Thực trạng của hoạt động phân phối hàng hóa của công ty TNHH Hoàng Long

chuyển quyền sở hữu từ công ty đến các thành viên khách trong hệ thống phân phối hàng hóa của công ty khi các khách hàng này mua hàng hóa tại công ty. Công ty TNHH Hoàng Long nhận quyền sở hữu hàng hóa từ các nhà sản xuất cũng như các nhà phân phối trung gian khác trong khu vực miền trung sau đó chuyển quyền cho các đại lý, cửa hàng và người tiêu dùng cuối cùng.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Dòng thông tin: Là quá trình trao đổi thông tin giữa các thành viên trong hệ thống phân phối hàng hóa của công ty về các vấn đề liên quan như loại hàng hóa, giá cả, hình thức đặt hàng, vận chuyển, thanh toán,… Với sự phát triển của internet, hoạt động trao đổi thông tin giữa công ty với khách hàng trở nên thuận tiện hơn nhờ mạng xã hội Zalo, và thông qua email. Hiện tại, tất cả các hoạt động trao đổi thông tin của công ty giữa công ty và khách hàng được tiến hành trực tiếp qua điện thoại là chủ yếu. Mặc dù vậy, hoạt động phân phối của công ty vẫn còn thủ công và chưa thực sự hiện đại.

Dòng vận chuyển:Là dòng vận động của hàng hóa từ kho hàng và công ty đến các đại lý, điểm bán lẻ và người tiêu dùng cuối cùng. Đây là một trong những khâu quan trọng trong hệ thống phân phối hàng hóa của công ty TNHH Hoàng Long vì số lượng khách hàng của công ty tương đối nhiều và có tần suất đặt hàng liên tục và thường xuyên. Công ty cần đảm bảo vận chuyển hàng hóa đủ và đúng đến khách hàng của mình. Trong công tác vận chuyển, đội ngũ nhân viên bán hàng phải làm việc cẩn thận và chính xác trên từng đơn hàng. Với các địa điểm ở gần trung tâm thành phố, nhân viên giao hàng sẽ vận chuyển hàng hóa bằng xe máy đến khách hàng. Hằng tuần, công ty sẽ có một chuyến xe tải vận chuyển hàng hóa về các huyện phía nam và một chuyến về các huyện phía bắc, đảm bảo cung cấp đầy đủ hàng hóa cho khách hàng trong hệ thống của mình.

Dòng đàm phán: Là một trung gian phân phối, công ty TNHH Hoàng Long chịu trách nhiệm đàm phán với nhà sản xuất và các trung gian phân phối trong khu vực các vấn đề về chủng loại hàng hóa, giá cả, chiết khấu, thời gian giao nhận hàng hóa, các chương trình khuyến mãi hay đổi trả hàng hóa,… Đồng thời, công ty cũng tiến hành đàm phán với các khách hàng khác nhau trong hệ thống phân phối của mình về giá cả, chiết khấu, thanh toán để bán được hàng. Tất cả các giao dịch, đàm phán đều được ghi chép rõ ràng để đảm bảo cho các sự cố không may xảy ra trong quá trình phân phối hàng hóa.

Dòng thanh toán: Hiện tại, khách hàng trong hệ thống phân phối của công ty đang sử dụng hai hình thức thanh toán là chuyển khoản và bằng tiền mặt. Đối với một số đơn vị là cơ quan, tổ chức, hoạt động thanh toán sẽ diễn ra sau khi công ty xuất hóa

Trường Đại học Kinh tế Huế

đơn cho các đơn vị. Còn đối với công ty, các khoản thanh toán cho hàng hóa nhập về được thực hiện theo hình thức chuyển khoản là chủ yếu, trừ một số ít hàng hóa nhập tại địa bàn và thanh toán cước vận chuyển cho nhà xe.

Dòng đặt hàng:Thành viên trong hệ thống phân phối hàng hóa của công ty đặt hàng thông qua ba hình thức chính là trực tiếp đến công ty để đặt hàng, gọi điện thoại đặt hàng và đặt hàng thông qua nhân viên thị trường. Các thành viên của công ty tiến hành tiếp nhận và xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng nhất để kịp giao hàng đúng thời hạn. Thông tin đặt hàng của khách hàng được lưu vào sổ để thuận tiện cho việc giao nhận, đổi trả và thanh toán sau này. Đối với khách hàng ở tuyến huyện, mỗi tuần chỉ có một tuyến xe hoặc từ 1 đến 2 nhân viên thị trường đến, vì vậy việc đặt hàng phải đảm bảo sớm hơn thời gian vận chuyển nếu không sẽ bị trễ hàng.

Dòng xúc tiến: Nhằm xúc tiến hoạt động phân phối hàng hóa, công ty TNHH Hoàng Long không ngừng đẩy mạnh việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng và tăng cường hoạt động của đội ngũ nhân viên thị trường nhằm quảng bá sản phẩm. Bên cạnh đó, hằng năm công ty còn tổ chức các hội nghị khách hàng với sự tham gia của nhiều đơn vị, nhà sản xuất và khách hàng của công ty TNHH Hoàng Long. Tương tự, công ty cũng tham gia nhiều hội nghị khách hàng do các đơn vị khác tổ chức như hội nghị khách hàng của công ty cổ phần VPP Hồng Hà; phối hợp tổ chức hội nghị xúc tiến thương mại văn phòng phẩm số 1 Nhật Bản tại Huế cùng với công ty Pentel Nhật Bản, công ty Good Seeds. Gần đây nhất, công ty còn tham gia tài trợ cho dự án “Sân chơi xanh” và chương trình “Micro vàng” của câu lạc bộ Kỹ năng mềm C4S2 trường đại học Kinh tế Huế. Tất cả những nỗ lực của công ty đều nằm trong nỗ lực tạo dựng uy tín, thương hiệu nhằm đưa công ty TNHH Hoàng Long vươn xa hơn cũng như tìm kiếm được nhiều khách hàng lớn khác, giúp cho hoạt động phân phối hàng hóa của công ty đạt hiệu quả cao nhất.

Dòng chia sẻ rủi ro:Trong hoạt động phân phối hàng hóa của công ty, rủi ro là điều khó tránh khỏi và việc mà công ty phải làm là hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra, đồng thời có giải pháp khắc phục những rủi ro đã gặp phải. Các rủi ro cần được quan tâm của công ty là rủi ro về chất lượng hàng hóa, sai sót trong quá trình giao nhận và vận chuyển, và kể cả rủi ro về con người trong vận chuyển là

Trường Đại học Kinh tế Huế

điều không thể tránh khỏi. Để khắc phục những vấn đề này, đội ngũ nhân viên của công ty phải luôn cẩn thận trong công việc, kiểm tra kĩ hàng hóa trước khi giao và kí nhận rõ ràng. Bên cạnh đó, công ty còn đóng bảo hiểm xe và bảo hiểm cho nhân viên để phòng ngừa bất trắc. Ngoài ra, về các sản phẩm bị lỗi, hư hỏng, công ty hoàn toàn chịu trách nhiệm và đổi trả, bảo hành cho khách hàng nếu là lỗi từ công ty hoặc nhà sản xuất. Các chính sách này tạo cho cả nhân viên công ty và khách hàng an tâm hơn trong quá trình làm việc và đạt hiệu quả cao.

2.2.4. Thực trạng quản lý hoạt động phân phối hàng hóa của công ty TNHH Hoàng Long