Lãnh đạo, quản lý nhóm

(1)

1

& kỹ năng giao tiếp Lãnh đạo, quản lý nhóm

& kỹ năng giao tiếp

Chương 3

2

Nội dung

n

Lãnh đạo trong quản lý

n

Động viên, tưởng thưởng trong quản lý

n

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n

Giao tiếp trong quản lý

n

Lãnh đạo sự thay đổi

3

n

Các khai niệm về lãnh đạo

n

Nguồn gốc của quyền lực

n

Lãnh đạo & trao quyền

n

Đặc điểm & hành vi lãnh đạo

n

Các vấn đề trong phát triển lãnh đạo

4

n

Định nghĩa:

Là một qui trình khơi dậy sự nhiệt tình &

nổ lực của nhân viên nhằm đạt được kết quả của tổ chức (Is the process of arousing enthusiam & directive effort toward organisation goals

Leadership

(2)

5

Lãnh đạo trong quản lý

n

Định nghĩa về Vision (Tầm nhìn) Vision là thuật ngữ dùng để mô tả bức tranh (rõ ràng) trong tương lai của công ty (Is a term used to describe the clear sence of the future)

6

n

Quyền lực (Power)

Là khả năng làm cho ai đó phải làm theo cách của mình hay làm cái gì đó mà mình muốn (Is the ability to get someonce else to do something you want done or to make things happen the way you want)

Quyền lực là công cụ tiềm năng để có được sự đồng thần & cam kết của người khác

Lãnh đạo trong quản lý

n

Quyền lực đến từ vị trí (Position Power)

“Người nắm giữ vị trí đó có quyền “phán quyết”, quyết định thưởng/phạt đối với một số người khác”

n

Đến từ cá nhân (Personal Power)

nCó nhiều thông tin, hiểu biết về chuyên môn…,

nQuan hệ xã hội

nChia sẽ những mục tiêu chung

nChia sẽ những giá trị

nLãnh đạo với sự tôn trọng

n…,

(3)

9

n

Lãnh đạo & trao quyền

Một nhà lãnh đạo giỏi là nhà lãnh đạo biết trao quyền đúng lúc &

đúng chổ

10

n

Đặc điểm

nTư chất

qLãnh đạo phải là người tiên phong.

qCó khả năng giải quyết vấn đề của nhóm.

qPhải chịu trách nhiệm cho nhóm.

11

Lãnh đạo trong quản lý

n

Đặc điểm

nNghị lực, liêm chính

nSáng kiến, suy luận

nTự tin

nTính đồng đội

nTính linh hoạt…,

12

n

Hành vi

nQuan tâm đến công việc (Behaviour of task)

nXác định công việc

nGiao việc, hướng dẫn qui trình làm việc

nHướng dẫn thực hiện

nKiểm tra công việc

(4)

13

n

Hành vi

nQuan tâm đến con người

nNhiệt tình trong với cộng sự

nHỗ trợ nhân viên

nQuan tâm đến mối quan hệ

nTôn trọng “feeling” (ý kiến)

nTin tường

nThông cảm…,

14

Lãnh đạo trong quản lý

n

Hành vi

Nhà quản lý “Chết”

Quan tâm đến công việc Cao

Cao

Thấp

Quan tâm đến con người

Nhà quản lý

“kiểu mệnh lệnh”

Nhà quản lý

“Đội nhóm”

Nhà quản lý

“Theo kiểu câu lạc bộ”

Nhà quản lý

“Trung Dung”

n

Lãnh đạo theo tình huống

n

Các phong cách lãnh đạo

nPhong cách độc đoán

nPhong cách dân chủ

nPhong cách tự do

Động viên, tưởng thưởng ……

n

Các khái niệm

n

Các thuyết về động viên

n

Lý thuyết cũng cố trong động viên

n

Xu hướng động viên & đãi ngộ

(5)

17

Động viên, tưởng thưởng….

n

Động viên là gì (What is motivation) Là một cơng cụ của cơng ty nhằm mục đích khuyến khích nhân viên thực hiện

& đạt được mục tiêu của doanh nghiệp (Motivation is an internal process that makes a person move toward a goal)

18

n

Tưởng thưởng & thành tích

n

Thường đi đơi với kết quả

n

Thưởng là một cách ghi nhận thành quả

n

Thưởng cũng là con dao hai lưỡi

19

n

Thuyết về sự cơng bằng (Equity theory)

Giá trị bản thân nhận được

Giá trị người khác nhận được So sánh

Cơng bằng Nhân viên hài lịng

Thái độ tích cực

Thiếu cơng bằng Nhân viên khơng thỏai mái Chống lại việc thiếu cơng bằng đĩ

20

n

Các thuyết về động viên

n

Nhu cầu theo Maslow

Những nhu cầu về sinh lý Những nhu cầu về liên kết,

chấp nhận Những nhu cầu về an toàn

Nhu cầu tự thân vận động Những nhu cầu về sự tôn trọng

(6)

