Giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán là một trong những bộ phận quan trọng của hệ thống KSNB.

Đối với các doanh nghiệp trong Tổng công ty, công tác kế toán những năm qua cơ bản đã cung cấp được những thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý và kiểm soát tình hình quản lý và sử dụng tài sản, tình hình huy động và sử dụng các nguồn vốn, tình hình kết quả hoạt động SXKD. Tuy nhiên, trước yêu cầu ngày càng cao về chất lượng thông tin kinh tế tài chính cung cấp để phục vụ quản trị, điều hành và thu hút vốn đầu tư, cùng với sự thay đổi của chế độ, chính sách, hệ thống kế toán của các doanh nghiệp trong Tổng công ty đã bộc lộ những hạn chế, cần được hoàn thiện theo các nội dung sau:

3.3.2.1 Hoàn thiện mô hình tổ chức bộ máy kế toán đảm bảo thực hiện kế toán quản trị

Các doanh nghiệp trong Tổng công ty hiện nay đã tổ chức bộ máy kế toán theo quy định Nhà nước, có tính đến đặc điểm của từng doanh nghiệp. Nhưng việc tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp mới chỉ chú ý tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTTC. Do vậy, hoàn thiện mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại các doanh nghiệp trong Tổng công ty theo hướng kết hợp thực hiện KTTC và KTQT trong cùng một bộ máy kế toán. Tuy nhiên, sự kết hợp này cần có sự phân công rõ ràng bằng văn bản về nhiệm vụ, chức trách, nội dung công việc cụ thể của từng bộ phận kế toán. Công việc cụ thể của từng bộ phận kế toán theo mô hình kết hợp có thể như sau:

- Bộ phận tài chính, kế toán vốn bằng tiền và thanh toán: Phần việc KTTC là ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết tình hình hiện có và sự biến động của vốn bằng tiền, các khoản nợ phải thu, phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu, các quỹ, cung cấp số liệu để lập các chỉ tiêu liên quan trên BCTC. Phần việc KTQT là lập kế hoạch về vốn, kế hoạch vay nợ, thanh toán, theo dõi chi tiết từng nguồn vốn, từng khoản nợ theo yêu cầu quản lý, cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo KTQT về tình hình vốn, quỹ, thanh toán.

- Bộ phận kế toán tài sản cố định và hàng tồn kho: Phần việc KTTC là ghi SKT tổng hợp và chi tiết về tài sản cố định và các loại vật tư, thành phẩm, cung cấp số liệu cho việc lập các chỉ tiêu liên quan trên BCTC. Phần việc KTQT là mở các sổ chi tiết theo dõi nguyên giá, khấu hao tài sản cố định, tình hình tăng giảm tài sản cố định theo từng nguồn vốn đầu tư, theo từng nơi sử dụng, tình hình cung cấp vật tư theo từng nguồn cung cấp, tình hình dự trữ, tồn đọng vật tư, cung cấp số liệu cho

164

việc lập báo cáo KTQT, lập dự toán phân tích tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp vật tư, trang bị và sử dụng tài sản cố định.

- Bộ phận kế toán chi phí nhân công và thanh toán bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân: Phần việc KTTC là tính, trích tiền lương và các khoản phải thanh toán với người lao động, ghi SKT tổng hợp và chi tiết để cung cấp số liệu lập các chỉ tiêu liên quan trên BCTC. Phần việc KTQT là lập dự toán tiền lương và các khoản phải trả, theo dõi chi tiết các khoản phải thanh toán với người lao động, cung cấp chỉ tiêu chi tiết về chi phí nhân công để lập báo cáo thu nhập và chi phí theo từng bộ phận và của doanh nghiệp theo yêu cầu quản trị.

- Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Phần việc KTTC là ghi SKT tổng hợp và chi tiết chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm,... cung cấp số liệu cho việc lập các chỉ tiêu liên quan trên BCTC. Phần việc KTQT là tính toán xây dựng các dự toán chi phí NLVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung ở mức độ chi tiết đến từng loại sản phẩm, từng hạng mục công trình, dự án..., theo dõi chi tiết chi phí và tính giá thành sản phẩm theo các cách phân bổ khác nhau tùy theo yêu cầu của nhà quản trị để cung cấp thông tin thích hợp cho nhà quản trị ra các quyết định phù hợp.

- Bộ phận kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh: Phần việc KTTC là ghi SKT tổng hợp và chi tiết về sản phẩm tiêu thụ, doanh thu bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, tính trị giá vốn hàng bán và xác định kết quả, cung cấp các số liệu để lập các chỉ tiêu liên quan trên BCTC. Phần việc KTQT là theo dõi chi tiết doanh thu, chi phí và kết quả theo các tiêu thức xác định, lập các báo cáo thu nhập bộ phận theo các cách khác nhau, lập dự toán và phân tích tình hình thực hiện dự toán doanh thu, chi phí và kết quả.

Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra: Phần việc KTTC là tổng hợp số liệu của các bộ phận kế toán khác để lập BCTC, kiểm tra tính chính xác công việc ghi chép kế toán ở tất cả các bộ phận và công việc hạch toán ở các đơn vị phụ thuộc,...

Phần việc KTQT là kiểm tra số liệu theo dõi chi tiết và các công việc KTQT của các bộ phận kế toán khác, tổng hợp thông tin KTQT để lập các báo cáo KTQT theo yêu cầu của nhà quản trị, tổ chức cung cấp thông tin KTQT để cho nhà quản trị ra các quyết định phù hợp, kịp thời.

3.3.2.2 Hoàn thiện hệ thống CTKT

Về cơ bản hệ thống CTKT phục vụ thu nhập thông tin kế toán tại các doanh nghiệp trong Tổng công ty đã được thiết kế khá đầy đủ, công tác hạch toán ban đầu và tổ chức luân chuyển CTKT đã được quy định ở một số tài liệu về quản lý tài chính.

Tuy nhiên, những quy định đó chưa thực sự cụ thể, rõ ràng cho từng loại nghiệp vụ

165

kinh tế tài chính, dẫn đến công tác phê duyệt chứng từ, thu nhận, kiểm tra, luân chuyển chứng từ, đặc biệt là ở các đội xây lắp, ban chỉ huy công trình còn có nhiều bất cập. Để khắc phục các hạn chế đó, các doanh nghiệp trong Tổng công ty cần thực hiện các giải pháp sau:

Một là, ngoài những CTKT đã được hướng dẫn trong Chế độ kế toán, Ban tài chính kế toán Công ty mẹ xây dựng và ban hành bổ sung thêm các mẫu CTKT đặc thù để phản ánh đủ các loại nghiệp vụ kinh tế tài chính không chỉ ở Công ty mẹ mà còn ở các công ty con, đặc biệt là CTKT phản ánh các giao dịch nội bộ giữa các doanh nghiệp trong Tổng công ty. Hoạt động SXKD của Công ty mẹ có sự tương đồng với hầu hết các doanh nghiệp thành viên trong Tổng công ty là điều kiện thuận lợi để Công ty mẹ ban hành các chính sách thống nhất trong Tổng công ty không chỉ là đối với CTKT.

Hai là, ban hành và hướng dẫn cho kế toán của các đội xây lắp, ban chỉ huy công trình các quy định về lập, kiểm tra CTKT. Trong các doanh nghiệp của Tổng công ty CTKT được lập ở đội xây lắp, ban chỉ huy công trình là chủ yếu. Tuy nhiên, do hướng dẫn của phòng tài chính kế toán chưa cụ thể, chi tiết, mặt khác do năng lực trình độ của nhân viên kế toán đội và sự chi phối bởi các công việc khác mà kế toán đội phải kiêm nhiệm nên CTKT do các đội xây lắp, ban chỉ huy công trình lập, hoặc nhận từ đối tác có nhiều sai sót. Vì vậy, phòng tài chính kế toán của mỗi công ty cần ban hành tài liệu dưới hình thức sổ tay kế toán hướng dẫn chi tiết công tác lập, kiểm tra, xử lý khi CTKT có sai sót và tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho kế toán đội.

