PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN
2. Thực trạng công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu hàng may mặc tại công ty cổ
2.3 Phân tích thực trạng công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu hàng may mặc tại
2.3.2 Tổ chức mua sắm nguyên vật liệu
Bảng 9. Bảng tổng hợp nguyên vật liệu nhập khẩu cho đơn hàng PO#CO27 STYLE CGKR9064
(Nguồn: Phòng Kế hoạch-xuất nhập khẩu may)
công ty sản xuất, sau khi xem xét, nếu công ty không đủ điều kiện đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì thông tin lại cho khách hàng để nhờ khách hàng tìm nguồn cung ứng phù hợp.
Bảng 10. Danh mục nhà cung ứng nguyên liệu của công ty
NHÀ CUNG CẤP TRONG NƯỚC NHÀ CUNG CẤP NƯỚC NGOÀI
HUEGATEX PERFECT
YAUKUEN IRABIT KINGLAND COLORFUL
NASCO LEEYAW
(Nguồn: Phòng Kế hoạch-xuất nhập khẩu may)
Vật liệu:
- Vật liệu nhập theo chỉ định của khách hàng trong nước hoặcnước ngoài:
+ Đối với các loại nhãn treo giấy và nhãn ép nhiệt hầu hết đều nhập khẩu từ nước ngoài. Nhãn treo giấy nhập từnhà cung ứng R-PAC (Hồng Kông), nhãn ép nhiệt nhập từ công ty QIRAN LABEL (Trung Quốc), nhãn size nhà cung ứng Truly (Hồng Kông)…
+ Với nhãn CARE công ty được chỉ định nhập chủ yếu ở trong nước từ công ty JIAMEI (Việt Nam), nhãn dán bao, nhãn hangtag, new hangtag, nhãn vics chủ yếu đặt hàng từcông ty Song Tạo (Việt Nam), nhãn Loop công ty Junmay (Việt Nam)…
+ Đối với cúc thì nhập ở trong nước như công ty Việt Thuận hoặcở nước ngoài như Dynasty (Taiwan).
+ Dây kéo thường được khách hàng chỉ định nhập khẩuởHome zipper (Taiwan) hay shenzen (Trung Quốc).
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bảng 11. Danh mục nhà cung ứng vật liệu của công ty
NHÀ CUNG CẤP TRONG NƯỚC NHÀ CUNG CẤP NƯỚC NGOÀI
VIỆT THUẬN DYNASTY
JUNMAY QIRAN LABEL
SONG TẠO R-PAC
PAIHO TRULY
JIA MEI YANGCHENG
AVERY DENISON SHENZEN
HIỆP LỘC AURORA
MAINETTI HOMER ZIPPER
MINH KHANG WELLTERN
SHANGHAINAX MICRO PAK
(Nguồn: Phòng Kế hoạch-xuất nhập khẩu may)
- Tuy nhiên đối với một số vật liệu dùng chung, vật liệu được sử dụng thừơng xuyên khách hàng không yêu cầu cao về chất lượng nên thường được chỉ định mua hàng nội địa đểtiết kiệm chi phí mà vẫnđáp ứng được yêu cầu.
Bảng 12. Vật liệu thường xuyên
MEX VIỆT PHÁT
DÂY DỆT RUYBĂNG THU HIỀN
DÂY VẢI NILON TRIỀU VĨ
ĐẠN NHỰA HIỆP LỘC
BĂNG KEO TƯỜNG VY - CHỢ ĐÔNG BA
BĂNG KEO TÂN NGUYÊN VŨ
TISSUE PAPER HIỆP LỘC
DESSICA GEL PCS
(Nguồn: Phòng Kế hoạch-xuất nhập khẩu may)
Trường Đại học Kinh tế Huế
→ Khi đã được chỉ định nhà cung ứng, các chuyên viên chỉ việc tiến hành thương lượng, đàm phán về thời gian giao hàng, giá cả, thương lượng về điều kiện thanh toán... rồi tiếnhành đặt hàng nhằm đảm bảo kịp thời, đầy đủNVL cho quá trình sản xuất, đảm bảo NVLthu mua đúng chất lượng theo yêu cầu của khách hàng.
Công tác mua sắm nguyên vật liệu
Ở Công ty cổ phần Dệt May Huế việc mua sắm NVL được thực hiện theo 3 nhóm:
Nhóm 1: Mua sắm thường xuyên với số lượng lớn (nhu cầu thường xuyên)
- Đối với các loại vật liệu có thể dùng chung, kiểm tra tồn kho các loại vật liệu cần đặt thêm tại phòngđiều hành maytrước khi tiến hành đặt hàng.
- Các vật liệuđược đặt hàng theo định kỳ: Đạn nhựa, mex, móc treo, giấyđề can, giấy, mực...chuyên viên cung ứng kiểm tra nhu cầu đơn hàng, kiểm tra tồn kho, cân đối số lượng cần đặt và tiến hành đặt.
- Đối với các loại vật liệu khác như chỉ may, chỉ thêu, thùng carton, nhãn mã vạch, bao poly trong nước, dây viền (dây dệt)... đốc thúc phòng điều hành may đặt hàng đảm bảo tiến độ sản xuất và giao hàng, nhãn trắng và mực in do Phòng KHXNK May đặt hàng.
Bao poly:
+Đối với bao poly nhập khẩu, đềnghị phòngđiều hành may thông báo quy cách ngay sau khi có thông tin về bao để chuyên viên cung ứng đặt hàng (hoặc trước 45 ngày so với ngày giao hàng trên PO#).
Đặt chỉ:
+ Nhập dữliệu tính toán số lượng chỉ may, chỉ thêu.
+ Chọn màu chỉmay, chỉthêu.
+ Lập đơn đặt hàng chỉmay, chỉthêu.
+ Theo dõi tiến độcungứng và màu sắc, chất lượng chỉmay, chỉ thêu đại trà.
+ Kiểm tra hóa đơn và làm thủtục thanh toán
Đặt bao PE:
+ Nhập dữliệu tính toán quy cách, số lượng bao PE.
Trường Đại học Kinh tế Huế
+ Lập đơn đặt hàng bao PE.
+ Theo dõi tiến độcungứng và chất lượng bao PE đại trà.
+ Kiểm tra hóa đơn và làm thủtục thanh toán.
Đặt thùng:
- Lập kế hoạch đặt thùng carton theo tuần: Căn cứ vào phiếu giao nhiệm vụ, kế hoạch sản xuất của các nhà máy May và đơn vịgia công, tác nghiệp thùng của tổcông nghệ, tiến hành lập kếhoạch đặt thùng carton theo tuần.
- Lập đơn đặt hàng thùng carton: Lập đơn đặt hàng cung ứng theo từng Style/PO#, trình lãnh đạo phòng và lãnh đạo công ty phê duyệt, sau đó gửi cho đơn vị cungứng thùng carton.
Trường hợp cụthể:
TỔNG HỢP NHU CẦU THƯỜNG XUYÊN THÁNG 11 NĂM 2018 ĐỐI VỚI VẬT LIỆU MEX, GIẤY CHỐNG ẨM, BĂNG KEO, DÂY VẢI NILON
(Nguồn: Phòng Kế hoạch-xuất nhập khẩu may)
- Sau khi nhận thông báo vềtình hình sửdụng các loại vật liệuthường xuyên và yêu cầu đặt thêm của kho vật liệu thì chuyên viên cung ứng tiến hành xem xét, tính toán số lượng cần dùng và cân đối với lượng tồn kho sau đó đặt hàng. Cụthể:
+ Với vật liệu Mex loại 8518F trắng, căn cứ vào định mức đã xây dựng từphòng QLCL là 0.053 và đểsửdụng cho 290.000 sản phẩm thì cần đặt khoảng 154 cuộn (hay 15.400 yard) tuy nhiên còn tồn 30 cuộn nên chỉ cần đặt 124 cuộn.Tương tự với Mex 8518F đen cần 154 cuộn và đặt 119 cuộn do có tồn kho 35 cuộn.
+ Với dây vải nilon loại 6mm với định mức là 0.46 và sử dụng cho 290.000 sản phẩm, không có tồn kho nên cần đặt khoảng 133.400 yard.
Nhà cung cấp Loại Khách hàng ĐVT Định mức/gmt Số lượng(pcs) Cần Đặt Tồn
Việt Phát 8518F Trắng (MEX) Resources 100yds/cuộn 0.053 290,000 154 124 30
8518F Đen (MEX) Resources 100yds/cuộn 0.053 290,000 154 119 35
Triều Vĩ 6mm(dây vải nilon) Resources + OSA yard 0.46 290,000 133,400 133400 0
3" Trắng (GCA) Resources+makalot 5000pcs/hộp 1.02 290,000 59 61 0
5" Xỏ Trắng(GCA) Resources 5000pcs/hộp 1 290,000 58 60 0
Hiệp Lộc or HOANG JEAN
Trường Đại học Kinh tế Huế
+ Với giấy chống ẩm loại 3” trắng, với 290.000 sản phẩm định mức được xây dựng là 1,02 thì cần 295.800pcs hay 59 hộp tuy nhiên đểphòng trường hợphư hỏng ( tiêu hao 3%) nên đặt mua 61 hộp giấy chống ẩm.
Nhóm 2: Mua sắm theo đơn hàng Đối với nguyên liệu
Đối với đơn hàng FOB sửdụng nguyên liệu nhập khẩu
- Theo sựchỉ định của khách hàng và căn cứ vào bảng tổng hợp nhu cầu nguyên liệu đã được Trưởng/ Phó Phòng KHXNK May phê duyệt, chuyên viên cung ứng gửi mail đặt hàng cho nhà cung ứng và yêu cầu nhà cungứng gửi xác nhận đã nhận đơn hàng trong vòng 24h và gửi PI (phụlục 6) trong vòng 7 ngày kểtừthời gian gửi mail.
Đồng thời lập mã vật tưNVL và chạy nhu cầu NVL của đơn hàng trên hệ thống phần mềm Bravo.
- Khi nhận được PI (hóa đơn sơ khởi), chuyên viên cung ứng tiến hành kiểm tra số lượng giữa PI với số lượng đơn đặt hàng, kiểm tra về giá cả, tiến độ giao hàng và phương thức thanh toán. Sau khi kiểm tra PI từnhà cung ứng, chuyên viên cung ứng trình Trưởng/ Phó Phòng KHXNK May xem xét, Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty xác nhận PI.
- Trong quá trình giao dịch vềthời gian giao hàng đối với các lô hàng có nguyên liệu nhập khẩu, căn cứtheo thời gian lead time đã xác nhận ban đầu, chuyên viên cung ứng giao dịch, đàm phán để thời gian giao nguyên liệu về kịp tiến độ sản xuất - lên chuyền.
- Khi nguyên liệu về cảng, chuyên viên xuất nhập khẩu sẽ thực hiện quy trình làm thủtục nhập khẩu.
- Theo dõi, tổng hợp số lượng nguyên liệu vềcủa mỗi đợt giaohàng, đối chiếu lại với tiến độ đã thỏa thuận theo hợp đồng khi nhận đơn hàng.
Đối với đơn hàng FOB sửdụng nguyên liệu trong nước
- Căn cứ vào số lượng của đơn hàng, Nhà máy Dệt Nhuộm tính toán chuẩn bị số lượng sợi & số lượng nguyên liệu thành phẩm cần thiết sản xuất cho đơn hàng dựa trên cơ sở định mức do phòng QLCL thông báo.
