PHẦN II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH QUẢN LÝ TỒN KHO VÀ ỨNG
2.2 Phân tích kiểm soát tồn kho của công ty Scavi Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
2.2.3 Thực trạng kho
Scavi châu Á bao gồm 5 nhà máy trong đó 4 nhà mày tại Việt Nam và một nhà máy tại Lào. Trong đó, Scavi Huế là nhà máy số 03 thuộc doanh số Scavi Biên Hòa 01. Dođó, các số liệu giữa hai nhà máy này khá nhập nhằng. Giữa Scavi Biên Hòa và Scavi Huế có sự liên kết hệ thống chặt chẽ, và có sự chuyển hàng liên tục qua lại giữa hai nhà máy này.
Scavi Huế có 3 nhà kho lớn: Nhà Kho 01 gồm kho nguyên phụ liệu may, kho hoàn thành và kho hỏng; Kho 02 là nhà kho phụ liệu đóng gói; kho 3 là kho thành phẩm và kho khách hàng (Khách hàng Decathlon).
2.2.3.2 Sức chứa và và thực trạng lượng hàng hóa
Lượng hàng trong kho thay đổi liên tục. Xuất nhập hàng ra vào kho diễn ra hằng ngày. Nhập kho mỗi ngày từ 1 đến 3 container thể tích khoảng65 khối hàng.
Lượng hàng trong kho cũng thay đổi theo thời gian trong năm. Đặc biệt trong những tháng đầu năm hàng nhập kho vượt vượt sức chứa của các kho. Thực trạng hàng hóa chất đầy trên các shelf, các khu vực chờ kiểm và ở trên các đường luồng di chuyển. Công ty phải tận dụng các khu vực trống ở nhà máy có thể chất hàng để lưu tạm, phải thuê thêm kho. Hàng hóa phải lưu container và phải trả phí
lưu xe.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Trong những tháng 3 và tháng 4 năm 2017, khi các công việc và nhân sự tạm thời có sự ổn định sau đợt nghỉ tết Nguyên đán 2017 thì đã có những công tác sắp xếp hàng vào vị trí. Cho gửi hàng hóa gửi kho chủ hàng để lưu tạm, thuê thêm container trống để lưu nhằm giảm thiểu tối đa lượng hàng hóa ở trên các đường luồn di chuyển.
Kho 1: Kho nguyên phụ liệu may gồm 12 shelf hàng thể tích chứa hàng khoảng 1000 m3. Khu vực chờ kiểm khoảng 100m2 và khu vực nhập hàng khoảng 200m2. Kho hoàn thành diện tích khoảng 350m2 gồm 15 đường luồn chưa hàng diện tích khoảng 200m2. Kho hỏng diện tích khá nhỏ khoảng 150m2 là nơi chứa các nguyên phụ liệu không đạt chất lượng và thành phẩm không đạt chất lượng.
Trong tháng 2 và 3, kho nguyên phụ liệu may có lượng hàng nhập kho liên tục khiến hàng hóa không đủ chổ chất phải để dưới các luồn di chuyển khiến đi lại và cấp hàng kho khăn, lối đi bị chắn nên các vị trí còn chỗ trống trên shelf không đưa hàng hóa vào được. Trong tháng 4, hàng hóa được chuyển gửi kho của chủ hàng và thuê thêm kho và container trống để chứa hàng nên lượng hàng trên luồn đã giảm, tuy nhiên hiện tại vẫn còn tình trạng hàng chưa có chổ vào shelf và phải để lên trên luồn di chuyển.
Kho hoàn thành cũng trong tình trạng như trên, tháng 2 và tháng 3 lượng nguyên phụ liệu chiến vị trí trong kho này, hàng hóa chất chắn lối đi và gây nhiều trở ngại. Công tác của tháng tư đã giúp sắp xếp trong kho trở nênổn định hơn
Kho 2: Kho thành phẩm diện tích 400m2 là nơi chứa thành phẩm chuẩn bị xuất kho chuyển khách hàng. Kho khách hàng diện tích 500m2, kho này chứa NPL may của khách hàng Decathlon.
Kho 3: Kho nguyên phụliệu đóng góidiện tíchkhoảng1000m2 với nhiều luồngchứa hàng. Diện tích xếp hàng khoảng600m2.
Tróng tháng 2 và 3, nguyên phụ liệu đóng gói trở nên quá tải trầm trọng.
