KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ------
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU HÀNG MAY MẶC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
DỆT MAY HUẾ
LÊ THỊ THÚY DIỄM
Niên khóa: 2015-2019
Trường Đại học Kinh tế Huế
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ------
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU HÀNG MAY MẶC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
DỆT MAY HUẾ
Sinh viên thực hiện:
Lê Thị Thúy Diễm Lớp: K49B-QTKD Niên khóa: 2015-2019
Giảng viên hướng dẫn:
PGS.TS Nguyễn Khắc Hoàn
Huế, tháng 1 năm 2018
Trường Đại học Kinh tế Huế
tình hướng dẫn cho em những hướng đi thích hợp và truyền đạt những kinh nghiệm quý báu giúp em hoàn thành tốt đềtài này.
Em xin bày tỏlời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến quý công ty cổphần Dệt May Huế đã quan tâm giúpđỡvà tạo điều kiện cho em trong quá trình nghiên cứu đềtài này. Đặc biệt, em xin cảm ơn chị Nguyễn Hồng Liên-Trưởng phòng Kế Hoạch-Xuất Nhập Khẩu May, anh Phạm Hồng Sơn, chịNguyễn ThịThúy Phó phòng KếHoạch-Xuất Nhập Khẩu May và các anh chị của Phòng Kế Hoạch-Xuất Nhập Khẩu May đã nhiệt tình giúpđỡ em trong quá trình thực tập, phỏng vấn và thu thập sốliệu, đồng thời luôn tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp em rất nhiều trong lĩnh vực chuyên môn và kinh nghiệm thực tế...
Do thời gian nghiên cứu, kiến thức và kinh nghiệm thực tếcó hạn, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng đề tài này không thể tránh khỏi những sai sót nhất định. Kính mong quý công ty, quý thầy cô giáo và tất cảcác bạn đóng góp những ý kiến bổsung để đề tài được hoàn thiện hơn.
Em xin trân trọng cảm ơn!
Huế, tháng 1 năm 2018 Sinh viên thực hiện
Lê ThịThúy Diễm
Trường Đại học Kinh tế Huế
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN... i
MỤC LỤC ...ii
DANH MỤC HÌNH ...vi
DANH MỤC SƠ ĐỒ...vii
DANH MỤC BẢNG ... viii
DANH MỤC ĐỒTHỊ...ix
DANH MỤC CÁCCHỮ VIẾT TẮT...x
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ...1
1. Lý do chọn đềtài ...1
2. Mục tiêu nghiên cứu ...2
2.1 Mục tiêu tổng quát...2
2.2 Mục tiêu cụthể...2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...2
3.1 Đối tượng nghiên cứu ...2
3.2 Phạm vi nghiên cứu ...3
4. Phương pháp nghiên cứu ...3
4.1 Phương pháp thu thập dữliệu...3
4.2 Phương pháp xửlý sốliệu ...3
5. Kết cấu đềtài ...4
6. Đóng góp của đềtài ...4
PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU...5
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU ...5
1. Lý thuyết vềnguyên vật liệu ...5
1.1 Khái niệm nguyên vật liệu...5
1.2 Phân loại nguyên vật liệu ...5
1.3 Vai trò của nguyên vật liệu...6
1.4 Đặc điểm của nguyên vật liệu ...7
Trường Đại học Kinh tế Huế
1.5 Lựa chọn, đảm bảo và tận dụng nguyên vật liệu ...7
2. Lý thuyết quản trị cung ứng nguyên vật liệu...8
2.1 Khái niệm quản trị cung ứng nguyên vật liệu...8
2.2 Vai trò quản trị cung ứng nguyên vật liệu...8
2.3. Nhiệm vụcủa quản trịcungứng nguyên vật liệu...9
2.4 Nội dung quản trị cungứng nguyên vật liệu ...9
2.4.1 Xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu...9
2.4.2. Lập kếhoạch mua sắm nguyên vật liệu ...11
2.4.3 Xây dựng kếhoạch tiến độmua sắm nguyên vật liệu...13
2.4.4 Tổchức mua sắm nguyên vật liệu ...14
2.4.5 Tổchức tiếp nhận nguyên vật liệu ...19
2.4.6 Tổchức quản lý kho nguyên vật liệu ...20
2.4.7 Tổchức cấp phát nguyên vật liệu...20
2.4.8 Thanh quyết toán nguyên vật liệu ...21
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU HÀNG MAY MẶC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ. ....23
1. Tổng quan vềcông ty cổphần Dệt May Huế...23
1.1 Giới thiệu chung vềcông ty ...23
1.2 Lịch sửhình thành và phát triển của công ty...24
1.3 Các thành tích đạt được ...25
1.4 Tầm nhìn và sứmệnh của công ty...27
1.5 Chức năng và nhiệm vụcủa công ty ...28
1.6 Cơ cấu tổchức và bộmáy quản lý của công ty...29
1.7 Tình hình nhân sự của công ty giai đoạn 2015-2017 ...33
1.8 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty ...37
2. Thực trạng công tác quản trị cungứng nguyên vật liệu hàng may mặc tại công ty cổ phần Dệt May Huế...41
2.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị cungứng nguyên vật liệu hàng may mặc tại công ty cổphần Dệt May Huế...41
2.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty ...41
Trường Đại học Kinh tế Huế
2.1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu hàng may mặc của công ty ...47
2.1.3 Đặc điểm thị trường nguyên vật liệu hàng may mặc...51
2.2 Phần mềm BRAVO (ERP-VN) ...52
2.3 Phân tích thực trạng công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu hàng may mặc tại công ty cổphần Dệt May Huế...55
2.3.1 Xây dựng kếhoạch mua sắm nguyên vật liệu ...55
2.3.2 Tổchức mua sắm nguyên vật liệu ...65
2.3.3. Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu...75
2.3.4. Công tác cấp phát nguyên vật liệu...81
2.3.5 Tổ chức kiểm tra và thanh khoản nguyên vật liệu...82
2.4. Đánh giá thực trạng công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu hàng may mặc tại công ty cổ phần Dệt May Huế...85
2.4.1. Những mặt tích cực...85
2.4.2 Những mặt hạn chế...89
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU HÀNG MAY MẶC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ. ...93
1. Định hướng phát triển của công ty...93
2. Gỉai pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu hàng may mặc tại công ty cổ phần Dệt May Huế...95
2.1 Hoàn thiện hệthống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu...95
2.2 Hoàn thiện công tác tổchức mua sắm nguyên vật liệu ...97
2.3 Hoàn thiện công tác tiếp nhận nguyên vật liệu...99
2.4 Hoàn thiện hệ thống kho bãi của công ty...100
2.5 Hoàn thiện việc xây dựng và thực hiện phần mềm BRAVO...102
2.6 Nâng cao trìnhđộ, kiến thức của cán bộ công nhân viên tại công ty...103
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ...105
1. Kết luận...105
2. Kiến nghị...106
2.1 Đối với công ty ...106
Trường Đại học Kinh tế Huế
2.2 Đối với nhà nước ...107
TÀI LIỆU THAM KHẢO...110
PHỤLỤC 1 ...111
PHỤLỤC 2 ...112
PHỤLỤC 3 ...118
PHỤLỤC 4 ...119
PHỤLỤC 5 ...121
PHỤLỤC 6 ...122
PHỤLỤC 7 ...123
PHỤLỤC 8 ...124
PHỤLỤC 9 ...126
PHỤLỤC 10 ...127
