HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI TỔ CHỨC GIÁO DỤC IEG

ĐẠI HỌC HUẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI TỔ CHỨC GIÁO DỤC IEG

NGUYỄN THU HIỀN

Niên khóa: 2015 - 2019

Trường Đại học Kinh tế Huế

ĐẠI HỌC HUẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI TỔ CHỨC GIÁO DỤC IEG

Sinh viên thực hiện: Giáo viên hướng dẫn:

Nguyễn Thu Hiền TS Hồ Thị Hương Lan

Lớp: K49B – Marketing Niên khóa: 2015 - 2019

Huế, 04/2019

Trường Đại học Kinh tế Huế

LỜI CẢM ƠN

Thời gian qua, nhờ sự hỗ trợ từ phía các thầy cô, bạn bè và gia đình, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với sự tìm hiểu, nghiên cứu đầu tư, nghiêm túc.

Thành quả này đạt được do đó không phải thuộc vềcá nhân mà còn nhờ tới sựhỗtrợ của rất nhiều người. Em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới:

Tiến sĩ Hồ Thị Hương Lan, giảng viên Quản trị kinh doanh, Đại học kinh tế huế, đã hướng dẫn, hỗ trợ em trong suốt thời thời gian thực hiện khóa luận. Từ những ngày đầu lựa chọn đề tài, cô đã nhiệt tình, ân cần định hướng và cung cấp các tài liệu giúp tôi có hướng đi chính xác, tìm hiểu chuyên sâu hơn về đề tài đã lựa chọn. Cô dành rất nhiều thời gian thảo luận, phân tích và giải đáp giúp tôi các vấn đề chuyên môn. Đây thực sự là may mắn của em, những điều em học được từ cô không chỉ là kiến thức mà còn là sự tận tụy, hết lòng vì học sinh và tác phong làm việc chuyên nghiệp.

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giảng viên Ngành Marketing đã mang đến cho chúng em những kiến thức chuyên môn và các bài học nghề nghiệp quý giá. Thầy cô đã tiếp thêm ngọn lửa đam mê và truyền cảm hứng để chúng em có động lực tìm hiểu, bước đi trên con đường mìnhđã lựa chọn.

Không thể không nhắc tới sự chỉ đạo các thành viên trong Tổ chức giáo dục IEG đã giúp em có điều kiện thực tập nghề nghiệp cũng như trao đổi nhiều kiến thức thực tế vềMarketing.

Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn cái các thầy cô, bạn bè và người quen đã cung cấp thông tin, tài liệu và chia sẻ quan điểm cá nhân của mình để giúp em có nguồn thông tin khách quan, chân thực để hoàn thiện khóa luận.

Hà Nội, ngày 29 tháng 4, năm 2019

Sinh viên Nguyễn Thu Hiền

Trường Đại học Kinh tế Huế

MỤC LỤC

PHẦN I-ĐẶT VẤN ĐỀ...1

1. Lý do chọn đề tài...1

2. Mục tiêu nghiên cứu...2

2.1. Mục đích chung...2

2.2. Mục tiêu cụ thể...2

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...2

3.1.Đối tượng nghiên cứu...2

3.2. Phạm vi nghiên cứu...2

4. Phương pháp nghiên cứu...3

4.1. Phương pháp thu thập dữ liệu...Error! Bookmark not defined. 4.1.1. Dữ liệu thứ cấp...Error! Bookmark not defined. 4.1.2. Dữ liệu sơ cấp...Error! Bookmark not defined. 5. Cấu trúc khóa luận...3

PHẦN 2: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU...4

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU...4

1. VềMarketing giáo dục...Error! Bookmark not defined. 2. Một số vấn đề căn bản của tổ chức sự kiện...Error! Bookmark not defined. 2.1. Khái niệm...Error! Bookmark not defined. 2.2. Mục đích của tổ chức sự kiện...4

2.3. Phân loại của tổ chức sự kiện...5

2.4. Quy trình tổ chức sự kiện...8

2.4.1. Hình thành concept ...Error! Bookmark not defined. 2.4.2. Thiết kế sự kiện...11

2.4.3. Lập kế hoạch...12

2.4.4. Triển khai công tác thực hiện và giám sát ...14

2.4.5. Tiến hành tổ chức...14

2.4.6. Kết thúc...14

2.4.7. Đánh giá...14

2.5. Tiêu chí đánh giá một sự kiện thành công ...15

2.5.1. Phản hồi của khách tham dự

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.5.2. Mức độ hài lòng của nhà tài trợ...15

2.5.3. Khả năng giải quyết rủi ro của người tổ chức...16

2.5.4. Ngân sách thu chi cho sự kiện...16

2.5.5. Mức độ hài lòng của cấp trên ...17

3. Một số khái niệm về hội thảo...Error! Bookmark not defined. 3.1. Khái niệm...Error! Bookmark not defined. 3.2. Mục đích của hội thảo...Error! Bookmark not defined. 3.3. Quy trình tổ chức hội thảo...Error! Bookmark not defined. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÁC CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI IEG...18

1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY IEG...Error! Bookmark not defined. 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển...18

1.2. Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi và nguyên tắc ứng xử...18

1.3. Một số hoạt động của Tổ chức giáo dục IEG...Error! Bookmark not defined. 1.3.1. Tổ chức dạy học...24

1.3.2. Tổ chức các kỳ thi Quốc tế tại Việt Nam...26

I. Khảo sát công tác tổ chức sự kiện hội thảo tại...Error! Bookmark not defined. 1. Hội thảo IEG Talk 8: Standford Talkshow...35

1.1. Quy trình tổ chức...35

1.1.1. Bước 1: Hình thành concept ...35

2. Đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức sự kiện của IEG...Error! Bookmark not defined. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT GIÚP HOÀN THIỆN QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI TỔ CHỨC GIÁO DỤC IEG...63

1.1. Giải pháp đối với định hướng chiến lược kinh doanh của công ty...Error! Bookmark not defined. 1.2. Giải pháp cho hoạt độngMarketing ...Error! Bookmark not defined. 1.3. Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện...Error! Bookmark not defined. 1.3.3. Đẩy mạnh nghiên cứu thi trường...63

1.3.4. Nâng cao, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng cho nhân viên tổ chức hội thảo. ...64

1.3.5. Tăng cường mối quan hệ với báo chí, truyền thông...64

1.3.6. Tăng cường chất lượng sự kiện...65

Trường Đại học Kinh tế Huế

TÀI LIỆU THAM KHẢO...68

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3: Logistics and Budget IEG Talk 8...39

Bảng 4: Master Plan IEG Talk 8 ...40

Bảng 5: Lịch trình dựkiến IEG Talk 8...43

Bảng 6: Yêu cầu thiết kếhìnhảnh IEG Talk 11 ...46

Bảng 7: Logistic&Budget IEG Talk 11...47

Bảng 8: Kếhoạch truyền thông IEG Talk 11 ...56

Bảng 9: Quá trình điễn ra IEG Talk 11 ...58

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Biểu đồ1: Quy trình tổchức sựkiện...9

Hình 1: Logo IEG ...18

Hình 2: Poster Kỳthi Toán Quốc tếIKMC 2019...27

Hình 3: Poster Kỳ thi Đánh giá Năng lực tư duy Toán Quốc tếIMAS ...27

Trường Đại học Kinh tế Huế

BẢNG VIỆT HÓA

Event : Sự kiện

Concept : Khái niệm

Master plan : Kế hoạch tổng thể

Logistics : Hậu cần

Order design : Yêu cầu thiết kế

Location : Vị trí

Content : Nội dung

Communication : Giao tiếp (với báo chí) Seeding : Tạo nội dung chia sẻ

PR : Quan hệ công chúng

Budget : Ngân sách

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN I- ĐẶT VẤN ĐỀ

1. Lý do chọn đề tài

Việt Nam được biết đến là một quốc gia rất coi trọng giáo dục. Ngày nay, giáo dục nói chung và giáo dục con trẻ nói riêng được cộng đồng xã hội, đặc biệt là các bậc phụ huynh hết sức quan tâm. Xu hướng giáo dục mới chính là giúp trẻ phát triển toàn diện về tư duy, nhận thức, kĩ năng, cảm xúc và ngoại ngữ.

Giáo dục đi theo hướng mới, với những mong muốn mang lại cho học sinh, trẻ em một thế giới tốt hơn. Tuy nhiên, rất nhiều phụ huynh, giáo viên vẫn còn đang có những quan điểm, cách nuôi dạy con trẻ, học sinh của mình một cách lệch lạc, thiếu khoa học dẫn đến sự phát triển không toàn diện, gây nhiều hệ lụy đối với con trẻ.

Vì vậy, chúng ta cần phải thay đổi hướng suy nghĩ của phụ huynh, các nhà làm giáo dục trong việc nuôi dạy trẻ, giúp trẻ có một trí tuệ và nhân cách hoàn thiện.

Năm2014, Tổ chức Giáo dục IEG (Innovative Education Group) ra đời. Với việc giảng dạy chương trình tiếng Anh, Toán và Khoa học theo chuẩn quốc tế cùng các chương trình học ngoại khóa, Tổ chức Giáo dục IEG xây dựng một lộ trình mang tính hệ thống và tích hợp để trẻ có thể rèn luyện tư duy, tích lũy kiến thức và kỹ năng vững chắc.

Bên cạnh những hoạt động dạy học, IEG thường xuyên tổ chức các cuộc thi liên quan đến Khoa học, Toán học và tiếng Anh mang chuẩn quốc tế, những buổi tọa đàm, talkshow, trại hè quốc tế liên quan đến giáo dục với phương pháp học tập cho con trẻ và nuôi dạy trẻ nhằm giúp phụ huynh có cái nhìn đúng đắn và phương pháp giáo dục con hợp lý.

Tổ chức sự kiện không những kết nối được khách hàng với doanh nghiệp mà còn thu hútđược những khách hàng tiềm năng, đồng thời quảng bá được hìnhảnh của doanh nghiệp. Đối với IEG, việc tổ chức các sự kiện liên quan đến giáo dục giúp Tổ chức liên kết được phụ huynh, giáo viên, các cơ quan truyền thông và các tổ chức liên quan, đồng thời tạo cơ hội để IEG tiếp thị và quảng bá thương hiệu cũng như giới thiệu, tìm thêm học viên cho Tổ chức.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Tổ chức sự kiện là một quá trình gồm rất giai đoạn, công tác, đòi hỏi sự khoa học, liên kết và tỉ mỉ giữa các giai đoạn, các phòng ban. Để một sự kiện được diễn ra thành công, doanh nghiệp cần có kế hoạch bao quát toàn diện và chuẩn bị các công tác trước khi sự kiện diễn ra, công tác diễn ra trong sự kiện và sau sự kiện.

Nhận thấy được vai trò của tổ chức sự kiện trong hoạt động truyền thông nói riêng và kinh doanh nói chung của Tổ chức Giáo dục IEG, qua tìm hiểu thực tế em quyết định lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại Tổ chức Giáo dục IEG” để làm đề tài nghiên cứu của mình

2. Mục tiêu nghiên cứu 2.1. Mụctiêu chung

Trên cơ sở đánh giácông tác tổ chức sự kiện của Tổ chức Giáo dục IEG Global, từ đó nghiên cứu hướng đến đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức sự kiệntại IEG.

2.2. Mục tiêu cụ thể

Hệ thống hoác các vấn đề lý thuyết và thực tiễn liên quan đến công tác tổ chức sự kiện

Đánh giá công tác tổ chức sự kiện của Tổ chức Giáo dục IEG Global giái đoạn 2017-2019

Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện của Tổ chức Giáo dục IEG Global trong thời gian tới.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là: công tác tổ chức sự kiện hội thảo của Tổ chức Giáo dục IEG Global

3.2. Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu bao gồm:

Trường Đại học Kinh tế Huế

Phạm vi không gian:Tổ chức giáo dục IEG chi nhánh Hà Nội

Phạm vi nội dung: nghiên cứu tập trung đánh giá các công tác trong quá trình tổ sự kiện tại Tổ chức Giáo dục IEG, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại đơn vị nghiên cứu.

Phạm vi thời gian:

Dữ liệu thứ cấp: các dữ liệu thứ cấp được thu thập trong giai đoạn từ 2016-2018 Dữ liệu sơ cấp: các dữ liệu sơ cấp được khảo sát, nghiên cứu trong giai đoạn từ 01/2019-03/2019

4. Phương pháp nghiên cứu

Thu thập các báo cáo, các dữ liệu sẵn có từ các phòng ban Marketing, Event và các phòngban liên quan, …

Ngoài ra đề tài còn được thực hiện dựa trên việc tổng hợp các kiến thức đã được học ở trường, internet, báo.

Đồng thời kết hợp với việc tiếp xúc, phỏng vấn các nhân viên bộ phận Marketing, Event về vấn đề nghiên cứu.

5. Cấu trúc khóa luận Phần I. ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong phần này sẽ trình bày lí do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu, ý nghĩa thực tiễn và cấu trúc đề tài.

Phần II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG1: Một số vấn đề lí luận và thực tiễn vềcông tác tổ chức sự kiện CHƯƠNG 2: Đánh giá công tác tổ chức sự kiện tại Tổ chức giáo dục IEG CHƯƠNG 3:Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại IEG Phần III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN 2: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.1. Một số vấn đề lí luận về tổ chức sự kiện 1.1.1. Khái niệm

1.1.1.1. Khái niệm sự kiện

Sựkiện là các hoạt động xã hội tron g lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thểthao, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác liên quan đến lễhội, văn hóa, phong tục tập quán…

1.1.1.2. Khái niệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một quá trình hoạch định và giám sát những hoạt động liên quan đến các lĩnh vực sau: văn hóa-nghệ thuật-tuyên truyền-công bố tại một thời điểm, một địa điểm nhất định và tuân thủ quy định pháp luật, sai cho sự kiện diễn ra đúng mực đích của nhà tổchức.

(trích thông tin liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiệ của Bộ Văn hóa-Thể thao- Du lịch)

Theo quan niệm khác, tổchức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong môt thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp theo yêu cầu.

1.1.2. Mục đích của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một phần trong toàn bộ chiến lược Marketing của doanh nghiệp. Bên cạnh nhiên vụ quảng quá, “đánh bóng” thương hiệu, tổ chức sự kiện còn nhằm mục đích chuyển tải một thông điệp cụ thể, hoặc lập lại một thông điệp đồng nhất và đặc biệt các công cụ đang phổ biến trong hoạt động tiếp thị với mục đích gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ, tạo nên sức hút, từ đó khơi gợi sự quan tâm của khác hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Đồng thời, sự kiện doanh nghiệp còn tạo sơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với khách hàng, đối tác, cơ

Trường Đại học Kinh tế Huế

quan truyền thông, cơ quan chính quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp.

Thông điệp của sự kiện có thể để ở dưới dạng:

Hìnhảnh: thiệp mời, sân khấu, băng rôn, cờ phướn, bảng tên, quà tặng, túi đựng quà, đồng phục, bảng tên, …

Lời: Chủ đề, bài phát biểu, thông cáo báo chí, văn nghệ, các ấn phẩm, …

Hoạt động tổ chức sự kiện thường găn kết doanh nghiệp với một hoặc một số nhóm cụ thể. Tùy theo mục đích khác nhau mà đối tượng doanh nghiệp muốn kết nối sẽ thay đổi.

- Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông;

- Crisic Management: quản lý khủng hoảng;

- Government Management: quan hệ với chính phủ;

- Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty;

- Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư;

- Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.

1.1.3. Phân loại của tổ chức sự kiện

Một số họat động tổ chức sự kiện mà ta dễ dàng thấy được:

- Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công;

- Giới thiệu sẩn phẩm mới, hội nghị khách hàng;

- Hội chợ;

- Hội nghị, hội thảo,họp báo;

Khóa luận này sẽ đi sâu nghiên cứu về chương trình hội thảo

+ Khái niệm: Hội thảo là cuộc thảo luận về một số vấn đề nào đó có tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra.

Trường Đại học Kinh tế Huế

+ Mục đích: Mục đích chính của hội thảo là làm sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề, đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo vấn đề một cách có cơ sở khoa học.

+ Quy trình tổ chức hội thảo: Cũng giống tổ cức sự kiện, tất cả các hội thảo, dù lớn hay nhỏ đều có một quy trình thực hiện gần giống nhau và bắt buộc các bước ấy phải thực hiện theo tuần tự. Sau đây là các bước cơ bản để tổ chức hội thảo:

Bước 1: Lên chủ đề cho chương trình tổ chức hội thảo Bước 2:Thiết kế hội thảo

Bước 3:Tìmđịa điểm tổ chức hội thảo phù hợp Bước 4: Chuẩn bị những trang vật dụng cần thiết

Bước 5. Tiến hành truyền thông cho sự kiện hội thảo và xác nhận đăng kí tham dự

Bước 6: Tiến hành sự kiện Bước 7: Kết túc và đánh giá

Dưới góc nhìn của doanh nghiệp, hội thảo không chỉ là hoạt động truyền đạt những kiến thức mà còn là một kênh giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, thương hiệu với công chúng cũng như tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

- Diễn trình, phát biểu của ban lãnhđạo công ty với công chúng;

- Biểu điễn nghệ thuật, trình diễn thời trang;

- Các kỳ nghỉ, các ngày lễ;

- Tiệc chiêu đãi, tiệc trại;

- Tổchức các trò chơi và cuộc thi (liên quan đến thể thao, trí tuệ)

Để phân loại các hoạt động tổ chức sự kiện một cách có định hướng, người ta có thể phân loại dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau:

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Theo địa điểm làm event

+ Trong phòng họp: Hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, chương trình giới thiệu sản phẩm, …

+ Ngoài trời: Ca múa nhạc-thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao ngoài trời, … - Theo mục đích của sự kiện:

+Chương trình giải trí, thể thao, hội chợ, …

Các chương trình này là những chương trình lớm, có thể là ca nhạc ngoài trời, các hội chợ ẩm thực, hội chợ công nghệ, game, …

+Chương trình hội thảo chính trị hoặc khoa học

Chương trình này có thể đơn thuần là chính trị, khoa học mang tính nghiên cứu hoặc có thể là các chương trình khoa học nhânsự kiện ra mắt một sản phấm.

Chương trình hội thảo chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức của doanh nghiệp cho khách hàng

+Chương trình nhân dịp đặc biệt

Vào các ngày lễ lớn, tổng kết cuối năm, tất niên, các công ty thường tổ chức các chương trình liên hoan, giaolưu.

+Chương trình cảm ơn khách hàng

Nhằm cảm ơn sự yêu mến, lòng trung thành của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ, các công ty thường tổ chức những chương trình mang tính chất giao lưu chia sẻ và chỉ những khách hàng thân thiết hoặc những khách hàng mục tiêu đến tham dự.

Thông thường các chương trình này thường kết hợp cùng với việc ra mắt một dòng sản phẩm mới hoặc một chương trình xúc tiến mới.

+Chương trình kỷ niệm công ty

Thông thường, tổ chức sự kiện theo loại này sẽ bao gồm ba mục đích chính:

Cảm ơn khách hàng, lãnhđạo

Trường Đại học Kinh tế Huế

Marketing nội bộ công ty

+Chương trình quảng cáo đơn thuần

Các công ty tổ chức sự kiện nhằm thông báo, quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty tới công chúng, khách hàng mục tiêu.

Theo chủ thể làm event:

a. Làm event cho các tổ chức phi lợi nhuận.

b. Làm event cho các tổ chức có lợi nhuận.

- Event do nội bộ công ty tự tổ chức.

Vào các dịp lễ, kỉ niệm công ty hay sự kiện có quy mô nhỏ, một số công ty có thể tự đứng ra tổ chức các buổi hội thảo, họp mặt, liên hoan... ngòai mục đích quảng bá, cảm ơn khách hàng thì còn có những sự kiện với mục đích giao lưu, học hỏi gắn kết giữa các cá nhân và ban lãnh đạo trong công ty. Thường có một nhóm người phụ trách event. Công ty có thể có phòng event riêng hoặc lấy nguồn nhân lực thuộc bộ phậnMarketing hay PR.

- Event do các công ty chuyên event tổ chức.

Nếu công ty có nguồn kinh phí lớn, để đảm bảo tổ chức sự kiện diễn ra thành công và đạt hiệu quảcao nhất, các công ty này thường thuê ngòai các công ty chuyên tổ chức sự kiện. Tùy thuộc mỗi sựkiện, mỗi mục đích khác nhau mà công ty có những phương án, kế họach thuê các dịch vụ tổ chức sự kiện thích hợp như: dịch vụ cho thuê mặt bằng, dịch vụ PGs, PBs tổ chức sự kiện dịch vụ MC, ca sĩ, họat náo viên , hay dịch vụ nhóm nhảy, nhóm múa...

Hơn nữa, với quy mô sự kiện rất lớn, các công ty có nhu cầu sẽ thuê nhiều công ty chuyên tổ chức sự kiện cùng một lúc để đảm bảo thực hiện được mục đích cũng như nhu cầu của công ty. Khi đó, có nhiều công ty chuyên về một lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ kết hợp, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện.

1.1.4. Quy trình tổ chức sự kiện

Để tổ chức một sự kiện thành công, dù lớn hay nhỏ cũng cần đi theo một trình tự khoa học và cơ bản nhất.Một sự kiện thông thường có bảy bước cơ bản như sau:

Trường Đại học Kinh tế Huế

Biểu đồ 1: Quy trình tổ chức sự kiện

Bước 1: Hình thành concept:ở bước này, nhà tổ chức sự kiện cần lên một số nội dung cơ bản, tổng thể cho sự kiện của mình.

Bước 2: Thiết kế sự kiện: chi tiết hóa các nội dung của sự kiện.

Bước 3: Lập kế hoạch: lên kế hoạch thực hiện các nội dung đã thiết kế ở bước 2.

Bước 4: Triển khai công tác và giám sát: thực thi các nhiệm vụ đặt ra và theo dõi, bổ sung những nội dung, hoạt động cần thiết.

Bước 5: Tiến hành tổ chức: tiến hành diễn ra sự kiện theo kế hoạch đề ra.

Bước6: Kết thúc: hoàn thành các công việc sau sự kiện

Bước 7: Đánh giá: nên nhận xét và đánh giá về sự kiện, từ đó đúc rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.

1.1.5. Nội dung công tác tổ chức sự kiện 1.1.5.1. Hình thành cncept

Trong bước này, người tổ chức sự kiện cần xác định được một số điều sau:

Hình thành

concept Thiết kế sự

kiện Lập kế

hoạch

Triển khai và giám sát Tiến hành

tổ chức Kết thúc

Đánh giá

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Mục đích của sự kiện: xác định loại sự kiện để tổ chức cho phù hợp;

- Mục tiêu: đánh giá hiệu quả event;

- Đối tượng chính của event;

- Địa điểm tổ chức;

- Thời gian diễn ra sự kiện - Ngân sách

- Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: tạo ra điểmkhác biệt thu hút công chúng.

Ý tưởng, chủ đề cho sự kiện phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác như luật pháp, văn hóa của công ty, nguồn lực, …

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.1.5.2. Thiết kế sự kiện

Trong một khoảng thời gian ngắn phải thiết kế một chương trình khá hoàn hảo.

Trong bước này, không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ lồng tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được sống trong sự chiêm ngưỡng của công chúng.

- Bản thiết kế sự kiện thường trình bày dưới dạng word hoặc power point.

- Thể hiện nội dung, ý tưởng về chương trình,đồng thời kèm theo kinh phí dự trù. Thông thường đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các sự kiện của các công ty với nhau. Nhưng ý tưởng hay vẫn chưa đảm bảo sự thành công của event bởi nó còn phụ thuộcnhiều vào khâu tổ chức.

Nội dung chính thường gồm:

- Nền tảng, mục đích: nêu tổng quát mục đích tổ chức sự kiện.

- Các ý tưởng phác thảo một cách tổng quan về chương trình.

- Thiết kế: nên có các thiết kế hoạch hình ảnh minh họa cho bản thiết kế sự kiện, khôngcần quá chi tiết nhưng cụ thể hóa được ý tưởng.

- Tính thực thi của chương trình: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết…, càng chi tiết càng thuyết phục.

