PHẦN II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH QUẢN LÝ TỒN KHO VÀ ỨNG
2.2 Phân tích kiểm soát tồn kho của công ty Scavi Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
2.2.2 Quy trình hàng hóa ra vào kho
Quy trình hàng nhập kho từ chủ hàng Quy trình:
(1) Phòng thương mại thông tin nhập hàng đến bộ phận kho về số khối và loại hàng hóa
(2) Thủ kho nắm số lượng và lập kế hoạch nhập hàng cho bộ phận nhập kho (3) Hàng hóa từ chủ hàng sẽ chuyển về khu
Trường Đại học Kinh tế Huế
vực nhập kho. Bộ phận nhập kho sẽnhận invoice (hóa đơn) và parking list và nhập hàng theo số lượng và trọng lượng của kiện ghi trên Parking list. Quá trình nhập hàng dưới sự giám sát số lượng của nhân viên bảo vệ. Nếu thiếu số kiện, sai trọng lượng hoặc có hiện tượng bất thường thì phải làm biên bản xác nhận có chữ ký các bên liên quan (đơn vị vận chuyển, bảo vệ và kho) sau đó thông tin đến bộ phận xuất nhập khẩu nhóm IT2 bằng file scan để giải quyết trở ngại.
(4) Thực hiện kiểm thô: bốc tách các kiện lớn có nhiều kiện nhỏ bên trong hoặc kiện hàng có nhiều vỏ bọc. Kiểm tra đối chiếu số lượng bên trong với parking list về số lượng, chủng loại, màu sắc. Ghi số invoice và ngày nhập lên từng kiện hàng.
(5) Khi nhập hàng xuống kho vực chờ kiểm thì nhân viên giám định sẽ lấy mẫu hoặc kiểm tất cả đi giám định về chất lượng, số lượng của hàng và lập biên bản giám định. Nếu không đạt chất lượng và số lượng thì báo với chủ hàng và bộ phận thương mại để xử lý.
(6) Tổ chức nhận lại nguyên phụ liệu sau khi nhận được thông tin đã giámđịnh xong. Chậm nhất 2h sau khi nhận được thông tin đã giámđịnh xong.
(7) Sau khi nhập hàng xuống khu vực chờ kiểm thì trưởng nhóm nhập kho sẽ mang chứng từ invoice và parking list đã kí xác nhận vào kế toánkho.
(8) Kế toán kho sẽ nhập số liệu vào hệ thống ISCALA đồng thời lập phiếu nhập kho và lưa trữ chứng từchậm nhất là 8h làm việc kể từ thời điểm nhập kho.
Chú ý:
- Đối với nguyên liệu sau khi giám định phải có tem giám định. Nếu không đạt phải có tem đỏ REJECT trên mỗi kiện hàng.
- Nguyên phụ liệu không đạt phải được bố trí ở khu vực riêng có khóa và có tổ chức quản lý theo quy trình kiểm soát NPL và sản phẩmkhông phù hợp
-
Trường Đại học Kinh tế Huế
Nguyên phụ liệu chỉ được phép cấp cho sản xuất chỉ khi đã có biên bảngiám định. Nếu trông trường hợp khẩn cấp chưa có BBGĐ, phải có sự xác nhận từ bộ phận giám định trên chứng từ xuất kho.
Các bước của quy trìnhđược mô tả ở sơ đồ2.4.
Quy trình nhập kho hàng hóa về từ Scavi Biên Hòa (đã giám định tại Biên Hòa)
Quy trình:
(1) Phòng thương mại thông tin nhập hàng đến bộ phận kho về số khối và loại hàng hóa
(2) Thủ kho nắm số lượng và lập kế hoạch nhập hàng cho bộ phận nhập kho Hàng hóa từ Biên Hòa sẽchuyển về kho vực nhập kho. Bộ phận nhập kho sẽ nhận biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu chuyển kho và parking list rồi nhập hàng theo số lượng và trọng lượng của kiện ghi trên Parking list.
Quá trình nhập hàng dưới sự giám sát số lượng của nhân viên bảo vệ.
Nếu thiếu số kiện, sai trọng lượng hoặc có hiện tượng bất thường thì phải làm biên bản xác nhận có chử ký các bên liên quan (đơn vị vận chuyển, bảo vệ và kho) sau đó thông tin đến bộ phận xuất nhập khẩu nhóm IT2 bằng file scan để giải quyết trở ngại.
(3) Sau khi nhập hàng xuống thì trưởng nhóm nhập kho sẽ mang chứng từ đã kí xác nhận vào kế toán kho.
