PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2: NGHIÊN CỨU VÀ XÂY DỰNG KHUNG NĂNG LỰC THEO MÔ
2.2.2 Nghiên cứu và xây dựng Khung năng lực dành cho CBQL cấp trung
Căn cứ vào những năng lực có sẵn trong Quy chế tổ chức và mô tả công việc các chức danh lãnh đạo, quản lý công ty, kết hợp với nội dung phỏng vấn, tác giảxin đưa ra đưa ra các yếu tố năng lực cần thiết đối với CBQL cấp trung của Công ty Cổ phần Dệt May Huế như sau:
84,2%
15,8%
Trình độ đào tạo
Đại học Sau đại học
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bảng 2.4: Các yếu tố năng lực dành cho CBQL cấp trung Công ty Cổphần Dệt May Huế
A KIẾN THỨC
1 Trìnhđộ đào tạo 2 Kiến thức chuyên môn
3 Kiến thức vềpháp luật liên quanđến công việc 4 Kiến thức vềCông ty
5 Kiến thức vềngoại ngữ
6 Kiến thức vềtin học văn phòng
B KỸ NĂNG
1 Kỹ năng giao tiếp và truyền thông 2 Kỹ năng xây dựng mối quan hệ 3 Kỹ năng ra quyết định
4 Kỹ năng tác động và gâyảnh hưởng đến người khác 5 Kỹ năng điều hành và quản lí
6 Kỹ năng đàm phán
7 Kỹ năng tổng hợp và phân tích số liệu 8 Kỹ năng tổ chức và thực hiện kế hoạch 9 Kỹ năng quản lý sự thay đổi
10 Kỹ năng quản lí căng thẳng, stress 11 Kỹ năng ngoại ngữ
12 Kỹ năng tin học văn phòng
C THÁI ĐỘ, PHẨM CHẤT
1 Tinh thần trách nhiệm 2 Tầm nhìn chiến lược
Vềmặt kiến thức
Kiến thức tổng hợp: Đó là những hiểu biết vềkinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội trong và ngoài nước mà Cán bộquản lý phải am hiểu để có đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của tổ chức và vận dụng kiến thức tổng hợp này để để nhận định, phân tích và đánh giá thông tin để đưa ra các quyết định giải quyết các vấn đềtrong công việc.
Trường Đại học Kinh tế Huế
SVTH: Nguyễn Công Thịnh–K49D QTKD 59 Kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ: Là những kiến thức có được chủ yếu do quá trìnhđào tạo, học tập thông qua các mô hình đào tạo vềngành hoặc chuyên ngành đó có được trước khi đảm nhiệm công việc. Đào tạo tại các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp hoặc các khóa đào tạo nghề nghiệp ngắn hạn có được trước khi thực hiện công việc.
Đối với cán bộquản lý cấp trung thì kiến thức chuyên môn rất quan trọng đểcó thể hoàn thành các nhiệm vụ công việc đặc thù thuộc lĩnh vực, phòng, ban mình phụ trách. Đồng thời, có thể hướng dẫn, truyền đạt kinh nghiệm, kiến thức này cho cấp dưới giúp họhoàn thiện năng lực bản thân.
Kiến thức vềtổchức, ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh: Là những kiến thức đặc thù mà bất cứ người lao động nào cũng phải biết đểtham gia vào quá trình kinh doanh.
Cán bộ quản lý cấp trung phải là người hiểu rõ kiến thức này để có thể xác định quy trình, thủ tục giải quyết công việc trong tổ chức một cách phù hợp. Hiểu biết các nghành nghề, lĩnh vực kinh doanh nhằm xác định những cơ hội, thách thức của môi trường mà tổchức đang hoạt động.