- Chuyên viên điều độ lập mã vật tư nguyên liệu Dệt nhuộm, dựa trên định mức và chạy nhu cầu nguyên liệu của đơn hàng trênhệthống phần mềm Bravo.
Đối với đơn hàng gia công xuất khẩu/nội địa
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Chuyên viên điều độ lập mã vật tưNVL đơn hàng gia công, dựa trên định mức phòng QLCL chạy nhu cầu NVLcho đơn hàng trên hệthống phần mềm Bravo.
- Khi có NVL hàng gia công về Công ty, Chuyên viên điều độ vào lệnh nhập NVL trên hệ thống Bravo đểphòng ĐHMbiết và theo dõi, cập nhật chi tiết NVL vào phần mềm.
Đối với vật liệu
Đối với đơn hàng FOB sửdụng vật liệu nhập khẩu
- Chuyên viên cungứng tính toán nhu cầu cần đặt, tổng hợp các loại vật liệu cần thiết cho đơn hàng chuyển chuyên viên cùng đội kiểm tra chéo, trình Trưởng/ Phó Phòng KHXNK May xem xét.
- Sau khi lượng nhu cầu vật liệuđã được Trưởng/Phó Phòng KHXNK May kiểm tra và xác nhận, chuyên viên cung ứng giao dịch và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung ứng. Đề nghị nhà cung ứng gửi hóa đơn sơ khởi (PI) trong vòng 01 tuần sau khi gửi đơn đặt hàng. Ngay sau khi nhận được PI từ nhà cung ứng, chuyên viên cung ứng kiểm tra nội dung PI so với booking.
- Căn cứ vào đơn hàng xác nhận, tiến độsản xuất, chuyên viên cungứng theo dõi tiến độsản xuất của nhà cungứng để đưavật liệu về đúng thời gian hợp lý.
Đối với đơn hàng FOB sửdụng vật liệutrong nước
- Đối với vật liệu như nhãn heat seal, nhãn chú ý, hangtag... tiến hành đặt hàng trong vòng 05 ngày kểtừkhi có tiêu chuẩn vật liệu.
- Sau khi đặt hàng, chuyên viên cung ứng phải theo dõi kiểm tra nhà cungứng về tình hình cung ứng vật liệu cho đơn hàng. Yêu cầu nhà cung ứng phải gửi hóa đơn GTGT đi cùng với hàng.
- Ngay khi nhận được hóa đơn GTGT phải chuyển hóa đơn cho phòng ĐHM để làm biên bản nghiệm thu cũng như nhập hàng. Sau đó đốc thúc phòng ĐHM chuyển hóa đơn chophòng tài chính kếtoán trong vòng 10 ngày kểtừ ngày hóa đơn được phát hành. Quá trình giao hóa đơn giữa các bộ phận phòng ban liên quan cần có ký xác nhận vào sổ giao hóa đơn.
