Những mặt hạn chế

Bảng 16. Một số sai phạm trong lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu

(Nguồn: Phòng Kế hoạch-xuất nhập khẩu may)

 Công tác tổ chức mua sắm NVL

- Do công ty chủ yếu nhận đơn hàng gia công xuất khẩu và đơn hàng FOB nên hầu hếtNVL sản xuất đều do khách hàng chỉ định nhà cung cấp, công ty không được quyền lựa chọn đơn vị cungcấpphù hợp với mình chính vì thế công ty thường bị động trước giá cả, chất lường… mà họ đưa ra. Điển hình là trong quá trình thực tập ở công ty, em được biết để thực hiện đơn hàng PO#SU26749-CGM540 khách hàng yêu cầu công ty đặt vải ởnhà cung cấpYAUKUEN, tuy nhiên trong quá trình thương lượng để giải quyết trường hợp vải lỗi, yêu cầu đền bù vải thì YAUKUEN thường phản hồi rất chậm và không chịu hợp tác buộc chuyên viên cung ứng phải thường xuyên gửi mail yêu cầu, tuy chịu nhiều bất lợi nhưng công ty vẫn không có quyền được đổi nhà cung cấp khác.

- Công ty vẫn chưa có quy định rõ ràng về thời gian đặt hàng và thời gian nhập hàng về kho, chuyên viên cungứng có khoảng thời gian 3 tháng để hoàn thành việc mua sắm NVL từ khi nhận đơn hàng nhưngkhông có quy địnhthời gian cụ thể hàng cần về công ty là khi nào chính vì thế có nhiều trường hợp hàng về còn quá sớm so với tiến trình sản xuất đơn hàng khiếnNVL bị lưu kho hay thủ kho không chịu tiếp nhậnNVLdo kho đã quá tải khiếnNVL phải lưu container, tốn phí gây hư hỏng nguyên vật liệu.

 Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu

- Do đặc thù của công ty là các đơn hàng có số lượng lớn chính vì thế mà khối lượng NVL nhập về thường rất lớn và đa dạng chủng loại mà bộ phận tiếp nhận còn hạnchế về trìnhđộ cũng như số lượngnên nhìn chung công tác tiếp nhận chỉ đáp ứng

Trường Đại học Kinh tế Huế

được vấn đề kiểm tra về số lượng mà chưa chú trọng kiểm tra kĩ càng về mặt chất lượng nên thường xuyên xảy ra tình trạng hư hỏngsau khi nhập kho.

- Công tác tiếp nhận NVL đãđảm bảo đúng quy trình nhưng đôi khi vẫn còn thiếu sót trong khâu chuẩn bị kho bãi. Bên cạnh đó dụng cụ, thiết bị sử dụng để kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu vẫn chưa được nâng cấp, đầu tư hiện đại trong khi đó trên thị trường đã sử dụng rất nhiều trang thiết bị tiên tiến hỗ trợ cho việc kiểm tra chất lượng.

 Quản lý kho nguyên vật liệu

- Trìnhđộ và trách nhiệm củacán bộ quản lý kho còn hạn chế, còn lỏng lẻo trong khâu kiểmtrathường xuyên, định kì chất lượng đối với nguyên vật liệuvì thếsố lượng NVL bị hư hỏng, không đảm bảo chất lượng thường xảy ra trước khi đưa vàosản xuất.

- Do nguyên liệu chính của công ty chủ yếu là vải nên việc bảo quản nguyên liệu cần nhất là tránh việc tiếp xúc với mặt đất và tường nhằm mục đích chống sự ẩm mốc mà thời tiết ở Huế lại thường xuyên mưa gây ngập lụt vì thế công ty cần có hệ thống giá đựng cao và thoáng. Tuy nhiên, các kệ chứa vải ở công ty vẫn chưa đảm bảo, mặc dù giá đựng rất cao nhưngtầng thấp nhất của giá được lắp đặt hơi sát mặt đất dễ gặp rủi ro khi có lũ. Bên cạnh đóviệc điều chỉnhnhiệt độ, độ ẩm ở các kho vẫn chưa thích hợp để bảo quảnNVL vì thế thường xảy ra hư hỏng.

- Vào những tháng cao điểm số lượng đơn hàng lớnnên nguyên vật liệunhập về khá nhiều tuy nhiên các kho nguyên vật liệu còn hạn chế về diện tích nên nguyên vật liệu phải sắp xếp chồng chéo lên nhau thậm chí đặt giữa sàn do thiếu kệ chứa gây ra nhiểu rủi ro.

 Công tác cấp phát nguyên vật liệu

- Việc cấp phát nguyên vật liệu sử dụng theo định mức nhằm tránh lãng phí tuy nhiên lại khó khăn cho các nhà máy khi định mức không sát thực tế sản xuất dẫn đến nguyên vật liệu thiếu hụt khi đang lên chuyền, khi đó để để được cấp phát thì phải làm đề nghị cấp thêm gây mất thời gian làm giảm hiệu quả sản xuất.

 Phần mềm quản lý BRAVO

- Với việc áp dụng phần mềmBRAVO trong quản trị sản xuất nói chung và quản trị nguyên vậtliệu nói riêng đãđem lại cho công ty nhiều lợi ích...tuy nhiên, vì công ty chỉ mới đưa vào áp dụng chưa đầy một năm nên vẫn chưa đạt hiệu quả, CBCNV vẫn

Trường Đại học Kinh tế Huế

còn gặp khó khăn trong khâu nhập liệu. Vì đây là phầm mềm kết nối tất cả các khâu của quá trình nên nếu nhập liệu sai ở một bước thì tất cả các bước tiếp theo đều saido vậy rấttốn kém thời gian cho việc chỉnh sửa.

- Dữ liệu ở phần mềm BRAVO được nhập vào không phải khi nào cũng chạy ra đúng với số lượng thực tế. Trong thời gian thực tập ở công ty và được giao nhiệm vụ nhập định mức, chạy nhu cầu nguyên vật liệu để từ đó lập đơn hàng mua nhưng dù nhập đúng thì số lượng đượcchạy ra vẫn có sự chênh lệch so với thực tế. Bên cạnh đó việcnhập, xuấtdữ liệudiễn ra chậm và thươngxuyên xảy ra lỗi.

- Việc áp dụng phần mềm này rất tốn kém vì chi phí phần mềm lớn, đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị đủ các điều kiện về công nghệ, về huấn luyện khả năng quản lý cũng như phổ biến cách sử dụng phần mềm cho cấp dưới.

Trường Đại học Kinh tế Huế

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC