PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
1.2. Tổng quan về kế toán và phần mềm kế toán
Hiện nay có rất nhiều cách tiếp cận khác nhau về kế toán, vì vậy mà có rất nhiều khái niệm khác nhau về kế toán. Sau đây là một số khái niệm về kế toán:
Kế toán là một hệ thống của những phương pháp, hướng dẫn chúng ta thu thập, kiểm tra, xử lý các thông tin và truyền đạt các thông tin đó dưới hình thức giá trị, hiện vật, thời gian lao động để đưa ra các quyết định hợp lý. Là quá trình xác định, ghi chép, tổng hợp và báo cáo các thông tin kinh tế cho những người ra quyết định.
Theo Phòng công nghiệp và thương mại Việt Nam đã nêu rõ “Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản, và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp, nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định về kinh tế – xã hội, và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp.”
Theo bộ Luật số: 88/2015/QH13: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”.
Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) thì cho rằng: “Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại tổng hợp theo một cách riêng có bằng những khoản tiền các nghiệp vụ, và các sự kiện mà chúng có ít nhất một phần tính chất tài chính, và trình bày kết quả của nó”.
Nhìn chung kế toán có thể được hiểu là một quá trình thống nhất trong việc ghi chép, kiểm tra, xử lý các con số, hiện tượng kinh tế toán của một chủ thể kinh tế nhất định nào đó nhằm lưu trữ, cung cấp thông tin về tình hình hoạt động tài chính của chủ thể kinh tế đó.
Trường Đại học Kinh tế Huế
1.2.2. Khái niệm phần mềm kế toán
Theo trang web http://vi.wikipedia.org/ : Phần mềm kế toán là một hệ thống được tổ chức dưới dạng chương trình máy tính. Khi thực hiện phần mềm mang lại các báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết theo quy định hiện hành của kế toán doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán là một ứng dụng hệ thống thông tin quan trọng để doanh nghiệp hiểu rõ tình hình cả trong và ngoài của doanh nghiệp đó, đo lường mức độ hiệu quả của hoạt động kinh doanh sản xuất và điều hành liên doanh thành công với các tập đoàn lớn.
1.2.2.1. Các chức năng của phần mềm kế toán
Phân hệ nhập xuất
+ Theo dõi quá trình nhập xuất của hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp: chuyển kho, sử dụng nội bộ, dùng cho sản xuất, phiếu nhập xuất khác không tạo ra doanh thu.
+ Quản lý, theo dõi phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại và phiếu xuất trả hàng nhà cung cấp.
+ Lập chứng từ hóa đơn cho loại hình dịch vụ: dịch vụ mua vào hay cung ứng dịch vụ cho khách hàng như: dịch vụ tư vấn thiết kế, xây lắp công trình, dịch vụ vận chuyển...
+ Cập nhật thời hạn công nợ cho từng khách hàng.
+ Tìm kiếm chứng từ theo nhiều tiêu chí: ngày khởi tạo chứng từ, ngày hóa đơn, đối tượng pháp nhân, tài khoản nợ, tài khoản có, số hóa đơn. Tạo lập bảng kê theo nhu cầu quản lý.
+ Báo cáo hàng hóa:
- Theo dõi thẻ kho chi tiết của từng vật tư – hàng hóa trong kỳ báo cáo.
- Theo dõi sổ chi tiết vật liệu, công cụ, hàng hóa tại thời điểm.
- Quản lý tình hình nhập xuất tồn của từng loại hàng hóa.
- Báo cáo tổng hợp vật tư-hàng hóa theo từng kho, nhóm hàng…
+ Báo cáo doanh thu:
- Lập sổ chi tiết bán hàng cho từng mặt hàng, công trình…
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Báo cáo tổng hợp doanh thu theo nhiều tiêu thức khác nhau trong kỳ: Tổng hợp doanh thu theo mặt hàng, doanh thu theo mặt hàng khách hàng, doanh thu lãi/lỗ theo mặt hàng/vụ việc, doanh thu lũy kế theo mặt hàng, tổng hợp doanh thu theo khách hàng, doanh thu lũy kế theo khách hàng.
Phân hệ thu chi
Phân hệ này cho phép quản lý toàn bộ số liệu liên quan đến thu chi tiền mặt, tiền gửi. Theo dõi dòng ngân quỹ (tiền mặt, tiền gửi) tức thời giúp lãnh đạo xác định chính xác tồn quỹ cuối ngày.
- Lập các phiếu thu, chi tiền mặt; tiền gửi; chứng từ hoàn ứng.
- Theo dõi thu chi, số dư tức thời của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Bảng kê các chứng từ thu chi trong ngày.
- Quản lý các hoạt động thu, chi theo từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp đến từng hóa đơn hay hợp đồng.
- Sổ chi tiết, sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi.
Phân hệ công nợ
Tập hợp tất cả các phát sinh công nợ mua hàng, bán hàng, công nợ nội bộ từ các phân hệ nhập xuất, thu chi, tổng hợp để lên báo cáo chi tiết công nợ, bảng tổng hợp công nợ tương ứng.
- Theo dõi các khoản công nợ phát sinh thường xuyên trong doanh nghiệp: công nợ phải thu, công nợ phải trả, thanh toán hoàn ứng của nhân viên, các khoản công nợ khác cho từng đối tượng pháp nhân, từng chứng từ phát sinh công nợ.
- Báo cáo chi tiết/tổng hợp công nợ theo từng hóa đơn hay hợp đồng.
- Lập biên bản đối chiếu công nợ phải thu, phải trả.
- Kiểm soát công nợ quá hạn thanh toán hay vượt hạn mức tín dụng cho phép đối với từng khách hàng, từng nhà cung cấp.
Tự tạo và in hóa đơn
- Khởi tạo số hóa đơn, mẫu hóa đơn, thông tin doanh nghiệp in gắn kèm trên hóa đơn.
- Quản lý hóa đơn: đã lập, chưa lập, đã in, in bản sao, hủy...
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Phân quyền người có trách nhiệm in hóa đơn, quản lý chặt chẽ các thông tin người khởi tạo ban đầu, lần sửa cuối cùng ngày giờ điều chỉnh, có mã vạch chống giả, kiểm tra hóa đơn giả.
- Tự động truy xuất thông tin hóa đơn vào phiếu xuất kho và ngược lại khi lập hóa đơn.
- Cho phép in theo nhiều mẫu hóa đơn, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ... mang đặc thù riêng của từng doanh nghiệp.
- Cho phép gộp nhiều phiếu xuất khác nhau in trên một hóa đơn, in theo từng mặt hàng, nhóm, tổng các mặt hàng và in kèm bảng kê, in theo đơn vị tính chuẩn hoặc đơn vị tính quy đổi...
- Cho phép chọn nhiều chế độ như: xem trước khi in, in thử, in chính thức...
Kế toán vốn bằng tiền
Phân hệ này cho phép quản lý toàn bộ số liệu liên quan đến thu chi tiền mặt, tiền gửi. Theo dõi dòng ngân quỹ (tiền mặt, tiền gửi) tức thời giúp lãnh đạo xác định chính xác tồn quỹ cuối ngày hoặc công nợ của khách hàng, nhà cung ứng mà không cần phải qua các thao tác tính toán, kết chuyển dữ liệu.
Phân hệ tài sản cố định
- Cho phép theo dõi hồ sơ tài sản cố định (TSCĐ), công cụ dụng cụ (CCDC), tình hình khấu hao, phân bổ trong kỳ. Chương trình sẽ tự động thực hiện khấu hao, phân bổ theo công thức đã được khai báo.
- Lập hồ sơ theo dõi TSCĐ, CCDC tại phòng ban, công trình …
- Khai báo phương pháp tính khấu hao TSCĐ, bút toán phân bổ CCDC cho từng loại.
- Theo dõi nguyên giá, mức khấu hao, khấu hao lũy kế và giá trị còn lại của từng tài sản, CCDC, chi phí trả trước.
- Tự động trích khấu hao/ phân bổ định kỳ vào từng bộ phận.
- Lập và in thẻ TSCĐ, CCDC.
- Báo cáo chi tiết/tổng hợp tình hình tăng, giảm, khấu hao TSCĐ, CCDC, chi phí trả trước.
Phân hệ tổng hợp
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Cho phép cập nhật các chứng từ tổng hợp cuối kỳ như bút toán kết chuyển, bút toán điều chỉnh phân bổ số liệu. Đồng thời, in báo cáo cuối kỳ.
- Tạo lập chứng từ kế toán khác ngoài chứng từ thu chi, nhập xuất.
- Cập nhật chứng từ phát sinh tài khoản ngoài bảng.
- Tập hợp các bút toán từ các phân hệ khác. Tạo bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ.
- Khóa, mở dữ liệu theo thời gian. Lập sổ chi tiết tài khoản, sổ chi phí sản xuất kinh doanh.
- Tập hợp chứng từ phát sinh theo vụ việc, hợp đồng, khoản mục…
- Lập báo cáo tổng hợp chi phí phát sinh từng công trình.
- In bảng kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra theo quy định.
