Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát bao gồm các quy chế, chính sách, các bước và thủ tục do nhà quản trị doanh nghiệp thiết lập và tổ chức thực hiện để ngăn ngừa và phát hiện các rủi ro trong quá trình hoạt động SXKD nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Có rất nhiều các thủ tục kiểm soát khác nhau được thiết kế và vận hành ở mọi cấp, mọi khâu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Qua khảo sát, nghiên cứu thực trạng về thủ tục kiểm soát đang được thực hiện tại các doanh nghiệp trong Tổng công ty nhận thấy còn bộc lộ những hạn chế cần được hoàn thiện với những giải pháp chủ yếu sau:

3.3.3.1 Quán triệt các nguyên tắc kiểm soát cơ bản trong xây dựng hệ thống quy chế quản lý nội bộ tại các các doanh nghiệp trong Tổng công ty

Hệ thống quy chế quản lý nội bộ bao gồm các quy chế, quy trình, quy định và các văn bản mang tính bắt buộc chung trong từng doanh nghiệp, trong từng lĩnh vực hoạt động hoặc từng hành vi cụ thể. Hệ thống quy chế quản lý nội bộ được xem là hành lang pháp lý rất quan trọng trong công tác quản lý điều hành, kiểm tra, kiểm soát, giúp cho hoạt động của doanh nghiệp được vận hành trơn tru, hiệu quả mà nhà quản lý không cần phải can thiệp quá sâu vào công việc của từng người cụ thể.

Với những nguyên nhân khách quan và chủ quan như: mô hình hoạt động của Tổng công ty không ổn định, trong một thời gian ngắn liên tục chuyển đổi mô hình hoạt động từ Tổng công ty hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con chuyển sang thí điểm hoạt động theo mô hình TĐKT và sau hai năm thí điểm lại chuyển về mô hình cũ; hệ thống pháp luật về lĩnh vực đấu thầu, xây dựng, nhà ở, bất động sản, và về cơ chế quản lý các doanh nghiệp có vốn đầu tư của Nhà nước, đặc biệt là cơ chế giám sát và quản lý tài chính đang trong quá trình hoàn thiện nên có nhiều thay đổi; nhận thức về hệ thống KSNB của lãnh đạo các doanh nghiệp trong Tổng công ty chưa đầy đủ;... nên hệ thống quy chế quản lý nội bộ hiện hành tại các doanh nghiệp trong Tổng công ty không tránh khỏi có những hạn chế. Có thể kể đến những hạn chế đó là: hệ thống quy chế quản lý nội bộ chưa đầy đủ; một số quy chế, quy định không phù hợp với hình thức pháp lý mới của Tổng công ty nên không đảm bảo tính pháp lý; nội dung của các quy chế không phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp;... Để có thể quản lý, kiểm soát được các mặt hoạt động đa dạng hiện nay thì các doanh nghiệp trong Tổng công ty cần xây dựng hệ thống các quy chế quản lý nội bộ với những danh mục chủ yếu sau: Nhóm các quy chế tổ chức và hoạt động gồm: Quy chế tổ chức và hoạt động của HĐTV/HĐQT; Quy định chế độ làm việc và phân công nhiệm vụ của Ban GĐ; Quy

172

chế tổ chức hoạt động của ban kiểm soát; Quy chế hoạt động của người đại diện vốn;

Quy chế tổ chức và hoạt động của ban quản lý dự án; Quy chế tổ chức và hoạt động của ban điều hành thi công; Quy chế tổ chức và hoạt động của các phòng ban công ty;... Nhóm các quy chế về tài chính kế toán gồm: Quy chế quản lý tài chính; Quy chế quản lý tiền mặt; Quy chế quản lý và sử dụng tài sản cố định; Quy chế quản lý công nợ; Quy chế mua vật tư, quản lý hàng tồn kho; Sổ tay kế toán;... Nhóm các quy chế tổ chức nhân sự gồm: Quy chế tiền lương; Quy chế thi đua khen thưởng, kỷ luật lao động; Quy chế tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm;... Nhóm các quy chế hành chính gồm:

Quy chế văn thư, lưu trữ; Quy chế quản lý thông tin;... Nhóm các quy trình SXKD gồm: Quy trình lựa chọn nhà thầu; Quy trình quản lý thi công; Quy trình bảo hộ lao động; Quy trình giám sát, đánh giá đầu tư; Quy trình quản lý CPĐTXD công trình;

