2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Dệt May Phú Hòa An
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty Cổ phần Dệt May Phú Hòa An
tuyến vừa quản lý chức năng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
(Nguồn: Phòng HCNS cung cấp) Sơ đồ 3: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Dệt May Phú Hòa An
Chức năng của từng phòng ban
Mỗi bộ phận, mỗi phòng ban trong công ty được xây dựng nên đều có các chức năng và nhiệm vụ riêng biệt của mình, tất cả thực hiện vì một mục tiêu chung của Công ty, cụ thể như sau:
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty do Đại hội cổ đông của công ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty như: quyết định phương hướng và chiến lược phát triển, phương án đầu tư, giải pháp phát triển thị trường, cơ cấu tổ chức, giá chào bán cổ phần và trái phiếu công ty.
Trong đó người đứng đầu là Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị. Đây là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Tổng giám đốc
Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Đảng ủy, Giám Đốc Công Ty và của pháp luật về mọi hoạt động kết quả kinh doanh ở chi nhánh.
Giám Đốc Công Ty là người điều hành cao nhất, phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, theo dõi công tác thực hiện kế hoạch sản xuất, công tác tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh, đảm bảo tính hiệu lực và hoạt động kết quả. Là người có quyền quyết định mọi hoạt động công ty theo kế hoạch đã được Đảng ủy, Giám Đốc Công Ty phê, chịu trách nhiệm trước Đảng Uỷ, Tổng Giám Đốc Công Ty và pháp luật về mọi mặt hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh của chi nhánh.
Giám đốc điều hành sản xuất
Trực tiếp chỉ đạo, điều hành hoạt động của phòng kế hoạch, phòng kĩ thuật, xây dựng các kế hoạch, dự án liên quan đến sản xuất, kĩ thuật công nghệ, máy móc thiết bị lao động, chuyên môn nghiệp vụ.
Phòng Kinh doanh
Tổ chức tìm kiếm khách hàng đáp ứng năng lực của nhà máy, cung ứng nguyên phụ liệu đúng tiến độ và kinh doanh hàng may mặc đảm bảo lợi nhuận. Xây dựng kế hoạch sản xuất, công tác xuất nhập khẩu hàng tháng, quý, năm cho Công ty. Lập thủ tục hợp đồng và thanh toán thu tiền về cho Công ty Quản lý, điều hành và sử dụng các nguồn lực Công ty giao bao gồm: lao động, trang thiết bị văn phòng...đảm bảo phù hợp và hiệu quả. Xây dựng và phát triển bền vững công ty.
Phòng Hành Chính Nhân Sự
- Lập ra quy chế tổ chức của bộ phận, mô tả đầy đủ, rõ ràng công việc của từng chức danh, trên cơ sở đó điều hành các chức danh thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ được phân công.
- Soạn thảo, ban hành, sửa đổi các tài liệu của đơn vị (các quy chế, thủ tục, tiêu chuẩn, biểu mẫu,...) liên quan hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 và tổ chức hướng dẫn cho các thành viên trong đơn vị thực hiện.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Tham mưu cho Giám đốc về các phương án tổ chức bộ máy quản lý, công tác tuyển dụng lao động, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, bỏ phiếu tín nhiệm cán bộ, khen thưởng, kỹ luật đối với cán bộ, công nhân viên, xây dựng đội ngũ cán bộ kế cận.
- Hàng năm tổ chức đào tạo nghề, đào tạo nâng bậc, tổ chức thi nâng bậc, trình Hội đồng thi nâng bậc xét nâng bậc lương cho công nhân.
Phòng Tài chính kế toán
- Tổ chức, quản lý, giám sát, bảo toàn phát triển vốn của công ty một cách hiệu quả. Thực hiện thu chi tài chính, nghĩa vụ nộp ngân sách đầy đủ, đúng chế độ, kịp thời.
- Có trách nhiệm kiểm soát, thẩm tra và lưu trữ tất cả các chứng từ.
