Phân tích bối cảnh của tổ chức

2.2.1.1. Hiểu tổchức và bối cảnh của tổchức

CTCP Đầu tư- Dệt May Thiên An Phát đã xác định bối cảnh của Công ty bao gồm vấn đề bên trong và bên ngoài có liên quan đến mục đích và định hướng chiến lược của Công ty nhằm đảm bảo Công ty có thể đạt được kết quả mong muốn trong quá trình triển khai HTQLCL.

Các vấn đề bên trong bao gồm được xác định bao gồm nguồn lực, chuỗi sản xuất cungứng, văn hóa công ty, trang thiết bị- công nghệ,...Đặc biệt, điểm mạnh của Công ty là đã có sẵn chuỗi cungứng hoàn thiện Vải–May–Thêu- Wash- Bao bì. Ngoài ra, trong tài liệu về “Bối cảnh của tổ chức” công ty còn xác định một số điểm mạnh thuộc các yếu tốbên trong của công ty là Công ty có nguồn lực tài chính tốt, lãnhđạo

Trường Đại học Kinh tế Huế

Công ty có tầm nhìn chiến lược, cam kết từng bước đầu tư cơ sở vật chất, máy móc thiết bị tiên tiến, công nhân lành nghề có khả năng sản xuất được những sản phẩm phức tạp, yêu cầu cao, cần cù, chịu khó, tỉ mỉ.

Hiện tại, các điểm yếu của Công ty cần khắc phục để cải tiến theo tài liệu về

“Bối cảnh của tổchức” đó là số lượng và chất lượng nhân lực chưa cao ở một sốvị trí như cán bộ đơn hàng, quản trị doanh nghiệp,…năng suất lao động thấp, tình trạng di chuyển, biến động lao động vì có thêm nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực may càng làm tăng áp lực cạnh tranh thu hút lao động càng gay gắt hơn, hạn chế về khả năng tự chủnguyên phụ liệu trong sản xuất, hầu hết những nguyên liệu sản xuất phải nhập khẩu nên khiến cho Công ty thiếu chủ động trong sản xuất kinh doanh, chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị sản xuất, kỹ năng quản lý sản xuất và kỹ thuật còn yếu, chất lượng sản phẩm không ổn định. Hoạt động marketing mởrộng thị trường và tìm kiếm khách hàng mới còn yếu và chưa được đầu tư thoả đáng. Phần lớn các đơn hàng may chủ yếu là đơn hàng gia công,, tỷ lệ FOB thấp, hiệu quả sản xuất chưa cao. Do đó, Công ty nên có các biện pháp để khắc phục các điểm yếu đểphát triển tiềm lực của mình.

Các vấn đề bên ngoài đã đem lại cơ hội cho Công ty về môi trường pháp lí, môi trường ngành, thị trường, văn hóa, xã hội và kinh tế trong nước và quốc tế… Tuy nhiên, việc công ty gia nhập TPP để tranh thủ những lợi ích từ chuỗi sản xuất khép kín đã không còn phù hợp với bối cảnh hiện tại do tình hình chính trị của Mỹ có những thay đổi. Việc Mỹrút khỏi TPP là một thách thức lớn đối với ngành Dệt May Việt Nam nói chung và CTCP Đầu tư – Dệt may Thiên An Phát nói riêng. Mỹchính là thị trường xuất khẩu trực tiếp lớn nhất của Công ty. Theo ông Lê Tiến Trường, Tổng giám đốc Tập đoàn Dệt May (2016) đưa ra dự báo về tác động ảnh hưởng khi Mỹ rời TPP, cho biết sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến kim ngạch xuất khẩu dệt may Việt Nam sang hai thị trường lớn là EU và Mỹ trong những năm tới. Theo đó, hầu như chẳng có sản phẩm dệt may nào từ Việt Nam được miễn thuế khi XK sang Mỹ, bởi ngành dệt may Việt Nam chủ yếu làm gia công: Vải nhập từ Trung Quốc, sợi chỉ từ

Trường Đại học Kinh tế Huế

Hàn Quốc, các phụ kiện chủ yếu từ một số nước Đông Nam Á.... ¹¹Do đó, Công ty nên xây dựng lại bối cảnh của mìnhđểcó thể đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.