Ngoài ra nếu mở rộng có thể kể thêm:

- Mục tiêu: khác với mục đích là lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính hóa những gì cần đạt được thông qua event.

- Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ, mặt bằng, địa điểm…, - Các phương án để đảm bảo số người tham gia, bảo đảm việc tài trợ.

- Kế hoạch PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event.

- Kinh phí dự kiến.

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.1.5.3. Lậpkế hoạch

Để thực hiện event thành công, ta sẽ quy ngược lại vấn đề từ ngày thực hiện event, (ngày thực hiện là ngày x, ngày x-1 thì làm gì, ngày x-2 thì làm gì… ) từ đó lên danh sách các công việc cần thực hiện, tổ chức nhân sự và tổ chức thực hiện, giám sát các hoạt động đó một cách chi tiết nhất. Kế hoạch càng chi tiết thì việc tổ chức, thực hiện và giám sát càng thuận tiện.

 Nhân sự

Trong tổ chức sự kiện, nhân sự là một yếu tố quyết định thành công hay thất bại của sự kiện đó. Mô hình chung nhất cho các cấp bậc của nhóm tổ chức sự kiện sẽ là:

- Quản lý (Event Manager/Event Planner): Người này sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý toàn bộ sự kiện, từ viết kế hoạch cho đến các hạng mục sản xuất, các hạng mục thuê mướn và quản lý rủi ro, phân công nhân sựvà những vấn đề sau event.

- Giám sát (Event leader/ Event supervisor): Người này chịu trách quản lý theo từng hạng mục trong event, ví dụ điều phối tiệc, quản lý PGs, quản lý celebrity (người nổi tiếng), phụ trách truyền thông,... - đối với những công ty có quy mô nhỏ thì sẽ bỏ qua cấp bậc nhân sự này mà phân công trực tiếp cho event executive.

- Nhân viên (Event executive): Là người thực hiện các công việc theo sự phân công của Event Manage

- Cộng tác viên/Tình nguyện viên (Helper/Volunteer): Là những người được thuê để làm thời vụ theo dự án, hỗ trợ thực hiện những công việc không đòi hỏi quá nhiều kỹ năng.

Tuy nhiên, tùy theo tầm cỡ của từng sự kiện, nhân sự tham gia thường có sự khác biệt. Có thể chỉ cần một hay người cho những sự kiện nhỏ (tiệc gia đình, sinh nhật, hội thảo...) hoặc vài ngàn người như các sự kiện mang tầm quốc tế, quốc gia (Thế vận hội Olympics, Lễ hội bia Oktoberfet (Đức), Tour de France...Đối với những công ty chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chức năng, nhiệm vụ của từng lĩnh vực đượcphân rõ và chuyên nghiệp theo 3 loại: kim tự tháp (pyramid), network và ma trận (matrix). Mặc dù vậy, những vị trí cơ bản nhất của nghề tổ chức sự kiện vẫn là: Sự liên

Trường Đại học Kinh tế Huế

kết giữa các bộ phận để đạt được mục tiêu cuối cùngQuản lý (Event Manager/Planner) vớitrách nhiệm chính là lên kế hoạch và sản xuất toàn bộ sự kiện; quản lý sản xuất và nguồn lực; tính toán, chuẩn bị và thực hiện kế hoạch kiểm soát khủng hoảng.

- Điều phối viên (Coordinator): chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ sự kiện và đảm bảo việc điều hành có hiệu quả và chất lượng tốt nhất. Hỗ trợ cho sự kiện thành công không thể không kể đến các bộ phận Sáng tạo (Creative), Hậu cần (Logistics), Khách hàng (Account), Sản xuất -Kỹ thuật (Infrastructure and Technical), Thiết kế (Design)...Trong đó bộ phận Khách hàng có trách nhiệm chăm sóc mạng lưới khách hàng trước – trong và sau sự kiện; duy trì database của nhà cung cấp dịch vụ, khách mời, nhà tổ chức, nhà tài trợ, đối tác, khách hàng, khán giả mục tiêu, giới truyền thông, các cơ quan của Chính phủ; quản lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Ngoài ra, bộ phận này cũng đảm trách việc nghiên cứu thị trường; tìm khách hàng mới; tăng doanh thu của công ty thông qua các hoạt động quảng bá, tài trợ...Khi nhận được yêu cầu, bộ phận Sáng tạo sẽ lên ý tưởng, cách thực thực hiện và cùng với các bộ phận khác đi đến giải pháp tối ưu nhất, phù hợp với mong muốn của đơn hàng. Lúc này, bên Sản xuất – Kỹ thuật có nhiệm vụ đưa ý tưởng thành hiện thực; tháo dỡ, lắp đặt hoặc giám sát cơ sở vật chất cho toàn bộ sự kiện (hệ thống âm thanh ánh sáng, sân khấu, hiệu ứng đặc biệt, điện nước, đường viễn thông...) Nhiệm vụ của bộ phận Hậu cần là tổ chức, lập kế hoạch và triển khai các nguồn lực để một sự kiện diễn ra và kết thúc một cách hiệu quả. Bộ phận này chịu trách nhiệm vận chuyển đồ vật tới điểm sử dụng;

liên hệ giấy phép và các thủ tục hành chính khác; chuẩn bị kho vận và bảo hiểm hàng hóa; đảm bảo an ninh an toàn cho toàn bộ người tham dự...). Hỗ trợ các vị trí trên của nghề tổ chức sự kiện còn có bộ phận ăn uống, trang trí (hoa, bóng...); bộ phận nhân sự;

bộ phận tài chính kế toán (theo dõi hợp đồng, đảm bảo doanh thu, giám sát đầu ra – vào với các bên liên quan...).

Tổ chức sự kiện là một ngành năng động, tổng hợp cần sự kết hợp của nhiều yếu tố liên quan. Chỉ có sự phối hợp, hoạt động ăn ý và chia sẻ thì người làm sự kiện mới có được bức tranh ghép hình hoàn chỉnh.



Trường Đại học Kinh tế Huế

Những công việc cần làm: Lên kế hoạch tài chính, kế hoạch truyền thông, kế hoạch tổchức (chuẩn bị cơ sở vật chất, công tác logistis, kế hoạch biểu diễn, vấn đề an ninh, ngoại giao, các thủ tục pháp lý, …) Tùy vào từng event mà có kế hoạch, có danh sách những việc cần làm khác nhau.

Bảng phân công công việc, người chịu trách nhiệm chính cho từng công viễ, hay nói cách khác đây là khâu tổ chức nhân sự chạy event.

1.1.5.4. Triển khai công tác thực hiện và giám sát

Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc theo kế hoạch có sự giám sát của các trưởng bộ phận.

Liên hệ chặt chẽ với các đối tác bên ngoài công ty (công ty cho thuê dụng cụ, thiết bị, dịch vụ vận chuyển, các lực lượng biểu diễn …)

Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sực kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai.

1.1.5.5. Tiến hành tổ chức

Trước khi diễn ra event chính thức sẽ có một buổi chạy thử, thường sẽ diễn ra trước ngày tổ chức. Điều này giúp công tác phối hợp giữa các bộ phận suôn sẻ và có hiệu quả hơn, mức độ rủi ro của phòng event cũng thấp hơn.

Các trưởng bộ phận sẽ điểu phối nhân lực theo công việc đã được phân công.

Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng nhau tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

1.1.5.6. Kết thúc

Dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại các vật dụng đã sử dụng, thanh toán cho các nhà cung cấp, bảo quản kho…

1.1.5.7. Đánh giá

Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ báo cáo ghi lại những điều đạt được, những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.1.6. Tiêu chí đánh giá công tác sự kiện thành công

Khâu tổng kết sau sự kiện, đánh giá sự thành công của một sự kiện là cực kỳ quan trọng bởi đó sẽ là cơ sở để rút ra những kinh nghiệm quý báu sau mỗi lần tổ chức. Cho dù có được chuẩn bị và lên kế hoạch kĩ càng như thế nào thì không có một sự kiện nào được tổ chức hoàn hảo từ đầu đến cuối, những lỗi sai đã mắc phải của event này sẽ trở thành bài học kinh nghiệm đắt giá cho event sau. Bởi vậy, khi một event được tổ chức thì bên cạnh những thành công đạt được, người tổ chức sự kiện cần nhìn nhận một cách khách quan nhất quá trình làm việc của bản thân cùng các cộng sự.

