CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SẢN
2.2. Thực trạng hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành
2.2.4. Các qui trình thực hiện quản lý chất lượng tại Công ty CP Phước Hiệp Thành
QC quản lý mọi vấn đềvề chất lượng sản phẩm như: kiểm tra chất lượng đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh cho đến khi sản phẩm được đưa ra thị trường tiêu thụ.
Ngoài ra công ty cũng xây dựng và áp dụng thêm các tiêu chuẩn để đảm bảo hệ thống quản lý có hiệu quả như: thủ tục lưu kho, bảo quản; thủ tục triễn khai sản xuất; thủ tục giao hàng...
Trường Đại học Kinh tế Huế
Hình 2.3. Sơ đồ kiểm soát sản xuất và chất lượng hàng hóa:
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành)
Đơn đặt hàng
Xác nhận đơn đặt hàng
Nhập vật tư
Lệnh sản
Lệnh xuất
Cơ khí
Sơn
Cấp phát dây
Đan
Hoàn thiện
Đóng gói
Xác nhận PLC
Thủ tục hải quan-xuất
c hải quan- Xuất
Gởi hồ sơ cho khách hàng ID (Mã KH)
Tên sản phẩm Số lượng (cont) Dây nệm đóng gói
Vật tư chính (nhôm, dây) Vật tư phụ (hangtag, Mark, Nút chân, Nệm, Kính...
Số lượng/cont Kích thước mẫu mã SP
Dây, nệm, đóng gói LDS (lịch xuất) LP (Hangtag, Shipping
Số lượng/cont Kích thước mẫu mã SP
Dây, nệm, đóng gói LDS (lịch xuất) LP (Hangtag, Shipping
Số lượng/cont Kích thước mẫu mã SP
Dây, nệm, đóng gói
Ra phôi, lắp ráp, làm nguội, kiểm tra cân chỉnh, hoàn thành
Làm sạch bề mặt, đưa vào dây chuyền sơn, đưa vào lò
Loại dây/định mức/khung (SP), xác nhận MS-NV vào sổ
Hướng dẫn kỹ thuật/loại SP, giám sát-kiểm tra, nhập kho
Cắt tỉa dây thừa, khó định hình, kiểm tra dán tem QC nhà máy, kiểm tra dán tem QC khách hàng. Nhập kho
Vệ sinh SP, bắt mark, treo hangtag, đóng gói, dán Shipping mark, kiểm tra. Nhập kho
Xác nhận tất cả các thông tin (theo ĐĐH) bằng hìnhảnh
Thông quan, kéo cont, kiểm tra chất lượng cont rỗng. Đưa SP lên cont. Đóng cont
Giấy chứng nhận xuất xứ (CO), Bill, Invoice, Packinglist
Trường Đại học Kinh tế Huế
2.2.4.1. Quy trình kiểm soátmáy móc thiết bị a. Mục đích
Công ty CP PHT ban hành và áp dụng qui trình bảo dưỡng, sửa chữa nhằm mục đích kiểm soát toàn bộ trang thiết bị, đảm bảo cung ứng đầy đủ các thiết bị cho quá trình sản xuất đồng thời bảo dưỡng tốt máy móc, thiết bị, với mục tiêu hướng tới là đảm bảo cho quy trình sản xuất được liên tục, chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu công nghệ. Ngoài ra việc lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa máy móc thiết bị còn mục đich là để sử dụng tối đa công suất máy móc.
