PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN
2. Thực trạng công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu hàng may mặc tại công ty cổ
2.3 Phân tích thực trạng công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu hàng may mặc tại
2.3.3. Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu
Sơ đồ 3. Quy trình kiểm tra nguyên vật liệu nhập kho của công ty.
NHÀ CUNG CẤP
NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU VÀO KHO
CHUẨN BỊ KIỂM VẢI CHUẨN BỊ KIỂM PHỤ LIỆU
CẤP PHÁT
KIỂM TRA 10%
KIỂM THÊM 10%
KIỂM 100%
NẾU CÓ YÊU CẦU
ĐẠT
KIỂM TRA SỐ LƯỢNG TỔNG QUÁT
KIỂM TRA CHÁT LƯỢNG PHỤLIỆU
THỬNGHIỆM CHẤT LƯỢNG PHỤLIỆU
LẬP BÁO CÁO
KIỂM ĐẾM VÀ PHÂN LOẠI 100%
KHÔNG ĐẠT KHÔNG ĐẠT
ĐẠT
Trường Đại học Kinh tế Huế
Kiểm tra nguyên liệu (báo cáo chất lượng nguyên liệu trong vòng 7 ngày kể từngày nhận nguyên liệu).
- Kiểm tra nguyên liệu sẽ do nhân viên kho nguyên liệu-phòngĐHM, nhân viên kiểm tra, thử nghiệm chất lượng NVL-phòng QLCL, nhân viên kiểm soát sản xuất may phòngQLCL đảm nhiệm.
Kiểm tra số lượng vải lấy kiểm:
+ Dựa vào tài liệu (Invoice, Packing list, bảng kê chi tiết…) để xác định số lượng lấy kiểm, theo quy định của công ty vải nhập khẩu kiểm ít nhất 10% theo từng lot, vải do nhà máy Dệt nhuộm sản xuất kiểm 100%; vải gia công trong nước kiểm từ 30%
đến 100%.
Kiểm tra chất lượng:
+ Trực tiếp kiểm tra một số chỉ tiêu như kiểm tra lổi vải, khổ vải, xiên canh, chiều dài, trọng lượng g/m2, màu sắc… hoàn tất các báo cáo kiểm vải, báo cáo tổng hợp chất lượng cảlô vải theo đúng thời gian qui định.
Kiểm tra lỗi ngoại quan:
- Xác định số lượng vải lấy kiểm→Cân trọng lượng cây vải và ghi thông tin trên tem vào báo cáo→Kiểm tra khổ vải→ Cắt mẫu kiểm tra các chỉ tiêu khác→Kiểm tra bềmặt vải→ Đánh dấu vịtrí lỗi→ Ghi thông tin vào báo cáo kiểm vải (phụlục 12).
Kiểm trađộxiên canh:
- Chuẩn bị dụng cụ, tài liệu→ Xác định dạng xiên canh→Xác định canh ngang thực tế→ Đo độxiên canh→Ghi báo cáo (phụlục 13).
Kiểm tra trọng lượng vải:
- Chuẩn bịtài liệu & dụng cụ→ Cắt mẫu→Cân mẫu và ghi vào báo cáo→ Kiểm tra báo cáo→ Lưu mẫu (phụlục 14).
Kiểm tra màu sắc:
- Giữa các phần trên cùng một cây vải, giữa các cây vải trong cùng một lot, giữa các lot với nhau, giữa các lot với mẫu chuẩn, sửdụng tủ đèn so màu dưới nguồn sáng UL3500, D65, UL3000, CWF, TL84, UV, F02 theo yêu cầu cụ thể của từng khách hàng. (phụlục 15).
Trường Đại học Kinh tế Huế
→ Chất lượng của mỗi cuộn vải được đánh giá dựa vào tổng số điểm lỗi trên 100m2 (hoặc 100 yard vuông) cuộn vải đó. Kích thước của mỗi lỗi phát hiện trong quá trình kiểm tra được qui thành điểm lỗi theo bảng qui định sau:
Kích thước của lỗi Qui thành điểm lỗi
Nhỏ hơn 3 inches 1 điểm
Từ 3.1 inches đến 6 inches 2 điểm
Từ 6.1 inches đến 9 inches 3 điểm
Lớn hơn 9 inches 4 điểm
(Nguồn: Kho nguyên liệu-phòngĐHM) - Với vải do công ty sản xuất: Các cuộn vải sau khi kiểm tra và qui đổi lỗi ra điểm lỗi trên 100m2(hoặc yard vuông) sẽ được phân loại theo bảng sau:
Tổng số điểm lỗi trên 100m2 Phân loại
Dưới 15 điểm A (chấp nhận)
Từ 15 điểm đến 25 điểm B (chấp nhận)
Trên 25 điểm C (không chấp nhận)
(Nguồn: Kho nguyên liệu-phòngĐHM) - Vải nhập khẩu(đơn hàng FOBhoặc vải do khách hàng cung cấp):
+ Vải chính của các đơn hàng người lớn: qui định 04 điểm lỗi tương đương 01 yard vải không đạt yêu cầu
+ Vải chính của các đơn hàng trẻ em qui định: 01 điểm lổi tương đương 01 chi tiết chính của sản phẩm không đạt yêu cầu. Căn cứ vào định mức để qui đổi ra chiều dài sốvải không đạt yêu cầu của cây vải (Tổng chiều dài vải không đạt yêu cầu = tổng số điểm lổi của cây vải x chiều dài định mức của chi tiết chính).