PHỤLỤC 11 ...128
PHỤLỤC 12 ...129
PHỤLỤC 13 ...129
PHỤLỤC 14 ...130
PHỤLỤC 15 ...130
PHỤLỤC 16 ...131
PHỤLỤC 18 ...133
Trường Đại học Kinh tế Huế
DANH MỤC HÌNH
Hình 1. Nhập và theo dõi đơn hàng bán...112
Hình 2. Lập phiếu giao nhiệm vụ...113
Hình 3. Nhập định mức nguyên vật liệu...113
Hình 4. Chạy nhu cầu nguyên vật liệu. ...114
Hình 5.Đặt đơn hàng mua...114
Hình 6. Lệnh nhập hàng nguyên vật liệu...115
Hình 7. Phiếu nhập khẩu ...116
Hình 8. Nhập kho nguyên vật liệu...116
Hình 9. Định mức vật liệu cuối cùng ...117
Hình 10. Định mức nguyên liệu cuối cùng...117
Hình 11. Purchase order (PO) ...118
Hình 12. Hóa đơn sơ khởi (PI) ...122
Hình 13. Đềnghị nhập khẩu bằng TT ...123
Hình 14. Đơn đặt hàng ...124
Hình 15. Hóa đơn giá tri gia tăng...125
Hình 16. PaCking list ...126
Hình 17. INVOICE...127
Hình 18. Vận đơn đường biển ...128
Hình 29. Kiểm tra lỗi ngoại quan ...129
Hình 20. Kiểm tra lỗi xiên canh ...129
Hình 21. Kiểm tra trọng lượng ...130
Hình 22. Kiểm tra màu sắc ...130
Hình 23. Phiếu nhập kho ...132
Hình 24. Phiếu xuất kho ...133
Trường Đại học Kinh tế Huế
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1. Sơ đồ tổchức của công ty... 30 Sơ đồ2. Hệthống tổchức dữliệu... 53 Sơ đồ3. Quy trình kiểm tra nguyên vật liệu nhập kho của công ty... 76
Trường Đại học Kinh tế Huế
DANH MỤC BẢNG
Bảng 1. Tình hình nhân sựcủa công ty năm 2015 –2017 ...34
Bảng 2. Kết quảhoạt động kinh doanh của công ty Cổphần Dệt May Huế năm 2015- 2017 ...38
Bảng 3. Tình hình hoạt động kinh doanh hàng may mặc của công ty năm 2015-2017 45 Bảng 4. Nguyên vật liệu hàng may mặc của công ty ...48
Bảng 5. Số lượng một sốnguyên vật liệu nhập khẩu năm 2015-2016...50
Bảng 6. Định mức vải đơn hàng PO#CO27 STYLE CGKR9064...59
Bảng 7. Định mức nguyên vật liệu sử dụng cho đơn hàng PO#CO27 STYLE CGKR9064. ...61
Bảng 8. Bảng tổng hợp nhu cầu nguyên vật liệu sử dụng cho đơn hàng UG1242- SU1387-SU26503-SU26554 STYLE CGKBS917 ...62
Bảng 9. Bảng tổng hợp nguyên vật liệu nhập khẩu cho đơn hàng PO#CO27 STYLE CGKR9064 ...65
Bảng 10. Danh mục nhà cungứng nguyên liệu của công ty……...57
Bảng 11. Danh mục nhà cungứng vật liệu của công ty………...……58
Bảng 12. Vật liệuthường xuyên……….…...…58
Bảng 13. Bảng tổng hợp nguyên vật liệu đơn hàng PO#SU27355-SU27356 STYLE CGW714 ...72
Bảng 14. Bảng vật liệuđếm được và không đếm được...79
Bảng 15. Thông báo tình hình kiểm tra chất lượng vải STYLE CGBF80F6...80
Bảng 16. Một sốsai phạm trong lập kếhoạch mua sắm nguyên vật liệu ...90
Bảng 17. Các loại nhãn sửdụng cho đơn hàng STYLE CGKBS914...111
Bảng 18. Định mức đãđăng kí Hải quan ...119
Bảng 19. Định mức chưa đăng kí hải quan năm 2018 của một số đơn hàng. ...120
Bảng 20. Nhu cầu thường xuyên tháng 7/2018 ...121
Bảng 21. Bảng AQL kiểm tra vật liệu ...131
Trường Đại học Kinh tế Huế
DANH MỤC ĐỒ THỊ
Đồ thị 1. Tỷ trọng doanh thu hàng may mặc trong tổng doanh thu của Công ty năm 2015... 43 Đồ thị 2. Tỷ trọng doanh thu hàng may mặc trong tổng doanh thu của Công ty năm 2016... 43 Đồ thị 3. Tỷ trọng doanh thu hàng may mặc trong tổng doanh thu của Công ty năm 2017... 44
Trường Đại học Kinh tế Huế
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
CHỮ VIẾT TẮT NỘI DUNG
ALQ Chuẩn chất lượng chấp nhận
BC Xác nhận đơn hàng
BVMT Bảo vệ môi trường
CBCNV Cán bộ công nhân viên
ĐVT Đơn vịtính
GĐĐH Giám đốc điều hành
KHXNK Kế hoạch xuất nhập khẩu
KNXK Kim ngạch xuất khẩu
LC Thư tín dụng (Letter of Credit)
NVL Nguyên vật liệu
NVL Nguyên vật liệu
PDM Tài liệu hướng dẫn quy cách may
PI Hóa đơn sơ khởi (Proforma Invoice)
PO Đơn đặthàng (Purchase Order)
P.TGD Phó tổng giám đốc
QLCL Quản lý chất lượng
TGD Tổng giám đốc
TPP Hiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương TT Điện chuyển tiền(Telegraphic Transfer)
GTGT Thuế giá trị gia tăng
XNK Xuất nhập khẩu
Trường Đại học Kinh tế Huế
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lý do chọn đề tài
Trong xu hướng toàn cầu hóa nền kinh tếthếgiới như hiện nay, không một quốc gia nào phát triển mà không tham gia vào quá trình hội nhập quốc tế và khu vực. Và trong quá trình hội nhập đó, ngành dệt may càng chứng tỏ là một ngành mũi nhọn trong nền kinh tế nước nhàđược thể hiện qua kim ngạch xuất khẩu tăng liên tục, trong ba tháng đầu năm 2018 tổng kim ngạch xuất khẩu hàng dệt may ước tính đạt 7,62 tỷ USD, tăng 13% so với cùng kỳ nămngoái. Có thểkhẳng định nghành dệt may đã góp phần lớn thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, tăng thu nhập quốc dân và giải quyết được nhiều việc làm cho xã hội. Tuy nhiên để đạt được thành quả đó, nghành dệt may đã và đangphải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thách thức đặc biệt là thách thức về nguyên vật liệu.
Hiện nay, NVL không còn khan hiếm và không còn phải dựtrữ nhiều như trước nữanhưng vấn đề đặt ra là làm sao để cung cấp đầy đủ, kịp thời để đảm bảo hiệu quả của quá trình sản xuất đồng thời sử dụng vốn tiết kiệm nhất không gây ứ đọng vốn kinh doanh. Là một trong các yếu tố sản xuất cơ bản, chỉ tham gia một lần vào quá trình sản xuất sản phẩm nhưngNVL đóng một vai trò vô cùng quan trọng, là cơ sở vật chất tạo nên sản phẩm. NVL chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, đến việc quản lý và sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu. Mà quản lý tốt NVL là điều kiện tiền đề cho việc giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và thúc đẩy quá trình sử dụng vốn lưu động có hiệu quả. Chính vì thếmà các hoạt động liên quan đến quản trị cungứngNVL ngày càng được quan tâmởtầm vĩ mô và vi mô.
Được thành lập từ năm 1988 đến nay, công ty cổphần Dệt May Huế(Huegatex) được đánh giá là một đơn vị xuất sắc trong ngành dệt may cả nước, công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực sản xuất xuất khẩu hàng may mặc. NVL phục vụ cho hàng may mặc của công ty chủyếu được nhập khẩu từ nước ngoài và quá trình thực hiện lại được tiến hành qua nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn được thực hiện bởi mỗi chuyên viên khác nhau nên việc đáp ứng nguyên vật liệu đầy đủ về số lượng, chủng loại, chất
Trường Đại học Kinh tế Huế
lượng...cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tuc và hiệu quả là vô cùng khó khăn.