- Quản lý, tổ chức sử dụng, bảo quản, phát triển vốn của công ty. Thanh toán lương, tính lương và chi phí tiền lương toàn công ty, báo cáo quản lý thu chi của công ty.
- Kiểm kê, thống kê và kiểm soát tài sản công ty.
- Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Phòng Quản lý chất lượng
- Xây dựng, duy trì, cải tiến, đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng Công ty theo bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
- Tổ chức kiểm soát nguyên phụ liệu; kiểm soát chất lượng bán thành phẩm, thành phẩm trong quá trình sản xuất tại các nhà máy; kiểm tra đánh giá chất lượng các lô sản phẩm do Công ty sản xuất và mua về từ khách hàng. Quản lý, điều hành và sử dụng các nguồn lực Công ty giao bao gồm: máy móc thiết bị, trang thiết bị văn phòng, lao động đảm bảo chính xác và hiệu quả.
Phòng Kỹ thuật
Tổ chức quản lý công tác kỹ thuật, các định mức kinh tế kỹ thuật, cải tiến sản xuất. Quản lý, điều hành và sử dụng các nguồn lực của Công ty giao bao gồm: máy móc thiết bị, lao động, các trang thiết bị văn phòng có hiệu quả.
Nhà máy may
Tổ chức, quản lý, điều hành và sử dụng các nguồn lực của nhà máy May bao gồm: lao động, nhà xưởng, máy móc thiết bị, trang thiết bị văn phòng, vật tư, nguyên
Trường Đại học Kinh tế Huế
phụ liệu, Cơ kiện phụ tùng. Để triển khai sản xuất hoàn thành kế hoạch Công ty giao hàng tháng, quý, năm; đảm bảo năng suất, chất lượng, tiến độ, hiệu quả và an toàn.
Tổ bảo vệ
- Tổ chức công tác bảo vệ cơ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ gian xâm nhập.
- Thường trực tại cổng chính 24/24, nhắc nhở mọi người chấp hành các quy định khi đến công ty. Thường xuyên tuần tra bao quát toàn khu khu vực trong phạm vi quản lý của công ty, ngăn chặn người ngoài vào công ty khi không có yêu cầu công tác, giám sát kiểm tra những người mang tài sản ra khỏi cơ quan.
Tổ cấp dưỡng
- Thực hiện công tác nấu ăn cho cán bộ công nhân viên của công ty.
- Ngoài ra thực hiện nhiều nhiệm vụ khác dưới sự chỉ đạo của phòng hành chính nhân sự.
Tổ phụ liệu
- Kiểm tra giám sát số lượng phụ liệu sau trước và sau khi nhập kho.
- Cung cấp phụ liệu cho các chuyền may.
- Báo cáo tồn kho cuối tháng.
Tổ nguyên liệu
- Tham gia kiểm tra theo dõi số lượng nguyên liệu trong kho
- Xuất nguyên liệu khi có yêu cầu sau đó lập báo cáo tình hình sử dụng nguyên liệu gửi cho cấp trên.
- Theo dõi báo cáo tồn kho cuối tháng.
Tổ cắt
- Triển khai nhiệm vụ cho nhóm sơ đồ, bao gồm: sơ đồ gốc, sơ đồ định mức, sơ đồ phục vụ sản xuất, thời gian giao hàng, mức độ ưu tiên của các mã hàng.
- Phân bổ kế hoạch sản xuất theo từng bàn, nhóm cắt, tính toán số lượng vải, rip đưa vào một bàn cắt, số lượng sản phẩm một bàn cắt.
- Cập nhật số liệu vải, rip xuất nhập theo từng PO, màu, size hàng ngày.
- Tiến hành kiểm kê, lập báo cáo tình hình sử dụng vật tư nguyên phụ liệu.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Tổ thêu
Thêu các Logo của các sản phẩm, những Logo này được quy định rõ trong hợp đồng sau khi kí kết với khách hàng.
Chuyền may
- Cả nhà máy có 19 chuyền may được đánh số từ 1 đến 19 đứng đầu mỗi chuyền may là chuyền trưởng.