21

n

Thuyết của Herzberg

nCĩ hai nhĩm yếu tố

nYếu tố để duy trì

nYếu tố động viên

22

n

Nhĩm duy trì

1.Phương pháp giám sát 2.Lương

3.Điều kiện làm việc 4.Quan hệ với đồng nghiệp…

n

Nhĩm động viên

1.Sự thách thức công việc 2.Cơ hội thăng tiến 3.Ý nghĩa các thành tựu 4.Ý nghĩa của trách nhiệm…

n

Thuyết của Herzberg

n

Thuyết về sự cơng bằng (Equity theory)

nCơng bằng

nNhân viên hài lịng

nThái độ khơng thay đổi

nKhơng cơng bằng

nNhân viên cảm thấy khơng được thoải mái

nChống lại việc thiếu cơng bằng đĩ

n

Lý thuyết cũng cố trong động viên

n

Củng cố tích cực (Reinforcement positive)

nTán dương, ca ngợi

nTăng lương, thưởng bằng tiền…,

n

Phạt

nTừ chối thưởng

nKhiển trách..,

(7)

25

n

Xu hướng đông viên & đãi ngộ

n

Qui trình

Động viên Nhiệt tình & chăm chỉ

Khả năng bản thân

Hỗ trợ từ tổ chức Cố gắng trong

công việc

Hoàn thành công việc Thưởng

Cảm thấy công bằng

Củng cố giá trị thưởng

Hài lòng với mức thưởng

26

Động viên, tưởng thưởng….

n

Xu hướng đông viên & đãi ngộ

n

Trả thưởng theo kết quả đạt được

n

Hệ thống chi trả hoa hồng

nTrả vì kỹ năng

nTrả thêm do thành quả xuất sắc

nChia sẻ lợi nhuận

nQuyền mua cổ phiếu

n…,

27

n

Khái niệm

n

Xu hướng sử dụng nhóm (team)

n

Team processes & diversity

n

Ra quyết định trong nhóm

n

Qui trình xây dựng nhóm

28

n

Khái niệm

n

Nhóm (team) là nhóm người thường xuyên tương tác (làm việc) cho một mục đích chung (is collection people who regulary interact to purpose common goals)

n

Làm việc nhóm (teamowrk) là qui trình của

các thành viên làm việc với nhau nhằm

mục đích hòan thành mục tiêu chung của

nhóm

(8)

29

n

Committee (một ủy ban) là một nhóm người được thiết kế để làm một công việc đặc biệt trong lúc vẫn làm công việc bình thường

30

n

Nhóm dự án: Là nhóm được hình thành chính thức cho một mục đích cụ thể & sẽ giải tán khi mục đích đã hòan thành

n

Nhóm đa ngành nghề (gross functional team) là nhóm mà các thành viên từ nhiều phòng ban khác nhau

n

n Nhóm ảo (Virtual team) là nhóm cùng làm việc & giải quyết vấn đề thông qua hệ thống máy tính

n

Nhóm quốc tế (International team) là nhóm có ít nhất 2 quốc gia khác nhau

n

Team processes & Diversity

n

Nhóm hiệu quả

nLà đạt được hai yếu tố

nHoàn thành tốt công việc (high level of task)

nMức độ thỏa mãn của các thành viên cao

(9)

33

n

n Đầu vào (Input)

nBản chất công việc

nRõ ràng

nPhức tạp

nQuyết định tổ chức

nNguồn lực

nCông nghệ

nCấu trúc

nThưởng

nThông tin..,

34

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n

Đầu vào (Ctn)

nCở nhóm (team size)

nSố lượng thành viên

nSố lượng cá biệt, đồng nhất…,

nTính chất của các thành viên

nKhả năng

nGiá trị

nCá tính

nSự khác biệt

n..,

35

n

Qui trình nhóm (group process)

Là cách thức các thành viên làm việc với nhau để hòan thành nhiệm vụ của tổ chức

Nhóm hiệu quả

= Quanlity of input + (Process gains - process loses)

36

n

Tính đa dạng trong nhóm

nKhông cùng điểm xuất phát

nKhông cùng ngành nghề (phòng ban)

nKhông cùng quan điểm

nKhông cùng một tôn giáo,giới tính

nKhông cùng một quốc gia, hay vùng lãnh thổ

n…,

(10)

37

n

Các giai đọan phát triển nhóm

nĐịnh hình

nXung đột (Hỗn loạn)

nQui chuẩn

nPhát triển

nHoàn thành & giải tán

38

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n

nĐịnh hình

nLựa chọn thành viên cho nhóm.

nĐề ra (xác lập) và phổ biến mục tiêu cho nhóm.

nThiết lập các kênh truyền thông có hiệu quả.

nKhuyến khích sự tham gia của các thành viên.

nKhuyến khích xây dựng nét đặc trưng cho nhóm.

n

Các giai đọan phát triển nhóm

nXung đột (Hỗn loạn)

nĐây là giai đoạn bùng nổ những mâu thuẫn

nMâu thuẫn chủ yếu là do một số thành viên trong nhóm cố gắng "khẳng định mình".

nĐây là giai đoạn tìm hiểu và khám phá. Người trưởng nhóm cần khéo léo giải quyết những bất ổn và mâu thuẫn.

n

nQui chuẩn:

nHành vi

nNguyên tắc

nTiêu chuẩn mong muốn mà mọi người trong nhóm tuân theo

(11)

41

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n

nPhát triển (performaning)

nNhóm đã trưởng thành

nTố chức tốt

nPhân công rõ ràng

nTin tưởng & hỗ trợ lẫn nhau

nCởi mở trong giao tiếp

n…,

Nhóm tập trung công việc để hoàn thành

42

n

nHoàn thành & giải tán

nHoàn thành công việc

nNếu không có dự án mới thì sẽ giải tán

43

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n

Ra quyết định là gì:

Là qui trình chọn lựa giữa các hương đi phù hợp cho họat động của mình

44

n

Ra quyết định như thế nào?

nThiếu sự hưởng ứng (Lack of response)

nNguyên tắc dựa trên quyền hạn (Authority rule)

nNguyên tắc dựa trên số ít (Mionority rule)

nNguyên tắc dựa trên số đông (Majority rule)

nNguyên tắc dựa vào sự đồng lòng, nhất trí (Consensus & Unanimity)

(12)

45

n

Bước 1: Những điều cần biết

nTầm quan trọng & ưu tiên của công việc

nMục tiêu & thách thức của công việc

nNguyên tắc mà các thành viên phải theo

nAi sẽ ra quyết định, ra như thế nào

nPhong cách & mong đợi của team leader

nAi khác sẽ tham gia vào công việc

nTrách nhiệm của từng thành viên ra sao.

46

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n

Bước 1: Những điều cần biết

nCó gắng có những thành viên positive

nHạn chế thêm thành viên vào phút chót

nTập trung nhiều vào delegation (giao quyền)

nNhận ra tính “chính trị” trong team

nHạn chế không dùng thành viên part time

n

Bước 2: “Wanting to feel better”

nTạo không khí nhẹ nhàng

nSự thay đổi từ nhận thức

nCảm giác đóng vai trò quan trọng

nĐây là điểm khởi đầu

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n

Bước 3: “Nhận biết khó khăn & nhu cầu

nXác định những kho khắn

nCác nhu cầu cần thiết

(13)

49

n

Bước 4: “Hình thành vision”

nWhere you wish to go????

nSau một năm team của bạn sẽ ra sao?

n…,

⇒Hình thành nên “tầm nhìn” của nhóm

50

n

Bước 5: “Xây dựng chiến lược để hoàn thiện”

nXây dựng kế họach thực hiện

nĐiều kiện

nMục tiêu

nCác kỹ thuật/xảo để phát triển

51

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n

Bước 6: “ Đánh giá lại tiến trình

(review progress)

nXem xét lại các thành viên một cách khéo léo

nHọp định kỳ

nThảo luận mở

nBáo cáo các tiến trình (nếu cần)

52

n

Các “Tip” khi xây dựng team

n

Chọn đúng người

nKinh nghiệm

nThái độ

nKỹ thuật (chuyên môn của dự án)

nKỹ năng giao tiếp

nKhả năng dự báo

(14)

53

n

Các khái niệm

n

Qui trình giao tiếp

n

Các trở ngại khi giao tiếp

n

Cách thức hoàn thiện giao tiếp

n

Giao tiếp & quản lý xung đột

n

Thương lượng trong quản lý

54

n

Các khái niệm

n Giao tiếp là gì? Là qui trình của việc gửi & nhận những ký hiệu với nghĩa kèm theo.

n Giao tiếp hiệu quả

Là thông tin người gửi đi & kết quả đến với người nhận là một & giống nhau ( Is the intened massage of sender & the interpreted meaning of the reveiver are one & the same)

n

Các vấn ñềcủa giao tiếp có thể

n

Qui trình giao tiếp

n

Resource:

nThông tin bạn muốn truyền đạt phải:

nRõ ràng

nChính xác

nKhông quá lớn (từng công đoạn)

(15)

57

n

Massage

nLà nôi dung thông tin bạn muốn truyền đạt

58

n

Encoding

n“Mã hóa” là quá trình chuyển thông tin từ suy nghĩ, ý định sang một dạng “form” nào đó trước khi đến người nhận

nCần lưu khi dùng từ ngữ

nTiên đoán những suy diễn của người nhận

nLoại trừ những ý nghĩa mơ hồ

nVăn hóa, những giả định, viết tắt..,

=> Nên: Dùng từ dễ hiểu, đơn giản, rõ ràng…,

59

Giao tiếp trong quản lý

n

Channel...

n“Kênh” mà bạn muốn dùng để truyền đạt thông tin đến người nhận

nCó thể:

nTrực tiếp (face to face)

nMail

nThư

nMemo

nBáo cáo..,

60

n

Decoding...

n“Giải mã” các thông tin khi nhận được.