Do vậy công tác quản trị cung ứng NVL đang là vấn đề cấp thiết và vô cùng quan trọng ảnh hưởng lớnđến hiệu quảhoạt động sản xuất của công ty. Việc quản lý và sử dụng tốt NVL sẽ mang lại nhiều lợi ích, góp phần làm tăng khả năng cạnh tranh và tăng uy tín của công ty trên thị trường. Tuy nhiên trong thời gian thực tập ở công ty nhận thấy quá trình cung ứng NVL hàng may mặc của công ty vẫn chưa có sự phối hợp chặt chẽ và còn gặp nhiều khó khăn, các khó khăn này đã gây ra các thiệt hại về tài chính,ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của công ty.
Nhận thấy được tầm quan trọng cũng như hệ lụy trong công tác cung ứng NVL hàng may mặc ở công ty cổ phần Dệt May Huế, nên em xin mạnh dạn chọn đề tài
“Quản trị cung ứng nguyên vật liệu hàng may mặc tại công ty cổ phần Dệt May Huế” làm đềtài tốt nghiệp của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu 2.1 Mục tiêu tổng quát
- Trên cơ sở nghiên cứu, phân tích vàđánh giá thực trạng công tác quản trị cung ứng NVL hàng may mặc tại công ty cổ phần Dệt May Huế để thấy rõ những mặt tích cực cũng như những mặt hạn chếtừ đó đề xuất một sốgiải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quảcông tác quản trịcungứng NVL của công ty.
2.2 Mục tiêu cụ thể
- Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về quản trị cung ứng NVL nhằm vận dụng vào việc hoàn thiện hoạt động quản trịcungứng NVL của công ty.
- Phân tích, đánh giá thực trạng và hiệu quả công tác quản trị cung ứng NVL hàng may mặc tại công ty cổphần Dệt May Huế.
- Đề xuất một số giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị cungứng NVL hàng may mặc tại công ty cổphần Dệt May Huế.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu
- Đềtài tập trung nghiên cứu công tác quản trị cungứng NVL hàng may mặc tại công ty cổphần Dệt May Huế.
Trường Đại học Kinh tế Huế
3.2 Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nội dung:đề tài tập trung tìm hiểu vềthực trạng công tác quản trị cung ứng NVL hàng may mặc tại công ty từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nhằm nâng cao hiệu quảcông tác quản trịcungứng NVL hàng may mặc của công ty.
- Phạm vi không gian: Công ty cổphần Dệt May Huế.
- Phạm vi thời gian: Thời gian thực hiện nghiên cứuở công ty cổ phần Dệt May Huế được tiến hành từngày 24/9/2018–30/12/2018.
4. Phương pháp nghiên cứu
4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
- Phỏng vấn: tiến hành thu thập dữ liệu thông qua việc phỏng vấn trực tiếp các CBCNV của công ty như chuyên viên cung ứng, chuyên viên đơn hàng, chuyên viên nhập khẩu, chuyên viên điều hành may, thủ kho...các vấn đề liên quan đến quá trình cungứng NVL hàng may mặc của công ty.
- Quan sát, lắng nghe: thông qua việc quan sát và lắng nghe trong quá trình được thực tậpở công ty từ đó ghi chép, đúc kết lại những kiến thức, thông tin cần thiết phục vụ cho đềtài khóa luận tốt nghiệp.
- Nghiên cứu, tham khảo tài liệu: đọc, tham khảo các giáo trình do các giảng viên biên soạn, sách ở thư viện, các trang mạng, tạp chí và một số bài luận văn của khóa trước để làm cơ sở cho đềtài nghiên cứu.
- Để thực hiện khóa luận này em đã tiến hành thu thập số liệu, dữ liệu từ trang web của công ty http://huegatex.com.vn/ và từ các phòng ban như phòng KHXNK, phòng tài chính kế toán, phòng kinh doanh, phòng QLCL…
4.2 Phương pháp xử lý số liệu
- Dựa trên những dữ liệu thu thập được từnhững nguồn trên có thểlà những dữ liệu thô, chưa qua xử lý, từ đótiến hành xử lý bằng cách tổng hợp, phân tích, so sánh và thể hiện các số liệu đó trên bảng biểu, biểu đồ… để có cái nhìn tổng quát về hoạt động cung ứng NVL hàng mặc của công ty qua các nămvà để phục vụ cho nội dung của đềtài nghiên cứu.
Trường Đại học Kinh tế Huế
5. Kết cấu đề tài Phần I: Đặt vấn đề.
Phần II: Nội dung và kết quảnghiên cứu.
Chương 1: Những vấn đềlý luận cơ bản vềquản trị cungứng nguyên vật liệu.
Chương 2: Thực trạng công tác quản trị cungứng nguyên vật liệu hàng may mặc tại công ty cổphần Dệt May Huế.
Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị cungứng nguyên vật liệu hàng may mặc tại công ty cổphần Dệt May Huế.
Phần III: Kết luận và kiến nghị.
6. Đóng góp của đề tài
- Kết quảcủa quá trình phân tích và nghiên cứuđề tài “Quản trịcung ứng nguyên vật liệu hàng may mặc tại công ty cổ phần Dệt May Huế” là cơ sở để công ty có thể thấy rõ những nhược điểm, thiếu sót cũng như khó khăn mà công ty đã và đang gặp phải. Từ đó làm cơ sởcho việc đưa ra những giải pháp ngắn hạn và dài hạn nhằm khắc phục những mặt hạn chế góp phần hoàn thiện công tác quản trị cung ứng NVL của công ty giúp cho công ty ngày càng phát triển vững mạnh hơn.
Trường Đại học Kinh tế Huế
PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU
1. Lý thuyết về nguyên vật liệu 1.1 Khái niệm nguyên vật liệu
- Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích tác động vào nó. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứmột đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tượng lao động mà do lao động làm ra thì mới hình thành nguyên vật liệu (Giáo trình Kế toán tài chính, Chủ biên GS.TS Đặng ThịLoan).
- Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị của sản phẩm dịch vụtuỳthuộc vào từng loại hình doanh nghiệp.
1.2 Phân loại nguyên vật liệu
- Khi tiến hành sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau và để có thể quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽthì cần thiết phải phân loại theo những tiêu thức phù hợp (Giáo trình Kế toán tài chính, Chủ biên GS.TS Đặng ThịLoan).
Căn cứvào nội dung và yêu cầu quản lý doanh nghiệp, nguyên vật liệu được chia thành các loại hình như sau:
+ Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thểvật chất, thực thểchính của sản phẩm.
+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụcho nhu cầu công nghệ, kỹthuật, bảo quản đóng gói, phục vụ cho quá trình lao động.
Trường Đại học Kinh tế Huế
+ Nhiên liệu: Là những thứcó tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường.
Nhiên liệu có thểtồn tạiở thểlỏng, thểrắn và thểkhí.
+ Vật tư thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụsản xuất...
+Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bịcần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụvà vật kết cấu dùng đểlắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản.
Nếu căn cứ vào nguồn gốc, nguyên vật liệu có thể được chia thành các loại như sau:
+ Nguyên vật liệu mua ngoài: là loại vật liệu doanh nghiệp không tựsản xuất mà do mua ngoài từthị trường trong nước hoặc nhập khẩu.
+ Nguyên vật liệu tựgia công chếbiến: là vật liệu doanh nghiệp tựtạo ra đểphục vụcho nhu cầu sản xuất.
+ Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chếbiến.
+ Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh.
+ Nguyên vật liệu do được cấp, biếu, tặng…
Nếu căn cứvào tình hình sửdụng, nguyên vật liệu bao gồm:
+ Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất.
+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp.
+ Nguyên vật liệu dùng cho bộphận bán hàng.
1.3 Vai trò của nguyên vật liệu
- NVL luôn là yếu tố cơ bản, có vai trò rất quan trọng đối với quá trình sản xuất, là cơ sở tạo nên thành phẩm, hàng hóa cho doanh nghiệp. Chi phí vềnguyên vật liệu thường chiếm tỷtrọng lớn trong toàn bộchi phí sản xuất ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (giáo trình - tài liệu - học liệu từVOER).
- Là một yếu tốtrực tiếp cấu thành nên thực thểsản phẩm, do vậy chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp (giáo trình - tài liệu - học liệu từVOER).