Kiến thức về pháp luật: Là mức độ hiểu biết về các quy định pháp luật có liên quan đến công việc chuyên môn và khả năng vận dụng kiến thức đó vào thực hiện công việc đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, các ưu tiên khi giải quyết công việc của tổ chức. Cán bộ quản lí cấp trung cần nắm vững kiến thức này để xác định được những ngữ cảnh không chắc chắn trong các tình huống công việc để chủ động giải quyết, tránh né để không gặp phải những rắc rối liên quan đến vấn đề pháp lý gâyảnh hưởng cho tổchức.
Bên cạnh đó để đảm bảo thực hiện những nhiệm vụcủa công việc đạt yêu cầu thì ngoài những kiến thức trên thì kiến thức về ngoại ngữ và tin học văn phòng là rất quan trọng góp phần thực hiện công việc có hiệu quả.
Vềkỹ năng
Kỹ năng của người cán bộ quản lý là sự thành thạo, tinh thông về thao tác, động tác, nghiệp vụ, khả năng vận dụng một cách thông minh và sáng tạo những kiến thức đã được đào tạo vào quá trình hoàn thành một công việc cụ thể nào đó. Những kỹ năng này sẽ giúp người cán bộ thực hiện tốt kế hoạch công việc mà cấp trên giao
Trường Đại học Kinh tế Huế
phó và chỉ dẫn nhân viên cấp dưới thực hiện tốt công việc của bản thân, giúp họhoàn thiện hơn về mặt kỹ năng.
Kỹ năng giao tiếp: Là khả năng trình bày ý kiến một cách lưu loát trước một cá nhân/ tập thể, điều chỉnh ngôn từthích hợp với đặc điểm và nhu cầu của người nghe.
Hiểu và phản hồi hiệu quả khi giao tiếp với cá nhân và tập thể. Có khả năng viết tốt, chuyển tải thông tin rõ ràng đến người đọc. Nhận thức rõ tầm quan trọng và sẵn sàng tham gia các họat động tập thểtrong tổchức.
Đó là cách đối đáp ứng xử của cán bộ quản lí với lãnh đạo, cấp dưới, đồng nghiệp, khách hàng… thểhiện chuẩn khả năng của bản thân trong việc cuốn hút người nge vào vấn đềgiao tiếp.
Nếu cá nhân nào đạt đến đỉnh cao của nghệthuật giao tiếp thì sẽthành công và giúp công việc đạt kết quảrất cao. Đối với kỹ năngnày chủyếu những người cấp quản lý họ là đã đạt đến tầm cao của thành công về giao tiếp hiệu quả, qua đó, giúp họ dễ dàng phát triển các kỹ năng khác có liên quan như: Kỹ năng xây dựng mối quan hê, tác động và gâyảnh hưởng đến người khác, đàm phán…
Kỹ năng xây dựng mối quan hệ: Hướng đến cách làm việc để xây dựng hoặc duy trì sự tin tưởng, tình bạn hoặc hệ thống các mối liên hệ(thông qua những kỹ năng cá nhân) với những người (bên trong hoặc bên ngoài tổ chức) có thể giúp việc đạt được mục tiêu đãđề ra dễ dàng hơn. Kỹ năng này cũng bao gồm khả năng lắng nghe và thấu hiểu được cảm xúc của bạn bè, đồng nghiệp, khách hàng và những người xung quanh thông qua những ẩn ý hoặc những vấn đề, lo lắng được nêu ra trong quá trình tiếp xúc.
Cán bộquản lí nếu có khả năng xây dựng mối quan hệtốt sẽnhận được sựtín nhiệm của mọi các thành viên trong và ngoài tổchức, từ đó, góp phần nâng cao uy tín của bản thân và vận dụng sự ảnh hưởng đó vào việc hoàn thành công việc khi gặp trởngại.