(4) Kế toán kho sẽ nhập số liệu vào hệ thống ISCALA đồng thời lập phiếu nhập kho và lưa trữ chứng từ.
Trong trường hợp chưa giám định tại biên hòa thì chứng từ cần Parking list (của kho) có ghi số invoice, phiếu chuyển kho, biên bản giao nhận hàng hóa, invoice và parking list của chủ hàng. Các quy trình thực hiện như nhập kho NPL trực tiếp từ chủ hàng.
Quy trìnhđược mô tả ở sơ đồ 2.5.
Phỏng vấn chuyên gia (Anh
Trường Đại học Kinh tế Huế
Đoàn Hồng Quân – Trưởng nhóm nhập khoNPL) về vấn đề nhập kho:
- Hỏi: Anh có thể cho biết khối lượng NPL nhập kho tại Scavi Huế trong một ngày?
- Trả lời: Lượng nhập kho tùy vào ngày, tùy đợt hàng về. Có ngày nhập chỉ một xe chở hàng nhỏ tầm 30 khối, có ngày nhập kho đến 3 container lên đến 150 khối NPL.
- Hỏi: Lượng hàng nhập về lên đến 150 khối thì có đảm bảo được công tác cân, bóc tách kiểm sơ bộ, ghi ngày xuất nhập trên các kiện hàng không?
- Trả lời: Những ngày như vậy thường phải tăng ca, vì lưu công sẽ phải tốn thêm chi phí. Với lượng hàng lớn như những giai đoạn đầu năm thì anh chỉ đảm bảo kiểm đúng số lượng trên PKL, ghi ngày nhập xuất trên các kiện. Việc bốc tách kiện lớn và cân lại thường cũng không được tiến hành.
- Hỏi: Với lượng hàng về nhiều như vậy thì anh đã phân lô sẵn để các bộ phận kiểm định và cấp phát nhận hàng không.
- Trả lời: Hàng về theo đợt, mà mỗi đợt lại có hàng chục loại hàng. Mà em có biết là công ty mình bộ phận kiểm định hay nhân viên cấp phát phụ trách cho các loại hàng, khách hàng riêng. Nên anh chỉ nhập hàng vào khu vực chờ kiểm. Các bộ phận kia có hỏi thì anh chỉ thông báo hàng đã nhập hoặc chưa. Còn họ sẽ tự tìm, và họ có thông báo hàng về, họ có thể đến để xem hàng khi nó nhập kho.
- Hỏi: Công tác nhập hàng có gặp các trục trặc phátsinh gì không?
- Trả lời: Công tác nhập cũng gặp các trục trặc. Ví dụ: Khi không tìm thấy hàng ở khu vực chờ kiểm thì anh cũng phải chịu trách nhiệm trong việc tìm kiếm hàng đó, khi hàng về nhưng cân lên lại thiếu lô kiện trong PKL
Trường Đại học Kinh tế Huế
thì phải báo cho PTK...
Phỏng vấn chuyên gia (Anh Hồ Quốc Bảo –nhân viên cấp phát nguyên liệu):
- Hỏi: Anh có thể cho biết là khi tiếng hàng nhận hàng từ khu vực nhập có trục trặc gì không?
- Trả lời: Với lượng hàng như đầu năm này thì có khá nhiều vấn đề. Em đến phòng thống kê được tháng rồi thì cũng thấy. Việc tìm không ra hàng vẫn xảy ra thường xuyên, đặc biệt với lượng hàng về nhiều trong những tháng đầu năm như thế này.
- Hỏi: Có phải do khi nhập kho mà chúng ta không có thời gian để xem hàng, không có vị trí cố định để nhân viên cấp phát biết và hàng về nhiều nên chồng lên nhau?
- Trả lời: Đúng vậy. Nhưng còn vấn đề khác là do công tác kiểm định với lượng công việc nhiều nên hàng nhập về để khu vực chờ khá lâu. Do đó, hàng về lại chồng chất lên nhau, không kiểm soát hết.
- Hỏi: Như vậykhi không tìm ra hàng thì chúng ta báo cáo sự cố cho anh Trai (PTK). Nếu hàng gấp cho sản xuất thì phải làm sao?
- Trả lời: Khi không tìm thấy hàng phải báo ngay, cho dù hàng nhập kho hay hàng ở trong kho. Nếu thông tin hàng gấp thì thường sẽ điều thêm người để tìm hàng. Sau mấy ngày mà vẫn không có hàng thì chúng ta phải làm biên bản sự việc, báo cáo mất hàng và nêu rõ nguyên nhân. Sau đó, Phụ trách kho sẽ báo cáo với kho Trung ương (Kho Biên Hòa) gửi hàng về.