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Nguyên vật liệu liên quan trực tiếp tới kếhoạch sản xuất và tiêu thụsản phẩm, là đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó cung ứng nguyên vật liệu kịp thời với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Xét cả về mặt hiện vật lẫn về mặt giá trị, nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu trong bất kì quá trình sản xuất nào, là một bộphận quan trọng của tài sản lưu động (giáo trình - tài liệu - học liệu từVOER).
1.4 Đặc điểm của nguyên vật liệu
- Mọi loại nguyên vật liệu đều chỉ tham gia một lần vào quá trình sản xuất sản phẩm. Sự tham gia này có thể dẫn đến quá trình biến dạng nguyên vật liệu theo ý muốn của con người.
- Khi tham gia vào quá trình sản xuất, giá trị toàn bộcủa mọi loại nguyên vật liệu không bị mất đi mà kết tinh vào giá trị sản phẩm được tạo ra từ nguyên vật liệu đưa vào sản xuất.
- Các nguyên vật liệu khác nhau tham gia vào quá trình sản xuất ở những thời điểm khác nhau và với số lượng khác nhau.
- Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì nguyên vật liệu chiếm tỷtrọng cao trong tài sản lưu động và tổng chi phí sản xuất.
1.5 Lựa chọn, đảm bảo và tận dụng nguyên vật liệu
Lựa chọn nguyên vật liệu:
- Là quá trình xácđịnh, lựa chọn các nguyên vật liệu phù hợp với quá trình sản xuất.
- Điều kiện cần: để sản xuất sản phẩm/dịch vụ, phù hợp công nghệ cần nguyên vật liệu đúng chủng loại, sốvà chất lượng.
- Điều kiện đủ: Dù nguyên vật liệu do con người chế biến hoặc khai thác từ tự nhiên cũng đều có rất nhiều quy cách, cỡloại khác nhau. Mặt khác, công nghệkỹthuật sản xuất cho phép con người có thểsửdụng nguyên vật liệu thay thếnhau. Phải lựa chọn nguyên vật liệu phù hợp.
Đảm bảo nguyên vật liệu:
- Là quá trình sẵn sàng cung ứng các mức nguyên vật liệu theo yêu cầu của quá trình sản xuất vào các thời điểm khác nhau.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Để tiến hành sản xuất doanh nghiệp thường sử dụng rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau với số lượng, chất lượng, mẫu mã khác nhau và ở các thời điểm khác nhau. Vì thế, phải tiến hành dựtrữnguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.
Một vấn đề các nhà quản trị luôn quan tâm là làm thế nào để dự trữ mọi loại nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuấtởmức tối ưu?
Tận dụng nguyên vật liệu:
- Là phương thức nhằm sử dụng triệt để và hiệu quả nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
- Trong nhiều trường hợp, giá trị nguyên vật liệu chiếm tổng giá trị cao trong tổng chi phí sản xuất. Nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứvới quy cách, kích cỡ rất khác nhau mà người sản xuất có thể tận dụng để sản xuất ra nhiều loại sản phẩm khác nhau. Vì thế, việc nghiên cứu tận dụng nguyên vật liệu trong quá trình chếbiến là vấn đềrất quan trọng.
2. Lý thuyết quản trị cung ứng nguyên vật liệu 2.1 Khái niệm quản trị cung ứng nguyên vật liệu
- Quản trị cung ứng nguyên vật liệu là tổng hợp các hoạt động quản trị, xác định cầu và các chỉ tiêu dự trữ nguyên vật liệu,tổ chức mua sắm, vận chuyển và dự trữ hợp lý nhất nhằm đảm bảo luôn cung ứng đúng, đủ các loại nguyên vật liệu theo tiêu chuẩn chất lượng và thời gian phù hợp với hiệu quả cao nhất.
- Quản trị nguyên vật liệu là các hoạt động liên quan tới việc quản lý dòng vật liệu vào, ra của doanh nghiệp. Đó là quá trình phân nhóm theo chức năng và quản lý theo chu kỳ hoàn thiện của dòng nguyên vật liệu, từ việc mua và kiểm soát bên trong các nguyên vật liệu sản xuất đến kế hoạch và kiểm soát công việc trong quá trình lưu chuyển của vật liệu đến công tác kho tàng vận chuyển và phân phối thành phẩm (PGS.PTS Nguyễn Kim Truy (Chủ biên), 1999, trang 120).
2.2 Vai trò quản trị cung ứng nguyên vật liệu
+ Quản trịnguyên vật liệu nhằm đáp ứng yêu cầu vềnguyên vật liệu cho sản xuất trên cơ sở có đúng chủng loại nơi nó cần và thời gian nó được yêu cầu, có tất cảchủng loại nguyên vật liệu khi doanh nghiệp cần tới, đảm bảo sự ăn khớp của dòng nguyên vật liệu đểlàm cho chúng có sẵn khi cần đến (Quantri.vn).
Trường Đại học Kinh tế Huế
+ Quản trị cung ứng NVL nhằm đảm bảo NVL luônđầy đủ, đồng bộ, kịp thời là điều kiện tiền đềcho sựliên tục của quá trình sản xuất, cho sựnhịp nhàng đều đặn của sản xuất. Bất cứ một sự không đầy đủ, kịp thời và không đồng bộ nào của NVL đều gây ra sự ngưng trệ sản xuất, gây ra sự vi phạm các quan hệ kinh tế đã được thiết lập giữa các doanh nghiệp với nhau, gây ra tổn thất trong sản xuất kinh doanh.
+ Hoạt động cungứng này ảnh hưởng đến năng suất của doanh nghiệp, đến chất lượng sản phẩm cũng như đến sựtồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Khi hoạt động kinh doanh càng phát triển, phạm vi kinh doanh càng rộng lớn, thị trường không còn bó hẹp trong phạm vi một tỉnh, một vùng mà phát triển ra cả nước, khu vực và quốc tế thì hoạt động cungứng NVL càng trởnên quan trọng.
2.3. Nhiệm vụ của quản trị cung ứng nguyên vật liệu - Tính toán số lượng mua sắm và dựtrữtối ưu.
-Đưa ra các phương án và quyết định phương án mua sắm cũng như kho tàng.
-Đường vận chuyển và quyết định vận chuyển tối ưu.
- Tổ chức công tác mua sắm bao gồm công tác từ khâu xác định bạn hàng, tổ chức nghiệp vụ đặt hàng, lựa chọn phương thức giao nhận, kiểm kê, thanh toán.
- Tổ chức hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu bao gồm từ khâu lựa chọn và quyết định phương án vận chuyển, bốtrí và tổchức hệthống kho tàng hợp lý.
- Tổ chức cung ứng và tổ chức quản trị nguyên vật liệu và cấp phát kịp thời cho sản xuất.
2.4 Nội dung quản trị cung ứng nguyên vật liệu
- Quản lý NVL là công việc cần thiết và khách quan của mọi doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên do trìnhđộ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý NVL cũng khác nhau. Việc quản lý NVL phụthuộc rất nhiều yếu tốvà cần có sự kết hợp chặt chẽ của nhiều phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp. Để quản lý NVL một cách có hiệu quảphải xem xét trên tất cảcác khâu từkếhoạch, cungứng, sử dụng đến bảo quản dự trữ NVL. Để công tác quản lý NVL hiệu quả cần thực hiện tốt quá trình quản lý thông qua các nội dung công tác quản lý.
2.4.1 Xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Khái niệm: Định mức tiêu dùng NVL là lượng nguyên vật liệu tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất một đơnvị sản phẩmhoặc để hoàn thiện một công việc nào đó trong điều kiện tổ chức và điều kiện kỹ thuật nhất định.Định mức tiêu dùng NVL sẽ là căn cứ quan trọng để đảm bảo việc lập và thực hiện kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp( PGS.TS. Nguyễn Thị Xuân Hương-Đại học Kinh Tế Quốc Dânbiên soạn)
- Vai trò: Việc xây dựng và thực hiện định mức tiêu dùng NVL góp phần quan trọng để sử dụng NVL hợp lý, hiệu quả, đồng thời kiểm tra được việc thực hiện tiết kiệm trong sử dụng NVL của doanh nghiệp. Mặt khác, nguồn lực tài nguyên thiên nhiên nước ta có hạn, có rất nhiều NVL phải nhập ngoại nên vấn đề xây dựng định mức tiêu dùng là một yêu cầu cần thiết giúp doanh nghiệp chủ động về nguồn cung ứng cũng như khả năng đáp ứng viêc lập kếhoạch thu mua, sử dụng, dự trữ NVL.