Cán bộ quản lý cấp trung là bộ phận trung gian vừa chịu sự quản lý của lãnh đạo Công ty vừa quản lý nhân viên, vì vậy kỹ năng xây dựng mối quan hệ rất quan trọng góp phần giải quyết hài hòa các mối quan hệ liên quan, đồng thời kết hợp với các đơn vị, phòng, ban liên quan để giải quyết công việc chung nhằm đạt được mục tiêu chung mà tổchức đềra. Bên cạnh đó, cán bộquản lý cấp trung còn làđầu mối liên hệ
Trường Đại học Kinh tế Huế
SVTH: Nguyễn Công Thịnh–K49D QTKD 61 giữa Công ty và các cơ quan, tổ chức có liên quan đểphối hợp giải quyết lợi ích cho người lao động.
Kỹ năng ra quyết định: Là khả năng cán bộ quản lý đưa ra những quyết định kịp thời và đúng đắn phù hợp với mục tiêu và giá trị của tổ chức. Có kiến thức tổng quát tốt kết hợp với việc sửdụng khả năng phân tích chính xác và hoàn chỉnh thông tin có được để đưa ra sự đánh giá hiệu quảtrong quá trình ra quyết định. Cán bộquản lý cấp trung là người ra quyết định thường xuyên liên quan đến công việc của phòng, ban phụtrách phù hợp với các quy định và chủ trương của tổchức. Năng lực này rất quan trọng đối với Cán bộ quản lý cấp trung, một quyết định được không đúng đắn được đưa ra sẽ ảnh hưởng lớn đến những thành viên, hoạt động có liên quan và mục tiêu của tổchức.
Kỹ năng đàm phán: Là khả năng cán bộ quản lý trao đổi các vấn đề với mọi người để tìm giải pháp nhằm đạt được mục tiêu và đáp ứng nhu cầu của các bên có liên quan, mà vẫn duy trìđược mối quan hệlàm việc tốt. Thuyết phục được mọi người thông qua thảo luận, chuẩn bị kỹ trước khi thương lượng và đạt được sự đồng thuận của các bên liên quan, hiểu rõ tầm quan trọng của các ý kiến phản hồi, có đủkhả năng thuyết phục người khác đồng ý với quan điểm của mình. Trong công việc của phòng ban phụ trách và của tổ chức xuất hiện các vấn đề đòi hỏi cán bộ quản lý cấp trung phải có kỹ năng đàm phán tốt để đảm bảo tính khả thi trong thực hiện các nhiệm vụ công việc để đạt hiệu quảcao.
Khả năng lập kếhoạch và tổchức: Cán bộquản lý phải có khả năng thiết lập và thực hiện hiệu quả những kế hoạch đề ra để hoàn thành mục tiêu của tổ chức thông qua việc có khả năng dự đoán đựơc các trở ngại, cân nhắc các chiến lược thay thế, dự phòng và xem xét cải tiến liên tục trong mọi tình huống của kế hoạch được giao. Để đảm bảo thực hiện thành công các nhiệm vụmục tiêu mà lãnhđạo yêu cầu cho từng bộ phận phòng, ban thì cán bộquản lý cấp trung phải biết triển khai và tổchức thực hiện các kế hoạch đảm bảo các yếu tố nguồn lực sẵn sàng khi thực hiện. Có cái nhìn tổng quan vềkếhọach để theo dõi tiến độ thực hiện kếhoạch và kịp thời khắc phục những vấn đềbất cấp khi thực hiện góp phần nâng cao tính khảthi của kếhoạch. Cán bộquản
Trường Đại học Kinh tế Huế
lý cấp trung có thể giao quyền, phân quyền cho cấp dưới thực hiện công việc để tập trung dành thời gian đưa ra các kế hoạch lớn hơn.