Nhận xétquy trình nhập kho NPL:
Ưu điểm:
- Quy trình có các côngđoạn với yêu cầu đảm bảo giao nhận chính xác - Có nhiều nhân viên với sự phân công cụ thể
-
Trường Đại học Kinh tế Huế
Có các khu vực để hàng cho các giai đoạn.- Có kế hoạch cụ thể và nhân viên được thông báo thông tin kịp thờitừ phòng kế hoạch
- Có bộ phận bảo vệ cùng tham gia giám sát quy trình. Và có sự xác nhập từ nhiều phía: người vận chuyển, bộ phận kho và bộ phận bảo vệ.
Nhược điểm:
- Nhập hàng số lượng không ổn định, khi quá tải, khi lại không có hàng.
- Chưa thực hiện đầy đủ các yêu cầu nhập kho như cân đếm và bóc tách kiểm tra thô hàng hóa
- Chưa có kế hoạch về nhập vị trí NPL khu vực chờ, công tác giám định vượt quá thời gian quy định
- Chưa có biện pháp kiểm soát hàng tốt ở khu vực hàng chờ, thông tin của đơn vị nhập hàng và các đơn vị nhận trách nhiệm theo dõi hàng vẫn chưa chính xác và kịp thời.
Trường Đại học Kinh tế Huế
SVTH: Trương Minh Tuyn-K47B Thương Mại 52 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ nhập kho nguyên phụ liệu trực tiếp từ chủ hàng
Bộphận kinh doanh
Chủ hàng Bộ phận nhập kho
Nhận viên bảo vệ
Bộ phận kiểm tra chất lượng (Giám định)
Thủ kho Kế toán kho
Hóa đơn Parking list
Biên bản giám định
Phiếu nhập kho
(Nguồn: Bộ phân thống kê kho) Lập kế
hoạch nhập NVL
Giao hàng
Trả hàng
Đối chiếu kế hoạch Nhập kho,
kiểm tra số lượng và khối
lượng Chuyển chứng từ cho KTK
Kiểm tra số lượng
Kiểm tra chất lượng
Lập phiếu nhập kho
Ghi nhận số liệu vào
hệ thống Đạt
yêu
Nhập kho
Nhận chứng từ đã
xác nhận Nắm kế
hoạch và só lượng
Trường Đại học Kinh tế Huế
SVTH: Trương Minh Tuyn-K47B Thương Mại 53 Sơ đồ 2.5: Sơ đồ nhập kho NPLtừ Biên Hòađã giámđịnh
Bộ phận kinh doanh
Scavi Biên Hòa Bộ phận nhập kho
Nhận viên bảo vệ
Bộ phận kiểm tra chất lượng (Giám định)
Thủkho Kế toán kho
BBGN Parking list
Phiếu nhập kho Lập kế
hoạch nhập NVL
Giao hàng
Đối chiếu kế hoạch Nhập kho,
kiểm tra số lượng và khối
lượng Chuyển chứng từ cho KTK
Kiểm tra số lượng
Lập phiếu nhập kho Ghi nhận số liệu vào hệ thống Nhận
chứng từ đã được xác nhận Nắm kế
hoạch và só lượng
Trường Đại học Kinh tế Huế
Quy trình xuấtkho nguyên phụ liệu sản xuất tại nhà máy
Sơ đồ 2.6: Quy trình xuất nguyên phụ liệu trực tiếp
(1) Phòng kế hoạch gửi phiếu lĩnh vật tư hoặc phiếu bổ sung vật tư, phiếu may mẫu đến nhân viên vật tư.
(2) Nhân viên vật tư nhận phiếu và đến phòng kế toán kho để yêu cầu xuất phiếu xuất kho
(3) Phòng kế toán kho sẽ xuất phiếu xuất kho theo hàng hóa số lượng trên phiếu hoặc xuất theo lượng tồn hiện tại nếu vật tư không đủ.