Ngoài ra, để xác định rõ hơn bối cảnh hiện tại, Công ty còn yêu cầu tất cảcác đơn vị điều phải xác định bối cảnh của mìnhđể:

- Phân tích các cơ hội của từng đơn vị đang có, các thách thức đang gặp phải (bao gồm các đơn vị trong Công ty, nhà cung cấp, khách hàng,..) đem lại cơ hội và thách thức gì chođơn vịcủa mình;

- Và xác định các điểm mạnh, điểm yếu của các nguồn lực có sẵn trong đơn vị được nêu tại Điều khoản 7 của Tiêu chuẩn (bao gồm: nhân lực, thiết bị, công nghệ, cách thức quản lý,…) của mỗi bộ phận để phát huy các điểm mạnh, tận dụng cơ hội;

khắc phục các điểm yếu và có các giải pháp đối phó với các thách thức để ngày càng cải tiến hoạt động của từng đơn vị.

Căn cứvào tiêu chuẩn (4.1) của HTQLCL, Công ty đã xác định được các điểm yếu của mình và tận dụng được cơ hội kinh doanh. Tuy nhiên, việc xác định các điểm yếu chưa phù hợp với tình hình thực tế. Do đó, Công ty cần phải xác định lại bối cảnh trong tình hình hiện tại đểcó các chiến lược kinh doanh phù hợp và phát triển lâu dài.

2.2.1.2. Hiểu nhu cầu và mong đợi cửa các bên quan tâm

Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như thỏa mãn các yêu cầu của các bên quan tâm có liên quan. Theo yêu cầu của tiêu chuẩn (4.2) của HTQLCL, CTCP Đầu Tư - Dệt May Thiên An Phát đã xác định các bên có liên quan bao gồm: khách hàng, các cơ quan nhà nước, nhà cung cấp, các cổ đông, CBCNV,... và các nhu cầu của các bên quan tâm để đáp ứng nhanh chóng, kịp thời và phù hợp với HTQLCL.

Đồng thời, để thực hiện tốt các yều cầu của các bên liên quan đãđưa ra, Công ty còn xác định mong đợi của Công ty đối với các bên liên quan các bên liên quan:

11http://cafef.vn/my-roi-tpp-co-lo-cho-det-may-20161206144033053.chn

Trường Đại học Kinh tế Huế

-Đối với Cán bộ công nhân viên (CBCNV): Công ty Đảm bảo tốt các quyền lợi cho người lao động về môi trường làm việc, lương, thời gian làm việc. Bên cạnh đó, để hiểu được nhu cầu và đáp ứng tốt các mong đợi của các đơn vị, Công ty cũng yêu cầu các đơn vị cung cấp đầy đủ các thông tin về nhân lực; thực hiện đầy đủ nội dung trong thông báo,quy định, quy chế được ban hành và khắc phục các nhược điểm không phù hợp trong các đợt đánh giá.

- Đối với khách hàng: Công ty luôn nỗ lực để dịch vụ mà công ty cung cấp tuân thủ đầy đủ các quy định của nhà nước, tiêu chuẩn/quy chuẩn chất lượng mà khách hàng đã công bố. Bên cạnh đó, việc đảm bảo cho sản phẩm đạt chất lượng là điều không thểthiếu, đồng thời giao hàng đúngtheo kếhoạch hợp đồng đưa ra, đủvề mặt số lượng. Ngoài việc xác định các yêu cầu và mong đợi của khách hàng thì công ty còn vạch ra các cách thức đểviệc đáp ứng các nhu cầu mong đợi đã xácđịnh được thực hiện một cách tối ưu nhất bao gồm: Tiếp tục giám sát và nâng cao chất lượng sản xuất, hoàn thiện hệthống QLCL phiên bản ISO 9001:2015 nhằm nâng cao chất lượng trong từng quá trình, ngăn ngừa rủi ro.

