Đặc điểm cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp

41

1.3.2 Đặc điểm cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp

42

Tại các công ty con, bên cạnh sự ảnh hưởng chi phối từ quan điểm, nhận thức về xây dựng, vận hành hệ thống KSNB của các nhà quản lý cấp cao công ty mẹ, thì quan điểm, nhận thức, phong cách điều hành của chính các nhà quản lý cấp cao trong công ty cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến tính hiệu quả, hiệu lực của hệ thống KSNB của đơn vị. Mặc dù trong cùng một TĐKT/tổng công ty nhưng tại mỗi công ty thành viên luôn tồn tại những sự khác biệt nhất định, như lịch sử hình thành, ngành nghề kinh doanh, địa bàn hoạt động, quy mô và năng lực tài chính,... những yếu tố này sẽ tác động đến việc các nhà quản lý cấp cao tại mỗi công ty có những cách thức ứng xử với rủi ro và lựa chọn các mục tiêu ưu tiên mà công ty cần đạt được là khác nhau, tuy nhiên không thể chệch ra khỏi định hướng, chiến lược và mục tiêu chung của cả TĐKT/tổng công ty.

Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp theo mô hình công ty mẹ - công ty con đề cập đến sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa công ty mẹ và công ty con; giữa các công ty con với nhau; giữa các bộ phận, cá nhân trong cùng công ty. Một cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo cho sự chỉ đạo, điều hành của nhà quản lý các cấp tại công ty mẹ và các công ty con được thông suốt và giúp cho việc kiểm soát lẫn nhau được duy trì thường xuyên và chặt chẽ hơn. Đứng trên góc độ nhà quản lý cấp cao của công ty mẹ, sự phân quyền quản lý và trách nhiệm kiểm soát tại các công ty con sẽ giảm tải trách nhiệm kiểm soát trực tiếp của nhà quản lý cấp cao công ty mẹ, khai thác và phát huy tính tự chủ, linh hoạt của nhà quản lý tại các công ty con. Tuy nhiên, nhà quản lý cấp cao của công ty mẹ vẫn phải kiểm soát các công ty con để đảm bảo các công ty con hoạt động trong chiến lược chung và phục vụ lợi ích của cả tổ hợp doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức của công ty mẹ được xây dựng phụ thuộc vào chức năng của công ty. Nếu công ty mẹ chỉ thực hiện chức năng đầu tư tài chính vào công ty khác thì công ty mẹ chỉ tổ chức bộ máy quản lý với cơ cấu tổ chức gồm: HĐQT nếu là công ty cổ phần hoặc là HĐTV nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn; ban kiểm soát;

ban GĐ; kế toán trưởng và các phòng ban quản lý khác. Nếu công ty mẹ vừa thực hiện chức năng đầu tư tài chính vào công ty khác, vừa thực hiện chức năng trực tiếp SXKD thì bên cạnh bộ máy quản lý còn có các bộ phận thuộc và trực thuộc thực hiện chức năng SXKD. TĐKT/tổng công ty theo mô hình công ty mẹ - công ty con không thành lập bộ máy quản lý riêng mà sử dụng bộ máy quản lý của công ty mẹ là bộ máy quản lý của tổ hợp doanh nghiệp. Với trách nhiệm duy trì hoạt động liên tục và kiểm soát các rủi ro các doanh nghiệp trong TĐKT/tổng công ty, thách thức đối với HĐQT/HĐTV của công ty mẹ phải làm sao cân bằng được rủi ro và thu nhập. Nói

43

một cách khác, HĐQT/HĐTV của công ty mẹ phải hiểu được những rủi ro mà công ty mẹ và các công ty con có thể gặp ảnh hưởng bất lợi đến các mục tiêu chiến lược của tổ hợp doanh nghiệp, xác định được cách thức đối phó với những rủi ro đó, và đảm bảo xử lý rủi ro một cách thỏa đáng. Vì vậy, trong cơ cấu các cơ quan tham mưu, giúp việc cho HĐQT/HĐTV công ty mẹ bên cạnh các ủy ban như ban kiểm soát, ủy ban kiểm toán, ủy ban nhân sự, ủy ban lương thưởng, cần phải có ủy ban quản lý rủi ro. Ủy ban quản lý rủi ro là cơ quan tham mưu cho HĐQT/HĐTV công ty mẹ về các vấn đề liên quan đến rủi ro của công ty mẹ và của cả TĐKT/tổng công ty. Kết quả từ việc nhận diện và phân tích rủi ro sẽ là cơ sở quan trọng để xây dựng, hoàn thiện hệ thống KSNB của công ty mẹ và các công ty con.

