấu hiệu đứt gãy, nối, hư hỏng,… phải chụp ảnh nghi nhận lại sự bất thường, không có vấn đề gì thì tiếp tục mở container.

Bước 5: Tiến hành kiểm tra sơ bộ bên trong container. Nếu không có vấn đề gì sẽ tiến hành bốc dỡ.

Bước 6: Bộ phận bốc dỡ căn cứ vào sơ đồ vị trí các nguyên liệu và sắp xếp theo sự hướng dẫn của nhân viên tiếp nhận nguyên liệu. Khi bốc xếp phải mang bảo hộ để tránh tai nạn lao động.

Bước 7: Nhân viên tiếp nhận sẽ đối chiếu nguyên liệu thực nhận với Packing list xem đã trùng khớp hay chưa. Nếu không trùng khớp sẽ tiến hành báo cáo lên phòng KHXNK may.

Bước 8: Sau khi bốc xếp nguyên liệu xong, tổ trưởng kho sẽ tiến hành kiểm tra lại việc sắp xếp, sau đó sẽ tiến hành nhập số liệu vào phần mềm Bravo và lưu lại các hồ sơ liên quan.

2.2.3.2 Kiểm tra nguyên liệu may Kiểm tra về số lượng nguyên liệu

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bước 1: Sau khi nhận thông báo từ phòng KHXNK về đơn hàng chuẩn bị nhập kho thì nhân viên tiếp nhận nguyên liệu sẽ tiến hành tiếp nhận và kiểm tra đơn hàng nguyên liệu.

Bước 2: Kiểm tra về số công, số kiện, số seal và kiểm tra toàn bộ container xem hàng có còn niêm phong hay không? Đủ số lượng như trong packing list và hợp đồng hay không?

Bước 3: Sau khi kiểm tra đầy đủ tất cả, nguyên liệu sẽ được nhập kho theo sơ đồ đã định trước. Hoàn thành công đoạn kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ được nhập liệu và lưu vào hồ sơ.

Kiểm tra chất lượng nguyên liệu

Dựa vào các giấy tờ như Invoice, Packing list,… bộ phận kiểm nguyên nguyên liệu định số lượng mẫu lấy kiểm: Vải, cổ bo, rip để kiểm tra ít nhất 10% các lot vải, cổ bo, rip. Sau đó các mẫu được chuyển về tổ QLCL để được kiểm tra theo quy định.

Nhân viên kiểm tra thử nghiệm chất lượng nguyên liệu thuộc tổ QLCL. Nhân viên kiểm soát sản xuất may tổ QLCL tiến hành kiểm tra chất lượng theo trình tự sau:

Bước 1: Kiểm tra về lỗi ngoại quan theo hệ thống 4 điểm Kiểm tra lỗi ngoại quan vải.

Kiểm quan tra lỗi ngoại quan cổ bo, rip.

Bước 2: Kiểm tra trọng lượng vải (g/m2)

Mẫu kiểm tra sẽ được cắt 1 diện tích nhỏ được quy định trước, sau đó sẽ được cân trên bàn cân điện tử và ghi kết quả khi sao sánh với mãu chuẩn của khách hàng.

Bước 3: Kiểm tra màu sắc vải

Kiểm tra màu sắc giữa các phần trên cùng 1 cây vải, giữa các cây vải trên cùng 1 lot, giữa các lot với nhau, gữa các lot với mẫu chuẩn.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bước 4: Kiểm tra độ co, độ bền màu giặt- ma sát, độ lem màu vải chính, vải phối.

Bước 5: Kiểm tra độ an toàn nguyên liệu dựa vào báo cáo thử nghiệm của bên thứ ba.

Tất cả các vải lỗi đều được đưa vào khu vực tách biệt với khu vực tồn trữ vải đạt và vải đại trà, có dán tem nhận dạng và biển báo. Các thông tin lỗi sẽ được ghi chép đầy đủ vảo tem để dễ dàng nhận dạng.