Đối với đơn hàng gia công xuất khẩu/nội địa
- Đốc thúc bên giao gia công giao vật liệu theo đúng yêu cầu trong hợp đồng, Chuyển chứng từnhập khẩu cho chuyên viên xuất nhập khẩu để làm thủtục nhập đối với vật liệu nhập khẩu hoặc làm thủtục nhập kho đối với các lô hàng gia công nội địa.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bảng 13. Bảng tổng hợp nguyên vật liệu đơn hàng PO#SU27355-SU27356 STYLE CGW714
ITEM CODE VẢI ĐVỊ CUNG
ỨNG
SL ĐƠN HÀNG
ĐỊNH MỨC (Y)
ĐỊNH MỨC (KG)
TIÊU HAO(%)
SL ĐẶT HÀNG (Y)
SL ĐẶT HÀNG (KG)
ĐƠN GIÁ (KG) MAIN BODY
FABRIC AND NECK TAPE
GFK608-HUEGATEX VENTILATED PIQUE 100%
POLYESTER-WICKING 180 GSM
HUEGATEX 4716 0.852 0.2148 <3
4716 Vật liệu
ITEM CODE ĐVỊ CUNG
ỨNG
SL ĐƠN
HÀNG ĐỊNH MỨC TIÊU HAO (%)
SL ĐẶT HÀNG
NGÀY ĐẶT
HÀNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
BUTTONS 06-039B DYNASTY 229.25 7 1.20 232.00 29/11/2018 1.9USD/gross 440.8USD
HEAT SEAL CWY18-OD-HS-TRI QIRIAN 4,716 1 2.57 4,837.00 30/11/2018 0.078 377.286USD
HANG TAG CWY18-CO-OD-HT-TRI R-PACK 4,716 1 1.00 4,763.00 01/12/2018 0.218 1,038.334USD
HANG TAG CWY18-FV-SHT-TRI R-PACK 4,716 1 1.00 4,763.00 02/12/2018 0.028 132.44USD
TISUE PAPER CGTP-3 R-PACK 4,716 1 0.30 4,730.00 03/12/2018 0.028 132.44USD
NEW HANGTAG
STICKER SONG TẠO 4,716 1 2.65 4,841.00 04/12/2018 400 1,936,400VNĐ
POLYBAG STICKER SONG TẠO 4,716 1 2.65 4,841.00 05/12/2018 150 726,100VNĐ
CARE LABEL GEN-TOP-CCL-INTL JIAMEI 4,716 1 3.01 4,858.00 06/12/2018 575 VNĐ
(Nguồn: Phòng Kế hoạch-xuất nhập khẩu may)
Trường Đại học Kinh tế Huế
Nhóm 3: Mua sắm không thường xuyên, số lượng ít, có giá trị bằng tiền nhỏ - Các chi phí đặt hàng có khi còn lớn hơn chi phí cho mặt hàng, trong quá trình sản xuất có những trường hợp NVL của các đơn hàng nhỏlẻthì công ty phải đặt hàng theo cách này và trong quá trình sản xuất không thể tránh khỏi những rủi ro mất mát hay hư hỏng NVL buộc công ty phải đặt thêm đểhoàn thiệnđơn hàng.
Công tác thanh toán nguyên vật liệu
- Phương thức thanh toán sẽ được thực hiện theo đúng hợp đồng đã kí kết giữa công ty và nhà cungứng, thông thường công ty sẽ tiến hành thanh toán theo các hình thức khác nhaugiữa nhà cungứng trong nước và nước ngoài
Đối vớiNVL nhập khẩu
- Thanh toán bằng L/C (Letter of Credit - thư tín dụng): Thư tín dụng là thư do ngân hàng phát hành, theo yêu cầu của người nhập khẩu, cam kết với người bán về việc thanh toán một khoản tiền nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định, nếu người bán xuất trìnhđược một bộ chứng từ hợp lệ, đúng theo quy định trong LC. Nếu nhà cung ứng yêu cầu mở LC cho lô hàng, chuyên viên cung ứng lập đề nghị nhập khẩu nguyên vật liệuvà chuyển cho bộ phận nhập khẩu để làm thủ tục mở LC,sau đó chuyển chophòng tài chính kế toán theo dõi. Theo dõi phòng tài chính kế toán chuyển tiền theo ngày yêu cầu thanh toán trên đề nghị nhập khẩu, đề nghị cung cấp L/C để thông báo cho nhà cungứng.
- Thanh toán TT (Telegraphic Transfer –chuyển tiền bằng điện) được hiểu là ngân hàng của ngườimua sẽ điện lệnh cho ngân hàng đại lý của ngân hàng mình tại nước ngoài để thanh toán cho người bán. Nếu nhà cung ứng chấp nhận thanh toán bằng TT, chuyên viên cungứng lập đề nghị nhập khẩu nguyên vật liệuvà thanh toán cho nhà cungứng ngay khi nhận đượcInvoice và các chứng từ copy của lô hàng (Phụ lục7).