Quy trình mua hàng và thanh toán; Quy trình bán hàng và dịch vụ sau bán hàng;... Bản thân mỗi doanh nghiệp trong Tổng công ty cần tiến hành rà soát lại toàn bộ các quy chế quản lý nội bộ hiện hành, đối chiếu với danh mục quy chế cần phải ban hành, đối chiếu với các quy định, chính sách pháp luật của Nhà nước, và yêu cầu quản lý của đơn vị để sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các quy chế quản lý nội bộ. Hệ thống quy chế quản lý nội bộ sau khi sửa đổi, bổ sung, ban hành mới phải được truyền thông, phổ biến đến các cá nhân, bộ phận có liên quan trong đơn vị để biết và thực hiện. Công ty mẹ cần nâng cao hơn nữa vai trò trung tâm, điều phối hoạt động của các công ty thành viên thông qua việc xây dựng, ban hành các quy chế phối hợp và các định mức, quy trình chính sách chung thống nhất cho toàn Tổng công ty, đồng thời xây dựng các quy chế quản lý nội bộ mẫu để các doanh nghiệp thành viên tham khảo vận dụng.

Một hệ thống KSNB được đánh giá là hữu hiệu nếu có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ, trong các quy chế đó chứa đựng các nguyên tắc kiểm soát, đặc biệt là các nguyên tắc phân công, phân nhiệm; ủy quyền, phê chuẩn; bất kiêm nhiệm và các quy chế quản lý này được thực thi triệt để. Vì vậy, khi các doanh nghiệp trong Tổng công ty xây dựng, ban hành các quy chế quản lý cần quán triệt đầy đủ các nguyên tắc phân công, phân nhiệm; ủy quyền, phê chuẩn; bất kiêm nhiệm với các giải pháp cụ thể như sau:

Thứ nhất, đối với nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hay cho nhiều bộ phận trong đơn vị để không một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối, từ đó mà tránh được gian lận, sai sót. Trong phân công, phân nhiệm cần tránh cả hai xu hướng quá tập trung hoặc quá phân tán. Quá tập trung dễ dẫn đến lạm

173

quyền, quá phân tán dễ dẫn đến những quyết định trong quản lý không đáp ứng kịp thời hoặc không chuẩn xác, từ đó các cấp có thẩm quyền không nắm được thông tin.

Thứ hai, đối với nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn: Nhà quản lý trong các doanh nghiệp trong Tổng công ty không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề mà nên có sự phân công nhiệm vụ trong từng cấp quản lý, đảm bảo cho hoạt động SXKD đạt hiệu quả, đồng thời nhà quản lý có thể tổng quan kiểm soát được mọi hoạt động trong đơn vị. Nguyên tắc này cần được các doanh nghiệp trong Tổng công ty quán triệt trong từng loại nghiệp vụ kinh tế. Ví dụ với nghiệp vụ mua vật tư thì ai là người phê duyệt, ai là người được ủy quyền phê duyệt nhu cầu và kế hoạch mua vật tư, và trách nhiệm của người phê duyệt như nào khi xảy ra các gian lận, sai sót cần được quy định cụ thể, rõ ràng.

Thứ ba, đối với nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Các doanh nghiệp trong Tổng công ty phải quy định sự cách ly thích hợp về nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí công tác nhằm ngăn ngừa cả sai phạm cả cố ý và vô ý, tránh được các hành vi lạm dụng quyền hạn đồng thời cũng là một biện pháp kiểm soát quan trọng. Ba sự cách ly quan trọng nhất cần được tôn trọng: Cách ly quyền phê chuẩn nghiệp vụ với việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế; Cách ly việc bảo quản tài sản với ghi SKT; Cách ly chức năng thực hiện nghiệp vụ với kiểm soát nghiệp vụ. Trong thời gian tới các doanh nghiệp trong Tổng công ty cần rà soát lại sự kiêm nhiệm của các nhà quản lý cấp cao để có sự phân công lại một cách hợp lý hơn. Hiện nay trong Điều lệ tổ chức và hoạt động tạm thời của Công ty mẹ được ban hành theo Quyết định số 1045/QĐ –BXD của Bộ trưởng Bộ Xây dựng, quy định Chủ tịch HĐTV không được kiêm nhiệm TGĐ. Quy định này cần được nhân rộng ra các đơn vị thành viên trong Tổng công ty.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp Tổng công ty cần gia tăng tỷ lệ phù hợp thành viên độc lập trong HĐTV/HĐQT nhằm nâng cao năng lực hoạch định và kiểm soát của cấp quản trị này.

