Phần mềm BRAVO (ERP-VN)

- Để quản trị quá trình cung ứng NVL sao cho hợp lý, hiệu quả thì mới đây (tháng 12/ 2017) công ty đã tìm hiểu, nghiên cứu và đưa vào sử dụng phần mềm BRAVO (ERP-VN). Hệthống được xây dựng với mục đích trợgiúp cho doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về quản trị và vận hành các quy trình đã xây dựng trên phần mềm. Các bộphận cùng sửdụng trên một hệthống phần mềm theo một quy trình khép kín, cho phép sự liên kết và kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận (dữ liệu đầu ra của bộ phận này là dữliệu đầu vào của một bộphận khác) để phục vụcông tác quản lý và hỗ trợ thao tác nghiệp vụ cho từng bộphận được nhanh chóng, chính xác nhằm cải thiện và tối đa hiệu quảsản xuất kinh doanh.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Sơđồ 2. Hệthống tổchức dữliệu

(Nguồn:Trang web phần mềm Bravo)

 2) (3) : Đi sơ đồ, xây dựng định mức

- Các bộphận hỗtrợvà tác nghiệp: Bộphận Kếhoạch–Kinh doanh, Bộphận kỹthuật.

- Các công việc chính trong quy trình:

+ Xây dựng định mức (kỹthuật): Nhân viên kỹ thuật dựa trên sơ đồ tác nghiệp, import định mức may thửtừphần mềm vẽ sơ đồ vào phần mềm Bravo theo định dạng file excel quyước.

+Đàm phán với khách hàng: Bộphận kỹthuật chuyển định mức may thửcho bộ phận Kinh doanh - Kếhoạch làm việc với khách hàng → Điều chỉnh thông tin (nếu có sự thay đổi từphía khách hàng), phục vụcho công việc lập định mức sản xuất.

+ Xây dựng định mức sản xuất: Bộ phận kỹ thuật xây dựng định mức sản xuất (định mức nguyên liệu và định mức vật liệu):

 Định mức nguyên liệu: bao gồm thông tin chính như xác định sản phẩm cần bao nhiêu nguyên liệu. Trong phần này, kỹ thuật chỉ nắm thông tin về mã, art, size chung cho tất cảcác màu.

Trường Đại học Kinh tế Huế

 Định mức vật liệu: bao gồm thông tin vật liệu như dây kéo, nút, chỉ…Trong phần này, kỹthuật chỉnắm thông tin vềmã, art, size chung.

+ Xây dựng định mức (theo màu): Bộphận kinh doanh- kế hoạch tiếp nhận định mức sản xuất từBộphận Kỹthuật, bổsung màu và hoàn thiện định mức sản xuất.

 (4a) (4b) (4c) : Xây dựng cân đối nguyên vật liệu, quản lý nhập mua NVL

- Các bộphận hỗ trợ và tác nghiệp: bộ phận kinh doanh- kếhoạch, bộphận kho, bộphận QA-QC, bộphận Kếtoán.

- Các công việc chính trong quy trình:

+ Xây dựng bảng cân đối nguyên vật liệu: bộphận kinh doanh- kếhoạch dựa vào bảng định mức sản xuất đã bổ sung màu và xác định có lên cân đối hay không

+ Tiến hành cân đối NVL.

+ Cập nhật hệsố quy đổi, tính toán tổng số lượng NVL cần nhập mua.

+ Bộ phận kinh doanh- kế hoạch cân đối NVL tổng hợp để phục vụ công tác mua hàng.

+ Bộphận kinh doanh-kếhoạch cân đối NVL chi tiết đểphục vụcông tác sản xuất.

+Xây dựng kếhoạch đặt mua NVL: bộphận kếhoạch tiến hành lập kếhoạch đặt mua NVL cho từng PO.

+ Cập nhật đơn đặt hàng/ hợp đồng mua: Bảng tính giá thành định mức chi tiết cho từng PO có khai báo thông tin nhà cung cấp tương ứng với từng loại NVL đặt mua, hệ thống hỗ trợ cập nhật đơn đặt hàng mua/ hợp đồng mua hàng (tự động xác định đối tượng là nhà cung cấp trong nước/ nước ngoài để tạo lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua tương ứng, dựa trên thông tin đã được xác định và khai báo trong

“Danh mục nhà cung cấp”).

+Theo dõi tiến độmua hàng: Cập nhật và theo dõi tiến độhàng nhập vềkho.

+ Nhập kho NVL:Bộ phận Kho tiến hành nhập NVL về kho. Đồng thời Bộ phận QA-QC kiểm soát và đánh giá chất lượng NVL và Bộphận Kếtoán hạch toán hàng nhập kho.

 (6a) (6b) (7a) (7b): Sản xuất

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Các bộphận hỗ trợ và tác nghiệp: bộphận kếhoạch, bộphận sản xuất, bộphận kho, bộphận QA-QC.

- Các công việc chính trong quy trình:

+ Lập lệnh sản xuất: bộ phận kế hoạch cập nhật lệnh sản xuất, xưởng sản xuất căn cứtrên thông tin nàyđể yêu cầu kho xuất nguyên vật liệu, vật tư phục vụsản xuất.

Đồng thời lên kếhoạch sản xuất chi tiết.

+Xuất kho NVL: tiếp nhận lệnh sản xuất từbộphận kếhoạch để xuất kho NVL, phục vụ sản xuất tại mỗi xí nghiệp/ xưởng sản xuất, kiểm tra và xuất kho NVL, tiếp nhận yêu cầu cấp nguyên vật liệu từXí nghiệp/ Xưởng sản xuất để theo dõi xuất kho phục vụsản xuất.

+ Sản xuất: bộ phận sản xuất tiến hành quy trình sản xuất dựa trên định mức sản xuất (thừa kếthông tin từBộphận Kinh doanh) và kếhoạch sản xuất chi tiết đãđược lập.

 (10): Quản lý kế toán

- Các công việc chính trong quy trình:

-Kếtoán mua hàng & công nợphải trả

+ Theo dõi dữ liệu đơn đặt hàng/ hợp đồng mua từ bộphận kếhoạch, hạch toán phiếu nhập mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ, thuếnhập khẩu, GTGT vào phần mềm.

+ Theo dõi công nợ hạn thanh toán, báo cáo hạn thanh toán, nhắc nhở thanh toán trên phần mềm.

+ Theo dõi bù trừcông nợ.

- Kếtoán hàng tồn kho:

+ Hạch toán nhập mua, phiếu nhập thành phẩm, phiếu xuất kho…

+ Theo dõi dữliệu hàng tồn kho thông qua các báo cáo nhập - xuất - tồn từKho.

→ Quy trình cụ thể ứng dụng quản lý NVL phần mềm BRAVO ở công ty cổ phần Dệt May Huế (Phụ lục 2).

2.3 Phân tích thực trạng công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu hàng