- Đối với người lao động: Công ty đã thực hiện chính sách “Trách nhiệm xã hội”đối với người lao động bằng các chính sách được đưa ra như:

+ Chính sách chống cưỡng bức: thực hiện chính sách tăng ca tựnguyện, không được bắt buộc người lao động làm tăng ca vượt quá quy định, không sử dụng lao động hay ký hợp đồng phụ với lao động tù nhân, lao động bị buôn bán, không tham gia hoặc sử dụng bất cứhệthống tuyển dụng bằng các hình thức ràng buộc người lao động…

+ Chính sách tiền lương: người lao động được hưởng các chế độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm thân thể, Bảo hiểm thất nghiệp và được nghỉ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe..., Lễ, Tết, phép hàng năm theo quy định của pháp luật lao động; được nâng bậc lương hoặc thi nâng bậc lương theo quy chế nâng lương, nâng bậc của Công ty; được đảm bảo mức tiền lương không thấp hơn mức tiền lương tối thiểu nhà nước quy định,..

+ Chính sách không phân biệt đối xử, chính sách an toàn lao động và sức khỏe, chính sách về môi trường, chính sách không sửdụng lao động trẻ em, …

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bên cạnh đó, để đảm bảo được quyền lợi của mình cũng như thực hiện đúng các quy định đã cam kết với Công ty, người lao động nên tuân thủ các nội quy, quy định của Công ty; cung cấp đúng, đủ và kịp thời đểgiải quyết chế độ và báo cáo với Công ty khi phát hiện các trường hợp vi phạm nội quy, quy định hoặc các trường hợp giải quyết sai chế độ.

-Đối với các cổ đông của Công ty: Công ty luôn đảm bảo Lợi ích của các cổ đông ngày càng tăng trưởng bằng cách nâng cao kỹ năng quản lý sản xuất, cải tiến hệ thống đểhoạt động có hiệu quả.

Ngoài ra, Công ty còn thực hiện đúng các thông tư, nghị định, tìm hiểu các quy định và chấp hành khi có các chính sách mới; đảm bảo việc bảo vệ môi trường, nhà máy đảm bảo an toàn và hợp lý tuyệt đối như tất cảcác chất thải trong quá trình kiểm nghiệm… đều được thugom đúng quy định.

Căn cứvào tiêu chuẩn (4.2) của HTQLCL, Công ty đã xácđịnh đầy đủcác bên quan tâm và yêu cầu của các bên quan tâm. Ngoài ra, Công ty còn đưa ra mong đợi của mìnhđể việc đáp ứng nhu cầu được thỏa mãn cảhai bên.

2.2.1.3.Xác định phạm vi của hệthống quản lý chất lượng

CTCP Đầu Tư - Dệt May Thiên An Phát đã xác định phạm vi HTQLCL cho Công ty. Phạm vi này được áp dụng cho toàn thể CBCNV của CTCP Đầu Tư - Dệt May Thiên An Phát .Trừmục 8.3. Thiết kếvà phát triển sản phẩm dịch vụ(Theo các điều khoản của HTQLCL) do Công ty sản xuất theo hình thức gia công, không thực hiện việc thiết kếsản phẩm để chào bán ra thị trường và được áp dụng cho các đơn vị trực thuộc của CTCPĐầu Tư- Dệt May Thiên An Phát.

2.2.1.4. Hệthống quản lý chất lượng và các quá trình của hệthống

CTCPĐầu Tư- Dệt May Thiên An Phát đã xác định các quá trình và sự tương tác giữa các quá trìnhđể thiết lập, thực hiện và duy trì liên tục HTQLCL. Đồng thời, để các quá trình của Công ty được thực hiện như đã được hoạch định như ban đầu, các đơn vịtrong Công ty còn thiết lập các quá trình liên quanđến hoạt động cho đơn vị của mình, bằng cách xác định đầu vào, đầu ra cho các quá trình. Cụ thể các quá trình chính của Công ty bao gồm:

Trường Đại học Kinh tế Huế

-Hoạch định chiến lược:

+Đầu vào: Môi trường hoạt động và kinh doanh; nguồn lực; khách hàng; nhà cung cấp.