- Phân loại: Tùy theo những đặc điểm kinh tế kỹ thuật và điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp xây dựng ở mức thíchhợp của tiêu dùng nguyên vật liệu:
+Phương pháp thống kê kinh nghiệm: Làphương pháp dựa vào 2 căn cứ đó làcác sốliệu thống kê vềmức tiêu dùng NVL của kỳbáo cáo và những kinh nghiệm của những công nhân tiên tiến rồi dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định định mức.
+ Phương pháp thực nghiệm: Là phương pháp dựa trên kết quả của phòng thí nghiệm kết hợp với những điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi và kết quả đã tính toánđể tiến hành sản xuất thửnhằm xác địnhđịnh mức cho kếhoạch.
+ Phương pháp phân tích: Là kết hợp việc tính toán vềkinh tế kĩ thuật với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới việc tiêu hao nguyên vật liệu.
-Phương pháp xác định tiêu hao nguyên vật liệu:
+ Phương pháp thử nghiệm sản xuất: Là việc xác định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vịsản phẩm trong điều kiện thiết kếcác biện pháp loại trừtổn thất và các điều kiện tổn thất cho sửdụng vật tư. Hay chính là việc sản xuất thửnghiệm 1 số lượng sản phẩm nhất định, dựa trên lượng NVL thực tếxuất dùng để sản xuất và số sản phẩm có thể hoàn thành trong điều kiện thực tế của doanh nghiệp mà ta xác định được lượng NVL tiêu hao cho mộtđơn vịsản phẩm.
Trường Đại học Kinh tế Huế
2.4.2. Lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu
- Bất kì một doanh nghiệp, một đơn vịnào khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đều quan tâm đến lợi nhuận. Nhưng để đạt được lợi nhuận mong muốn thì các nhà quản lý cần quan tâm đến vấn đề đầu tiên là các yếu tố đầu vào và công việc đầu tiên quyết định đến hiệu quả là xây dựng kế hoạch mua hàng, nó là nội dung quan trọng của hoạt động cungứng nguyên vật liệu, là điểm khởi đầu, căn cứ để thực hiện các hoạt động tiếp theo của quá trình.
- Kếhoạch mua sắm nguyên vật liệu là một bộphận quan trọng của kếhoạch sản xuất-kĩ thuật-tài chính của doanh nghiệp. Trong mối quan hệ này, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu bảo đảm yếu tố vật chất để thực hiện các kế hoạch khác, còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu. Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu ảnh hưởng tới hoạt động dự trữ, tiêu thụ, kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (Giao trình Quản trịkinh doanh 2-tổhợp giáo dục Topica).
Trước hết phải xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng
- Lượng vật liệu cần dùng là lượng vật liệu được sửdụng một cách hợp lý và tiết kiệm trong kỳ kế hoạch (thường là 1 năm). Lượng vật liệu cần dùng phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị, lượng vật liệu cần dùng được tính toán cụ thểcho từng loại theo quy cách, chủng loại của nóở từng bộ phận sử dụng, sau đó tổng hợp lại cho toàn doanh nghiệp. Khi tính toán phải dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chếthửsản phẩm mới và sửa chữa trong kỳkếhoạch.
-Lượng nguyên vật liệu chính cần dùng được tính theo công thức:
= Đ x Trong đó:
- cầu loại nguyên vật liệu thứ i đểsản xuất theo kếhoạch.
Đ -định mức tiêu dùng loại nguyên vật liệu i đểsản xuất sản phẩm thứj.
- sản lượng kếhoạch sản phẩm j sẽ được sản xuất trong kì kếhoạch.
Xác định lượng nguyên vật liệu dựtrữ
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, hiệu quả đòi hỏi phải có một lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý. Lượng nguyên vật liệu dự trữ là lượng nguyên vật liệu tồn kho cần thiết được quy định trong kỳ kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục và bình thường. Căn cứ vào tính chất, công dụng, nguyên vật liệu dựtrữ được chia thành ba loại: dựtrữ thường xuyên, dựtrữ theo mùa và dựtrữbảo hiểm.
+Lượng dựtrữ thường xuyên là lượng dựtrữnhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục trong các điều kiện cungứng bình thường. Được xác định bằng công thức:
= ư x Đ / à
Trong đó:
-lượng dựtrữ thường xuyên.
ư- sốngày cungứng trong điều kiện bình thường.
/ à
Đ - mức sử dụng trong một ngày đêm tính theo định mức và sản lượng sản xuất kếhoạch.
+ Lượng dự trữ bảo hiểm là lượng cần dựtrữnhằm đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cungứng không bình thường. Vềlý thuyết, lượng dự trữbảo hiểm phải được xác lập trên cơ sởthời gian cấp hàng sai lệch bình quân so với dựkiến và mức sửdụng bình quân một ngày đêm. Lượng dựtrữbảo hiểm mỗi loại có thể được xác định theo công thức đơn giản sau:
= Đ x Trong đó:
-lượng nguyên vật liệu dựtrữbảo hiểm.
Đ - định mức tiêu dùng trong một ngày đêm.
- số ngày cung ứng sai lệch bình quân 1 lần cung ứng (Thời gian cung ứng sai lệch so với dự kiến được xác định bằng phương pháp thống kê kinh nghiệm và dự báo các nhân tố ảnh hưởng trong kì kế hoạch. Với thời kì quá khứ, theo thống kê có thể xác định được tổng sốngày sai lệch trong kì và sốlần cungứng trong thời kì).
+ Lượng dựtrữtối thiểu cần thiết: Để hoạt động sản xuất tiến hành bình thường trong mọi điều kiện doanh nghiệp phải tính toán lượng nguyên vật liệu dựtrữtối thiểu
Trường Đại học Kinh tế Huế
cần thiết. Thông thường lượng dự trữ tối thiểu cần thiết là tổng của lượng dự trữ thường xuyên và lượng dựtrữbảo hiểm. Công thức xác định:
= +
Như thế, lượng nguyên vật liệu dự trữ tối thiểu cần thiết đảm bảo sản xuất tiến hành liên tục cả trong điều kiện cungứng bình thường và không bình thường, gặp phải các trắc trở nhất định vềthời gian, số lượng hoặc chất lượng.
Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua
- Để làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch vốn lưu động, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tinh toán chính xác lượng nguyên vật liệu cần mua sắm trong năm. Lượng nguyên vật liệu cần mua sắm trong năm được xác định bằng công thức:
= + Đ -
Trong đó:
-Lượng NVL cần mua trong kì -Lượng NVL cần dùng trong kì
Đ -Lượng NVL dựtrữ đầu kì -Lượng NVL dựtrữcuối kì
2.4.3 Xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu
- Sau khi xác định được lượng nguyên vật liệu cần dùng, cần dự trữvà cần mua trong năm, bước tiếp theo là phải xây dựng kế hoạch tiến độ mua. Thực chất của kế hoạch này là xác định số lượng, chất lượng, quy cách và thời điểm mua của mỗi lần Voer.edu.vn). Khi xây dựng kếhoạch tiến độmua sắm nguyên vật liệu phải căn cứ trên các nguyên tắc sau:
+ Không bị ứ đọng vốnở khâu dựtrữ.
+ Luôn đảm bảo lượng dựtrữhợp lý vềsố lượng, chất lượng và quy cách.
+ Góp phần nâng cao các chỉtiêu hiệu quảsửdụng vốn.
+ Khi tính toán phải tính riêng cho từng loại, mỗi loại tính riêng cho từng thứ.
- Xuất phát từ những nguyên tắc trên, khi xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm phải dựa vào các nội dung sau:
Trường Đại học Kinh tế Huế
+ Kếhoạch tiến độsản xuất nội bộ.
