CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ CHÍNH BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH
2.1 Tổng quan về công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Lion Group
2.1.5 Quy trình bán hàng của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Lion Group
Bước 1: Nhân viên Lion (NVKD, cộng tác viên, thực tập sinh,...) tiếp xúc, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, tiếp nhận thông tin từ khách hàng bao gồm: Tên sản phẩm, số lượng, yêu cầu mẫu mã, chất liệu, thông tin liên hệvới khách hàng.
Quá trình: NVKD bằng các công cụ tư vấn như mẫu vải, mẫu sản phẩm thật, bảng màu vải để bước đầu giúp khách hàng định hìnhđược sản phẩm mìnhđặt.
Tùy trường hợp có thểchốt được hết mọi thông tin cần thiết với khách hàng hoặc chưa có thông tin đầy đủ.
Kết quả: Chốt được thông tin đơn hàng càng rõ ràng càng tốt để thực hiện bước tiếp theo.
Bước 2: Sau khi có được thông tin về đơn hàng. NVKD tổng hợp thông tin theo nội dung dưới đây:
1. Tên sản phẩm 2. Chất liệu 3. Số lượng
4. Thiết kế (yêu cầu cụ thể về thiết kế để BP Thiết kế lên maquette). Đính kèm file cần thiết nếu có.
5. Ngày giao hàng cần thiết 6. Thông tin khách hàng
- Soạn mail với cú pháp: (TÊN KHÁCH HÀNG: CÔNG TY, TỔ CHỨC) -TTĐH- SẢN PHẨM.
- Gửi đếnđầy đủcác email sau:
BP Tổng hợp: tonghop@liongroup.vn
BP thiết kế: design@liongroup.vn
BP Kếtoán: account@liongroup.vn
BP Quản lý: quanly@liongroup.vn
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Với 1 đơn hàng, chỉcó 1 tiêu đề mail duy nhất này, những mail thông tin tiếp theo của cùng đơn hàng, tất cảcác BP chọn trảlời tất cảđểphản hồi.
- Nhập tất cả thông tin có được sau bước 1 vào bảng trên, những thông tin còn thiếu điền:“Đang tư vấn”.Điền STT lần cập nhật là “1”.
- Khi có thêm hoặc thay đổi thông tin đơn hàng, ở cột số STT lần cập nhật là “ 2”,…“n”, tương ứng với số lần cập nhật. Chỉ điền nội dung cột có sự thay đổi, nếu không có thay đổi thìđểtrống. Và gửi lại bảng thông tin này.
Bước 3:
- BP Tổng hợp nhận được thông tin 1 đơn hàng thì phản hồi ngay trên mail đó:
Mã số đơn hàng theo cú pháp: LI “mã số”.
- NVKD làm việc với BP quản lý sản xuất để có được những thông tin còn thiếu của đơn hàng như: mẫu vải, màu vải, giá cả, thời gian có thểgiao hàng.
- BP Quản lý sản xuất gửi báo giá lên mail.
- BP thiết kế lên Maket theo thời hạn deadline đã đặt ra, trong qua trình thiết kế, có thắc mắc sẽ trao đổi cụthểvới NVKD, trường hợp cần sẽ trao đổi thành email trong cùng nhóm mail đã làm việc trước đó.
Bước 4:
- BP thiết kếgửi Maket qua mail trên.
- NVKD gửi Maket, Báo giá nêu rõ gồm thuế hay chưa thuế cho khách hàng, tiếp tục làm việc với khách hàng vềmẫu thiết kếcũng như tư vấn lại những thông tin còn thiếu.
Bước 5:
- NVKD nhận phản hồi của khách hàng về thay đổi thiết kế, thay đổi chất liệu, giá cả,...
Bước 6:
- NVKD làm việc lại với BP Thiết kế đểchỉnh sửa Maket.
- NVKD làm việc với BP Quản lý sản xuất để xác định được chất liệu, màu sắc vải để phù hợp yêu cầu của khách hàng, hoặc phù hợp với nguồn lực, thế mạnh của công ty, xưởng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bước 7:
- BP Thiết kế gửi Maket đã chỉnh sửa và NVKD gửi khách hàng duyệt, đến khi nào chốt được Maket cuối cùng.
- BP Quản lý sản xuất phản hồi những thông tin còn lại của đơn hàng để phù hợp với nhu cầu khách hàng và khả năng của công ty, từ đó NVKD phản hồi với khách hàng.
Bước 8:
- NVKD chốt đơn hàng với khách hàng những thông tin sau bằng Văn bản email hay tin nhắn để tránh trường hợp sai sót nhưng không có cơ sở để xác định lý do.
Maket
Số lượng cụthểtheo từng size
Giá cả
Chất liệu
Ngày giao hàng
- NVKD lấy thông tin khách hàng đểsoạn hợp đồng.
Bước 9:
- NVKD soạn hợp đồng kinh tế với thông tin khách hàng, thông tin đơn hàng đã có.
- NVKD trình hợp đồng đểkếtoán duyệt.
- NVKD trình hợp đồng lên ban giám đốc đểkí.
Bước 10:
- Kí hợp đồng với khách hàng.
- Thu cọc khách hàng (Nếu có) Bước 11:
- BP kếtoán thu cọc đơn hàng từNVKD.
- NVKD lập email xác nhận CHỐT đơn hàng với những thông tin cuối cùng, chính xác và đầy đủnhất bằng cách gửi lại tất cảnhững nội dung sau:
Thông tin chốt đơn hàng:
(Bao gồm thông tin đầy đủ như email thông tin đơn hàng ban đầu, với nội dung được khách hàng chốt cuối cùng)
Maket cuối cùng.
File báo giá, tổng giá trị đơn hàng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Mail gửi trảlời tất cảcủa cùng nhóm mail làm việc đầu tiên của đơn hàng.
Bước 12:
- BP Quản lý Sản xuất xác nhận lại với BP thiết kếvà NVKD vềMaket.
- BP Thiết kếgửi file Corel cho BP Quản lý sản xuất.
Bước 13:
- BP Quản lý sản xuất làm việc với xưởng may, xưởng in, thêu, cho chạy đơn hàng.
- BP Quản lý sản xuất theo dõi tiến độ, tình trạng thực hiện đơn hàng.
Bước 14:
-Xưởng hoàn thành đơn hàng và giao hàng cho BP Quản lý sản xuất - BP Sản xuất kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm.
Bước 15:
- NVKD kiểm tra sản phẩm.
- Nếu có lỗi, xác định phương án đểtiến hành khắc phục.
- BP Quản lý sản xuất phối hợp các nhân sự (có thể là nhân viên công ty hoặc xưởng) đểtiến hành sửa lỗi.
Bước 16:
- Sau khi hoàn thành sản phẩm, NVKD kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm lần cuối trước khi giao khách hàng.
- BP kếtoán chuẩn bị các thủtục đểthanh lý hợp đồng.
Bước 17:
-Giao hàng cho khách hàng: NVKD đảm nhận hoặc có sự hỗ trợ của nhân sự công ty, đơn vịvận chuyển (tùy đơn hàng cụthể).
- Nhận thanh toán của khách hàng bằng hình thức chuyển khoản hay tiền mặt.
- BP kếtoán xác nhận đơn hàng đã thanh toán, tiến hành thanh lý hợp đồng, giao phiếu thu, hóa đơn cho khách hàng.