Mô hình ma trận là sự kết hợp của hai hoặc nhiều mô hình tổ chức khác nhau. Ví dụ: mô hình tổ chức chức năng kết hợp với mô hình tổ chức sản phẩm (sơ đồ 2.5).
TGĐ Marketing
Các phƣơng pháp xây dựng cơ cấu tổ chức cho một doanh nghiệp .1 Phương pháp loại suy
Một trong những cơ cấu tổ chức áp dụng phương pháp cơ cấu mục tiêu là cơ cấu chức năng. Trong doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức chức năng có thể được chia thành các phòng ban để thể hiện cơ cấu mục tiêu.
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TƢ VẤN QUẢN LÝ VÀ ĐÀO TẠO LÊ MẠNH VÀ CÔNG TY TNHH Ô TÔ PHÚC LÂM
THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH ÔTÔ PHÚC LÂM
Tổng quan về Công ty TNHH Ôtô Phúc Lâm
- Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Phúc Lâm trong 02 năm gần đây (năm 2009 – 2010)
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty TNHH ÔTô Phúc Lâm
Nhân viên lễ tân xe chỉ làm việc trong giờ hành chính và lơ là trong công việc. Nhân viên lễ tân bảo hiểm xe ô tô thực chất là nhân viên của bộ phận bán hàng và là quản đốc của bộ phận kỹ thuật. Không phải bộ phận dịch vụ sẽ thông báo giá cho khách hàng mà nhân viên lễ tân xe sẽ làm việc và thông báo giá cho khách hàng.
Quy trình tiếp nhận xe bảo hiểm không thể hiện rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên liên quan đến từng công việc cụ thể. Nhân viên nhận xe giải quyết quyết toán, thu tiền và viết hóa đơn giao cho khách hàng. Đó phải là nhiệm vụ của kiểm toán viên. Kế toán nhận giá từ nhân viên bộ phận, dẫn đến hiện tượng nhân viên bộ phận hạ giá công ty.
Tính cấp thiết của đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho Công ty TNHH ÔTô Phúc Lâm”
Nhân viên văn phòng không nắm rõ tình trạng xe rời khỏi nhà máy nên không thể trả lời khách hàng. Khách hàng muốn biết giá phụ tùng nên đến kho và nhờ nhân viên đặt mua phụ tùng. Giám đốc lo ngại rằng nhân viên đặt mua phụ tùng thay thế sẽ hạ giá từ nhà cung cấp, dẫn đến giá cao.
Nhân viên đặt mua phụ tùng thường yêu cầu phụ tùng đắt tiền và khách hàng phàn nàn. Nhân viên của Tuyền làm việc kém, thiếu năng lực và thường làm sai quy trình. Điều này thực sự gây khó khăn cho nhân viên nếu giám đốc không có mặt tại công ty.
HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CHO CÔNG TY TNHH Ô TÔ PHÚC LẤM”
Xây dựng sơ đồ tổ chức cho Công ty TNHH ÔTô Phúc Lâm
01 Trưởng phòng Dịch vụ kiêm Thư ký Đặt hàng Phụ tùng - 01 Nhân viên Mua sắm Phụ tùng tại Hải Phòng. 01 Giám đốc bộ phận Dịch vụ chịu trách nhiệm chung trong bộ phận và chịu trách nhiệm chính về tổ máy và đội kè. 01 Phó nhân viên phụ trách dịch vụ chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công việc của đội cơ điện và số lượng lớn.
Các trưởng phòng có chức năng ngang nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau. Trưởng các phòng, ban có thẩm quyền điều hành toàn bộ phòng, ban và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc liên quan đến phòng mình. Các quan chức được trao quyền đồng nghĩa với việc trách nhiệm của họ cũng tăng lên.
Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho từng bộ phận, phòng ban .1 Bộ phận kế toán
Ký các văn bản và thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của bộ phận và được Giám đốc Công ty ủy quyền. Tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức, điều hành và nhân sự của công ty. Xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty.