+ Hệthống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vịsản phẩm.
+ Các hợp đồng mua bán vật tư và giao nộp sản phẩm cho khách hàng.
+ Mức độthuận tiện và khó khăn của thị trường mua, bán vật tư.
+ Các chỉ tiêu của kếhoạch mua nguyên vật liệu trong năm.
+ Phương tiện vận chuyển và phương thức thanh toán.
+ Hệthống kho tàng hiện có của đơn vị.
- Phương pháp xây dựng tiến độ mua sắm: Với nội dung kế hoạch tiến độ đó trình bày ở trên, việc tính toán các chỉ tiêu kế hoạch được thực hiện theo 2 phương pháp:
+Đối với các loại nguyên vật liệu đã có định mức tiêu hao thì tính trực tiếp: Lấy số lượng sản phẩm nhân với định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm đó.
+ Đối với những loại nguyên vật liệu chưa xây dựng được định mức thì dùng phương pháp tính gián tiếp: Lấy mức tiêu hao kỳ trước làm gốc nhân với tỷlệ tăng sản lượng của kỳcần mua sắm.
2.4.4 Tổ chức mua sắm nguyên vật liệu
- Yêu cầu của hoạt động mua sắm NVL là đảm bảo cungứng một lượng NVL đúng chất lượng và kịp thời về tiến độcho các kếhoạch kinh doanh. Để đạt được các yêu cầu này, trong quá trình tổchức mua sắm NVL, nhà quản trịphải trảlời các câu hỏi: Cần mua cái gì? Chất lượng ra sao? Số lượng bao nhiêu? Mua lúc nào? Muaở đâu? (Voer.edu.vn).
Lựa chọn nhà cung cấp
- Doanh nghiệp cần tìm cho mìnhđược nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu đãđặt ra, nhà cung cấp với giá cảvà chi phí vận tải nhỏnhất sẽ ảnh hưởng không nhỏtới giá thành sản phẩm và do đó làm tăng lợi nhuận có thể thu được.
- Để lựa chọn nhà cung ứng còn tồn tại rất nhiều quan điểm xung quanh vấn đề này:
+Quan điểm truyền thống cho rằng phải thường xuyên lựa chọn nhà cung cấp vì như thếmới chọn được nhà cung cấp với giá cảmang lại chi phí thấp nhất.
Trường Đại học Kinh tế Huế
+ Quan điểm hiện đại lại cho rằng không nên thường xuyên lựa chọn người cấp hàng mà phải đánh giá thật thận trọng theo các tiêu chuẩn nhất định để quyết định lựa chọn nhà cung cấp rồi mới thành lập mối quan hệ làm ăn bền chặt với nhà cung cấp đó, phải thường xuyên tiến hành các hoạt động Marketing nhằm tạo niềm tin đối với họvới mức độtin cậy cao, chất lượng đảm bảo, giá cảhợp lý.
- Nhà quản trị cần thu thập các thông tin về các nhà cung cấp trên thị trường về giá cả, chất lượng, chủng loại của họ thông qua các trang mạng, báo chí... Ngoài ra, còn có phương thức thu thập thông tin trực tiếp tại quốc gia xuất khẩu công ty có thể cử cán bộ đi công tác, tìm hiểu. Bên cạnh đó thị trường thường xuyên biến động nên nhà quản trị phải định kỳbổ sung thông tin, cập nhật tình hìnhđể các sốliệu thu thập mới nhất, chính xác nhất.
- Kết quảthu thập thông tin cần được phân tích, đánh giá để đưa ra tổng kết. Để phân tích cần đưa ra phương pháp tính toán sao cho thuận tiện cho việc đánh gía, khi đánh gía nhà cung cấp cần đưa ra các chỉ tiêu đánh giá và tính toán bằng sốliệu cụthể.
Mức độ quan trọng của mỗi chỉ tiêu tuỳ thuộc vào công ty coi trọng yếu tố nào. Các chỉ tiêu đánh gía là:
+ Chất lượng NVL.
+ Giá cả.
+ Thời hạn giao hàng.
+ Uy tín trên thị trường.
+Năng lực sản xuất.
+Phương thức thanh toán.
+Chi phí đặt hàng.
+ Chi phí giao dịch, vận chuyển.
+Điều kiện kèm theo.
+ Hệthống quản lý chất lượng.
+ Dịch vụbán hàng.
- Mỗi chỉ tiêu trên được đánh giá theo các mức điểm cụ thể để có thể lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Sau khi đánh giá, mỗi nhà cung cấp có một số điểm cụ thể, công ty lập danh sách những nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn đềra của công ty sau đó tuỳthuộc vào mức độ quan trọng của từng chỉtiêu mà lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
- Đểchọn nhà cung cấp, về hình thức thì có hai loại nhà cung cấp hàng chủ yếu là người cấp hàng có sẵn trên thị trường và người cấp hàng mới xuất hiện. Khi phân tích, đánh giá thì công ty cần phải tiến hành cảvới nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp tiềm năng trên thị trường. Đối với nhà cung cấp truyền thống thì công việc này giúp công ty có thể đánh giá mức độ thay đổi về các chỉ tiêu so với trước kia để kịp thời có các giải pháp thích hợp. Với những nhà cung cấp tiềm năng thì công việc này giúp công ty đánh giá những lợi thế so sánh của mỗi nhà cung cấp để quyết định có thiết lập mối quan hệkhông.
Tổ chức thương lượng, ký kết hợp đồng với nhà cung cấp
- Thượng lượng (đàm phán) là một cuộc đối thoại giữa hai bên về quyền lợi và nghĩa vụ của các bên đối với một vấn đề hoặc một số vấn đề mà các bên cùng quan tâm. Đàm phán thường được tổchức trước khi ký kết để đi đến thống nhất về các điều khoản trong hợp đồng. Các phương thức đàm phán: Phương thức trực tiếp và phương thức gián tiếp.
+ Phương thức trực tiếp là phương thức hai bên gặp nhau trực tiếp để thoả thuận về các điều khoản trong hợp đồng.
+ Phương thức gián tiếplà phương thức mà hai bên thoả thuận về các điều kiện thông qua các phương tiện khác như: điện thoại, e-mail, fax…
- Nội dung của các cuộc đàm phán xoay quanh nội dung của hợp đồng giữa các bên, bao gồm:
+ Hàng hoá: số lượng, chất lượng.
+ Giá cả.
+Phương thức thanh toán.
+Phương thức đóng gói.
+Phương thức vận chuyển.
+Điều kiện bất khảkháng.
+Điều khoản chung.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Đối với những hợp đồng quan trọng, giữa những đối tác lần đầu đặt mối quan hệ thì thường được tổ chức theo hình thức đàm phán trực tiếp. Đàm phán gián tiếp cũng thường xuyên được tổchức đối với những đối tác đã có mối quan hệ làm ăn lâu dài, với những hợp đồng giá trịnhỏ.
Tổ chức nhập khẩu nguyên vật liệu
- Sau khi ký kết hợp đồng, bên cung cấp chuẩn bị NVL, mỗi bên đều phải tuân thủ đúng quy trình thực hiện của mình. Đối với hàng hóa mua nội địa thì việc nhập hàng đơn giản theo thỏa thuận từ hai bên, tuy nhiên quy trình nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài thìđược nhà nước quy định chặt chẽ. Nếu không thực hiện đúng quy trình sẽphải chịu trách nhiệm trước cơ quan nhà nước.
- Nghiệp vụnhập khẩu do các nhân viên phòng XNK của công ty đảm nhận, các nhân viên này phải chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với công việc của mình. Nhập khẩu là một nhiệm vụ khó khăn của mỗi công ty và luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro, do đó cần thực hiện các nghiệp vụ này một cách cẩn thận và chặt chẽ. Đối với những công ty nhập khẩu NVL thì yêu cầu đối với nhập khẩu là rất lớn. Hoạt động nhập khẩu được diễn ra thường xuyên, đảm bảo NVL phải đáp ứng đầy đủcho quá trình sản xuất cảvề số lượng lẫn chất lượng. Ngoài ra, NVL cũng phải được nhập về đúng thời gian quy định đểkịp thời sản xuất.
- Khi tổ chức nhập khẩu thì công ty phải xin giấy phép của nhà nước. Đối với những mặt hàng đặc biệt có hạn ngạch thì công việc này phải tiến hành thường xuyên cònđa số, công việc xin giấy phép được tiến hành định kỳ.
Tổ chức thanh toán nguyên vật liệu -Các phương thức thanh toán hiện nay:
+Phương thức đổi chứng từtrảtiền.
+Phương thức chuyển tiền.
+Phương thức nhờthu.
+Phương thức tín dụng chứng từ.
- Để tiến hành thanh toán cho người xuất khẩu, công ty phải thông qua ngân hàng có hoạt động thanh toán quốc tế. Thông thường thì đây là ngân hàng đại diện
Trường Đại học Kinh tế Huế
công ty tiến hành các giao dịch tài chính khi cần thiết. Thời điểm thanh toán mỗi lô hàng nhập khẩu là khác nhau, tuỳthuộc vào phương thức thanh toán hai bên sửdụng.
+ Đối với phương thức đổi chứng từtrả tiền thì công ty phải đặt tiền thanh toán cho bên xuất khẩu trước. Do đó, rủi ro xảy ra khi công ty đã đặt hàng mà bên xuất khẩu giao hàng không đúng theo trong hợp đồng.
+ Đối với trường hợp chuyển tiền thì thời điểm thanh toán có thể là trước hoặc sau khi giao hàng tuỳthuộc vào đó là phương thức chuyển tiền trước hay sau khi giao hàng. Rủi ro xảy ra đối với công ty khi công ty đã chuyển tiền trước mà bên đối tác không giao hàng hoặc có giao nhưng không đúng như hợp đồng quy định.
+Phươngthức nhờthu bao gồm nhờ thu trơn và nhờthu kèm chứng từ. Các công ty hiện nay sử dụng phương thức nhờ thu kèm chứng từ nhiều hơn do rủi ro ít hơn.
Công ty nhập khẩu chỉ gặp rủi ro khi sửdụng phương thức nhờ thu kèm chứng từnếu bên đối tác lập bộchứng từgiả.
+Phương thức tín dụng chứng từvẫn là phương thức được sửdụng rộng rãi nhất hiện nay do hạn chế được rủi ro cho cảhai bên xuất và nhập. Khi nhập khẩu rủi ro xảy ra khi hàng hoá nhập về không đúng theo quy định của hợp đồng. Mỗi phương thức thanh toán có ưu nhược điểm riêng, do đó tuỳ vào mỗi lô hàng mà nhà quản trị quyết định phương thức thanh toán sao cho phù hợp nhất.
Tổ chức vận chuyển nguyên vật liệu về nhà máy
- Cũng như các hoạt động khác, mục tiêu của hoạt động vận chuyển là đưa đối tượng vận chuyển từ nơi cần vận chuyển đến mục tiêu cần đúng thời gian, đảm bảo chất lượng với chi phí thấp nhất.
- Đểthực hiện mục tiêu này doanh nghiệp phải quản trị vận chuyển. Quản trị vận chuyển ở đây bao gồm những công việc lựa chọn phương thức vận chuyển, thuê phương tiện vận chuyển, sắp xếp NVL lên phương tiện vận chuyển và vận chuyển về nhà máy sản xuất.
- NVL sau khi nhập khẩu từcửa khẩu cần đưa về nơi sản xuất và lưu kho chờsản xuất. Quá trình vận chuyển từ cửa khẩu về nhà máy sản xuất phụ thuộc vào phương thức vận chuyển quy định giữa hai bên. Khi công ty chịu trách nhiệm vận chuyển từ cửa khẩu về có thể thuê phương tiện vận tải hoặc sử dụng phương tiện của công ty.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Việc sử dụng phương thức vận tải nào còn phụ thuộc vào tính chất của hàng hoá, tính chất của việc vận chuyển.
- Vận chuyển cần điều phối sao cho phù hợp với quá trình sản xuất, tránh trường hợp hàng không về đúng thời gian quy định làm nhân công không có việc hoặc hàng về không đồng bộkhiến dây chuyền ngưng hoạt động.
2.4.5 Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu
- Tiếp nhận nguyên vật liệu là một khâu quan trọng, nólà bước chuyển giao trách nhiệm trực tiếp bảo quản và đưa vật liệu vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng. Đồng thời nó là ranh giới giữa bên bán và bên mua, là cơ sởhạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu của mỗi bên. Việc thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng của nguyên vật liệu trong kho từ đó làm giảm những thiệt hại đáng kể cho hàng hóa đó, hoặc biến chất của nguyên vật liệu (giáo trình - tài liệu - học liệu từ VOER). Do tính cấp thiết như vậy, tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ:
+ Một là, tiếp nhận một cách chính xác về chất lượng, số lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng nội dung, điều khoản đã ký kết trong hợp đồng kinh tế, trong hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển...
+ Hai là, phải vận chuyển một cách nhanh chóng nhất để đưa nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận vào kho của doanh nghiệp tránh hư hỏng, mất mát và đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất.
- Đểthực hiện tốt hai nhiệm vụ này công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu cầu sau:
+ Nguyên vật liệu khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờhợp lệtuỳtheo nguồn tiếp nhận khác nhau trong ngành, ngoài ngành hay trong nội bộdoanh nghiệp.
+ Nguyên vật liệu khi nhập phải qua đủthủtục kiểm nhận và kiểm nghiệm. Phải xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại hoặc phải làm thủ tục đánh giá, xác nhận nếu có hư hỏng mất mát.
- Nguyên vật liệu sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được chuyển
Trường Đại học Kinh tế Huế
cho bộphận kếtoán ký nhận vào sổgiao nhận chứng từ. Trong cơchếmới, các doanh nghiệp được phát huy quyền tựchủtrong sản xuất kinh doanh.
- Bên doanh nghiệp và bên cung ứng phải thống nhất địa điểm tiếp nhận, cung ứng thẳng hay qua kho của doanh nghiệp.
2.4.6 Tổ chức quản lý kho nguyên vật liệu
- Kho là nơi tập trung dựtrữnguyên vật liệu, nhiên liệu, thiết bị máy móc, dụng cụ chuẩn bị cho quá trình sản xuất, đồng thời còn là nơichứa thành phẩm của công ty trước khi tiêu thụ. Do tính chất đa dạng và phức tạp của nguyên vật liệu nên hệ thống kho của doanh nghiệp phải có nhiều loại khác nhau phù hợp với nhiều loại nguyên vật liệu. Thiết bị kho là những phương tiện quan trọng để đảm bảo gìn giữ toàn vẹn số lượng chất lượng cho nguyên vật liệu (Voer.edu.vn). Do vậy, tổ chức quản lý kho phải thực hiện những nhiệm vụsau:
+ Bảo quản toàn vẹn số lượng, chất lượng nguyên vật liệu cũng như ngăn ngừa hư hỏng, mất mát đến mức tối thiểu.
+ Luôn nắm chắc tình hình nguyên vật liệu vào bất kỳthời điểm nào nhằm đáp ứng một cách nhanh nhất cho sản xuất.
+ Bảo đảm thuận tiện cho việc xuất nhập kiểm tra bất cứlúc nào.
+ Bảo đảm hạthấp chi phí bảo quản, sửdụng hợp lý và tiết kiệm diện tích kho.
- Để thực hiện những nhiệm vụ trên công tác quản lý bao gồm những nội dung chủyếu sau:
+ Công tác sắp xếp nguyên vật liệu: dựa vào tính chất,đặc điểm nguyên vật liệu và tình hình cụthểcủa hệthống kho đểsắp xếp nguyên vật liệu một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo an toàn ngăn nắp, thuận tiện cho việc xuất nhập kiểm kê. Do đóphải phân khu, phân loại kho, đánh số, ghi ký hiệu các vịtrí nguyên vật liệu một cách hợp lý.