- Lập và in báo cáo tài chính theo quy định của Bộ tài chính.
Phân hệ hệ thống
- Tạo dữ liệu làm việc, khai báo các tham số chung, tùy chọn sử dụng theo nhu cầu.
- Khai báo bộ danh mục sử dụng thống nhất cho toàn chương trình.
- Khai báo người sử dụng, phân quyền chi tiết đến từng chức năng tùy thuộc vào công việc được giao: xem, thêm, sửa và xóa dữ liệu…
- Hội nhập dữ liệu vào phần mềm từ file excel, Access.
- Làm tròn số tiền lẻ.
- Cập nhật số dư ban đầu.
- Tạo dữ liệu và năm làm việc mới.
1.2.2.2. Sự cần thiết của phần mềm kế toán đối với các doanh nghiệp
Hiện nay, nền kinh tế ứng dụng khoa học công nghệ, kỹ thuật thông tin mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp kinh doanh trong mọi lĩnh vực. Vì vậy mà việc sử dụng các phần mềm kế toán được xây dựng trên nền tảng ứng dụng công nghệ là rất cần thiết cho các doanh nghiệp với những lợi ích mà nó mang lại. Sau đây là những lợi ích mà phần mềm kế toán mang lại:
Dễ dàng sử dụng:Hầu hết các phần mềm kế toán hiện nay đều được thiết kế với những giao diện đơn giản, dễ sử dụng, có hệ thống các phím tắt giúp thực hiện các thao tác nhanh, chính xác và hiệu quả. Hệ thống chức năng được bố trí rõ ràng, đơn
Trường Đại học Kinh tế Huế
giản, thống nhất, giúp người sử dụng dễ dàng thực hiện. Phần lớn người dùng chỉ bỏ thời gian cho các công đoạn lúc đầu để cài đặt chương trình và nhập dữ liệu kế toán.
Tuy nhiên, công việc này không mấy khó khăn vì ngày nay các công ty chuyên cung cấp phần mềm kế toán đều hỗ trợ cho khách hàng của mình thực hiện các công đoạn trên. Sau khi cài đặt xong chương trình, các doanh nghiệp chỉ cần điều chỉnh để phù hợp với lĩnh vực hoạt động kinh doanh của mình. Các phần mềm kế toán hiện nay đều có chức năng lưu trữ và bảo trì dữ liệu, theo dõi công nợ, thanh toán cho nhà cung cấp và quản lý bảng lương nhân viên một cách nhanh chóng nhất giúp cho nhân viên kế toán sử dụng một cách đơn giản và thuận tiện hơn.
Giúp rút ngắn thời gian làm việc:Nếu như trước đây, kế toán thiếu thốn rất nhiều thời gian để hoàn thành công việc, và phải làm thủ công, đòi hỏi công ty phải có nhiều nhân sự và những nhân sự này phải có trình độ chuyên môn, am hiểu cao về các kiến thức, nghiệp vụ kế toán. Thì hiện nay với việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp cho nhân viên kế toán rút ngắn được thời gian làm việc rất nhiều. Công việc của họ cần làm là chỉ cần nhập số liệu đầu vào và chờ máy tính xử lý để in ra kết quả. Ngoài ra phần mềm kế toán ra đời được thiết kế phù hợp với quy định của pháp luật, thuế… hiện hành và luôn cập nhật các quyết định, thông tư mới nhất của Bộ tài chính. Tổng Cục Thuế…
sẽ giúp cho các doanh nghiệp luôn kinh doanh tuân thủ đúng với luật pháp.
Mang đến tính chính xác: Phần mềm kế toán hiện nay được cài tự động hóa hoàn toàn các công đoạn lưu trữ, tính toán, tìm kiếm và kết xuất báo cáo giúp đơn giản hóa các công đoạn trong nghiệp vụ kế toán, đồng thời giúp tăng tính chính xác cho các phép tính của các công ty, doanh nghiệp, bởi khả năng nhanh nhạy của thiết bị máy tính luôn tốt hơn bộ óc con người rất nhiều. Ngoài ra, nó còn giúp nhân viên kế toán giải quyết tất cả các phép tính phức tạp với những số liệu lớn một cách chính xác mà nhân viên kế toán không cần bỏ thời gian ra để tính toán như với việc quản lý, tính toán số liệu trong sổ sách trước đây. Có rất ít trường hợp phát sinh lỗi khi tính toán bằng phần mềm, nếu có thì chỉ có thể là do việc nhập liệu đầu vào bị nhầm lẫn. Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp cho các doanh nghiệp cải thiện được chất lượng số sách kế toán của mình.