Tham mưu cho Giám đốc về các bộ phận và quản lý kho của Công ty. Giám sát việc sử dụng linh kiện, vật tư của các bộ phận liên quan theo đúng quy định của Công ty. Tham mưu cho Giám đốc các công việc liên quan đến dịch vụ của Công ty.
Xây dựng bản mô tả công việc tại một số bộ phận, phòng ban trong Công ty TNHH ÔTô Phúc Lâm
Phân tích thông tin kế toán theo yêu cầu của Giám đốc công ty. Thực hiện điều động nhân sự theo yêu cầu của Giám đốc công ty. Tổ chức công tác đối ngoại của Công ty với cơ quan chức năng.
Đề xuất các phòng ban thực hiện công việc theo kế hoạch của Công ty. Tổng hợp kế hoạch từ các phòng ban, xây dựng kế hoạch tổng thể cho toàn công ty. Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của các phòng ban, công ty cho Giám đốc.
Xây dựng quy trình làm việc tại các bộ phận, phòng ban trong Công ty Phúc Lâm .1 Quy trình dịch vụ tổng hợp
Nhân viên bảo hiểm xe cập nhật danh sách sửa chữa, danh sách phụ tùng vào Báo giá sửa chữa (có trên máy tính). Nhà cung cấp gửi báo giá phụ tùng, nhân viên đặt hàng phụ tùng thông báo (qua điện thoại hoặc in) cho nhân viên xử lý bảo hiểm xe. Nếu Công ty Bảo hiểm đồng ý thực hiện các sửa chữa bổ sung, đại lý xe bảo hiểm sẽ thông báo cho Phòng Dịch vụ để tiến hành bất kỳ sửa chữa mới nào.
Xe đã sẵn sàng, Phòng Dịch vụ thông báo cho Nhân viên Bảo hiểm Ô tô. Nhân viên bảo hiểm xe sẽ thông báo cho khách hàng đến nhận xe và hoàn tất sửa chữa (QTSC). Nhân viên bảo hiểm ô tô thu thập mọi thủ tục, hồ sơ từ từng công ty bảo hiểm (đính kèm), các tài liệu liên quan từ khách hàng nếu bên bảo hiểm yêu cầu (đối với xe đang bảo hành hoặc xe thuộc sở hữu của công ty bảo hiểm) (đính kèm).
Thu thập thông tin khách hàng
Lên kế hoạch chăm sóc khách hàng Lựa chọn hình thức chăm sóc khách hàng
Hàng tháng, nhân viên tiếp thị chuẩn bị kế hoạch chăm sóc khách hàng và lịch bảo trì, bao gồm cả danh sách khách hàng. Dựa trên danh sách khách hàng này, nhân viên marketing sẽ lên lịch gọi điện cho khách hàng. Nhân viên marketing căn cứ vào chiến lược, mục tiêu của công ty để lên kế hoạch chăm sóc khách hàng theo các hình thức trên.
Trình Giám đốc phê duyệt
Tổ chức triển khai
Báo cáo kết quả công việc
Sinh viên: Phạm Thị Vương - 1103N 88 hàng tháng gọi theo hình thức gọi điện nhắc nhở lịch thay nhớt bảo dưỡng đến Công ty để thay nhớt đúng lịch. Cuối mỗi buổi chăm sóc khách hàng định kỳ, nhân viên Marketing lập báo cáo tổng hợp gửi Trưởng phòng Kế toán – bản tóm tắt và trình Giám đốc xem xét.
Lƣu hồ sơ
Nhận; kiểm tra; đối chiếu sổ
Thông báo và đối chiếu công nợ
Hẹn lịch thanh toán
Sinh viên: Phạm Thị Vương - 1103N 91 Trước thời điểm thanh toán từ 2 ngày trở lên (thường là 2-3 ngày), Kế toán nợ lập kế hoạch thanh toán với khách hàng qua điện thoại, fax, email hoặc trực tiếp.