(4) Nhân viên vật tư mang phiếu xuất kho kèm phiếu lĩnh vật tư đến nhân viên cấp phát và yêu cầu nhậnnguyên phụ liệu nhưphiếu xuất kho
(5) Khi nhân viên cấp phát xuất đủ số lượng ở khu vực chờ. Nhân viên vật tư kiểm đếm đủ số lượng và ký nhận vào phiếu xuất kho và mang NPL đến bộ phận sản xuất
Phỏng vấn Phan QuangTriển- nhân viên cấp phát phụ liệu đónggói:
- Hỏi: Khi cấp phát với lượng phụ liệu đóng gói số lượng lớn như sticker, hóc, nhãn thường thì đến hàng trăm cái thì saođản bảo được thời gian?
-
Trường Đại học Kinh tế Huế
Trả lời: Những kiện (thùng, bao) đều có số lượng, nếu mà cấp gần với sốlượng này thì chúng ta sẽ trừ ra. Còn với số lượng lẻ thì chúng ta sẽ sử dụng cân đếm số lượng.
- Hỏi: chúng ta làm như vậy với mọi loại hàng cấp phát sao?
- Trả lời: Không hẳn vậy. Đối với các kiện nguyên mà không có sự chênh lệch nhiều với số lượng xuất kho thì thường cấp nguyên kiện và ghi vào cấp thiếu, thừa để cấp tiếp vào đợt tiếp theo.
- Hỏi: Số liệu đó chúng ta ghi vào thẻ kho và bộ phận kế toán kho có ghi nhận không?
- Trả lời: Đây là số liệu thống nhất giữa nhân viên cấp phát với nhân viên vật tư, còn hệ thống kế toán kho không liên quan.
- Hỏi: Kho phụ liệu đóng gói hàng chất cao và kín lối đi thế này thì công tác di chuyển sẽ rất vất vả.Thế có khi nào bị thấy lạc không?
- Trả lời: Có, khi cấp phát thì chúng tađể các loại hàng hóa cạnh nhau, đôi khi chất nhầm lẫn qua loại khác thì tìm rất vất vả.
Phỏng vấn Anh Hoàng Phước Thuận –nhân viên cấp phát nguyên liệu may:
- Hỏi: quá trình cấp phát có kiểm soát được lượng hàng mình nắm không?
- Trả lời: Còn tùy thuộc. Như anh đã làm việc lâu năm nên các hàng hóa anh đều nắm rõ. Còn có những nhân viên mới vào đảm nhiệm công việc mà người khác nghỉ việc không bàn giao thì không thể kiểm soát hết được. Như anh Toản, thường xuyên phải tìm hàng do hàng của người khác cấp mà họ bỏ việc.
- Hỏi: Tại sao hàng hóa cứ bỏ dưới sàn và lối đi?
- Trả lời: Hàng hóa không có chổ chứa, mà dù có chổ chứa thì do không có lối đi để chuyển hàng lên shelf được.
Phỏng vấn anh Lê Nhật Anh –kế toán kho xuất kho nguyên liệu may:
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Hỏi: Công tác xuất kho có nhiều phiếu khác nhau và có đảm bảo thời gian để hoàn thành công việc không?
- Trả lời: Có ngày nhiều ngày ít, những đợt xuất kho nhiều thì phải tăng ca để đánh phiếu
- Hỏi: Nếu NPL gấp cho bộ phận sản xuất thì làm cách nào?
- Trả lời: Khi mà không đủ thời gian xuất hàng, hàng gấp cần ngay thì sẽ đến nhân viên cấp phát tạm ứng vật tư để kịp tiến độ sản xuất. Sau đó nhận phiếu xuất kho sau.
- Hỏi: Có khi nào phiếu xuất kho vượt quá số lượng của hệ thống?
- Trả lời: Có. Thường các phiếu đó do hàng chưa nhập hệ thống. Hoặc có trường hợp hàng không cấp do các yêu cầu khác.Khi xuất kho thì sẽ ghi chú vào đó.
Quy trình xuất kho thành phẩm cho khách hàng, nguyên phụ liệu cho công ty khác và gia công
(1) Phòng kinh doanh lập kế hoạch xuất hàng gửi đến kế toán kho;
(2) Kế toán kho lập chứng từ gồm: lệnh điều động, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản giao nhận kèm parking list.
(3) Phiếu xuất kho được chuyển cho nhân viên cấp phát và soạn hàng theo số lượng yêu cầu
(4) Hàng hóa kèm chứng từ giao nhận với người vận chuyển để gửi đến nơi yêu cầu.
Phỏng vấn chị Văn Thị Yến Nhi – nhân viên làm thủ tục xuất kho ra khỏi công ty:
- Hỏi: Thủ tục xuất NPL, gia công gồm các loại giấy tờ. Giấy tờ đó gồm những gì?