Khả năng tổng hợp và phân tích sốliệu để đánh giá và giải quyết vấn đề: Là Cán bộquản lý phải hiểu và nhận biết đầy đủtầm quan trọng và ý nghĩa của các thông tin liên quan; thu thập sốliệu liên quan đến vấn đềtừcác nguồn khác nhau, so sánh và phân chia vấn đềmột cách hợp lý; xác định những vấn đềchủchốt và các mối quan hệtừthông tin cơ bản; xác định mối quan hệgiữa nhân tố khác nhau tác động tới vấn đề. Nghiên cứu kỷ đểhiểu rõ vấn đề, không giải quyết vấn đềtheo từng tình huống đểtránh sựviệc cứlặp đi lặp lại. Xem xét và phân tích tình huống hiện tại từnhiều cấp độkhác nhau và có thểnhận diện tình huống trong ngữcảnh lớn hơn. Kỹ năng này rất cần thiết đối với Cán bộquản lý cấp trung thểhiện năng lực tổng hợp, phân tích đánh giá thông tin để xác định điểm mấu chốt của vấn đề đểcó cách giải quyết hợp lý tránh sự ảnh hưởng của cảm tính và các yếu tốchủquan trong việc đưa ra các quyết định quan trọng.
Khả năng tác động và gây ảnh hưởng đến người khác: Là khả năng Cán bộ quản lý có khả năng thuyết phục để đạt được sự ủng hộ/hỗtrợ của người khác khi đưa ra ý kiến/quan điểm của bản thân. Điều này xuất phát từviệc cán bộ quản lý muốn tạo một ảnh hưởng cụthểtới người khác khi có ý kiến riêng, cán bộ quản lý muốn tạoấn tượng hoặc muốn người khác làm theo một chuỗi các hành động hay một một định hướng mà cá nhân này tạo ra, vì lợi ích chung của tổ chức. Trong các nhiệm vụ công việc của phòng, ban phụ trách để đảm bảo thực hiện đúng tiến độkế hoạch thì Cán bộ quản lý cần thểhiện khả năng tác động và gâyảnh hưởng đến người khác nhằm hướng sựtập trung của các yếu tốcó liên quan vào thực hiện nhiệm vụchung.
Khả năng quản lý căng thẳng, stress: Là khả năng cán bộ quản lý có thể đưa ra các chiến lược, cách giải quyết hợp lý khi đối mặt với các tình huống căng thẳng, áp lực trong công việc. Có kếhoạch sửdụng thời gian hiệu quả. Lên kếhoạch làm việc cụ thể theo mốc thời gian nhất định để duy trì sự tập trung cần thiết của bản thân vào công việc, bên cạnh đó cần có khoảng thời gian trống để nghỉ ngơi và thư giãn. Xác định được các nhiệm vụ ưu tiên: Lên danh sách các công việc cần làm hằng ngày và khoảng thời gian hoàn thành, tùy theo mức độ quan trọng và mức độ gấp rút về mặt thời gian để đưa ra ưu tiên trong giải quyết công việc và sắp xếp thời gian hợp lí. Cán
Trường Đại học Kinh tế Huế
SVTH: Nguyễn Công Thịnh–K49D QTKD 63 bộ quản lý cấp trung phải đối mặt với rất nhiều áp lực trong công việc vừa đảm nhận thực hiện các nhiệm vụ mà lãnh đạo Công ty giao phó đồng thời tổ chức huy động, phối hợp các nguồn lực của phòng, ban phụtrách với các phòng, ban khácđểthực hiện kế hoạch có hiệu quả. Vì vậy, Cán bộquản lý cấp trung cần có kỹ năng quản lý căng thẳng, stress đểhạn chếsự ảnh hưởng của căng thẳng đến công việc qua đó tránh việc đưa ra các quyết định không chính xác.
Quản lý sự thay đổi: Năng lực này thể hiện sự chủ động nắm bắt những thay đổi. Ở mức độ lãnh đạo, quản lý, năng lực này đòi hỏi sự nhạy bén trong việc nhận diện các nhân tố, biến động, xu hướng vận động của ngành, lĩnh vực (việc ban hành các quy định mới của chính phủ, tình hình kinh tế-ngân sách,ứng dụng công nghệ mới v.v..)…ảnh hưởng đến hoạt động, quy trình làm việc của phòng/ban và tổ chức để có những giải pháp, điều chỉnh hợp lý và đảm bảo được hiệu quả hoạt động.
