CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NGUYÊN LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ
2.2.1 Thực trạng quản lý nguyên liệu tại công ty
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ
- Kho phế liệu chứa vải tấm các loại được thải ra trong quá trình cắt may. Bên cạnh đó còn là nơi chứa vải tồn lại, vải nguyên cây trong quá trình sản xuất không hết.
Tất cả được chứa trong kho chờ ngày hoạch toán từ phòng ĐHM để mang đi tiêu hủy, bán thanh lý hoặc tồn kho lại phục vụ cho những lần sản xuất sau, tùy vào mục đích nhất định.
- Các hàng hóa trong kho được sắp xếp gọn gàng, đúng trình. Bên cạnh đó được, kệ chứa hàng được đánh số thứ tự, phân chia chức năng cho từng kệ hàng, từng khu vực để thuận tiện cho việc theo dõi quản lý hàng hóa, dễ bảo quản.
- Là nơi chứa hàng hóa nên an ninh và an toàn trong kho được thực hiện chặt chẽ bằng việc lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy và camera chống trộm. Kho được thiết kế rộng rãi, thông thoáng và có lối thoát hiểm, các cửa sắt lớn thuận tiện cho công tác giao nhận hàng.
2.2.1.2 Sơ đồ phòng ĐHM và Kho Nguyên Liệu
Sơ đồ 2: Cơ cấu phòng Điều Hành May
(Nguồn: Phòng Điều Hành May)
Trường Đại học Kinh tế Huế
Sơ đồ 3: Cơ cấu nhân sự Tổ chuẩn bị nguyên liệu tại kho nguyên liệu
(Nguồn: Phòng Điều Hành May) Nhận xét
Nhìn vào sơ đồ, ta thấy được Phòng Điều Hành May có chức năng và nhiệm vụ cao nhất trong công tác quản lý nguyên liệu đầu vào của công ty. Chức năng của mỗi bộ phận của Phòng Điều Hành được phân chia rõ ràng. Mỗi bộ phận sẽ có một tổ trưởng điều hành công việc của tổ mình, nhân viên trong tổ sẽ được phân chia nhiệm vụ và chức năng riêng đảm nhiệm xuyên suốt công việc của mình mà không bị trùng lặp, lộn xộn trong quá trình thực hiện công việc.
Dưới mỗi tổ cũng được phân chia nhỏ hơn chức năng nhiệm vụ cho mỗi nhóm, mỗi nhân viên, đảm bảo công việc được thực hiện đúng, đủ, đảm bảo theo yêu cầu đề ra. Đặc biệt tổ chuẩn bị nguyên liệu, được phân chia thành 5 bộ phận với nhiệm vụ riêng. Dễ dàng trong quá trình thực hiện và kiểm soát công việc của từng người.
2.2.1.3 Phân loại nguyên liệu tại công ty Phân loại nguyên liệu
Phân chia theo nguồn gốc nguyên liệu:
+ Nguyên liệu nhập từ các đơn hàng của các đơn vị đặt gia công gửi về.
+ Nguyên liệu đặt mua từ nước ngoài.
+ Nguyên liệu nhập nội địa.
Trường Đại học Kinh tế Huế
+ Nguyên liệu tự sản xuất.
Đối với công ty, do tính chất hoạt động sản xuất của công ty chủ yếu là gia công hàng may mặc xuất khẩu, nên số lượng và giá trị của hàng nguyên liệu nhập từ các đơn vị đặt hàng từ nước ngoài chiếm khối lượng lớn và đáng kể số lượng các loại nguyên nguyên liệu của công ty. Công ty nhận vải từ các đơn vị đặt hàng và sản xuất theo đơn đặt hàng đã đặt theo hợp đồng.
Phân loại theo đặc tính của nguyên liệu:
+ Vải may chính.
+ Cổ bo, rip.
+ Vải lót.
Vải may chính và cổ bo là 2 loại nguyên liệu được nhập về nhiều nhất tại kho của công ty. Mỗi khách hàng, mỗi đơn hàng, mỗi style lại được cung cấp mỗi loại vải và cổ bo khác nhau tùy vào nhu cầu đặt hàng của khách hàng. Vì vậy, những loại này có độ đa dạng vào phong phú cả về chất liệu và màu sắc và mức độ dày, mỏng khác nhau.