Sau đây là các tiêu chí để đo lường mức độ thành công của một event:

1.1.6.1. Phản hồi của khách tham dự

Điều này đáng được đặt lên hàng đầu khi liệt kê các tiêu chí đánh giá mức độ thành công của một sự kiện. Việc thu thập được những thông tin phản hồi sẽ giúp người tổ chức sự kiện có được một bản đánh giá chất lượng. Người tổ chức cũng có thể thu thập thông tin bằng nhiều cách khác nhau, nhưng cách phổ biến nhất và hiệu quả nhất thường là thông qua danh sách các câu hỏi đề cập đến các vấn đề quan tâm.

Tuy nhiên, không nên tham lam đưa cho khách tham dự một danh sách dài dằng dặc các câu hỏi và nội dung các câu hỏi thì lan man không rõ trọng tâm, điều này sẽ gây sự khó chịu nhất định cho người được khảo sát. Người khảo sát cần khéo léo hơn bằng cách đưa ra các câu hỏi với nhiều hình thức khác nhau để khách tham dự không có cảm giác bị làm phiền, ví dụ như câu hỏi trắc nghiệm, câu hỏi có hình vẽ sinh động, …

Khảo sát ý kiến khách tham dự khi tổ chức sự kiện

Người tổ chức cũng có thể phán đoán được sự hài lòng của khách qua thái độ, nét mặt cử chỉ của họ cũng như những lời nhận xét, phản hồi sau khi tham dự chương trình.

1.1.6.2. Mức độ hài lòng của nhà tài trợ

Nhà tại trợ đóng vai trò rất quan trọng cho mỗi sự kiện được tổ chức, không chỉ là vấn đề kinh phí, mà còn là uy tín của bạn đối với các nhà tài trợ. Đối với những

Trường Đại học Kinh tế Huế

người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, việc thăm dò mức độ hài lòng của nhà tài trợ cònđáng để lưu tâm không kém gì việc thăm dò ý kiến của khách tham dự.

Có thể hiểu một cách đơn giản rằng, các nhà tài trợ cũng chính là khách hàng, và hơn nữa còn là khách hàng cao cấp, trong một số trường hợp đó còn là người đãđặt hàng cho sự kiện đó được tổ chức. Mức độ hài lòng của nhà tài trợ sau sự kiện cần được xem xét kĩ lưỡng và sự xem xét này là rất cần thiết để đánh giá thành công của một sự kiện và cả những nỗ lực của người tổ chức sự kiện.

Những feedback của nhà tài trợ là vô cùng quan trọng đối với mỗi sự kiện 1.1.6.3. Khả năng giải quyết rủi ro của người tổ chức

Rủi ro trong tổ chức sự kiện là điều không thể tránh khỏi, có những tình huống phát sinh ngoài dự kiến khiến bạn không thể kiểm soát và dự tính từ trước. Các rủi ro có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tiến trình tổ chức và sự thành công của sự kiện của bạn.

Để giải quyết rủi ro phát sinh, đòi hỏi người tổ chức sự kiện và các cộng sự cần phải có đầu óc nhanh nhạy và biết ứng biến trước mọi tình huống. Một trong những phương thức để chống lại những rủi ro đáng tiếc đó là sự phối hợp chặt chẽ và ăn ý giữa các thành viên trong ban tổ chức sự kiện. Thành công của một sự kiện được đánh giá một phần qua khả năng giải quyết rủi ro của người tổ chức.

Hơn thế nữa, qua những bước giải quyết sự cố linh hoạt cũng là cách để người lãnh đạo có thể nhìn nhận được khả năng, năng lực của nhân viên từ đó quyết định những vị trí quan trọng của họ trong những sự kiện kế tiếp để tránh được tối đa hậu quả sau sự kiện.

1.1.6.4. Ngân sách thu chi cho sự kiện

Vấn đề kinh phí luôn là điều muôn thủa cần nhắc đến, cũng là tiêu chí hàng đầu để tổng kết và đánh giá sau mỗi sự kiện. Cụ thể, người tổ chức sự kiện cần xem xét xem mình dùng bao nhiêu tiền chi tiêu cho sự kiện, có hợp lý không, chênh lệch bao nhiêu với kinh phí dự trù ban đầu… Tất nhiên, sẽ rất tốt nếu như họ dùng tiền một cách tiết kiệm, nhưng tiết kiệm không có nghĩa là tiêu ít tiền, mà mỗi đồng tiền bỏ ra đều hợp lý và có giá trị.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Để thành công về phần thu chi khi tổ chức event, người tổ chức sự kiện nên lưu ý khảo sát trước các khoản cần chi trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện, tham khảo giá cả từ các event tương tự được tổ chức trước đó, liệt kê xem mình cần thêm bớt gì để cân đối ngân sách. Một sự kiện được đánh giá cao về mặt tiết kiệm ngân sách khi người tổ chức có thể chọn được những nhà phân phối hợp lý và tận dụng được những ưu thế quy mô của mìnhđể có thể hạ giá thành các vật tư đầu vào tổ chức sự kiện một cách thấp nhất.

1.1.6.5. Mức độ hài lòng của cấp trên

Mức độ hài lòng của cấp trên là một tiêu chí quan trọng việc đánh giá sự thành công của một sự kiện. Với những mục đích và yêu cầu được đề ra từ cấp trên, mức độ hài lòng của sự kiện phần nào đánh giá được sự thành công của sự kiện.

Việc hài lòng của cấp trên dựa trên những chỉ tiêu đạt được trong kế hoạch đặt ra.

1.2. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ở một số đơn vị tương ứng Tổ chức giáo dục IVYPREP Education

Tương tựIEG, IVYPREP là tổchức giáo dục thường xuyên tổchức các sựkiện liên quan đến ngành giáo dục, có kinh nghiệm nhiều trong công tác tổchức sựkiện.

Qua quá trình hình thành và phát triển, IVYPREP đã tổchức nhiều sựkiệnđáng chú ý như các hội hảo du học, hội chợ gây quỹtừthiện, các cuộc thi English Champion trên toàn quốc.

Một sốnhận xét vềcông tác tổchức sựiện tại IVYPREP Education - Thông tin vềsựkiện được truyền thông đầy đủ, nhanh chóng

- Các sựkiện diễn ra nhiều nhưng sự đa dạng vềcác chủ đềkhông nhiều

- Công tác truyền thông được chú trọng, đầu tư. Cụthể, khả năng tìm kiếm thông tin vềsựkiện, nội dung các bài viết liên quan đến sựkiện thu hút, được quan tâm nhiều bởi công chúng, lượng bài báo đưa tin vềcác sựkiện của IVYPREP khá nhiều và thường xuyên.

Trường Đại học Kinh tế Huế

CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI TỔ CHỨC GIÁO DỤC IEG

2.1. TÌNH HÌNH CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC GIÁO DỤC IEG 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển

Hình 1: Logo IEG

Tháng 9/2014: IEG Global được sáng lập với sứ mệnh xây dựng những môi trường giáo dục bền vững.

Tháng 1/2015: IEG đào tạo những học viên đầu tiên trong chương trình tiếng Anh, Toán và Khoa học theo chuẩn Hoa Kỳ.

Tháng 9/2015: IEG hợp tác và tư vấn cho các trường phổ thông về thiết kế chươngtrình giảng dạy và quản lý chất lượng.

Tháng 2/2017: IEG đưa giáo trình mới vào sử dụng với một lộ trình học mang tínhhệ thống và tích hợp.

Tháng 10/2017: IEG khai giảng địa điểm thứ 2 tại Hà Nội.

Tháng 4/2018: IEG khai giảng cơ sở đầu tiên tại Thành phố Hồ Chí Minh.

2.1.2. Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi và nguyên tắc ứng xử Sứ mệnh:

Đào tạo thế hệ trẻ những kỹ năng tư duy phản biện, tri thức, tính cách để trở thành những nhà lãnh đạo lớn của tương lai và tạo tầm ảnh hưởng có ý nghĩa trong cộng đồng.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Tầm nhìn:

Trở thành tổ chức tiên phong cung cấp sản phẩm, dịch vụ giáo dục với sứ mệnh xã hội trong khu vực.