Cơ cấu tổ chức của các công ty con gồm bộ máy quản lý và các bộ phận thực hiện chức năng SXKD theo ngành nghề đã đăng ký của công ty. Sự khác biệt lớn nhất trong cơ cấu tổ chức của các công ty con so với các doanh nghiệp đơn lẻ là:

- Công ty mẹ tham gia định hướng sắp xếp cơ cấu tổ chức của công ty con;

- Bộ máy quản lý của công ty con có sự tham gia của người đại diện vốn công ty mẹ. Người đại diện là người được công ty mẹ ủy quyền bằng văn bản làm đại diện một phần hoặc toàn bộ vốn góp của công ty mẹ tại công ty con, thay mặt công ty mẹ thực hiện toàn bộ hoặc một số quyền và nghĩa vụ của công ty mẹ tại công ty con, và tham gia vào bộ máy quản trị, điều hành của công ty con.

Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự gồm các chính sách liên quan đến người lao động làm việc tại công ty mẹ, công ty con trong tổ hợp doanh nghiệp như chính sách chiêu mộ, tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên. Chính sách nhân sự hợp lý sẽ đảm bảo nhà quản trị công ty mẹ, công ty con tuyển dụng được những nhân viên có năng lực và đạo đức; giữ chân được những nhân viên giỏi, phát huy được năng lực của nhân viên trong công ty, từ đó góp phần vào việc thực hiện mục tiêu và kế hoạch của mỗi công ty cũng như của tổ hợp doanh nghiệp, nâng cao tính hiệu lực của các thủ tục kiểm soát khi vận hành trên thực tế.

Trước hết với tư cách là một doanh nghiệp độc lập, nhà quản trị của công ty mẹ ban hành các quy định về tuyển dụng, thuê mướn, đào tạo, đánh giá, tư vấn, luân chuyển, đề bạt, tiền lương, khen thưởng và kỷ luật cho chính bản thân công ty. Ngoài ra, với tư cách là công ty mẹ của TĐKT/tổng công ty, đóng vai trò trung tâm, định hướng hoạt động của các doanh nghiệp thành viên, công ty mẹ còn phải đưa ra các định hướng trong việc xây dựng, ban hành các chính sách nhân sự của công ty con hoặc tham gia trực tiếp vào công tác nhân sự của công ty con dưới các hình thức: đề cử người tham gia HĐQT/HĐTV; ban kiểm soát/kiểm soát viên; bổ nhiệm TGĐ/GĐ

44

và các chức danh quản lý điều hành, nhân sự chủ chốt khác; xử lý các vi phạm của thành viên HĐQT/HĐTV, ban kiểm soát, TGĐ/GĐ và các chức danh quản lý điều hành khác. Một trong các chính sách nhân sự công ty mẹ ban hành để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của cổ đông hoặc thành viên góp vốn với công ty con là quy chế người đại diện. Quy chế này ngoài quy định chung còn có các nội dung như: tiêu chuẩn, quy trình, thủ tục cử, thay thế người đại diện; quyền và nghĩa vụ của người đại diện; chế độ báo cáo, thông tin giữa công ty mẹ với người đại diện; kiểm tra, giám sát và đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, thay thế, miễn nhiệm người đại diện. Nhà quản trị tại các công ty con trên cơ sở định hướng của công ty mẹ và các đặc điểm, điều kiện cụ thể của đơn vị để xây dựng, ban hành các chính sách nhân sự phù hợp.

Công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động trong các doanh nghiệp theo mô hình công ty mẹ - công ty con có những thuận lợi nhất định so với một doanh nghiệp đơn lẻ. Một số TĐKT/tổng công ty theo mô hình công ty mẹ - công ty con có quy mô lớn, với lực lượng lao động đông đảo, công ty mẹ thành lập công ty hoặc trung tâm có chức năng đào tạo để thực hiện nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực cho các đơn vị thành viên.

Công tác kế hoạch

Công tác kế hoạch bao gồm việc lập và sử dụng kế hoạch để hướng dẫn và theo dõi hoạt động thực tế của từng công ty và của cả tổ hợp doanh nghiệp. Nếu kế hoạch được lập đầy đủ và sát với thực tế sẽ tạo cơ sở tốt cho việc theo dõi, kiểm soát, điều tiết hoạt động trên thực tế.

Nhà quản lý cấp cao công ty mẹ ngoài trách nhiệm lập, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch cho các hoạt động đầu tư tài chính, hoạt động SXKD cho công ty mẹ, còn có trách nhiệm căn cứ vào sứ mệnh, mục tiêu chung của TĐKT/tổng công ty để xác định và xây dựng kế hoạch chiến lược của tổ hợp doanh nghiệp, định hướng kế hoạch SXKD, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính cho các đơn vị thành viên.

Nhà quản lý cấp cao trong các công ty con thực hiện lập kế hoạch SXKD, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính theo định hướng của công ty mẹ; báo cáo về các kế hoạch đã lập và tình hình thực hiện kế hoạch trực tiếp cho công ty mẹ hoặc thông qua người đại diện.

Để kế hoạch của các doanh nghiệp trong TĐKT/tổng công ty có tính khả thi cao thì cần có phương pháp lập kế hoạch khoa học, bám sát vào các điều kiện thực tế và phải huy động sự tham gia của đội ngũ quản trị rủi ro để dự báo những thay đổi của môi trường bên ngoài, môi trường bên trong doanh nghiệp có thể gây ra những rủi ro ảnh hưởng đến việc hoàn thành kế hoạch.

45

Bên cạnh đó, việc sử dụng hệ thống kế hoạch để đánh giá kết quả hoạt động của từng cá nhân, từng bộ phận, từng công ty, đơn vị thành viên trong TĐKT/tổng công ty cũng luôn cần được chú trọng nhằm nâng cao ý thức chấp hành kế hoạch, và để công tác kế hoạch thực sự trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu.

Kiểm toán nội bộ

Bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập trong mỗi công ty mẹ hoặc công ty con nhằm kiểm tra và đánh giá một cách thường xuyên về toàn bộ hoạt động của công ty, tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách, thủ tục kiểm soát từ đó mà phát hiện và cải tiến những yếu kém trong hoạt động quản lý và trong hệ thống KSNB. Kiểm toán nội bộ chính là công cụ để giám sát và điều chỉnh kịp thời chất lượng của hệ thống KSNB. Đối với các doanh nghiệp hoạt động riêng lẻ, việc thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ thường được thực hiện ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, phạm vi hoạt động rộng, các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ không đặt ra yêu cầu phải thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ, mà chức năng của kiểm toán nội bộ được giao cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, với đặc điểm về quy mô, phạm vi hoạt động, yêu cầu quản lý, doanh nghiệp theo mô hình công ty mẹ - công ty con đặt ra yêu cầu cần thiết thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động độc lập tách khỏi bộ phận tài chính - kế toán, ít nhất là đối với công ty mẹ. Các công ty con trong TĐKT/tổng công ty căn cứ vào đặc điểm quy mô, cơ cấu và yêu cầu quản lý của từng đơn vị có thể thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ một cách phù hợp.

Môi trường bên ngoài

Môi trường kiểm soát chung của các doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý doanh nghiệp nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như việc thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát cụ thể. Khác với doanh nghiệp hoạt động riêng lẻ, đa số các TĐKT/tổng công ty theo mô hình công ty mẹ - công ty con có phạm vi hoạt động rất rộng tại những quốc gia và vùng lãnh thổ khác nhau dẫn đến ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài đến việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB tại mỗi công ty con và đơn vị thành viên là không giống nhau. Do vậy, để hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành hiệu quả tại từng công ty con và đơn vị thành viên thì nhà quản lý cấp cao của công ty mẹ phải nhận biết được những khác biệt đó mà chỉ đạo việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội tại từng công ty con và đơn vị thành viên.

46 1.3.2.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán là mắt xích quan trọng của hệ thống KSNB. Thông qua quá trình phản ánh, ghi chép về các giao dịch phát sinh, hệ thống kế toán cho phép nhà quản trị các cấp trong TĐKT/tổng công ty kiểm tra, giám sát tỉ mỉ từng giao dịch, ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản, đồng thời giúp nhà quản trị nắm bắt được tình hình hoạt động thực tế tại từng công ty đưa ra các quyết định quản lý một cách kịp thời. Tính đúng đắn của các quyết định kinh tế phụ thuộc vào tính trung thực, khách quan của thông tin mà hệ thống kế toán cung cấp.

Doanh nghiệp theo mô hình công ty mẹ - công ty con với đặc điểm là quy mô hoạt động lớn, phạm vi hoạt động rộng nên việc công ty mẹ sử dụng số liệu, thông tin của hệ thống kế toán để giám sát và điều phối hoạt động thực tế tại các công ty con, đơn vị thành viên được thực hiện một cách thường xuyên. Ngoài ra, để có thể đánh giá được tình hình chính, kết quả hoạt động kinh doanh của cả tổ hợp doanh nghiệp thì hệ thống kế toán trong TĐKT/tổng công ty theo mô hình công ty mẹ - công ty con còn phải thu thập, xử lý, tổng hợp số liệu và thông tin để lập BCTC hợp nhất.

Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin cùng với sự lớn mạnh về tiềm lực tài chính nên đại đa số các doanh nghiệp theo mô hình công ty mẹ - công ty con trên thế giới hiện nay đều ứng dụng các phần mềm quản lý tiên tiến vào công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung đặc biệt là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP). Bản chất ERP là một phần mềm tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính - kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch,...

Thêm vào đó, một đặc điểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp đó là một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp của lãnh đạo cũng như các tác nghiệp của các nhân viên. Hệ thống ERP giúp cho công ty mẹ, công ty con và các đơn vị thành viên chuẩn hóa các thủ tục kiểm soát đối với toàn bộ quá trình SXKD đồng thời liên kết trên cùng một hệ thống các chức năng quản lý khác nhau (nguồn nhân lực, máy móc thiết bị, tài chính kế toán, kế hoạch sản xuất...) với các giai đoạn khác nhau trong chu trình quản lý (giai đoạn lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm soát và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch) làm tăng khả năng quản lý, kiểm soát và điều hành hoạt động của cả tổ hợp doanh nghiệp. Khi ứng dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm ERP cùng với vai trò chi phối của công ty mẹ đối với công ty con

47

về kế toán, yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ lập BCTC hợp nhất, hệ thống kế toán trong doanh nghiệp theo mô hình công ty mẹ - công ty con với góc độ là một bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB có những điểm đặc thù sau:

- Phòng kế toán tại công ty mẹ ngoài việc tổ chức thực hiện công tác kế toán để cung cấp số liệu, thông tin nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành tại công ty mẹ còn thực hiện quyền kiểm soát, chi phối đối với công tác kế toán tại công ty con, đơn vị thành viên thông qua việc:

+ Quy định về chính sách, phương pháp kế toán áp dụng để đảm bảo tính thống nhất tương đối trong toàn tổ hợp doanh nghiệp.

+ Chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các nội dung cụ thể công tác kế toán tại từng công ty con, đơn vị thành viên đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật kế toán hiện hành, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu thông tin cho kiểm soát và điều hành tại từng đơn vị, đồng thời đáp ứng được yêu cầu thông tin cho kiểm soát và điều hành của nhà quản trị công ty mẹ đối với các đơn vị thành viên và yêu cầu thông tin phục vụ cho việc lập BCTC hợp nhất.

- Trong điều kiện áp dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm ERP, công tác kế toán tại từng công ty, đơn vị thành viên trong TĐKT/tổng công ty theo mô hình công ty mẹ - công ty con cần chú trọng tới việc xây dựng hệ thống danh mục mã hóa các đối tượng quản lý chi tiết. Hệ thống danh mục mã hóa đảm bảo quản lý một cách khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm và kết xuất thông tin. Việc tổ chức mã hóa danh mục cần có sự tham gia của các bộ phận có liên quan trong từng công ty, đơn vị thành viên để đảm bảo tính khoa học và khi mã hóa xong phải được sử dụng nhất quán giữa các bộ phận trong toàn đơn vị.

- Hệ thống CTKT tại các công ty, đơn vị trong doanh nghiệp theo mô hình công ty mẹ - công ty con bao gồm các chứng từ do các bộ phận bên trong đơn vị lập và các chứng từ nhận từ các đơn vị bên ngoài. Quá trình ứng dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm ERP, hệ thống chứng từ được hình thành từ các bộ phận bên trong đơn vị không còn là dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin nữa mà nó là kết quả của quá trình xử lý liên hoàn một loạt các chức năng quản lý và phê chuẩn chứng từ trên máy. Do vậy, đối với từng loại chứng từ sử dụng tại từng công ty, đơn vị thành viên trong TĐKT/tổng công ty theo mô hình công ty mẹ - công ty con, phòng kế toán cùng với bộ phận thiết kế hệ thống thông tin, nhà cung cấp phần mềm phải xây dựng quy trình lập, kiểm tra, phê duyệt, luân chuyển, lưu trữ và bảo quản chứng từ cho phù hợp. Toàn bộ quy trình luân chuyển đối với từng loại chứng từ sau khi đã được thiết kế và đưa vào phần mềm cần được cụ thể hóa bằng văn bản thông qua lưu đồ luân chuyển chứng từ trong tập tài liệu vận hành hệ thống. Lưu đồ luân chuyển