Thu tiền
Chuyển tiền cho thủ quỹ
Cập nhật số liệu
Lƣu chứng từ
Sinh viên: Phạm Thị Vuu - 1103N 92 Đánh giá: Quy trình đòi nợ hiện tại của Phúc Lâm chưa có và mới được xây dựng, áp dụng. Quy trình chỉ ra các bước thực hiện công việc đòi nợ khách hàng mà Công ty Phúc Lâm chưa từng làm. Quá trình này đã thúc đẩy hoạt động thu hồi nợ của khách hàng, đặc biệt là các công ty bảo hiểm.
Tăng cường quản lý tiền bạc để sử dụng vốn đúng mục đích, đúng công việc. Người nộp tiền thông báo cho kế toán trưởng về việc thanh toán bằng chứng từ.
Lập phiếu thu
Thu tiền
Cập nhật số liệu
Lƣu chứng từ
Sinh viên: Phạm Thị Vương - 1103N 94 Quy trình này được xây dựng nhằm thống nhất phương pháp tuyển dụng và phương pháp tuyển dụng nhân viên theo yêu cầu công việc, đảm bảo nguồn lao động ổn định phục vụ nhu cầu công việc cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Yêu cầu tuyển dụng nhân sự
Tập hợp, xem xét đề nghị tuyển dụng
Sinh viên: Phạm Thị Vương - 1103N 96 Nếu phù hợp, lập hồ sơ (BM.NS.03) gửi Giám đốc xin ý kiến về tuyển dụng nhân sự (có phân tích và giải thích cụ thể) nêu rõ đề xuất tuyển dụng mới, hoặc phân công phần việc - Thời gian nhân sự trình Giám đốc phê duyệt.
Phê duyệt tuyển dụng nhân sự
Lập kế hoạch tuyển dụng
Phê duyệt kế hoạch tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng nhân sự
Gửi thông báo tuyển dụng (BM.NS.05) đến các nguồn ứng tuyển và nhân sự theo mẫu trong kế hoạch tuyển dụng. Nhân viên Nhân sự tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ tuyển dụng xem đã đầy đủ, hợp lệ chưa, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung hồ sơ. Thông tin tuyển dụng phải ghi rõ vị trí ứng tuyển, họ tên ứng viên và các thông tin cụ thể để Công ty có thể liên hệ với bạn khi cần thiết.
Hết thời hạn nhận hồ sơ, bộ phận nhân sự thu thập hồ sơ của các ứng viên và tạm phân loại theo tiêu chí về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, lập danh sách những ứng viên phù hợp nhất.
Tổ chức tuyển dụng
Giám đốc, cán bộ nhân sự, trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng và những người có chuyên môn nghiệp vụ. Sau khi kiểm tra thí sinh, Hội đồng tuyển dụng sẽ tổ chức chấm thi và trả kết quả cho Cán bộ nhân sự.
Tiếp nhận thử việc
Sinh viên: Phạm Thị Vương - 1103N 99 Thời gian thử việc là 2 tháng đối với lao động có trình độ đại học trở lên và 1 tháng đối với lao động khác. Cấp 1 bản hợp đồng thử việc (hợp đồng thời vụ) cho ứng viên và lưu 1 bản trong hồ sơ.
Đánh giá sau thử việc
Tiếp nhận chính thức
Lƣu hồ sơ
Hội đồng quản trị công ty có cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành công việc ở các phòng, ban. Tổ chức công việc cho các phòng ban, bộ phận trong công ty phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và tính chất công việc. Cơ cấu tổ chức được thiết kế và xây dựng phù hợp với hoạt động kinh doanh hiện tại và lâu dài của Công ty.
Trong thời gian thực tập, tôi chọn nhiệm vụ Công ty giao làm đề tài luận văn: “Xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp nhỏ tại Hải Phòng. Thí nghiệm: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho Công ty TNHH Ô tô Phúc Lâm”. Trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu thực trạng cơ cấu, tình hình nhân sự của Công ty Phúc Lâm, tôi đã thực hiện công việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho Công ty TNHH Ô tô Phúc Lâm.
