Tổ chức kiểm tra và thanh khoản nguyên vật liệu

 Kiểm tra tình hình sử dụng nguyên vật liệu

- Ở công ty, mọi nguyên vật liệu sau khi cấp phát cho các nhà máy luôn được theo dõi, kiểm soát chặt chẽtrong quá trình sử dụng để tránh việc sử dụng không đúng mục đích, sử dụng không tiết kiệm, không tuân thủ đúng quy trình công nghệ ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất.

- Khi kiểm tra công ty căn cứ vào mức cấp phát và tình hình sảnxuất thực tế tại từng nhà máy để biết được số lượng nguyên vật liệu sử dụng, số lượng dư thừa hay thiếu hụt. Nếu thiếu hụt sẽ có phương án xử lý, cung ứng kịp thời để đảm bảo hiệu quả quá trình sản xuất tránh trường hợp dừng chuyền còn nếu dư thừa thì tiến hành thu hồi nguyên vật liệu.

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Và sau khi kết thúc quá trình sản xuất theo đơn hàng phòngĐHM kết hợp với bộ phận kho xác định số lượng dư thừa và số lượng nguyên vật liệu còn lại ở kho chưa xuất để chốt tồn.

- Căn cứ vào số lượng chốt tồn nguyên vật liệu từ phòng ĐHM chuyên viên thanh khoản tiến hành thanh khoảnNVL.

 Thanh khoản nguyên vật liệu

Ở công ty cổ phần Dệt May Huếviệc thanh khoảnNVLđược thực hiện như sau:

 Đối với loại hình sản xuất xuất khẩu:thanh khoản theo tờ khai xuất khẩu.

- Hàng tháng, chuyên viên XNK phụ trách công việc thanh khoản, tập hợp các chứng từ nhập và xuất để chốt số liệu.Các chứng từ được tập hợp từ gồm:

 Bộ phận Nhập –Xuất khẩu:

+ Tờ khai nhập khẩu (in từ phần mềm không có dấu) + Hợp đồng nhập khẩu (bản sao);

+ Tờ khai xuất khẩu (in từ phần mềm không có dấu) + Hợp đồng xuất khẩu (bản sao);

+ Bảng thông báo định mức đối với sản phẩm xuất khẩu (file excel) + B/L (hoặc FCR & AWB) cho tờ khai xuất khẩu.

 Phòng Tài chính–Kế toán:

+ Chứng từ thanh toán hàng nhập khẩu, bao gồm lệnh chi và PI;

+ Chứngtừ thanh toán hàng xuất khẩu;

+ Chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước (Trường hợp mở tờ khai chuyển đổi loại hình A42).

- Chuyên viên thanh khoản tiến hành kiểm tra đối chiếu tính đồng bộ của chứng từ, kiểm tra số liệu trên chứng từ và hệ thống khai báo hải quantại công ty, đối chiếu số liệu xuất khẩu, tồn nguyên vật liệu với phòng điều hành may. Trong vòng 07 ngày kể từ ngày chuyên viên thanh khoản thông báo cho phòng điều hành may thực hiện nhập, thu hồi trong trường hợp còn thừa nguyên vật liệu sau sản xuất và tiến hành mở tờ khai chuyển đổi loại hình A42 (A42: Chuyển tiêu thụ nội địa).

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, công ty phải nộp báo cáo quyết toán về tình hình sử dụng nguyên vật liệu và hàng hóa xuất khẩu trong năm tài chính cho cơ quanhải quan.

 Đối với loại hình gia công xuất khẩu: quyết toán theo từng hợp đồng gia công.

- Khi nhận được thông báo kết thúc việc thực hiện hợp đồng gia công từ phía chuyên viên XNK. Chuyên viên thanh khoản phải tập hợp đủ các chứng từ cần thiết để lập hồ sơ thanh khoản hợp đồng gia công xuất khẩu. Các chứng từ được tập hợp từ chuyên viên XNK gồm có:

+ Hợp đồng gia công (bản gốc);

+ Phụ lục hợp đồng gia công (bản gốc);

+ Bảng thông báo định mức đối với sảnphẩm xuất khẩu (bản photo);

+ Danh sách hàng hóa/danh sách cont của TK nhập khẩu đãđóng dấu qua KVGS + Danh sách hàng hóa/danh sách cont của TK xuất khẩu đãđóng dấu qua KVGS + B/L (hoặc FCR & AWB) cho tờ khai xuất khẩu (bản sao).