Giá trị cốt lõi (TIES):

-Trust: Tin tưởng

Để có được sự tin tưởng của phụ huynh và các em học sinh, IEG luôn xem học sinh là yếu tố trung tâm trong mọi quyết định và hoạt động của mình.

-Innovation: Đột phá

Với phương pháp giảng dạy tích hợp và sáng tạo cùng công nghệ tiến bộ, chương trình học của IEG không ngừng được đổi mới để mang lại cho các em những trải nghiệm đa chiều giữa kiến thức và ngôn ngữ, tư duy và kỹ năng, những giá trị và kinh nghiệm sống.

- Excellence: Hoàn thiện

Chất lượng luôn là yếu tố quan tâm hàng đầu của IEG, vì đó là nền tảng cho những bước tiến vững chắc và lâu dài cho các em trong quá trình hoàn thiện mìnhđể chinh phục thế giới.

- Sharing: Sẻ chia

IEG xem mình như là một tổ ấm thứ hai, nơi chia sẻ kiến thức và yêu thương, để các em có những trải nghiệm đẹp và những khoảnh khắc đáng nhớ. Đối với các bậc phụ huynh, IEG là người bạn đồng hành, cùng sẻ chia suy nghĩ, quan điểm và những trăn trở trong việc xây dựng tính cách và tư duy cho các em học sinh.

Nguyên tắc ứng xử:

- Luôn tôn trọng, hỗ trợ, hòa nhã, trung thực và thân thiện với các nhân viên khác và khách hàng

- Luôn cam kết phát triển cá nhân và luôn sẵn sàng nhận hỗ trợ để nâng cao khả

năng của bản thân.

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Luôn chính trực (đúng giờ, giữ lời hứa, luôn nói sự thật). Nếu bạn vấp ngã hoặc mắc sai lầm, hãy chịu trách nhiệm với bản thân mình, không đổ lỗi cho người khác và cho hoàn cảnh.

- Hãy luôn suy nghĩ tích cực trong mọi hoàn cảnh, không để các vấn đề cá nhân ảnh hưởng đến công việc.

- Hãy luôn làm việc với hiệu quả cao nhất. Kết quả làm việc là thước đo cuối cùng.

- Tinh thần mục tiêu/nhiệm vụ là trên hết, có thể làm tất cả để hoàn thành nhiệm vụ.

- Hiểu rõ thực hiện các quy định của Công ty và luôn cố gắng để đạt được tầm nhìn của IEG.

- Giữ gìn văn phòng sạch sẽ, gọn gàng. Nhặt rác khi nhìn thấy rác. Tiết kiệm khi sử dụng nguồn lực của Công ty (văn phòng phẩm, quà lưu niệm, điện năng và các nguồn lực khác).

- Luôn mỉm cười và nói “có” khi có thể.

2.1.3. Các yếu tố nguồn lực của Tổ chức giáo dục IEG

2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ các phòng ban

Trường Đại học Kinh tế Huế

Sơ đồ tổ chức IEG

Trải qua các giai đoạn phát triển, cơ cấu tổchức bộ máy công ty được hình thành như trên.

Nhiệm vụ, chức năng cụthể

- BOD (Tổng giám đốc và các thành viên trong hội đồng quản trị): phụtrách chung các hoạt động kinh doanh của IEG

- CEO (Tổng giám đốc điều hành): Điều ành toàn bộhoạt động theo những chiến lược và chính sách đềra

- CFO (Giám đốc tài chính): chịu trách nhiệm tài chính trong công ty, CFO quản lý các bộphận Finance (Kếtoán), HR (Nguồn nhân sự), Admin (Hành chính), Facility (Điều phối hoạt động), IT (Công nghệthông tin).

- COO (Giám đốc điều hành): Chịu trách nhiệm vềcác hoạt động hằng ngày của công ty, quản lý các bộphận HN Center (Trung tâmởHà Nội), HCM Center (Trung tâmởHồ Chí Minh) và School Partner (các trường đối tác)

BOD

CEO CFO

Back office

Finance HR

Admin Facility

IT

COO HN Center HCM Center

EC CC

CS

School Partner

AC CC

CS

CAO Academic

Product

CSO Cooperate

Marketing Design

Business Developm

ent KMC Consulting

Foudation

Event Foudation

Trường Đại học Kinh tế Huế

- CAO (Giám đốc học): chịu trách nhiệm vềcác nội dung dạy học và phát triển nội dung, quản lý các bộphận Academic (quản lý giáo viên và phát triển chương trình dạy), Product (Làm giáo trình và tài liệu).

- CSO (Giám đốc chiến lược): có nhiệm vụxây dựng các dựán và các kếhoạch phát triển chiến lược kinh doanh, quản lý các bộphận Cooperate, Business Development (phát triển kinh doanh), Foudation (Quỹtừthiện)

+ Marketing, chịu sựquản lý từbộphân Cooperate, là bộphân có nhiệm vụxây dựng các chiến lược Marketing, phát triển thương hiệu.

2.1.3.2. Nguồn nhân lực

Nguồn lao động là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của mỗi doanh nghiệp, nhân lực mạnh có thể giúp doanhnghiệp nhanh chóng mở rộng quy mô phát triển thị trường. Một doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh thìđiều đầu tiên phải có nguồn nhân lực tốt. Đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục, các nhân viên phải tiếp xúc với học sinh, phụ huynh, cùng với sự phát triển của mạng xã hội, nếu nhân viên không hành động đúng chuẩn mực sẽ gây những ảnh hưởng không tốt đến tổ chức.Chính vì vậy nên hiện nay,trong công tác quản lý doanh nghiệp nói chung và công tác quản lý lao động nói riêng, tổ chức giáo dục IEGđã vàđang từng bước đổi mới và không ngừng hoàn thiện để phù hợp với tình hình kinh doanh của mình. Xuất phát từ thực tế về nguồn lao động củaTổ chức giáo dục IEG, để quản lý lực lượng lao động, nguồn nhân lực được phânloại theo các tiêu chí: Giới tính, trình độ. Đây cũng là hai tiêu chí cơ bản để phản ánhsố lượng và chất lượng lao động của một đơn vị.

Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 2017/2016 2018/2017

Số lượng

% Số

lượng

% Số

lượng

% ± % ± %

Tổng số lao động

115 100 112 100 120 100 3 97,39 8 107,14

Trường Đại học Kinh tế Huế

Phân theo giới tính Lao động nam

45 39,13 49 43,75 50 41,66 4 108,88 1 102,04

Lao động nữ

70 60,87 63 56,25 70 58,34 7 90 7 111,11

Phân theo trình độ Trên đại học

7 6,10 9 8,04 11 9,17 2 128,57 3 122,22

Đại học 73 63,47 73 65,17 83 69,16 0 100 10 113,70

Trình độ khác

35 30,43 30 26,79 26 21,67 5 85,71 4 86,66

Phân theo giới tính, năm 2016, IEG có tổng số lao động là 115, trong đó, số lao động nam là 45 người, chiếm 39,13%, lao động nữ có 70 người, chiếm 60,87%. Qua năm 2017, số lượng lao động giảm 3 người tương đương 2,61%, trong đó lao động nam có 49 người chiếm 47,75% và lao động nữ là 63 người chiếm 56,25%. Năm 2018, tổng số lao động là 120 người, tăng 7,14% so với năm 2017, trong đó số lao động nam chiếm 41,66% tương đương 50 người, số lao động nữ chiếm 58,34%, tương ứng 70 người. Nhìn chung, tỷlệ lao động nam nữcó sựchênh lệch khá lớn, sựchênh lệch này là do tính chất chất của ngành đào tạo.

Xét theo trìnhđộ, năm 2016, IEG có 7 nhân viên có trìnhđộ trên đại học, chiếm 6,10%, sốnhân viên có trìnhđộ đại học là 73 người, chiếm 63,47%, nhân viên có trình độ dưới đại học có 35 người, chiếm 30,43%. Đến năm 2017, số nhân viên có trình độ trên đại học là 9 nhân viên, tăng 2 người (tương ứng tăng 28,57%), số nhân viên có trìnhđộ đại học vẫn giữ nguyên. Năm 2018, số nhân viên đạt trình độ trên đại học là 11 người, chiếm 9,17%, tương ứng tăng 22,22% so với 2017; số nhân viên đạt trình

Trường Đại học Kinh tế Huế

đại học đạt 83 người, chiếm 69,16%, tăng 10 người (tương ứng tăng 13,7%) so với 2017.