b. Nội dung quy trình
Sơ đồ 1: Quy trình kiểm soát máy móc thiết bị
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành) Kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa hoặc yêu
cầusửa chữa của phòng ban, phân xưởng
Xem xét kiểm tra, lập qui trình sửa chữa
Bố trí công nhân sửa chữa
Các bước tiến hành
Nghiệm thu, bàn giao cho đơn vị quản lý
Lưu hồ sơ
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bước 1: Kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa hoặc yêu cầu sửa chữa của phòng ban, phân xưởng do chuyên viên kỹ thuật tổ Cơ điện và Quản đốc phân xưởng chịu trách nhiệm
- Công ty sẽ lên danh mục các loại máy móc, thiết bị hiện có của mình cần sửa chữa, bảo dưỡng theo định kì hàng năm. Sau đó, phòng kế hoạch và tổ cơ điện sẽ lên kế hoạch bảo dưỡng sửa chửa định kì theo tháng dựa vào kế hoạch năm, cũng như dựa vào đặc thù sản xuất của côngty tại thời điểm đó và thời gian hoạt động của máy móc
- Theo kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa tháng, dựa vào việc khai thác sử dụng phương tiện, phòng kế hoạch, tổ cơ điện phối hợp các bộ phận quản lý phương tiện thiết bị, cân đối kế hoạch đề đưa phương tiện thiết bị vào sửa chữa bảo dưỡng.
Bước 2:xem xét kiểm tra:
- Chuyên viên kĩ thuật phụ trách cơ điện sẽ kiểm tra thực tế phương tiện thiết bị ở kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa hoặc phiếu yêu cầu sửa chữa đột xuất của các phòng ban, phân xưởng. Sau đó tiến hành xác định phương tiện thiết bị nào cần sửa chữa rồi lập qui trình sửa chữa bảo dưỡng
Bước 3:bố trí sữa chữa:
- Phụ trách cơ điện sẽ căn cứ vào qui trình công nghệ bảo dưỡng sửa chữa trên bố trí công nhân kĩ thuật sửa chữa về thởi gian sửa chửa, thiết bị cần sửachữa...
Bước 4:tiến hành sửa chữa:
- Công nhân sửa chữa tuân thủ đúng qui trình sửa chữa bảo dưỡng, lâp biên bản xác nhận nguyên nhân hư hỏng, cần sửa chữa bảo dưỡng và dự trù vật tư phụ tùng thay thế. Nếu có việc gì bất thường, công nhân sẽ dừng công việc và báo cáo với tổ trưởng để có biện pháp kịp thời xử lý.
- Chuyên viên kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra kỹ thuật theo dõi tiến độ kiểm tra chất lượng vật tư phụ tùng thay thế, và những vấn đề phát sinh khi sửa chữa bảo dưỡng.
Bước 5:nghiệm thu bàn giao phương tiện thiết bị cho đơn vị quản lý
- Sau khi kiểm tra phương tiện thiết bị đãđược sửa chữa bảo dưỡng, máy móc sẽ được cho hoạt động trở lại. Trong trường hợp việc sửa chữa bảo dưỡng không đạt yêu cầu thì sẽ thực hiện lại từ bước 3
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bước 6:lưu hồ sơ:
- Kết quả sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị sẽ được phòng kế hoạch lưu lại và ghi vào lý lịch của phương tiện thiết bị
2.2.4.2. Qui trìnhđánh giá chất lượng nội bộ và họp xem xét của lãnhđạo a. Mục đích
Nhằm xem xét chức năng quản lý doanh nghiệp, xác định mức độ phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015
b. Nội dung
Sơ đồ 2: Qui trìnhđánh giá chất lượng nội bộ và họp xem xét của lãnhđạo (Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành)
Tiến hành đánh giá và ghi nhận kết quả
Khắc phục các điểm không phù hợp
Kiểm tra kết quả khắc phục.
Báo cáo kết quả đánh giá Lập kế hoạch đánh giá
Chuẩn bị đánh giá Kế hoạch phê duyệt
đánh giá
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bước 1:lập kế hoạch đánh giá
Căn cứ vào tình hình hoạt động chung của doanh nghiệp, tình trạng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và kết quả đánh giá trước đó, Ban lãnh đạo tiến hành lập kế hoạch đánh giá định kì.
- Đợi 1 vào tháng 2 hàng năm - Đợt 2 vào tháng 8 hàng năm
Ngoài ra có thể tiến hành đánh giá đột xuất theo nhu cầu hay đề xuất của ban lãnhđạo, căn cứ vào
Bước 2:phân công nhiệm vụvà thành lập bộ phận đánh giá
Trưởng ban lãnh đạo chỉ định trưởng bộ phận đánh giá và các thành viên theo nguyên tắt đánh giá chéo giữa các bộ phận, đảm bảo khách quan, công bằng, người đánh giá không tự đánh giá công việc mình
Các thành viên của bộ phận đánh giá được lựa chọn trên cơ sở được đào tạo về đánh giá chất lượng nội bộ, am hiểu về tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Bước 3:lập nội dung đánh giá phải đầy đủ các yêu cầu của HTQLCL - Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015, tiêu chuẩn của khách hàng.