- Thiết lập và kiểm soát mục tiêu chất lượng và năng suất của chuyền may.
- Tổ chức hướng dẫn cho các thành viên trong chuyền thực hiện, quản lý tài liệu ISO được phân phối tại tổ, tuân thủ các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm, hệ thống trách nhiệm xã hội SA 8000.
- Nhận khoán quỹ lương, xây dựng định mức nội bộ chuyền để trả lương cho người lao động theo quy chế công ty.
Tổ hoàn thành
- Tổ chức triển khai và quản lý quá trình hoàn thiện sản phẩm may mặc, từ khâu là ủi, gấp xếp, đóng gói, vận chuyển đến giao hàng cho khách hàng đúng thời gian quy định.
- Kiểm tra việc thực hiện các quy trình, quy phạm trong lĩnh vực điện lạnh – áp lực nồi hơi – kiểm tra quy tắc vận hành là ủi hơi.
- Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong tổ. Sắp xếp thứ tự ưu tiên các mã hàng, màu, size. Cân đối hàng hoá nhịp nhàng các khâu ủi, gấp xếp đóng kiện đảm bảo năng suất, chất lượng, tiến độ giao hàng.
Tổ bảo trì
- Kiểm tra chất lượng và hiệu chỉnh các trang thiết bị, dụng cụ đo lường thử nghiệm khi nhập kho công ty.
- Tổ chức theo dõi, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị máy may kịp thời, độ chính xác cao để phục vụ sản xuất.
- Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra giúp các tổ, chuyền may thực hiện kế hoạch, lịch tu sửa thiết bị đầy đủ theo nội dung bảo trì đã được Giám đốc phê duyệt.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Liên hệ các cơ quan giải quyết các thủ tục quy định về kỹ thuật, an toàn thiết bị, tổ chức tập huấn về kỹ thuật an toàn cho công nhân trong Công ty.
Tổ kỹ thuật sản xuất
- Chủ động giải quyết các sự cố liên quan đến kỹ thuật và báo cáo kịp thời lên cấp trên những vấn đề xảy ra ảnh hưởng đến hoạt động vận hành tại nhà máy.
- Lên phương án xử lý dự phòng các trường hợp có thể xảy ra đảm bảo yêu cầu quản lý vận hành.
Tổ Kỹ thuật công nghệ
- Sửa chữa hoặc thay thế các trang thiết bị đơn giản trong phạm vi có thể thực hiện được.
- Đôn đốc và giám sát lịch bảo dưỡng cho các máy móc, trang thiết bị của công ty.
Tổ QA
- Đưa ra những tài liệu, biểu mẫu, hướng dẫn để đảm bảo chất lượng của sản phẩm cho tất cả các bộ phận trong nhóm phát triển sản phẩm.
- Kiểm tra, việc thực hiện quy trình của các bộ phận trong nhóm làm sản phẩm có tuân thủ đúng quy trình QA như đã kí hợp đồng.
- Nhắc nhở những bộ phận của nhà máy may tuân thủ đúng quy trình làm việc đã đưa ra trước đó.
- Điều chỉnh thay đổi quy trình phù hợp với từng sản phẩm như hợp đồng.
Tổ QC
- Theo dõi sản xuất trên chuyền may, giải quyết sự cố xảy ra trong quá trình theo dõi chất lượng.
- Phối hợp với chuyền may và các bộ phận khác theo dõi chất lượng hàng sản xuất.
- Kiểm tra, phát hiện lỗi và hướng dẫn chuyền may khắc phục.
- Làm việc với khách hàng để thống nhất cách thức thực hiện và phát hiện lỗi.
- Đốc thúc công nhân kiểm hàng thành phẩm và hướng dẫn công nhân mới.
- Phối hợp với Giám Đốc, Tổ Trưởng và công nhân để hoàn thành tốt công việc.
- Tham gia vào các cuộc họp liên quan đến sản xuất.