Xác định nguồn nhân lực là một yếu tố quan trọng, nên lãnh đạo IEG thống nhất lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cho tổ chức của mình. Hầu hết nhân viên làm việc tại IEG có trình độ kiến thức cao và có văn hóa, khả năng làm việc tốt, được đào tạo chuyên môn cao. Có thể nói, đây là yếu tốgiúp IEG có thểtồn tại và phát triển hoạt động kinh doanh của mình.

2.1.4. Các hoạt động của Tổ chức giáo dục IEG 2.1.4.1. Tổ chức dạy học

Năm 2014, Tổ chức giáo dục ra đời. Với việc giảng dạy chương trình tiếng Anh, Toán và Khoa học theo chuẩn Quốc tế cùng các chương trình học ngoại khóa, Học viện IEG xây dựng một lộ trình học mang tính hệ thống và tích hợp, để các học sinh rèn luyện tư duy, bồi đăp kiến thức và tích lũy nền tảng kĩ năng vững chắc nhằm chuẩn bị cho những bước tiến xa hơn trong tương lai.

Các chương trình học tại IEG hoàn toàn được dạy bằng tiếng Anh, với các giáo viên nước ngoài hoặc giáo viên Việt Nam.

Hiện nay, IEG đang dạy học với ba khóa học lớn: Tiếng Anh, Toán và Khoa học thông qua Kiến thức Khoa học-Xã hội,các dự án học tập và Văn hóa-Nghệ thuật.

Khoa học:

- Mục đích

Interactive Science là Chương trình Khoa học dành cho học sinh tiểu học và trung học cơ sở, được Học viện IEG nghiên cứu và phát triển dựa trên chương trình Khoa học theo chuẩn Hoa Kỳ. Chương trình áp dụng những phương pháp tiếp cận hiện đại, nhằm trang bị cho học sinh nền tảng kiến thức vững chắc, năng lực tư duy và kỹ năng thiết yếu gắn liền với thực tế đời sống. Không chỉ giúp các em tăng thêm động lực và đam mê để khám phá Khoa học, chương trình Interactive Science còn giúp học sinh tự tin để chinh phục những sân chơi trí tuệ trong khu vực và quốc tế

Trường Đại học Kinh tế Huế

Chương trình Interactive Science phù hợp cho học sinh Tiểu học từ 6 - 12 tuổi.

Chương trình bao gồm 4 cấp độ. Mỗi khóa học tập trung vào 1 chủ đề khoa học khác nhau, lần lượt là Khoa học Công nghệ, Khoa học Vật lý, Khoa học Đời sống, Khoa học Trái đất.

Tiếng anh - Mục đích

Chương trình tiếng Anh tại Học viện IEG được nghiên cứu và thiết kế phù hợp cho từng lứa tuổi, tích hợp phát triển kiến thức, kỹ năng và tư duy. Kiến thức được truyền tải đến học sinh theo dạng trục thẳng đứng, với một lộ trình học mang tính hệ thống, tối ưu hóa về thời gian và hiệu quả. Kỹ năng học thuật và kỹ năng mềm được lồng ghép xuyên suốt qua từng bài giảng, giúp học sinh pháttriển toàn diện những kỹ năng thiết yếu trong học tập và trong cuộc sống. Bên cạnh đó, mỗi bài học đều được lồng ghép nhiều hoạt động và trải nghiêm thực tế để các em phát huy khả năng tư duy, phản biện và sáng tạo. Chương trình học tập trung xây dựng một nền tảng vững chắc cho học sinh từ những bước đầu, lấy đây làm cơ sở để các em tiếp thu và ngày càng mở rộng kiến thức ở những cấp học cao hơn, để các em có đủ năng lực và bản lĩnh chinh phục bất cứ trải nghiệm giáo dục nào.

Khóa học:

- Chương trình tiếngAnh mầm non: từ 4-6 tuổi

- Chương trình tiếng Anh tiểu học: sau khi xây dựng một nền tảng ngôn ngữ vững chắc ở bậc học Foundation & Starter, học sinh được phát triển thêm kiến thức, tư duy và kỹ năng

- Chương trình tiếng Anh THCS: học chuyên sâu (Intensive reading) với các tài liệu đọc từ nhiều nguồn khác nhau.

- Chương trình Tiếng Anh cho học sinh THPT:

Toán

- Mục đích

Trường Đại học Kinh tế Huế

Tùy nội dung của mỗi buổi học và tùy trình độ, học sinh sẽ được thử sức với các dạng trò chơi và độ khó khác nhau. Đây là cách vừa kích thích tríthông minh của các em, vừa kích thích niềm đam mê Toán học và đặc biệt để việc học không còn là gánh nặng mà là niềm vui cho mỗi ngày đến lớp.

2.1.4.2. Tổ chức các kỳ thi Quốc tế tại Việt Nam

1. Kỳ thi Toán Quốc tế Kangaroo (IKMC – International Kangaroo Math Contest)

IKMC là kỳthi Toán học lớn nhất thế giới, được tổ chức phi lợi nhuận. Trải qua gần 3 thập kỷ phát triển và lớn mạnh, hàng năm thu hút trên 6.000.000 thí sinh đến từ khoảng 70 quốc gia tham dự. Tháng 03/2016, lần đầu tiên Kỳ thi Toán Kangaroo – IKMC được tổ chức tại Việt Nam do Trung tâm Phát triển tư duy và Kỹ năng IEG phối hợp với Đại học Giáo dục (ĐH Quốc gia Hà Nội) tổ chức tại 5 điểm thi tập trung (4 điểm thi tại Hà Nội và 1 điểm thi tại TP Hồ Chí Minh). Trong lần đầu tiên ra mắt, kỳ thi thu hút hơn 6000 thí sinh tới từ 327 trường thuộc 17 tỉnh thành trên cả nước, góp phần thúc đẩy hứng thú, niềm đam mê Toán học và thái độ học tập tích cực của các em học sinh một cách toàn diện. Sau gần 2 năm tổ chức chuyên nghiệp và chất lượng, Kỳ thi Toán Quốc tế Kangaroo, đã lan tỏa mạnh mẽ và thu hút ngày càng nhiều học sinh đam mê toán học tham gia. Năm 2019, IKMC được tổ chức tại 4 khu vực là Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hà Tĩnh, Đà Nẵng, thu hút hơn 24.000 học sinh từ hơn 870 trường Tiểu học và Trung học cơ sở tại 41tỉnh thành trên cả nước. Cuộc thi tổ chức tại 8 tỉnh thành phố: Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Hà Tĩnh, Nghệ An, Thanh Hoá, Đà Nẵng, Bà Rịa Vũng Tàu.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Hình 2: Poster Kỳ thi Toán Quốc tế IKMC 2019

2. Kỳ thi đánh giá năng lực tư duy Toán học quốc tế - IMAS (International mathematics assessments for schools)

IMAS là kỳ thi đánh giá năng lực tư duy Toán học bằng tiếng Anh dành riêng cho học sinh Tiểu học và Trung học cơ sở. Bài thi đánh giá tư duy Toán toàn diện trên 3 góc độ:

Hiểu kiến thức, Áp dụng thực tế và Năng lực lập luận trên nền tảng tiếng Anh.

Kỳ thi sử dụng bài thi theo chuẩn quốc tế do Ủy ban điều hành IMAS quốc tế biên soạn. Ban tổ chức và điều hành IMAS bao gồm đại diện các hiệp hội Toán học, các trường Đại học, Viện nghiên cứu và các Tổ chức giáo dục uy tín trên thế giới. Đây cũng là ban tổ chức đã thực hiện nhiều cuộc thi trong khu vực và trên thế giới như kỳ thi “Olympic Toán và Khoa học quốc tế – (International Mathematics and Science Olympiad – IMSO)”; kỳ thi “Toán học trẻ quốc tế (International Mathematics Competition– IMC)”.