+Đầu ra: Chiến lược kinh doanh của Công ty.

-Quản lý nguồn lực:

+Đầu vào: thông tin; tiền: vốn (kinh phí - tài chính); nhân lực; máy móc, thiết bị, NVL; cơ sở hạtầng; khách hàng và nhà cung cấp; các chính sách, quy định được áp dụng; kếhoạch, chính sách kinh doanh.

+Đầu ra: CBCNV được bổnhiệm đúng vị trí, năng lực; nguồn lực sửdụng hiệu quả.

-Công tác điều hành:

+Đầu vào: Văn hóa DN; cơ cấu tổ chức; các kếhoạch, chính sách kinh doanh;

nguồn lực, môi trường kinh doanh.

+Đầu ra: Hoàn thành mục tiêu của Công ty.

Ngoài ra, để đảm bảo quá trình vận hành, thực hiện các quá trình diễn ra một cách thuận lợi nhất và khi có các rủi ro xảy ra sẽ được sửlý nhanh nhất, Công ty cũng đã tiến hành phân tích rủi ro có thểxảy ra làmảnh hưởng đến quá trìnhđiều hành:

-Hoạch định chiến lược:

+Chiến lược của Công ty không phù hợp, không khảthi.

+CSCL không thể hiện định hướng chung của Công ty liên quan đến chất lượng.

-Quản lý nguồn lực:

+Quản lý nguồn lực kém, thất thoát vềnguồn lực.

+Không đủnguồn cán bộkếcận.

Trường Đại học Kinh tế Huế

+Hoạch định nguồn nhân lực sai, bố trí cán bộ sai người, sai vị trí. Không có chính sách thu hút, chiêu mộ, đào tạo, phát triển nhân sự.

-Quá trìnhđiều hành:

+Điều hành chiến lược kinh doanh sai, không linh hoạt, mất hình ảnh, uy tín, thương hiệu trong mắt khách hàng.

+Quản lý hệ thống tài liệu, QLCL không hiệu quả, không thay đổi kịp thời theo cầu thực tếcủa Công ty và của khách hàng.

+Điều hành sản xuất thiếu linh hoạt, sản xuất bị đình trệ, gián đoạn.

Tất cả các quá trìnhđều nêu rõ các hoạt động cụthể mà mỗi đơn vị phải làm, đồng thời các đơn vị mô tả các mối nguy có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến các hoạt động đểcó các biện pháp kiểm soát đối với từng mối nguy. Mỗi hoạt động đều được các đơn vịdựbáo các rủi ro dựa trên việc nhận diện đầy đủ các mối nguy và rủi ro có thể xảy ra và đánh giá mức độ nghiêm trọng để chủ động đưa ra các biện pháp và nguồn lực để để kiểm soát các rủi ro và đảm bảo các rủi ro được giải quyết phù hợp.

Mặc dù đã xácđịnh các công việc cần làm trong từng quá trình và lường trước những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình hoạt động, tuy nhiên các đơn vị vẫn chưa bổ sung thêm những rủi ro mới để có các biện pháp khắc phục và chưa đưa ra biện pháp kiểm soát bổ sung để kiểm soát hết các rủi ro, do đó các rủi ro có thể bị lặp lại gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

Căn cứvào tiêu chuẩn (4.4) của HTQLCL, Các đơn vị đã hoạch định được các quá trinh và các nguồn lực cần thiết để phục vụ cho các quá trình theo yêu cầu. Tuy nhiên, các đơn vịvẫn chưa bổsung các giải pháp đểkiểm soát triệt đểcác rủi ro trong quá trìnhđã hoạch định.