+ Vải phối: qui định 01 điểm lỗi tương đương 01 chi tiết khôngđạt yêu cầu, căn cứ vào định mức của nhà máy May để qui đổi ra chiều dài vải phối không đạt yêu cầu của cây vải (Tổng chiều dài vải phối không đạt yêu cầu = tổng số điểm lỗi của cây vải x chiều dài định mức của chi tiết phối)
Kiểm tra vật liệu(báo cáo chất lượng vật liệu trong vòng 5 ngày kể từ ngày nhậnvật liệu).
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Nhân viên vật liệu phòng ĐHM và nhân viên thử nghiệm phòng QLCL có trách nhiệm kiểm tra tất cả các lô vật liệu nhập kho trước khi đưa vào sản xuất.
Kiểm tra số lượng:
- Kiểm tra số lượng tổng của cả lô vật liệu và kiểm tra số lượng của từng loạivật liệu:
+Đốivới các loạivật liệu đếm đượctiến hành đếm số lượng.
+ Đối vớivật liệu không đếm được và các vật liệu như cườm, bao bì, nút, hạt size dùng cân điện tử để kiểm tra trọng lượng và cân số lượng còn lại của kiện từ đó tính ra số lượng của cả kiện.
+ So sánh, đối chiếu kết quả kiểm tra với tem nhận dạng và packing list. Nếu đạt thì tiến hành nhập kho chuyển bộ phận kiểm tra chất lượng, nếu có sai lệch lớn hơn 1% về số lượng thì phải báo lạichuyên viên cungứng làm việc lại với nhà cungứng.
Bảng 14. Bảng vật liệu đếm được và không đếm được VẬT LIỆU ĐẾM ĐƯỢC VẬT LIỆU KHÔNG ĐẾM ĐƯỢC
DÂY KÉO DÂY LUỒN
NÚT CHỈ
BAO NILON DÂY VIỀN
THÙNG CARTON DÂY TRÀNG TRÍ
GIẤY/ TẤM LÓT DÂY DỆT
GHIM CÀI/ ĐẠN NHỰA DÂY TAPE
MÓC TREO BĂNG KEO
HẠT SIZE DÂY ĐAI KIỆN
HẠT TRANG TRÍ KEO/ MEX DỰNG
(Nguồn: Khovật liệu-phòngĐHM)
Kiểm tra chất lượng:
- Đối với vật liệu đếm được: Kiểm tra chất lượng theo AQL 0.65 (phụ lục 16) kiểm tra lỗi ngoại quan, độ kết dính của các loại vật liệu ép nhiệt, độ co rút của các loại dây thun, dây dệt, dây ruy băng, các chỉ tiêu khác… Sau khi kiểm tra chất lượng vật liệu theo AQL 0.65 để nghiệm thu lô hàng. Nếu đạt thì tiếp tục phân tách và kiểm tra 100% về số lượng, chất lượng theo size/màu/PO và lưu giữ ở các ngăn riêng theo chủng loại/khách hàng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Đối với vật liệu không đếm được: lấy kiểm 10% đơn hàng theo tiêu chuẩn 4 điểm. Số điểm lỗi chấp nhận tính theo yard là 20 điểm/100yards còn theo mét là 22 điểm/100 mét.
→Nhìn chung NVL khi vềkho còn xảy ra lỗi nhiều, tình trạng sai cả về số lượng và chất lượng so với đơn hàng xảy ra thường xuyên. Nếu thiếu, thì bộ phậnkho-phòng ĐHM có trách nhiệm báo cáo cho phòng KHXNK để yêu cầu nhà cung cấp cung ứng đủ. Nếu có sai sót về chất lượng thì nhân viên phòng QLCL có trách nhiệm lập biên bản gửi cho chuyên viên đảm nhiệm mua hàng yêu cầu nhà cung cấp đưa ra phương án giải quyết thích hợp.