Từ đây, vải sẽ được sử dụng như vải đạt yêu cầu được cấp trên xem xét phù hợp và có khả năng sản xuất được. Và sẽ bị trả lại khách hàng nếu kiểm tra tối thiểu 2 lần mà kết quả vẫn không đạt.

2.2.3.3 Quy trình cấp phát nguyên liệu

Bước 1: Tổ trưởng kho nguyên liệu tiếp nhận phiếu giao nhiệm vụ từ phòng KHXNK May, kế hoạch sản xuất tuần từ phòng ĐHM, kế hoạch cắt và bảng nhận dạng từ tổ công nghệ để lập kế hoạch chuẩn bị vải phù hợp với kế hoạch sản xuất.

Bước 2: Tổ trưởng kho Nguyên liệu chuyển kế hoạch chuẩn bị vải và kế hoạch xả vải cho bộ phận thống kê và cấp phát nguyên liệu, sau đó sẽ kiểm tra theo dõi quá trình chuẩn bị nguyên liệu.

Bước 3: Bộ phận thống kê chuyển kế hoạch sản xuất, Packinglist thông tin nguyên liệu, báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên liệu cho bộ phận cấp phát.

Nhân viên cấp phát sẽ căn cứ vào các tài liệu để đối chiếu vào tình trạng nguyên liệu hiện tại và phản hồi lại kết quả ngay để kịp thời cập nhất thông tin.

Bước 4: Chuẩn bị vải và xả vải đối với nguyên liệu và kiểm đếm đối với phụ liệu.

Nếu vải ngày tại kho thì vải sẽ được lấy và và xả vải theo đúng thời gian quy định. Nếu vải ở các kho khác sẽ được chuyển tải về kho, kiểm tra lại thêm 1 lần nữa, sắp xếp vào ô để chuẩn bị xả vải.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Đối với phụ liệu, công nhân cấp phát sẽ kiểm tra đối chiếu 100% số lượng phụ liệu nhập về kho.

Bước 5: Cấp phát nguyên liệu

Trước khi cấp phát, nhân viên cấp phát tiến hành kiểm tra tem xả vải. Sau đó, vải được cấp theo Lot, theo từng khổ, phân loại theo từng bàn cắt phù hợp sơ đồ và định mức đã ban hành. Trong quá trình vận chuyển tránh làm móc xước hoặc bẩn nguyên liệu. Sau khi cấp phát xong, thông tin sẽ được cập nhật vài phần mềm quản lý Bravo để theo dõi.

2.2.3.4 Quy trình quyết toán đơn hàng

Bước 1: Chuyên viên quyết toán đơn hàng căn cứ vào kế hoạch giao hàng của phòng KHXNK để lập kế hoạch quyết toán đơn hàng.

Bước 2: Chuyên viên quyết toán đơn hàng nhận số lượng thành phẩm thực xuất của PO# cần quyết toán với kế toán và kiểm tra số liệu ở phần mềm Bravo.

Bước 3: Chuyên viên quyết toán cập nhật thông tin ở kho nguyên liệu gồm Bảng cân đối số lượng, bảng theo dõi và bảng định mức NL.

Bước 4: Căn cứ vào 1 số giấy tờ liên quan đến sản phẩm, giao hàng. Chuyên viên sẽ lập bảng quyết toán như sau:

Số lượng nguyên liệu tồn kho = Số lượng thực nhận- Số lượng tiêu hao- Số lượng vải xuất (trả nếu có)

Bước 5: Quản lý nguyên liệu tồn sau đơn hàng

Đối với hàng gia công xuất khẩu và FOB, trong 7 ngày kể từ ngày giao hàng, các kho nguyên liệu kiểm tra và thông báo cho phòng ĐHM về số lượng nguyên liệu dư thừa để tiến hành tiêu hủy hoặc thanh lý.

Đối với hàng gia công nội địa, số lương nguyên liệu dư thừa sẽ được quyết toán và trả lại cho khách hàng trong thời gian quy định.

Bước 6: Lưu lại hồ sơ.

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.3 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ NGUYÊN LIỆU NĂM 2019