Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI

phòng phẩm từ các thương hiệu nổi tiếng phục vụ cho các cơ quan, tổ chức, trường học, nhà sách, tiệm photocoppy, các cửa hàng văn phòng phẩm khác,… cũng như các cá nhân có nhu cầu trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế như: là Nhà phân phối độc quyền máy tính CASIO tại Huế, phân phối các mặt hàng của ERAS Việt Nam, Công ty Cổ phần Tập đoàn Thiên Long, Công ty cổ phần giấy Hải Tiến, Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại giấy Minh Châu, Công ty Cổ phần đầu tư quốc tế Hải Hà, Công ty giấy Bãi Bằng thuộc Tổng công ty giấy Việt Nam, Giấy Xương Giang của Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Bắc Giang,…

Nhiệm vụ của công ty

+ Kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng kí trong giấy phép kinh doanh

+ Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của công ty đối với Nhà nước và chính quyền các cấp.

+ Thực hiện tốt nghĩa vụ đối với nhân viên công ty và khách hàng

+ Đảm bảo cung cấp ra thị trường các mặt hàng chính hãng đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng.

Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ dưới đây

Sơ đồ 5: Cơ cấu tổ chức hoạt động của công ty TNHH Hoàng Long (Nguồn: Bộ phận kế toán)

Giám đốc

Kế toán Quản lý Thủ kho

Nhân viên giao hàng

Nhân viên Sale Nhân viên bán hàng

Trường Đại học Kinh tế Huế

Trong đó:

Giám đốc: là người đại diện cho công ty về mặt pháp luật, có toàn quyền quyết định đối với mọi hoạt động kinh doanh cũng như chịu trách nhiệm chính về mọi hoạt động của công ty. Giám đốc quản lý toàn bộ các bộ phận trong công ty và điều hành, phối hợp với các bộ phận đó để hoạch định mục tiêu kinh doanh. Các quyết định về đơn đặt hàng, giao hàng, quyết định về nhân sự, lương thưởng cho nhân viên đều chịu sự quản lý của giám đốc. Trong hoạt động kinh doanh của công ty, giám đốc là người thương thảo và tạo dựng mối quan hệ với khách hàng. Giám đốc đưa ra các chiến lược quản trị, các chính sách bán hàng để đạt được mục tiêu đề ra và đồng thời kiểm soát các khâu trong hệ thống phân hàng hóa nhằm đảm bảo sự ổn định và phát triển của công ty.

Quản lý: là người hỗ trợ cho giám đốc trong việc theo dõi, giám sát, kiểm tra và hoàn thiện tất cả các khía cạnh của công ty từ nhân sự cho đến hoạt động kinh doanh. Khi không có sự có mặt của giám đốc, quản lý là người chịu trách nhiệm chính về các hoạt động diễn ra tại công ty.

Kế toán:Theo dõi, quản lí công tác kế toán, thống kê toàn bộ cơ sở vật chất, tài sản của công ty; quản lý việc xuất hóa đơn, xử lý đơn đặt hàng. Đồng thời, thống kê trong toàn đơn vị, phân tích các số liệu kinh tế để báo cáo lại cho giám đốc kịp thời điều chỉnh hoạt động bán hàng hiệu quả. Thực hiện thu chi và hạch toán thu chi, công nợ rõ ràng, chính xác từng khoản mục theo quy định, thực hiện việc quyết toán tài chính chính xác theo định và đúng quy định của pháp luật.

Thủ kho: Kho hàng là nơi chứa đựng và bảo quản các loại hàng hóa của công ty. Thủ kho phải có trách nhiệm nắm rõ số lượng hàng hóa xuất nhập hằng ngày tại công ty sẵn sàng cho hoạt động tiêu thụ và để biết được sự thiếu hụt hàng hóa nhằm báo lại kịp thời cho kế toán hoặc giám đốc. Đồng thời, bộ phận kho phải có trách nhiệm sắp xếp kho hàng gọn gàng, sạch sẽ và đẹp mắt để đảm bảo cho quá trình nhập và xuất hàng hóa diễn ra thuận lợi.

Nhân viên bán hàng: Làm việc dưới sự quản lý của quản lý của công ty, đồng thời có liên quan đến bộ phận kho và kế toán. Là người giao tiếp trực tiếp với khách hàng để giới thiệu, cung cấp thông tin sản phẩm và bán hàng cho bất kì khách hàng nào của công ty.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Nhân viên Sale: Đây là đội ngũ chính hoạt động liên tục trên địa bàn các huyện, thị xã. Nhân viên sale thực hiện nhiệm vụ chào hàng, tìm kiếm khách hàng và đơn hàng cho công ty, nắm rõ từng khu vực khách hàng ở xa. Nhân viên sale chịu hoạt động dưới sự giám sát của quản lý và có quan hệ chức năng với nhân viên bán hàng.

Nhân viên giao hàng:Trực tiếp nhận đơn hàng từ bộ phận kho, kế toán và chủ yếu là bộ phận bán hàng để giao cho khách hàng đầy đủ. Đây là bộ phận không thể thiếu của công ty nhất là công ty trong lĩnh vực phân phối.