+ Hồ sơ xử lýNVLdư thừa (nếu có)

- Sử dụng phần mềm khai báo Softech để kiểm tra dữ liệu của tờ khai nhập khẩu, tờ khai xuất khẩu, định mức đãđăng ký, tình trạng tồn nguyên vậtliệu. Quá trình kiểm tra sẽ có 2 trường hợp sau:

+ Trường hợp thiếu nguyên vật liệu do có tự cung ứng thì yêu cầu chuyên viên điều độ theo đơn hàng xuất trình hóa đơn GTGT. Nếu do sai lệch số liệu nhập khẩu, xuất khẩu, định mức thì thông báo cho các bộ phận liên quan để tiến hành làm thủ tục điều chỉnh tương ứng và lưu hồ sơ.

+ Trường hợp thừa nguyên vật liệu do nhập về dư hoặc xuất thiếu thì tiến hành đối chiếu số lượng với các bộ phận liên quan (bộ phận đơn hàng, kho nguyên liệu, kho vật liệu) để xác nhận và nhập thu hồi đối với lượng nguyên vật liệu này. Nếu do sai lệch định mức thì thông báo cho chuyên viên nhập khẩu kiểm tra và phối hợp với tổ công nghệ (Phòng QLCL)để điều chỉnh định mức.

- Sau đó lập hồ sơ gửi đến Chi cụchải quan để thông báo tình hình tồn kho đối với nguyên vậtliệu thuộc hợp đồng gia công đã kết thúc hoặc hết hiệu lực. Hồ sơ gồm có:

Trường Đại học Kinh tế Huế

+ Thỏa thuận xử lý nguyên vật liệu dư thừagiữa công ty với khách hàng.

+ Thông báo phương án xử lý NVL dư thừa: nêu rõ hình thức xử lý đối với nguyên vật liệu dư thừa thực hiện theo thỏa thuận đã ký giữa công ty và khách hàng.

Trường hợp không có nguyên vật liệu dư thừa, văn bản nêu rõ hợp đồng gia công không có NVLdư thừa.

- Trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo phương án xử lý nguyên vật liệu dư thừa, chuyên viên thanh khoản tiến hành xử lý nguyên vật liệu dư thừa. Công ty cổ phần Dệt May Huế thường tiến hành xử lý nguyên vật liệu dư thừa theo một số phương án sau:

+ Phương án 1: Chuyển tiêu thụ nội địa tại thị trường Việt Nam: chuyên viên thanh khoản đăng ký tờ khai chuyển đổi loại hình (loại hình A42) cho toàn bộ hoặc một sốNVLdư thừa .Sau đó tiếnhành nộp thuế (Thuế NK; GTGT) và hoàn tất thủ tục hải quan theo qui định.

+Phương án 2: Chuyển sang thực hiện hợp đồng gia công khác tại Việt Nam.

+Phương án 3: Xuất khẩu trả ra nước ngoài, chuyên viên xuất khẩu phốihợp với chuyên viên điều độ để tiến hành làm thủ tục tờ khai xuất + xuất trình các chứng từ liên quan cho Cơ quanhải quan để xác nhận thông quan.

+ Phương án 4: Tiêu hủy tại Việt Nam, chuyên viên thanh khoản làm văn bản (trong văn bản nêu rõ NVL dư thừa là rác thải công nghiệp) gửi Chi cục BVMT đề nghị tiêu hủy đối vớiNVLdư thừa tại các đơn vị có chức năng tiêu hủy.

- Trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, chuyên viên thanh khoản phối hợp với phòng Tài chính - Kế toán kiểm tra, đối chiếu và nộp báo cáo quyết toán về tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư và hàng hóa xuất khẩu (loại hình GCXK) trong năm tài chính cho cơ quan Hải quan.

2.4. Đánh giá thực trạng công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu hàng