Lượng hàng chất đầy các hành lang và đường luồn di chuyển, dẫn đến không có lối đi để kéo hàng, đi lại trong kho trở nên khó khăn.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Hàng hóa chất lộn xộn và nhậpnhằng với nhau. Có thể nói trong thời điểm đó chỉ có các nhân viên cấp phát mới biết hàng của họ cấp nằm ở đâu có một số cũng không thể nắmchính xác và thất lạc hàng hóa. Đây cũng là lý do khiến xảyra nhiều trở ngại cấp hàng do nhân viên bỏ việc hoặc hàng hóa chất lẫn không kiểm soát và mất hàng. Tháng 4, lượng hàng cũng khá ổn định và sắp xếp ổn hơn.
Ngoài ra, còn một lượng hàng khá lớn nằm ở các khâu như may, cắt, giám định và lượng lớn hàng chuyển đi gia công.
2.2.3.3 Thực trạng lao động trong kho
Nhiều người không quan niệm rằng nhân viên trong kho là một yếu tố quan trọng trong kiểm soát tồn kho và thường bỏ qua yếu tố này khi phân tích. Tuy nhiên, nhìn một cáchthực tế, nhân viên kho là một yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động kho hàng.
Lao động trong kho biến động khá lớn vào đầu nămâm lịch. Lượng lao động nghỉ việc làm mất ổn định trong bốc xếp, kiểm soát cũng như công tác cấp phát.
Nhân viên theo sát hàng hóa và nắm bắt hàng hóa thực tế nhất là nhân viên cấp phát. Với lượng hàng hóa lớn thì mỗi nhân viên theo dõi hàng theo khách hàng, loại hàng và chịu trách nhiệm độc lập về kiểm soát các loại hàng đó. Một số trường hợp nghỉ việc không bàn giao là nguyên nhân chính dẫn đến thất thoát hàng hóa do không có sự kiểm soát, nhân viên khác không nắm được lượng hàng hoặc phải mất rất nhiều thời gian cho công tác tìm hàng và xửlý trở ngạilàm gián đoạn hoạt động của chuyền.
Chính vì thế, quản lý tồn kho cần quan tâm đến quản lý nhân viên. Đặc biệt với những nhân viên có kinh nghiệm và nắm bắt lượng hàng trong kho. Nắm bắt được tình hình hiện tại, áp lực công việc cũng như là những khó khăn trở ngại trong quá trình làm việc. Theo các thông tin một lý do khiến nhân viên bỏ việc là do trong quá trình hàng hóa nhập vào không kiểm soát được khiến thất lạc, tạo áp lực lớn cho nhân viên.
Số liệu về tăng ca trong tháng
Trường Đại học Kinh tế Huế
1, 2, 3 và 4 có thể cho thấy tình hình công việclớn của kho trong những tháng đầu năm:
Có thể thấy sau tết nguyên đán thì lượng tăng ca tăng mạnh, đặc biệt trong tháng 2 mỗi tuần đều tăng ca đến 60 công, có tuần lên đến 147 công. Theo như tình hình hàng hóa và laođộng có thể thấy lý do là lượng hàng về lớn và lao động nghỉ việc làm cho lượng công việc quá tải.
Điều này cũng lý giải công tác quản lý tôn kho gặp nhiều khó khăn trong giai đoạn đầu năm. Xảy ra nhiều trở ngại và thất thoát hàng hóa. Chính vì vậy cần quan tâm đảm bảo sự liên tục và chính xác của số liệu.
ĐVT: Người
Nguồn: Số liệu phòng Kế toánkho Biểu đồ 2.4: Lao động tăng ca theo tuần trong 3 tháng đầu năm 2017
Việc tăng ca liên tục ảnh hưởng đến sức khỏe người lao động. Hiện nay, công ty đã thắt chặt hơn vấn đề tăng ca. Trong một tháng, lao động chỉ tăng ca tối đa 7 ngày.
2.2.3.4 Thực trạng vận chuyển hàng hóa giữa các kho hàng
Theo tình hình xuất hàng hóa trong 3 tháng trở lại đây, bình quân mỗi ngày có trên 10 lệnh điều động xuất hàng trong đó có 60-70% là xuất nguyên phụ liệu.
Hàng hóa nguyên phụ liệu
Trường Đại học Kinh tế Huế
xuất nhập liên tục giữa các nhà máy mà theo Lean đây làmột loại lãng phí vì bản thân việc vận chuyển không tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng.
2.2.4 Thực trạng quàn lý hàng hóa trong kho