- Các qui định, qui trình, hướng dẫn do Giám đốc ban hành
- Mục tiêu chất lượng và kế hoạch thực hiện của từng nhân sự trong từng bộ phận - Kết quả đánh giá nội bộ thường xuyên và định kì lần trước
- Kết quả đánh giá ngoài (nếu có)
+ Lập dự thảo kế hoạch đánh giá nội bộ (Biểu mẫu).
+ Lập dự thảo các nội dung cần đánh giá tại các đơn vị.
+ Tham khảo ý kiến của các đơn vị để hoàn chỉnh kế hoạch đánh giá nội bộ, trình Ban Giám hiệu phê duyệ
Bước 4:tiến hành đánh giá
- Các đánh giá viên thực hiện hoạt động đánh giá theo kế hoạch và sự phân công của Ban Giám đốc
- Trao đổi trong nhóm để thống nhất ý kiến đánh giávà ghi nhận đánh giá
Trường Đại học Kinh tế Huế
2.2.4.3. Qui trình kiểm soát thành phẩm a. Mục đích
Kiểm tra chất lượng thành phẩm nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, đạt đúng chất lượng mà khách hàng đưa ra, phát hiện những sai sót, kém chất lượng, không đạt yêu cầu.
b. Nội dung
Những nhân viên QC sẽ thực hiện nhiệm vụ theo sát chất lượng thành phẩm, tuyệt đối không để những sai sót xảy ra trước khi xuất hàng để bảo đảm sản phẩm đáp ứng được tất cả thông số kỹ thuật và yêu cầu của khách hàng. Tất cả sản phẩm có lỗi đều bị lọai bỏ để bảo đảm là khách hàng không phải nhận được những sản phẩm khiếm khuyết.
Bước 1: trưởng ban kiểm tra chất lượng sẽ kiểm tra, phân tích, đánh giá về mẫu mã, kích thước, màu sắc, kỹ thuật đan, cân nặng... có giống với mẫu trong bản vẽ hay không.
Bước 2: nếu sản phẩm đạt đúng tiêu chuẩn cho nhập cho chờ xuất hàng. Và ngược lại nếu sản phẩm chưa đạt chuẩn thì tiến hành sửa chữa rồi nhập kho chờ xuất hàng. Đối với những sản phẩm đã quá hạn sử dụng, không còn đáp ứng tiêu chuẩn thì tiến hàng xử lý theo qui định của công ty.
2.2.4.4. Qui trình kiểm soát quá trình tuyển dụng và đào tạo.
a. Mục đích
Quy trình này quyđịnh cách thức tiến hành tuyển dụng nhân sự nhằmcung cấp nguồn lực đáp ứng yêu cầu nhân lực của Công ty.
b. Nội dung:
Trưởng các phòng banđưa ra yêu cầu vị trí tuyển dụng và điền vào phiếu yêu cầu tuyển dụng.
Nhân viên tuyển dụng xem xét lại yêu cầu tuyển dụng và đối chiếu kế hoạch nhân sự hằng năm. Các yêu cầu tuyển dụng nhân sự phải có sự phê duyệt của ban lãnh đạo có thẩm quyền.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Sơ đồ 3: qui trình tuyển dụng nhân sự
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành) Bước 1: tỉm kiếm ứng viên: cán bộ nhân sự dùng nhiều hình thức đa dạng để thu hút các ứng viên, đặc biệt là phải xây dựng được hìnhảnh tốt đẹp và đúng với thực tế của doanh nghiệp. Tổ chức các vòng tuyển chọn và các buổi gặp gỡ, phỏng vấn cởi mở với các ứng viên.