Ba là, quy định thời hạn các đội xây lắp, đơn vị trực thuộc luân chuyển CTKT về phòng tài chính kế toán công ty. Hiện nay việc luân chuyển CTKT từ các Đội xây lắp, đơn vị trực thuộc về phòng tài chính kế toán thường bị chậm, gây khó khăn cho công tác kiểm tra, kiểm soát, tổng hợp số liệu ghi sổ, lập báo cáo. Phòng tài chính kế toán công ty cần có quy định cụ thể về thời hạn luân chuyển CTKT phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở các bộ phận về phòng tài chính kế toán, đặc biệt là đối với các đội xây lắp. Đồng thời để đảm bảo tính thực thi của quy định thì phải có các chế tài xử lý nếu không tuân thủ, như đối với các đội xây lắp không cho thanh toán hoặc cho tạm ứng tiếp nếu không tập hợp đầy đủ CTKT liên quan đến các hạng mục đã thi công.

Bốn là, xây dựng quy trình lập, kiểm tra, ký duyệt, luân chuyển CTKT phù hợp và tối đa hóa tiện ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin. Trong thời gian tới đây khi áp dụng thành công phần mềm ERP với sự kết nối xuyên suốt từ phòng tài chính kế toán công ty đến các phòng ban, đội xây lắp và đơn vị trực thuộc thì quy trình lập, kiểm tra, ký duyệt, luân chuyển CTKT cũng cần được điều chỉnh cho phù

166

hợp. Với mô hình này, dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán có thể là các chứng từ bằng giấy, có thể là các dữ liệu do các hệ thống khác chuyển đến, cũng có thể là các chứng từ điện tử. Các CTKT phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh bên trong đơn vị cần được lập và in từ phần mềm. Việc luân chuyển và duyệt CTKT của các cấp quản lý trung gian được thực hiện ngay trên phần mềm. Muốn vậy hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, tính bảo mật và phân quyền của phần mềm kế toán phải được đảm bảo, mặt khác phải có quy định rõ thẩm quyền và trách nhiệm của từng cá nhân đối với từng loại CTKT.

Năm là, Ban tài chính kế toán Công ty mẹ tổ chức hướng dẫn cụ thể các công ty con thực hiện việc thu thập và luân chuyển các tài liệu giao dịch nội bộ về Công ty mẹ cùng với BCTC riêng, để sớm khắc phục tình trạng Ban tài chính kế toán Công ty mẹ khi lập BCTC hợp nhất không đủ nguồn tài liệu để loại trừ các giao dịch nội bộ.

Kế toán của tất cả các công ty con trong Tổng công ty cần phải hạch toán chi tiết các giao dịch với các thành viên khác trong Tổng công ty để cuối kỳ có số liệu lập các bảng kê giao dịch nội bộ, như: bảng kê công nợ nội bộ; bảng kê doanh thu nội bộ;

bảng kê giá vốn hàng bán nội bộ; bảng kê hàng tồn kho xuất xứ nội bộ; bảng kê tài sản cố định xuất xứ nội bộ; bảng kê doanh thu, chi phí tài chính nội bộ; bảng kê thu nhập và chi phí khác nội bộ;... và chuyển các bảng kê cùng BCTC riêng và các tài liệu khác cho Ban tài chính kế toán Công ty mẹ.