2.2.1.4 Phần mềm quản trị doanh nghiệp Bravo 7 (ERP-VN)
Bravo là một trong những nhà cung cấp phần mềm quản trị tài chính, kế toán và quản trị doanh nghiệp (ERP) có quy mô và uy tín của Việt Nam. Thế mạnh của Bravo là hiểu biết chế độ kế toán Việt Nam cũng như kế toán quốc tế, đặc thù quản lý trong quá trình điều hành doanh nghiệp và có kinh nghiệm triển khai phần mềm lâu năm.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp Bravo là công cụ giúp các nghà quản lý trong việc phân tích, thiết lập và theo dõi các công việc cần làm ở thời điển hiện tại và các kế hoạch sẽ thực hiên trong tương lai, đồng thời phân tích và xem thông tin nhiều chiều với các góc độ khác nhau nhằm trợ giúp các nhà quản lý có được cái nhìn tổng thể về thực tại của doanh nghiệp từ đó dễ dàng quản lý, tìm kiếm và hoạch toán đơn hàng, và đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời đạt hiệu quả cao.
Ưu điểm của quy trình triển khai và dịch vụ của Bravo:
Trường Đại học Kinh tế Huế
+ Kiểm soát lịch trình công việc và chi phí triển khai, bảo hành sản phẩm.
+ Luôn đưa ra các giải pháp có lợi nhất cho khách hàng.
+ Quản lý phạm vi của dự án từ tổng thể cho tới chi tiết.
+ Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai dịch vụ và giảm thiểu rủi ro.
+ Người sử dụng sẽ được đào tạo một cách đầy đủ nhất về chương trình.
+ Đảm bảo khách hàng sẽ được hưởng một chất lượng dịch vụ tốt nhất.
Với những tính năng và lợi ích trên, từ đầu năm 2018, Công ty cổ phần Dệt may Huế bắt đầu đưa phần phềm Bravo 7 vào quản lý mọi hoạt động sản xuất của công công ty nhằm nâng cao việc điều hành và quản lý của doanh nghiệp, trong đó có công tác quản lý hàng nguyên liệu.
Đối với việc quản lý nguyên liệu, phần mềm giúp công ty quản lý 1 cách chi tiết số nguyên liệu từ cây vải, khổ vải, đến các đơn hàng, kiện hàng, lô hàng của công ty. Giảm đi một khối lượng lớn công việc tính toán, lưu trữ thông tin trên giấy tờ, đảm bảo tính chính xác kịp thời mọi công việc cho nhân viên và quản lý kho hàng.
Phần mềm sẽ lưu trữ từ các danh mục đến số liệu thông tin đơn hàng, tổng hợp việc nhập- xuất- tồn, kế hoạch, thực tế sản xuất,…Và tất cả hoạt động của Công ty.
Giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn rất nhiều so với trước đây- khi chưa có phần mềm quản lý Bravo.
Trường Đại học Kinh tế Huế
2.2.1.5 Thực trạng tình hình xuất- nhập-tồn nguyên liệu gia công của kho nguyên liệu giai đoạn 2018-2019
Bảng 3. 1 Thực trạng tình hình xuất- nhập- tồn nguyên liệu gia công của kho nguyên liệu gia đoạn 2018-2019
ĐVT:YARD
(Nguồn: Phần mềm Bravo – Công ty dệt may Huế)
Mặt hàng Năm Đầu kỳ Nhập Xuất Cuối kỳ
Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị
Vải mua 2018 3.725,94 64.776.179,00 665,99 6.537.213,00 2.651,69 6.537.213,00 1.740,24 64.776.179,00
2019 1.740,24 64.776.179,00 0,00 0,00 566,92 21.646.139,00 1.173,32 43.130.040,00
Bo, Cổ 2018 269.531,76 947.860.824,00 7.205.254,19 14.634.536.380,00 6.604.473,85 14.496.427.047,00 870.312,10 1.085.970.157,00 2019 870.312,10 1.085.970.157,00 5.951.223,00 12.241.124.535,00 6.470.347,10 13.170.498.138,00 351.188,00 156.596.554,00 Nguyên liệu Vải
nhận gia công
2018 972.856,93 12.256.785.843,71 30.118.983,45 228.577.595.495,00 28.797.766,18 219.820.337.070,71 2.294.074,20 21.014.044.268,00 2019 2.294.074,20 21.014.044.268,00 31.861.327,92 193.845.619.574,00 32.612.837,44 199.588.319.185,00 1.542.564,69 15.271.344.657,00