3.3.3.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát các rủi ro trọng yếu tại các doanh nghiệp trong Tổng công ty

Thứ nhất, hoàn thiện thủ tục kiểm soát RRTC

Có thể nói RRTC là “ông trùm” của mọi rủi ro trong doanh nghiệp, vì suy cho cùng mọi rủi ro có thể xảy ra trong doanh nghiệp đều sẽ ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, RRTC chủ yếu xảy ra khi công ty huy động nguồn vốn nợ để thỏa mãn nhu cầu vốn đầu tư, huy động nợ để tài trợ cho hoạt động kinh doanh sẽ xuất hiện biến cố RRTC, nếu huy động nợ để tài trợ mạo hiểm, hiệu quả đầu tư thấp, không thu hồi được vốn và mất dần khả năng thanh toán thì

174

RRTC sẽ xảy ra. Với tình hình tài chính hiện nay như đã được phân tích, đánh giá ở chương 2, có thể nói RRTC là mối nguy cơ lớn nhất ảnh hưởng đến sự tồn tại, phát triển của Công ty mẹ và các đơn vị thành viên trong Tổng công ty. Để kiểm soát, ngăn ngừa và hạn chế thấp nhất ảnh hưởng của các RRTC tới hiệu quả hoạt động SXKD, Công ty mẹ và các đơn vị thành viên trong Tổng công ty đã thực hiện hàng loạt các chính sách, biện pháp, có thể kể đến như: Rà soát, điều chỉnh kế hoạch, tiến độ đầu tư hoàn thành các sản phẩm nhà ở thấp tầng, cao tầng và hạ tầng kỹ thuật ngoài nhà phù hợp với tiến độ kinh doanh và thu hồi vốn, đảm bảo khả năng cân đối thu chi; Rà soát, điều chỉnh đơn giá và phương án kinh doanh tất cả các sản phẩm còn tồn kho, đề xuất các hình thức tiếp thị, khuyến mại nhằm đẩy mạnh công tác kinh doanh và tiến độ thanh toán cho phù hợp với tình hình thị trường thực tế;

Phân loại tuổi nợ phải thu đến hạn, quá hạn để có biện pháp thu hồi; Tập trung ưu tiên bố trí vốn vào các dự án có khả năng kinh doanh tốt để tạo doanh thu, thu hút dòng tiền, tăng vòng quay sử dụng vốn với phương châm đầu tư kết hợp với kinh doanh, có hiệu quả; Thoái vốn ở các doanh nghiệp đầu tư ngoài ngành, các doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả; Hoán đổi vốn tại các công ty con có đầu tư chéo nhằm thực hiện chủ trương đầu tư tập trung của Tổng công ty, đồng thời tuân thủ quy định không đầu tư chéo trong nội bộ;... Có thể nói các chính sách, giải pháp ứng phó với RRTC nêu trên bước đầu đã phát huy hiệu quả, đã giúp Công ty mẹ và các đơn vị thành viên trong Tổng công ty tạm thời vượt qua giai đoạn khó khăn, chờ đợi những cơ hội mới. Tuy nhiên, xét tổng thể các giải pháp nêu trên thực chất chỉ mang tính tình thế, đưa ra khi khả năng có thể xảy ra RRTC đã đáng báo động.

Để ngăn ngừa, giảm thiểu các RRTC một cách toàn diện, căn cơ, các doanh nghiệp trong Tổng công ty cần thực hiện đồng bộ các giải pháp sau:

Một là, nâng cao nhận thức của các nhà quản lý cấp cao tại Công ty mẹ và các đơn vị thành viên trong Tổng công ty về nguy cơ thể xảy ra RRTC đối với đơn vị.

Nhà quản lý cấp cao cần nhận thức đầy đủ các loại RRTC chứ không chỉ thuần túy là các rủi ro thị trường (rủi ro tỷ giá, rủi ro lãi suất), rủi ro tín dụng, rủi ro thanh toán như đã trình bày trên BCTC. Các nhà quản lý cấp cao tại các doanh nghiệp trong Tổng công ty cần thay đổi suy nghĩ và hành động trước nguy cơ RRTC. Bởi hiện nay, tâm lý lạc quan trước các RRTC vẫn là suy nghĩ chủ yếu của các nhà quản lý cấp cao tại các doanh nghiệp trong Tổng công ty khi cho rằng RRTC vẫn nằm trong khả năng kiểm soát và công ty có thể tạo ra đủ nguồn tiền để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính khi đến hạn bằng kết quả hoạt động SXKD và các khoản hỗ trợ tài chính bằng các khoản vay từ ngân hàng. Chính vì vậy, các nhà quản lý cấp cao tại Công ty mẹ và các

175

đơn vị thành viên khi đưa ra phương án kinh doanh và các quyết định đầu tư thường không dự tính hết các tình huống và kịch bản xấu nhất có thể xảy ra để kiểm tra sức chịu đựng của doanh nghiệp.