3.3.2.3 Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán

Hoàn thiện hệ thống TKKT của các doanh nghiệp trong Tổng công ty chính là việc tổ chức hệ thống TKKT nhằm đáp ứng được các yêu cầu: Phải tuân thủ chặt chẽ các quy định chung của Bộ Tài chính đối với hệ thống TKKT, đồng thời vận dụng một cách linh hoạt vào tình hình cụ thể của đơn vị; Phải phản ánh được tất cả các đối tượng kế toán của đơn vị và cung cấp đầy đủ số liệu để lập BCTC và BCQT; Phải đảm bảo khoa học, hợp lý, hiệu quả. Trên cơ sở kết quả khảo sát thực trạng về hệ thống TKKT tại các doanh nghiệp của Tổng công ty như đã phản ánh ở trên, các giải pháp hoàn thiện hệ thống TKKT cần tập trung vào các nội dung sau:

Một là, bổ sung các TKKT chi tiết để đáp ứng nhu cầu thông tin chi tiết của nhà quản lý. Việc mở tài khoản chi tiết cần được vận dụng một cách linh hoạt tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp trong Tổng công ty. Ví dụ, tại Công ty mẹ cần mở thêm các TKKT chi tiết để theo dõi các khoản phải thu nội bộ giữa Công ty mẹ với các đơn vị thành viên về cổ tức, lợi nhuận được chia từ việc đầu tư vốn; phải thu về tạm ứng vốn cho các công ty thành viên khi ủy quyền thực hiện dự án đầu tư; phải trả phải nộp khác về các khoản góp vốn hợp tác kinh doanh; phải trả phải nộp khác về nguồn kinh phí bảo trì chung cư;... Trong điều kiện

167

các doanh nghiệp trong Tổng công ty đã ứng dụng phần mềm kế toán thì việc mở TKKT chi tiết cần thực hiện một cách linh hoạt không nhất thiết phải chi tiết hóa trên TKKT mà vẫn có thể cung cấp thông tin chi tiết thông qua việc khai báo trên các danh mục như: danh mục công trình, dự án; danh mục chi phí; danh mục bộ phận;

danh mục khách hàng; danh mục nhà cung cấp; danh mục nhân viên;...

Hai là, Ban tài chính kế toán Công ty mẹ hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu tại các doanh nghiệp thành viên để đảm bảo tính thống nhất trong toàn Tổng công ty. Những nghiệp vụ cần được hướng dẫn thống nhất bao gồm những nghiệp vụ mà hiện nay các doanh nghiệp thành viên đang hạch toán nhưng có sự khác biệt và cả những nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp mà trong Chế độ kế toán hiện hành chưa hướng dẫn cụ thể. Trong đó, cần lưu ý những nghiệp vụ sau: nghiệp vụ liên quan đến tạm ứng vốn cho các đội xây lắp; nghiệp vụ tạm ứng vốn cho các ban quản lý dự án, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc nhưng có tổ chức công tác kế toán;

nghiệp vụ nghiệm thu giá trị xây lắp hoàn thành của các đội xây lắp trong trường hợp giao khoán; nghiệp vụ trích trước chi phí dự án trong trường hợp dự án đã ghi nhận doanh thu cho một số hạng mục nhưng chưa tập hợp được đầy đủ chứng từ;...

3.3.2.4 Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán

Với những kết quả khảo sát và đánh giá về thực trạng hệ thống SKT của các doanh nghiệp trong Tổng công ty đã được trình bày ở chương 2, các doanh nghiệp trong Tổng công ty cần thực hiện các giải pháp sau để hoàn thiện hệ thống SKT:

Một là, bổ sung các mẫu SKT theo dõi chi tiết các giao dịch nội bộ phục vụ hợp nhất BCTC vào chương trình phần mềm kế toán để có thể thực hiện in sổ ngay từ phần mềm. Các nghiệp vụ ủy quyền thực hiện dự án, mua bán, cung cấp dịch vụ, vay mượn, hợp tác đầu tư phát sinh khá phổ biến giữa Công ty mẹ với các đơn vị thành viên và giữa các đơn vị thành viên với nhau. Tuy nhiên, hệ thống SKT để phản ánh các giao dịch nội bộ này chưa được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán của các đơn vị. Vì vậy, các đơn vị vẫn phải kết xuất dữ liệu từ phần mềm kế toán ra file excel để xử lý số liệu vào các SKT phù hợp. Ban tài chính kế toán Công ty mẹ cần ban hành thống nhất các mẫu SKT phản ánh các giao dịch nội bộ phục vụ lập BCTC hợp nhất, gồm: Sổ chi tiết các khoản đầu tư tài chính; Sổ chi tiết các khoản công nợ nội bộ; Sổ chi tiết các khoản doanh thu, giá vốn, chi phí nội bộ, tài sản luân chuyển nội bộ; Sổ chi tiết các khoản chia cổ tức, chia lợi nhuận giữa các công ty con cho công ty mẹ, hoặc giữa các công ty con với nhau; Sổ chi tiết các luồng tiền lưu chuyển trong nội bộ; Sổ chi tiết theo dõi phần lợi ích của cổ đông thiểu số. Trên cơ sở đó, các doanh nghiệp trong Tổng công ty cần đề nghị nhà cung cấp phần mềm bổ sung các