Kỹ năng điều hành và quản lý:Đây là kỹ năng quan trọng mà bất kỳCán bộquản lý nào trong tổ chức đều cần phải có, thể hiện khả năng lãnhđạo của cá nhân đó trong việc truyền đạt tầm nhìn, kếhoạch và mục tiêu của tổ chức đến cấp thấp. Tổ chức phân công trách nhiệm, hướng dẫn thực hiện công việc và đặt ra ra mục tiêu cho nhân viên.
Phục vụ như một trung tâm liên lạc giữa cấp trên và các thành viên phòng, ban.
Thái độ, phẩm chất
Tinh thần trách nhiệm: Thể hiện trách nhiệm trong việc lập kế hoạch và thực hiện các nhiệm vụ được giao một cách hiệu quả. Đảm bảo thực hiện công việc theo đúng quy định, quy trình nội bộcủa tổchức và của Pháp luật Việt Nam.
Tầm nhìn chiến lược: Thể hiện sự am hiểu các yếu tố ngoại cảnh cũng như chức năng nhiệm vụ của tổ chức để xác định được định hướng phát triển ưu tiên trong dài hạn. Ở cấp lãnh đạo, quản lý, năng lực này đòi hỏi sự bao quát tình hình chính trị, cân nhắc những tác động khi xâydựng chiến lược dài hạn trên diện rộng. Đưa ra kế hoạch hỗ trợ triển khai và xây dựng chiến lược, mục tiêu dài hạn cho tổ chức.
2.2.2.2 Xây dựng Khung năng lực
Trên cơ sở tham khảo các bộ từ điển năng lực, các mô hình nghiên cứu về năng lực và kết quả cuộc phỏng vấn đối với Cán bộ quản lý, tác giả tiến hành xây dựng
Trường Đại học Kinh tế Huế
Khung năng lực bao gồm các cấp độ phù hợp, mô tả đúng và đầy đủ các năng lực đó, đồng thời phải thích hợp với hệ thống chức danh cần xây dựng.
Bảng 2.5:Khung năng lực dành cho CBQL cấp trung
Stt Năng lực Mô tả
1 Trìnhđộ đào tạo
Cấp độ 1:Tốt nghiệp THPT trở xuống.
Cấp độ 2: Tốt nghiệp THPT + Khóa đào tạo nghề ngắn hạn dưới 1 năm.
Cấp độ 3: Tốt nghiệp trung học chuyên nghiệp (thời gian đào tạo 2 năm đối với trình độTHPT, 3 năm đối với trình độ THCS) Hoặc tốt nghiệp THPT + Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề dài hạn từ 1 đến 3 năm.
Cấp độ 4:Tốt nghiệp Cao đẳng đào tạo từ 3 năm trở lên.
Cấp độ 5:Tốt nghiệp Đại học chính quy trở lên.
2 Trìnhđộ chuyên môn
Cấp độ 1: Nắm được những kiến thức chuyên môn liên quan đến công việc.
- Có kiến thức cơ bản liên quan đến công việc.
- Hiểu các khía cạnh kỹthuật cơ bản của công việc.
- Tự rèn luyện bản thân thông qua vận dụng những nguyên tắc và lý thuyết cơ bản.
- Nắm được và tận dụng các phương tiện phục vụ công việc (trang thiết bị, tiêu chuẩn, và quy trình) để đạt được hiệu quả và kết quả mong muốn.
Cấp độ 2: Nắm được những kiến thức chuyên môn và những kỹ năng mới liên quan đến công việc.
- Có kiến thức chuyên sâu liên quan đến công việc.
- Sửdụng các công cụcó liên quan đến công việc (trang thiết