Bước 2: đánh giá lựa chọn: cán bộ nhân sự cần phải đánh giá xem quá trình tuyển dụng có gì sai sót không và kết quả tuyển dụng có đáp ứng được nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp hay không. Phải xem xét các chi phí cho quá trình tuyển dụng, tiêu chuẩn, phương pháp và các nguồn tuyển dụng...có hợp lý không.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bước 3: phỏng vấn: cán bộ nhân sự phải chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn liên quan đến ứng viên cũng như liên quan đến vị trí mà doanh nghiệp muốn tuyển, xây dựng thang điểm cho từng câu hỏi và cuối cùng là thực hiện phỏng vấn.
Bước 4: quyết định tuyển dụng: Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng và quá trình phỏng vấnmà doanh nghiệp chọn ứng viên thích hợp nhất.
2.2.4.5. Quy trìnhđánh giá nguyên vật liệu đầu vào a. Mục đích
Việc công ty đánh giá nguyên vật liệu đầu vào nhằm mụ đich đảm bảo được chất lượng nguyên vật liệu đầu vào đúng theo quy chuẩn của từng sản phảm, đáp ứng từng yêu cầu của đơn đặt hàng từ phía khách hàng.
b. Nội dung:
Sơ đồ 4: Quitrìnhđánh giá nguyên vật liệu đầu vào
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành)
Nguyên vật liệu đầu vào
Mẫu kiểm tra
Ban kiểm tra thực hiện kiểm tra, đối chiếu mẫu
Đạt Không đạt
Nhập kho Phiếu đề xuất xemxét
Sai lệch trong mức độ cho phép
Sai lệch lớn
Phân loại, nhập kho Trả lại hàng
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bước 1: Các loại nguyên vật liệu phổ biến tại công ty là: nhôm, nhựa, hóa chất, gỗ, óc vít, sợi nhựa... Đối với mỗi nguyên vật liệu đầu vào khác sẽ có những hạng mục kiểm tra khác nhau như: màu sắc, độ dày, bề rộng, hình dạng, kích thước..., số đơn hàng, sản xuất đóng gói v.v... do đó ban kiểm tra chất lượng sẽ có những đánh giá riêng về từng loại sản phẩm với từng hạng mục riêng từ đó nhận xét nguyên vật liệu đó có đáp ứng được yêu cầu công ty đưa ra hay không.
Bước 2: Ban kiểm tra chất lượng sẽ đánh giá chất lượng nguyên vật liệu đầu vào thông qua mẫu kiểm tra. Mẫu kiểm tra sẽ được lựa chọn theo 2 cách
- Cách 1: kiểm tra 100%
- Cách 2: kiểm tra xác suất. Tỷ lệ lấymẫu phụ thuộc vào từng loại sản phẩm Sau khi kiểm tra sẽ viết vào phiếu kiểm tra chất lượng, nếu nguyên liệu nào đạt yêu cầu sẽ được dán phiếu kiểm tra đạt và cho nhập kho. Nguyên vật liệu nào không đạt yêu cầu sẽ được báo cái lại để ban kiểm tra chết lượng xem xét.
- Nếu sai lệch ở mức độ cho phép, thì tiếp tục phân loại nguyên vật liệu đó rồi nhập kho - Nếu sai lệch quá lớn, thì Ban kiểm tra chất lượng sẽ báo cáo với phòng kế hoạch và Ban giám đốc yêu cầu trả lại hàng, hoặc có biện pháp xử lý khác.
2.2.4.6. Quy trìnhhành độngkhắc phục và phòng ngừa:
a. Mục đích:
Công ty xây dựng quy trình này nhằm mục đích qui định cách thức tiến hành biện pháp khắc phục và phòng ngừa sớm những nguyên nhân gây ra những điểm không phù hợp hiện có và tiềm ẩn trong công tácsản xuất, phục vụsản xuất, bắt buộc phải thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa phù hợp với HTQLC theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 của doanh nghiệp.
b. Nội dung:
Hành động khắc phục được để nghị bởi Trưởng các bộ phận hoặc cấp cao hơn để ngăn chặn hoặc làm giảm thiểu sự tái diễn lặp đi lặp lại của những vấn đề không phù hợp và những khiếu nại hợp lý của khách hàng liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, quá trình, công việc, bản thành phẩm và nguyên vật liệu.