Đối vớiNVLtrong nước
+ Hình thức thanh toán đơn giản hơn nhiều, thực hiện chuyển khoản trực tiếp cho nhà cung ứng trong khoản thời gian đã thỏa thuận trong đơn đặt hàng sau khi phát hành hóa đơn GTGT(Phụ lục 8).
Tổ chức nhập khẩu nguyên vật liệu
- Ngay sau khi nhà cung ứng thông báo đơn hàng nguyên, vật liệu đã sẵn sàng giao, chuyên viên cung ứng liên hệ với đơn vị vận tải đường biển/ đường hàng không (công ty thường lựa chọn đơn vị vận chuyển như công ty TNT, FEDEX, FOCUS,
Trường Đại học Kinh tế Huế
Song Bình) và lập hợp đồng vận tải đường biển/ đường hàng không trình Trưởng/ Phó Phòng KHXNK May xem xét… đồng thời yêu cầu nhà cung ứng cung cấp chứng từ như Packing list (phụ lục 9), Invoice (phụlục 10) và yêu cầu đơn vị vận chuyển cung cấp Bill (phụlục 11),sau đó chuyển bộchứng từInvoice, Packing list, Bill cho chuyên viên nhập khẩuđể làm thủtục khai báo hải quan.
- Sau khi nhận được giấy đề nghị nhập khẩu và chuyển tiền để mua nguyên vật liệu từ chuyên viên cung ứng có kèm theo hoá đơn sơ khởi (P/I) của nhà cung cấp đã được Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty ký xác nhận, bộ phận nhập khẩu tiến hành các thủtục nhập khẩu theo trình tự như sau:
+ Lập thủ tục mở L/C mua nguyên vật liệu (nếu thanh toán bằng L/C): Làm giấy đề nghị mở L/C (theo mẫu của ngân hàng) kèm theo hợp đồng nhập khẩu chuyển cho phòng Tài chính Kếtoán trình ngân hàng mởL/C.
+ Lập thủ tục mua bảo hiểm đường biển hoặc đường hàng không cho lô hàng (nếu mua giá FOB)
+ Chuyển chứng từmua bảo hiểm cho phòng tài chính kếtoán đểthanh toán tiền cho công ty bảo hiểm.
+ Giao dịch, xem xét, chọn lựa đơn vị ủy quyền giao nhận vận chuyển nội địa hàng nhập khẩu từ cảng (sân bay) dỡ hàng về đến kho công ty và lập hợp đồng trình cấp trên công ty ký. Công ty thường sử dụng đơn vị vận chuyển nội địa như là FOCUS, DANATRANS.
+ Đối với hợp đồng gia công xuất khẩu thì chuyên viên nhập khẩu phải thực hiện việc khai báo bảng mã NVL của hợp đồng vào hệthống phần mềm Bravo. Thống nhất giữa bảng mã khai báo Hải quan và bảng mã nhập liệu BRAVO.
- Vào mạng Hải quan Điện tử, chọn tờ khai nhập khẩu và tiến hành khai báo lô hàng nhập khẩu
- Chuyên viên nhập khẩu theo dõi đôn đốc đơn vịvận chuyển đưa hàng về nhập kho công ty theo đúng kế hoạch, đồng thời gửi mail thông báo đến các đơn vị liên quan như: phòng kinh doanh, phòng QLCL, phòng điều hành may thời gian hàng nhập về kho công ty để phòngđiều hành may sắp xếp kho, bốtrí nhân lực bốc dỡ, giám sát, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi đưa vào sản xuất.
+ Thời gian đưa hàng về kho Công ty: Từ 03-04 ngày kể từ ngày mở tờ khai nhập khẩu.