Trường hợp cụ thể đối với vải của đơn hàng PO# UG1242-UG1248-UG1261-SU1859-SU28497-SU26546-SU26548- SU26573 STYLE CGBF80F6.
- Sau quá trình kiểm tra chất lượng vải, chuyên viên đảm nhiệm kiểm vải viết báo cáo thống kê tình trạng vải, các dạng lỗi và gửi báo cáonày cho chuyên viên cungứng phòng KHXNK–May để tiến hành trao dổi với nhà cung cấp yêu cầu đền bù vải hỏng.
+ Với vải chính màu peacoat: tiếp nhận số lượng 1324 yard, đã tiến hành kiểm 363 yard thì có 97.2% vải đạt chất lượng và 27,4% không đạtchất lượng do mắc lỗi xơ màu 0.6%, lỗi đứt sợi 1.4%, lỗi đường ngang 0.8%. Sau khi tính toán theo bảng quy định đưa ra thì yêu cầu nhà cungứng đền bù 37 yard vải.
+ Tương tự với những màu còn lại của vải chính.
Bảng 15. Thông báo tình hình kiểm tra chất lượng vải STYLE CGBF80F6
(Nguồn: Phòng Kế hoạch-xuất nhập khẩu may)
%
checked Kind of defect Q'ty need replace due to defect
yard
MAIN PEACOAT 1324 363 27.4% 97.2% 2.8% 37
0.6% FIBER COLOR
1.4% BROKEN YARN
0.8% HORIZONTAL LINE
MAIN CAVIAR 1203 248.5 20.6% 96.2% 3.8% 45.7
1.8% DIRTY
2.0% HORIZONTAL LINE
MAIN FUCHSIA 790 190 24.0% 97.9% 2.1% DIRTY 16.6
BROKEN YARN
MAIN JASMINE GREEN 154 154 100.0% 97.4% 2.6% 4
1.8% DIRTY
0.5% BROKEN YARN
0.5% SPOTS COLOR
MAIN BRILLIANT WHITE 1014 416 41.0% 97.7% 2.3% DIRTY 23.3
Pass Fail
Fabric Color
Q'ty (yard) Result
Received Checked
%
Trường Đại học Kinh tế Huế
Quản lý kho nguyên vật liệu
- Sau quá trình kiểm tra, nguyên vật liệu đạt yêu cầu kiểm nghiệm sẽ được nhập khođể chờ sản xuất.NVL thuộc kho nào thì thủ kho có trách nhiệm chỉ đạo nhân viên xếp hàng vào kho.
- Hiện nay công ty có hai kho chứa vải và một kho chứavật liệu. Các kho được bố trí phân tán, gần các nhà máy may để tiện cho quá trình sản xuất. Cụ thể kho nguyên liệu 1 và kho vật liệu được đặt gần với nhà máy 1 và đặt cách xa so với kho nguyên liệu 2, nhà máy may 1 và nhà má may 2.
Cách sắp xếp:
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của nhà máy để nhận NVL theo từng mã hàng.
Trước khiNVL xuống bộ phận kho CBCNVkho sắp xếp kệ, vệ sinh sạch sẽ kho trước khi nhập NVL sau đó tổ chức tiếp nhận, tiến hành tháo dỡ cuộn, kiệnNVL từ phương tiện vận chuyểnvà sắp xếp vào kệ theo từng mã hàngđãđược ghi sẵn trên pallet (Trên một Pallet cóbảngtheo dõi nguyên vật liệu: style, PO#, số lượng, khách hàng, kệ số)
Bảo quản nguyên vật liệu:
- NVL trong kho được bảo quảntheo nhiệt độ, độ ẩm thích hợp và thường xuyên được kiểm tra, theo dõi để kịp thời phát hiện sai hỏng hạn chế xảy ra rủi ro và có biện pháp xử lý kịp thời. Kiểm tra về số lượng sẽ do bộ phận kho đảm nhận và chịu trách nhiệm còn về chất lượng là do phòng QLCL kiểm tra. Trước khi nhập NVL vào kho, bộ phận QLCL có trách nhiệm kiểm tra, còn trong quá trình lưu kho hoạt động kiểm tra ít khi được thựchiện. QLCL chỉ kiểm tra khi có đề nghị của thủ kho hoặc khi thấy hiện tượng bất thường củaNVL.
- Phương thức được sử dụng khi kiểm tra chất lượng là phương pháp kiểm tra mẫu.
Trong số cácNVL thì nhân viên QLCL chọn một mẫu nhất định để kiểm tra để phát hiện lỗi. Còn kho khi kiểm tra số lượng vẫn sử dụng phương thức kiểm kê số lượng.
- Công ty đã trang bị máy móc, thiết bịtiên tiến nhằm bảo quản NVL hạn chế bị hư hỏng trong quá trình sản xuất.