“ Mã hóa sai => giải mã sai”

“ Người nhận có ít kiến thức, bỏ qua thông tin nên có thể giải mã sai”

Nên:

nĐọc kỹ thông tin

nLắng nghe kỹ

(16)

61

Giao tiếp trong quản lý

n

Receiver...

nNgười nhận sau khi nhận thông tin sẽ

nSuy nghĩ

nPhản hồi theo thông tin mà họ nhận được

62

n

Feedback...

nNgười nhận sẽ phản hồi theo thông tin nhận được

nBạn hãy xem xét cẩn thận các phản hồi

nNếu phát hiện sai sót bạn có thể gửi thông tin đó (đã sửa) lần hai

n

Qui trình giao tiếp

n

Context

nNgữ cảnh mà bạn đang làm việc

nVăn hóa doanh nghiệp

nĐa văn hóa…,

n

Các trở ngại khi giao tiếp

n

Môi trường (ồn ào)

n

Kênh truyền đạt hạn chế

n

Kỹ năng viết nghèo nàn

n

Ăn nói kém

n

Không theo kịp ngôn ngữ không lời

n

Sự xao lãng

…,

(17)

65

n

Cách thức hoàn thiện giao tiếp

n

Lắng nghe hiệu quả

n

Ngôn ngữ thể hình (Chú ý)

n

Sử dụng kênh hiệu quả

n

Ứng dụng công nghệ kỹ thuật

n

Có kiến thức về đa văn hóa

n

Lựa chọn ngôn ngữ & biết thay đổi

66

n

Xung đột là gì?

Là sự bất đồng về một vấn đề vật chất hay là một phản kháng từ bản thân

67

n

Hệ quả của xung đột

Tác động của xung đột đến kết quả

Mức độ của xung đột

Thấp Cao

Tích cực

Vừa phải

Tiêu cực

Chức năng của xung đột

Sự mất cân đối của xung đột

68

n

Quản lý xung đột

nTránh xa xung đột (avoidance)

nSống chung với xung đột

nĐấu tranh – Dùng quyền của người quản lý

nThỏa hiệp

(18)

69

Giao tiếp trong quản lý

n

Quản lý xung đột

Mức độ quyết đóan

Mức độ hợp tác

Thấp Cao

Cao

Tránh xa xung đột Sống chung với xung đột

Đấu tranh dùng quyền của ngươi quản lý

Thỏa hiệp

70

n

Thương lượng

n

Các nguyên tắc thương lượng

nTách con người ra khỏi vấn đề

nTập trung vào lợi ích chứ không phải là chức vụ

nTạo ra nhiều sự chọn lựa trước khi quyết định

nNhấn mạnh rằng kết quả đạt được phải dựa vào tiêu chuẩn khách quan

n

Thách thức của sự thay đổi

n

Tổ chức thay đổi

n

Quản lý kế họach thay đổi

n

Phát triển tổ chức

n

Sự sẵn sàng của cá nhân

(cho việc thay đổi)

n

Thách thức của sự thay đổi

n

Cạnh tranh cao

n

Đổi mới liên tục

n

Hiệp thương (Industry cluster)

n

…,

(19)

73

n

Tổ chức thay đổi

n

Thay đổi trong quản lý, lãnh đạo

n

Thay đổi từ dưới lên

(thay đổi tất cả các cấp)

n

Linh động

(thay đổi có & không có kế họach)

n

Tạo áp lực & mục tiêu cho sự thay đổi

74

n

Quản lý kế họach thay đổi

n

Các bước

nBước 1 – Rã đông

nBước 2 – Thay đổi

nBước 3 – Đông cứng lại

75

n

Quản lý kế họach thay đổi

n

Chọn lựa chiến lược thay đổi

nThay đổi bằng sức mạnh (áp lực lớn)

nThay đổi bằng cách thuyết phục

nChia sẻ quyền lực

76

Lãnh đạo sự thay đổi

n

Phát triển tổ chức

n

Phát triển mục tiêu của tổ chức

n

Phát triển công việc của tổ chức

n

Có sự can thiệp trong phát triển

(20)

77

n

Sự sẵn sàng của cá nhân

n

Có sự nhìn xa trông rộng

n

Xây dựng “thương hiệu” cá nhân

n

Thích ứng nhanh với sự thay đổi

n

…,