Hành động phòng ngừa cải tiến được đề nghị bởi Trưởng các bộ phận hoặc cấp cao hơn để ngăn ngừa hoặc giảm thiểu các khả năng xảy ra các vấn đề không phù hợp tiềm ẩn hoặc những khiếu nại của khách hàng liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, quá trình, công việc, bản thành phẩm và nguyên vật liệu...
Trường Đại học Kinh tế Huế
Những điểm không phù hợp phát hiện ra trong quá trìnhđánh giá chất lượng nội bộ, trách nhiệm của đánh giá viên là phát hành những phiếu Yêu cầu hành động để khắc phục cho bộ phận được đánh giá.
Phiếu đánh giá sẽ được chuyển cho Đại diện lãnhđạo để xem xét và đánh giá sau đó chuyển cho Bộ phận được phát hành để tiến hành phân tích nguyên nhân và từ đó tìm ra biện pháp để khắc phục, phòng ngừa, cải tiến...
Sơ đồ 5: Qui trình hànhđộng khắc phục và phòng ngừa
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành) Yêu cầu hành động khắc
phục, phòng ngừa
Tiếp nhận và tổng hợp các yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa
Xác định nguyên nhân
Thực hiện các biện pháp khắc phục, phòng ngừa
Kiểm tra xác nhận
Kết thúc, lưu hồ sơ
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bước 1: tất cả nhân viên trong công ty khi phát hiện ra bất cứ sự cố không phù hợp nào hoặc sự phàn nàn khiếu nạn của khách hàng trong quá trình sản xuất kinh doanh và tùy thuộc vào mức độ và tính chất của sự không phù hợp mà đưa ra những hành động sau:
- Thực hiện biện pháp xử lý theo qui trình kiểm soát sản phầm không phù hợp - Yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa bằng cách lập Phiếu yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa gởi tới Ban lãnhđạo.
Bước 2: Ban GĐ sẽ chỉ định nhân viên tiếp nhận Phiếu yêu cầu khắc phục, phòng ngừa và chuyển tới phòng có liên quan đồng thời ghi nhận các điểm không phù hợp và Sổ theo dõi các hànhđộng khắc phục, phòng ngừa.
Bước 3: trưởng phòng kế hoạch và tổ trưởng các bộ phận có trách nhiệm xác định nguyên nhân gây ra sự cố không phù hợp hoặc nguyên nhân tiềm tàng dẫn tới sự không phù hợp và điền vào phiếu Yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa.
Bước 4:căn cứ vào nguyên nhân gây ra sự không phù hợp đãđược xác định, các bộ phận liên quan phải tìm biện pháp xử lý, để xuất hànhđộng khắc phục, phòng ngừa và tiến hành thực hiện các biện pháp đó nhằm ngăn ngừa sự tái diễn. Mọi việc phải được ghi đầy đủ trong phiếu Yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa.
2.2.4.7. Quy trình kiểm soát tài liệu, hồ sơ và văn bản đến, đi a. Mục đích
Công ty thiết lập quy trình kiểm soát tài liệu nhằm mục đích cung cấp một phương pháp thống nhất trong việc soạn thảo, thay đổi, xem xét, phê duyệt, phân phối, lưu trữ và kiểm soát các tài liệu thuộc hệ thống Quản lý chất lượng tại công ty.
b. Nội dung:
Quy trình kiểm soát tài liệu áp dụng cho tất cả các tài liệu có liên quan đến HTQLCL tại Công ty.
Bước 1: Yêu cầu soạn thảo, chỉnh sửa và bổ sung tài liệu khi có nhu cầu về tài liệu mới hoặc phát hiện sự không phù hợp của tài liệu hiện hành, trưởng Bộ phận, phòng ban lập phiếu yêu cầu gửi đến Trưởng Ban ISO
Bước 2:Phê duyệt yêu cầu Trưởng Ban ISO xem xét:
-Đồng ý: Trình Lãnhđạo phê duyệt và chỉ định người soạn thảo.