Hai là, thay đổi phương thức kiểm soát RRTC. Có ba phương thức kiểm soát RRTC là kiểm soát trước thực hiện, kiểm soát trong thực hiện và kiểm soát sau thực hiện, trong đó nên tập trung vào kiểm soát trước thực hiện và kiểm soát trong thực hiện. Thực trạng hiện nay, các doanh nghiệp trong Tổng công ty tập trung chủ yếu vào kiểm soát trong thực hiện mà chưa coi trọng kiểm soát trước thực hiện. Điều này thể hiện rõ nhất trong quá trình triển khai thực hiện các dự án đầu tư, khi mà các thủ tục kiểm soát RRTC chủ yếu được thực hiện ở giai đoạn thực hiện đầu tư như điều chỉnh giá bán để đẩy nhanh thu hồi vốn, đôn đốc thu hồi công nợ với khách hàng,...

mà các thủ tục kiểm soát trong giai đoạn lập dự án đầu tư chưa được thực hiện đầy đủ như phân tích độ nhạy, phân tích các tình huống và kiểm nghiệm sức chịu đựng của doanh nghiệp trong những bối cảnh nền kinh tế hoặc thị trường suy giảm, để có những quyết định đúng đắn ngay từ đầu. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp trong Tổng công ty cần tuân thủ và tạo điều kiện để ban kiểm soát thực hiện trách nhiệm kiểm soát RRTC đối với các quyết định đầu tư dự án ngay từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư.

Ban kiểm soát của các doanh nghiệp của Tổng công ty phải thực hiện đầy đủ và cẩn trọng các thủ tục kiểm soát về phương án huy động vốn, phương án trả nợ, hiệu quả kinh tế - xã hội của dự án đầu tư trước khi được HĐQT/HĐTV phê duyệt.

Ba là, xây dựng quy trình kiểm soát tài chính. Trước hết Công ty mẹ phải xác định mục tiêu kiểm soát tài chính của Tổng công ty và bản thân mỗi doanh nghiệp trong Tổng công ty phải xác định mục tiêu kiểm soát tài chính cho đơn vị mình. Mục tiêu kiểm soát tài chính là các mốc của các hoạt động tài chính mà Công ty mẹ và các doanh nghiệp thành viên trong Tổng công ty cần đạt được. Các mục tiêu này thường là các chỉ tiêu phản ánh về mặt định tính hay định lượng. Tuy nhiên cần cố gắng lượng hoá các tiêu chuẩn. Các tiêu chuẩn định lượng như tổng doanh thu, lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư,...Đồng thời, cần thiết lập hệ thống giám sát, đánh giá hoạt động tài chính cũng như dự báo và kiểm soát được rủi ro từ các hoạt động tài chính để có biện pháp ứng phó linh hoạt. Quy trình kiểm soát tài chính cần chỉ rõ bộ phận đầu mối thực hiện kiểm soát cũng như các bộ phận, tổ chức tham gia phối hợp. Quy trình cũng cần nêu rõ trách nhiệm của từng chủ thể thực hiện kiểm soát tài chính trong đơn vị. Quy trình kiểm soát tài chính là nội dung quan trọng trong kiểm soát RRTC thuộc nội dung căn bản của quy trình quản trị RRTC có thể thực hiện theo Sơ đồ 3.4 sau đây:

176

Sơ đồ 3.4: Quy trình quản trị RRTC

(Nguồn: Nguyễn Trọng Cơ và Nghiêm Thị Thà (2013), Quản trị rủi ro tài chính trong các Tập đoàn kinh tế nhà nước lý luận - thực tiễn, NXB Tài chính, Hà Nội)

Bốn là, Công ty mẹ quy định và áp dụng thống nhất trong toàn Tổng công ty hệ thống các chỉ số tài chính. Muốn kiểm soát được các RRTC thì trước hết các doanh nghiệp trong Tổng công ty phải nhận diện được các nguy cơ có thể xảy ra RRTC đối với đơn vị. Các doanh nghiệp trong Tổng công ty đã bước đầu sử dụng phương pháp đánh giá định tính để làm căn cứ đo lường mức độ RRTC của mỗi đơn vị. Các tiêu chí định tính mà các doanh nghiệp trong Tổng công ty sử dụng phổ biến nhất là dựa vào hệ thống các chỉ tiêu phân tích tài chính. Thực trạng hiện nay hệ thống các chỉ số tài chính chưa được quy định và áp dụng thống nhất chung trong toàn Tổng công ty dẫn đến mỗi một doanh nghiệp trong Tổng công ty khi phân tích cùng một chỉ tiêu tài chính đã sử dụng các chỉ số tài chính khác nhau, thậm chí công thức tính các chỉ số tài chính này cũng khác nhau giữa các doanh nghiệp. Việc sử

NHẬN DIỆN RRTC

PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ RRTC

TÀI TRỢ, BÙ ĐẮP RỦI RO

KIỂM SOÁT RỦI RO

DỰ BÁO RỦI RO

PHÂN LOẠI RRTC

PHÒNG CHỐNG VÀ NGĂN NGỪA

RỦI RO

BÁO CÁO ĐỊNH KỲ

THEO DÕI ĐIỀU CHỈNH