Kỳ thi được tổ chức thường niên tại nhiều quốc gia trên thế giới như Bun-ga-ri, Đài Loan, Indonesia, Malaysia, Nam Phi, Phi-lip-pin, Ru-ma-ni, Thái Lan, Úc, Trung Quốc, và Zim-ba- buê.

Hình 3: Poster Kỳ thi Đánh giá Năng lực tư duy Toán Quốc tế IMAS

Ở Việt Nam, IMAS do quỹ tổ chức giáo dục IEG –IEG Foudation kết hợp cùng Bộ giáo dục tổ chức

2.1.4.3. Tư vấn chuyên môn cho các trường

Tổ chức giáo dục IEG hiện đang tham gia tư vấn chuyên môn cho các trường học trên khắp cả nước với các nội dung:

Trường Đại học Kinh tế Huế

-Tư vấn xây dựng chương trình học của các môn học phổ thông cấp 1, 2, 3;

-Đào tạo chuyên môn cho đội ngũ sư phạm;

- Xây dựng và triển khai chương trình phát triển năng lực quản lý của các cấp quản lý trong nhàtrường;

-Tư vấn xâydựng hệ thống quản lý chất lượng nhà trường tổng thể;

-Tư vấn định hướng phát triển nhà trường;

-Tư vấn và kết nối nhà trường với các đối tác trong nước và quốc tế;

2.1.4.4. Tổ chức các sự kiện miễn phí cho Phụ huynh và Học sinh

IEG thường xuyên tổ chức các sự kiện hoàn toàn miễn phí cho phụ huynh và học sinh với mong muốn chia sẻ, đồng hành cùng phụ huynh trong quá trình nuôi dạy con đồng thời tạo ra những sân chơi mới lạ, bổ ích và độc đáo chỉ có tại IEG.

Các sự kiện, cuộc thi tại các trường đối tác: Golden Bell, Các câu lạc bộ học tập tại Trung tâm IEG, các trường đối tác.

IEG Talk - Chuỗi các buổi gặp gỡ và đối thoại với Phụ huynh- Học sinh: Tính đến nay có 11 chương trình IEG Talk lớn nhỏ diễn ra trên địa bàn Hà Nội và Hồ Chí Minh 2.1.4.5. Xây dựng và xuất bản các ấn phẩm, sách giáo dục

Để xây dựng nguồn tài liệu học tập và tham khảo phong phú, phù hợp với đặc điểm của học sinh Việt Nam, Tổ chức giáo dục IEG luôn chú trọng tới việc xuất bản cácấn phẩm sách giáo dục.

Tính đến thời điểm hiện tại, IEG đã xuất bản số lượng ấn phẩm, sách khá ấn tượng:

- 10,000 trang sách giáo khoa - 7 cuốn sách được xuất bản - 1 cuốn sách do học sinh viết

Văn hóa đọc cũng là một trong những nội dung được IEG xây dựng và không

ngừng bồi đắp:

Trường Đại học Kinh tế Huế

- 2,000 cuốn sách học sinh đãđọc

-500 đầu sáchngoại văn và nội văn tại Thư viện IEG

2.2. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI IEG 2.2.1. Đánh giá về quy trình tổ chức sự kiện

2.2.1.1. Quy trình tổ chức sự kiện tại Tổ chức giáo dục IEG a. Hình thành concept

Trước hết, phòng Marketingđối chiếu chiến lược, kếhoạch Marketing, các chỉ thịtừcấp trên đểlên kếhoạch của sựkiện diễn ra gồm:

- Thông tin mục đích của sựkiện đối với sựkiện - Thông tin vềnội dung sựkiện

- Chủ đềcủa sựkiện - Ngân sách

- Thông tin vềsố người tham dự(bao gồm khách mời, người tham gia…) Từ đó, các nhân viên Marketing có định hướng, cái nhìn tổng quan vềsựkiện đó.

b. Thiết kếsựkiện

Dựa vào thông tin cơ bản có sẵn, nhân viên Marketing tiếp tục thiết kếchi tiết các nội dung của sựkiện gồm các nội dung mục đích, mục tiêu, các yêu cầu, chỉ tiêu đặt ra, thiết kế,… Đây là quá trình mất nhiều thời gian và cần sựtỉmỉ của nhân viên Marketing.

c. Lập kếhoạch

Từcác nội dungở bước thiết kếsựkiện, các nhân viên lập kếhoạch các công việc cần thực hiện, tổchức nhân sựvà tổchức thực hiện.

d. Triển khai công tác thực hiện và giám sát e. Kết thúc

Sau khi sựkiện được diễn ra, nhân viên Marketing thực hiện nhiệm vụtruyền thông sau sựkiện, thanh toán hợp đồng và làm việc với bộphận kếtoán.

f. Đánh giá

Sau khi sựkiện chấm dứt, thực hiện các công việc truyền thông sau sựkiện và tổng kết, đánh giá sựkiện

2.2.1.2. Đánh giá quy trình tổ chức sự kiện

Để đánh giá một công tác sựkiện tốt hay không, bước đầu chúng ta cầnđánh giá tính khoa học, sựhợp lý giữa tiến độthời gian và tính chất công việc trong quy trình tổ chức của

Trường Đại học Kinh tế Huế

đãđưara hay không và liệu nó có phù hợp với thực tếhoạt động tổchức sựkiện hiện nay hay không.

- Giai đoạn hình thành concept: giai đoạn này có bước tiếp nhận thông tin khá đầy đủ, khoa học. Thông thường, những sựkiện sẽtheo lịch trình của chiến lược Marketing từ đầu năm, những nội dung cơ bản vềsựkiện tùy thuộc vào đó mà phát triển, chứkhông theo một nội dung sẵn có. Việc của nhân viên

Marketing phải làm là tìm kiếm chủ đềphù hợp với những chiến lược đặt ra.

Quy trình nàyđược cho là khá phù hợp với chiến lược, có thểdễ dàng điều chỉnh tùy theo chiến lược từng năm của Tổchức. Tuy nhiên, giai đoạn này gặp nhiều khó khăn do việc lên ý tưởng mất nhiều thời gian cũng như khó tránh khỏi sựtrùng lặp.

Bên cạnh đó, việc đưa ra ngân sách cho sựkiện là do cấp trên đưa ra cho bộ phận Marketing (chứkhông phải bộphân Marketing lập ra rồi xin phê duyệt như lý thuyết), khi chưa có bảng dự trù kinh phí gây đến những lênh lệch khá lớn. Đối với những sựkiện mà IEG đã từng thực hiện trước đó, ngân sách đề ra khá phù hợp nhưng những sựkiện mới, chưa có kinh nghiệm gây lúng túng cho nhà tổchức.

- Giai đoạn thiết kếsựkiện: đối với những sựkiện thường niên hoặc có kinh nghiệm, giai đoạn này thực hiện khá nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, với một số chương trình mới, bộphận Marketing còn gặp nhiều khó khăn (trong lý thuyết tổchức sựkiện, giai đoạn này cần thời gian ngắn). Giai đoạn này cần trao đổi trực tiếp với cấp trên, ban lãnhđạo (không chỉthiết kế đơn phương như trong lý thuyết đềra). Thậm chí, với những sựkiện có quy mô lớn, có tính chuyên môn cao và hợp tác với các tổchức khác (ví dụBộGiáo dục và Đào tạo), cần có sựphê duyệt của những tổchứcấy. Giai đoạn này thực hiện khá hợp lý, tuy nhiên, có nhiều trường hợp các đối tác, nhà tài trợphê duyệt chậm gây mất thời gian.

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Giai đoạn lập kếhoạch: giai đoạn này tùy thuộc vào lượng công việc của mỗi sựkiện để đưa ra kếhoạch cho phù hợp. Giai đoạn này thực hiện khá sát với lý thuyết tổchức sựkiện.

- Giai đoạn triển khai công tác thực hiện và giám sát: giai đoạn này diễn ra theo sát lý thuyết tổchức sựkiện, phù hợp với quá trình tổchức sựkiện của công ty.

Tuy nhiên, các giai đoạn trên chiếm khá nhiều thời gian nên giai đoạn này, các nhân viên Marketing và nhân viên liên quan làm việc khá gấp rút, có nhiều trường hợp sai sót và nhầm lẫn.

- Giai đoạn tiến hành tổchức: Giai đoạn này tương ứng với các công việc tổchức nhân s