-
Trường Đại học Kinh tế Huế
Trả lời: Xuất kho cần có các loại giấy tờ sau: Lệnh điều động, phiếu xuấtkho kiểm vận chuyển nội bộ, biên bản giao nhận, PKL, phiếu xuất kho, giấy yêu cầu xuất kho. Trong đó, biên bản giao nhận, PKL và phiếu xuất kho, lệnh điều động dùng loại giấy 3 liên. Liên trắng sẽ lưu hồ sơ công ty, liên đỏ chuyển cho khách hàng, liên xanh các bộ phận liên quan của công ty giữ lại hoặc cũng có thể bỏ đi.
- Hỏi: sau khi xuất kho thì còn làm thủ tục gì nữa không?
- Trả lời: Sau khi xuất kho, cần phải Scane giấy tờ gồm bill (nếu có), biên bản giao nhận, PKL để gửi đến đơn vị nhận hàng trong ngày hôm sau.
Nhận xét các quy trình xuất kho:
Ưu điểm:
- Có quy trình và các quyđịnh rõ ràng, có các loại giấy tờ để lưu hồ sơ tiện cho việc giải quyết các sự cố.
- Các bộ phận được phân tách rạch ròi nhiệm vụ và trách nhiệm. Đồng thời có sự kết hợp, phối hợi đảm bảo việc thực hiện đúng và đủ.
- Nhân viên có các giải phápgiúp việc cấp phát được nhanh hơn và có các công cụ hổ trợ chính xác.
Nhược điểm:
- Không kiểm soát hết tất cả lượng hàng trong kho
- Nhân viên làm việc không được chính xác, hàng hóa bị thất lạc và gây ra nhiều thiệt hại. Về chi phí chô việc tìm hàng và chi phí cho mất hàng.
- Hệ thống kho không đủ không gian để chứa hàng hiện tại. Để ở sản và lối đi, để chồng lấn lên nhau làm lẫn lộn và không tìm ra hàng hóa.
- Còn lượng lớn hàng tồn trong các năm trước 2014 (hàng hóa ngoài sản xuất) chưa được giải quyết.
- Các nhân viên khác nhau chịu trách nhiệm khác nhau về hàng. Việc nghỉ việc không bàn giao làm thất thoát hàng hóa do không tìmđược hàng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Quy trình kiểm kê hàng hóa
(1) Kế toán kho xuất biên bản kiểm tổng hợp hàng hóa cần kiểm kê (theo khách hàng và loại hàng) và định mức giá trị mục tiêu. Các số liệu này là số liệu thực tồn trên hệ thốngISCALA.
(2) Biên bản kiểm kê được chuyển cho nhân viên cấp phát kiểm tra theo số lượngcủa biên bản tổng hợp. Nhân viên cấp phát sẽ lập biên bản kiểm kê chi tiết.
(3) Sau đó đối chiếu số liệuthực tồn và số liệu hệ thống và lập biên bản tổng hợp kiểm kê. Nếu không có sai khác thì kế toán kho giữ số liệu hệ thống và chỉ cập nhật thêm vị trí. Nếu có sai khác thì nhân viên cấp phát phải làm biên bản giải trình về sự sai khác đó. Và yêu cầu có sự phê duyệt của giám đốc nhà máy.
(4)Khi đãđủ sự phê duyệt thì số liệu sai khác này sẽ cập nhật vào hệ thống ISCALA.
Phỏng vấn anh Lê Nhật Anh về kiểm kê hàng:
- Hỏi: Thông thường kiểm kê hàng của mỗi người mất bao nhiêu thời gian?
- Trả lời: Chỉ mất tầm hai giờ. Tuy nhiên, đó là với những nhân viên ghi thẻ kho thường xuyên và đều đặn. Họ chỉ cần nhìn thẻ kho và biết được hàng tồn hiện tại của mình theo dõi. Nhưng em cũng thấy, anh Hùng đã được yêu cầu kiểm kê nhưng cả tuần vẫn chưa xong.
- Hỏi: Việc kiểm kê bao nhiêu lâu một lần?
- Trả lời: Chúng ta kiểm kê thường xuyên, định kỳ theo từng tháng. Hoặc kiểm kê khi có yêu cầu kiểm kê từ bộ phận thương mại hoặc bộ phận kho Trung ương Biên Hòa.
Nhận xét về quy trình kiểm kê hàng hóa:
Ưu điểm:
- Công tác được diễn ra thường xuyên và đánh giá được sự chính xác của hàng hóa và cập nhật vào hệ thống.