168

mẫu sổ đó vào chương trình phần mềm, hạn chế việc xử lý lại số liệu bên ngoài dễ phát sinh những sai sót.

Hai là, ban hành các quy định về thời gian và trách nhiệm của nhân viên kế toán đối với việc kết chuyển, khóa sổ, và in SKT trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. Theo kết quả khảo sát hầu hết các đơn vị đã ứng dụng phần mềm kế toán không thực hiện in SKT hàng tháng mà thực hiện in SKT theo năm. Điều này ngoài việc dẫn đến những rủi ro mất số liệu nếu phần mềm kế toán đơn vị gặp sự cố khi chưa in sổ hoặc chưa lưu số liệu, mà còn gây ra những khó khăn trong việc kiểm soát nhân viên kế toán hoặc các bộ phận liên quan tự ý sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh lại số liệu của các kỳ kế toán trước. Vì vậy, cần có quy định về trách nhiệm thực hiện các bút toán kết chuyển, khóa sổ cuối tháng và thời hạn cũng như các loại SKT phải được in hàng tháng.

3.3.2.5 Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán

Trên cơ sở thực trạng hệ thống BCKT đã được khảo sát và đánh giá ở chương 2, các doanh nghiệp trong Tổng công ty cần thực hiện các giải pháp sau để hoàn thiện hệ thống BCKT:

Một là, thực hiện đầy đủ, đúng quy định các chính sách kế toán và công việc xử lý số liệu cuối kỳ trước khi lập BCTC. BCTC là sản phẩm của quy trình kế toán là phương tiện chủ yếu để truyền đạt thông tin kế toán cho các nhà quản lý tại các doanh nghiệp trong Tổng công ty kiểm soát tình hình tài chính, đánh giá hiệu quả của hoạt động kinh doanh và ra quyết định kinh tế phù hợp. Thông tin trên BCTC phải đảm bảo trung thực, khách quan phản ánh đúng tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trước khi lập các BCTC, kế toán của các doanh nghiệp trong Tổng công ty phải thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu trên các TKKT tổng hợp và các TKKT chi tiết, đảm bảo mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi sổ đầy đủ, chính xác, đồng thời phải tiến hành kiểm kê tài sản, xác nhận số dư tiền gửi, đối chiếu công nợ, nếu có sự chênh lệch phải tìm nguyên nhân, điều chỉnh số liệu của SKT theo kết quả kiểm kê, đối chiếu. Theo kết quả khảo sát đã được phản ánh ở chương 2, tại một số doanh nghiệp trong Tổng công ty hiện nay khi ghi nhận doanh thu và giá vốn chưa tuân thủ nguyên tắc coi trọng bản chất của nghiệp vụ hơn hình thức pháp lý, việc trích lập các khoản dự phòng chưa được thực hiện nghiêm túc, cách xác định khoản chi phí trích trước vào giá vốn hàng bán không đúng quy định, dẫn đến kết quả hoạt động SXKD trên thông tin trên BCTC bị phản ánh sai lệch. Để thông tin về tình hình tài chính và kết quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp được phản ánh trung thực thì các doanh nghiệp trong Tổng công ty cần tôn trọng các nguyên tắc, chính sách kế toán hiện hành. Cụ thể là: Cuối kỳ kế toán năm các doanh nghiệp trong Tổng công