Phụ liệu 2018 4.100.540,95 2.903.853.471,00 52.006,00 55.929.958,00 4.145.416,95 2.949.267.617,00 7.130,00 10.515.812,00 2019 7.130,00 10.513.793,00 3.706.699,00 2.082.329.190,00 3.653.791,00 2.009.089.212,00 60.038,00 83.753.771,00 Vải tồn để thanh
khoản
2018 0,00 0,00 34.323,33 0,00 34.323,33 0,00 0,00 0,00
2019 0,00 0,00 101.422,42 0,00 76.468,98 0,00 24.953,44 0,00
"Phế may phụ liệu dư thừa sau sản xuất”
2018 193.135,53 5.521.626,00 325.096,74 125.693.182,00 301.710,92 26.117.654,00 216.521,35 105.097.154,00 2019 216.521,35 105.097.154,00 178.673,74 31.241.351,00 48.488,90 15.482.745,00 346.706,19 120.855.760,00
Trường Đại học Kinh tế Huế
Nhận xét:
Nhìn vào bảng xuất nhập tồn năm 2018 và 2019, cho thấy rằng công ty Dệt may Huế đang chú trọng vào ngành nghề gia công xuất khẩu làm trọng tâm, vì thế nguyên liệu vải của đơn hàng gia công xuất khẩu chiếm giá trị và số lượng lớn nhất trong tất cả các mặt hàng, tuy năm 2019 chỉ mới tính đến ngày 1/11, nhưng số lượng nguyên liệu nhập khẩu từ các đơn hàng gia công đã vượt lên so với năm 2018 cùng với đó là số lượng và giá trị nguyên liệu vải đã xuất để đi vào giai đoạn sản xuất cũng đã vượt mức so với năm 2018, đây là tín hiệu đáng mừng cho công ty, thể hiện việc năm 2019, quy mô sản xuất của công ty đang ngày càng được mở rộng, giúp công ty nhận được nhiều lượng mặt hàng cần gia công so với năm trước, từ đó làm gia tăng doanh thu vào lợi nhuận. Bên cạnh đó, khi số lượng nguyên liệu tăng, làm cho công tác quản lý trở nên phức tạp và khó khăn hơn, cần phải có sự kiểm tra, kiểm soát, phân phối gắt gao, chặt chẽ và có khoa học, việc quản lý không bị chồng chéo, phân bổ bất hợp lý hàng tồn tại kho cũng như thuận lợi cho việc xuất kho và cấp phát.
Cùng với nguyên liệu vải. Cổ, bo cũng chiếm 1 tỉ lệ đáng kể trong tổng số lượng nguyên liệu công ty, so với năm 2018 thì 2019 đến thời điểm 1/11, số lượng nhập về ít hơn, điều này có thể là do kết cấu của các măt hàng may mặc gia công được đạt hàng tại công ty có sự thay đổi khiến cho các mặt hàng không dùng nhiều loại nguyên liệu này khiến số lượng Cổ, bo có giảm đi nhưng không đáng kể.
Đối với hàng phụ liệu, vì không bị tồn quá nhiều vào đầu kỳ như 2018, nên năm 2019 phụ liệu được nhập với số lượng lớn. Tuy nhiên, số lượng được nhập và được xuất chênh lệch không nhiều, cho thấy công tác quản lý khá hiệu quả, thời gian phụ liệu nhập về chờ sản xuất không quá lâu gây ứ đọng hàng hóa.
Vì tính chất của công ty là gia công hàng xuất khẩu, nguyên liệu được khách hàng đưa về công ty để sản xuất. Bên cạnh đó, công ty chưa chú trọng vào việc phát triển nhãn hàng riêng hoặc nhận các đơn hàng FOB nên việc tự nhập vải về là rất ít và chiếm tỉ lệ không đáng kể, thậm chí đến năm 2019, ngoài số lượng tồn lại của năm trước, công ty không mua thêm số lượng vải nào từ bên ngoài để sản xuất cho các đơn
Trường Đại học Kinh tế Huế
hàng của mình. Điều này làm cho lượng tồn kho của công ty không chiếm quá nhiều và cũng như việc quản lý loại vải mua cũng không gặp nhiều khó khăn.
Vải tồn thanh khoản không chiếm quá nhiều trong cơ cấu các hàng trên.
Nguyên nhân là do công ty chủ yếu gia công sản xuất các đơn hàng nước ngoài, ít sản xuất các đơn hàng nội địa nên việc trả lại nguyên liệu dư sau quá trình sản ít và không đáng kể.
Phế liệu may và phụ liệu dư thừa sau sản xuất trong cả 2 năm cho thấy việc ứ đọng những mặt hàng này quá nhiều. Công ty chưa chú trọng nhiều vào việc thanh lý vải tấm và tiêu hủy phế liệu, phụ liệu sau sản xuất khiến cho thời gian lưu kho quá lâu, công tác quản lý phức tạp và chồng chéo.
2.2.2 Phương pháp kiểm tra, đo đếm nguyên liệu của công ty