+ Bảo quản nguyên vật liệu: Phải thưc hiện đúng theo quy trình, quy phạm nhà nước ban hành để đảm bảo an toàn chất lượng nguyên vật liệu.
+ Xây dựng và thực hiện nội quy vềchế độ trách nhiệm và chế độ kiểm tra trong việc bảo quản nguyên vật liệu.
2.4.7 Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Cấp phát nguyên vật liệu là hình thức chuyển nguyên vật liệu từkho xuống các bộ phận sản xuất. Việc cấp phát một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng xuất lao động của công nhân, máy móc thiết bị làm cho sản xuất được tiến hành liên tục, từ đó làm tăng chất lượng sản phẩm đồng thời làm giảm giá thành sản phẩm (giáo trình - tài liệu - học liệu từVOER).
- Việc cấp phát nguyên vật liệu cụthểtiến hành theo các hình thức sau:
+ Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất: căn cứ vào yêu cầu nguyên vật liệu của từng phân xưởng, bộphận sản xuất đó báo trước cho bộphận cấp phát của kho để tiến hành cấp phát. Số lượng nguyên vật liệu yêu cầu được tính toán dựa trên nhiệm vụ sản xuất và hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đó tiêu dùng.
+ Cấp phát theo tiến độ kếhoạch (cấp phát theo hạn mức): đây là hình thức cấp phát quy định cảsố lượng và thời gian nhằm tạo sựchủ động cho cả bộ phận sửdụng và bộphận cấp phát.
- Dựa vào khối lượng sản xuất cũng như dựa vào định mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong kỳkếhoạch, kho cấp phát nguyên vật liệu cho các bộphận.
- Sau từng kỳ sản xuất doanh nghiệp quyết toán vật tư nội bộ nhằm so sánh số sản phẩm sản xuất ra với số lượng nguyên vật liệu tiêu dùng. Trường hợp thừa hay thiếu sẽ đựợc giải quyết một cách hợp lý và cụ thể căn cứ vào một số tác đọng khách quan khác. Thực tế cho thấy hình thức cấp phát này đạt hiệu quả cao, giúp cho việc giám sát hạch toán tiêu dùng nguyên vật liệu chính xác, bộ phận cấp phát có thể chủ động triến khai việc chuẩn bị nguyên vật liệu một cách có kế hoạch, giảm bớt giấy tờ, thao tác tính toán. Do vậy hình thức cấp phát này đạt hiệu qủa cao và được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất tương đối ổn định và có hệ thống định mức tiên tiến hiện thực, có kếhoạch sản xuất.
2.4.8 Thanh quyết toán nguyên vật liệu
- Đây là bước chuyển giao trách nhiệm giữa các bộ phận sử dụng và quản lý nguyên vật liệu. Đó là sự đối chiếu giữa lượng nguyên vật liệu nhận về với số lượng sản phẩm giao nộp, nhờ đó mới đảm bảo được việc sửdụng hợp lý và tiết kiệm nguyên
Trường Đại học Kinh tế Huế
vật liệu bảo đảm hạch toán đầy đủchính sách nguyên vật liệu vào giá thành sản phẩm.
Khoảng cách và thời gian để thanh quyết toán là tuỳ thuộc vào chu kỳ sản xuất, nếu chu kỳsản xuất dài thì thực hiên một quý một lần, nếu ngắn thì được thanh quyết toán theo từng tháng (giáo trình - tài liệu - học liệu từVOER).
Nếu gọi:
A: Lượng nguyên vật liệu nhận vềtrong tháng.
Lsxsp: Lượng nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm trong tháng.
Lbtp: Lượng nguyên vật liệu bán thành phẩm kho.
Lspd: Lượng nguyên vật liệu trong sản phẩm dởdang.
Ltkx: Lượng nguyên vật liệu tồn kho phân xưởng.
Theo lý thuyết ta có:L=Lsxsp+ Lbtp+ Lspd+ Ltkx
Trong thực tế, nếu A lớn hơn tổng trên tức là có hao hụt. Do vậy, khi thanh toán phải giảm trừ lượng hao hụt, mất mát này. Từ đó đánh giá được tình hình sử dụng nguyên vật liệu và có các biện pháp khuyến khích hay bồi thường chính đáng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU HÀNG MAY MẶC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ.
1. Tổng quan về công ty cổ phần Dệt May Huế 1.1 Giới thiệu chung về công ty
- Tên tiếng Việt: CÔNG TY CỔPHẦN DỆT MAY HUẾ.
- Tên giao dịch quốc tế: HUE TEXTILE GARMENT JOINT STOCK COMPANY.
- Tên viết tắt: HUEGATEX.
- Địa chỉ: 122 Dương Thiệu Tước-Phường Thủy Dương-Thị xã Hương Thủy- Tỉnh Thừa Thiên Huế.
- Điện thoại: (84).234.3864337 - (84).234.3864957.
- Fax: (84).0234.3864.338.
- Website: Huegatex.com.vn.
- Mã chứng khoán: HDM.
- Vốn điều lệ: 49,995,570,000.
- Email: contact@huegatex.com.vn.
- Website:http://huegatex.com.vn.
- MST thành lập: 3300100628.
- Đăng ký kinh doanh:3300100628.
Logo của Công ty
- Công ty cổ phần Dệt May Huế nằm trên đường quốc lộ 1A, cách Thành phố Huế2 km về phía Nam, cách sân bay Phú Bài 10 km vềphía Bắc. Huegatex là thành viên của Tập Đoàn Dệt May Việt Nam. Công ty chuyên sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm sợi, vải dệt kim, hàng may mặc, nguyên vật liệu, thiết bị ngành dệt may... doanh thu hàng năm trên 1.500 tỷ đồng, trong đó xuất khẩu hơn 50%.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Sản phẩm của công ty cổ phần Dệt May Huế hiện nay đang được xuất khẩu sang Mỹ, Nhật Bản, EU, Đài Loan, Hàn Quốc (đối với hàng may mặc); Thổ Nhĩ Kỳ, Ai cập, Bồ Đào Nha (đối với sản phẩm sợi) và được bán rộng rãi trên thị trường nội địa. Sản phẩm của công ty nhiều năm được bình chọn hàng Việt Nam chất lượng cao, giải thưởng sao vàng Đất Việt và các giải thưởng khác.
1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
- Công ty cổ phần Dệt May Huế (Huegatex) được cổphần hóa năm 2004, thành viên của tập đoàn Dệt May Việt Nam.
- Năm 1979: hiệp định được ký kết giữa hai bên nhà nước Việt Nam-Hungary quyết định sẽxây dựng một nhà máy sợi tại Việt Nam.
- Ngày 16/1/1988: Bộcông nghiệp nhẹra quyết định thành lập nhà máy sợi Huế.
Ngày26/3/1988, nhà máy được khánh thành và chính thức đi vào hoạt động.
- Ngày 19/2/1994: thành lập Công ty Dệt May Huế (tên giao dịch: Hue Garment Company, viết tắc: Hutexco) thuộc tổng công ty Dệt May Việt Nam (Vinatex) theo quy định 140/CNN của BộCông Nghiệp, do nhà máy Sợi tiếp nhận thêm nhà Máy Dệt Huế.
- Ngày 26/3/1997: công ty xây dựng thêm nhà máy Dệt Nhuộm và chính thức khai trương đi vào sản xuất.
- Cuối năm 1998: quy mô mở rộng thêm một phân xưởng may nên nhà máy này được tách thành hai nhà máy: Nhà máy Dệt Nhuộm và nhà máy May. Nhà máy khi đi vào sản xuất, sản phẩm hàng dệt kim của công ty đã được xuất sang thị trường Nhật Bản, EU, Đài Loan…và cảthị trường nội địa.
- Năm 2002, công ty đã lắp thêm 8.000 cọc sợi cho nhà máy May với thiết bị hiện đại của Đức, Thụy Sĩ, đầu tư thêm nhà máy sợi với 50.000 cọc sợi tại khu công nghiệp Phú Bài.
- Lúc này, Công ty Dệt May Huế có 5 thành viên với doanh thu hàng năm đạt trên 300
