Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận

Giám đốc khách sạn phụ trách các công việc sau: Tổ chức, quản lý điều hành hệ thống kinh doanh của khách sạn. Thứ nhất, xây dựng cơ cấu tổ chức, tuyển dụng, quản lý nhân sự. Xây dựng triển khai các kế hoạch: Marketing, kinh doanh, chăm sóc khách hàng, dịch vụ khách sạn theo chỉ tiêu doanh thu của công ty đưa ra. Quản lý, giám sát và chịu trách nhiệm về tài sản cố định được bàn giao. Quản lý, chịu trách nhiệm và báo cáo tài chính định kỳ. Chịu trách nhiệm chung trong việc điều hành,chỉ đạo các bộ phận trực thuộc của khách sạn.

Thứ hai, vạch ra mục tiêu phương hướng phát triển của khách sạn, thống nhất quy hoạch tổ chức hoạt động quản lý kinh doanh khách sạn. Nắm bắt chuẩn xác thông tin về hoạt động kinh doanh. Lập cơ chế tổ chức, kế hoạch tiền lương của khách sạn.

GIÁM ĐỐC

LỄ TÂN BẢO TRÌ BUỒNG BẢO VỆ NHÀ HÀNG

LỄ TÂN

TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

BÁN HÀNG

TRỰC SẢNH

LÀM PHÒNG

TRỰC TẦNG

TẠP VỤ BÀN BAR BẾP

TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

KINH DOANH THỊ TRƯỜNG

Đại học kinh tế Huế

Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ:Tham mưu, tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trước Giám đốc các mặt công tác sau: Tuyển dụng, đào tạo, thuyên chuyển, đề bạt và quy hoạch cán bộ. Lập, quản lý, theo dõi các hợp đồng lao động, hồ sơ cán bộ nhân viên, lập hồ sơ và giải quyết các chế độ cho người lao động theo quy định. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng kỷ luật. Lập báo cáo thống kê liên quan theo quy định. Thực hiện công tác lưu trữ văn thư bảo mật, quản lý con dấu và công tác hành chính khác. Lập kế hoạch công tác cho Giám đốc. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Giám đốc phân công.

Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ: Tham mưu, tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trước Giám đốc các mặt công tác nghiệp vụ, gồm: Quản lý sử dụng vốn và tài sản, quản lý doanh thu, lợi nhuận và chi phí kinh doanh. Các mặt công tác kế hoạch kế toán thống kê kiểm toán.Có trách nhiệm giám sát vấn đề kế toán và tài chính. Lưu trữ sổ sách kế toán theo tiêu chuẩn của nhà nước. Xây dựng chính sách tài chính tuân thủ theo yêu cầu và quy định, phù hợp với chính sách, pháp luật của nhà nước. Phát triển công tác kế toán, hành chính và hệ thống văn bản pháp luật để duy trì hoạt động tối ưu, chính xác và phù hợp. Nghiêm chỉnh, tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ trong khách sạn để đảm bảo rằng các số liệu tài chính kế toán là chính xác.

Phòng kinh doanh thị trường có nhiệm vụ:Tìm kiếm thị trường mới, hoạch định chiến lược phát triển kinh doanh cho phân khúc thị trường của mình.Đảm nhiệm giải quyết tất cả những vấn đề liên quan đến phân khúc thị trường mình được phân công.Tìm kiếm và mang lại cho khách sạn khách hàng mới, đồng thời thông báo những phản hồi cho Giám đốc.Đảm nhiệm những công việc và nhiệm vụ then chốt khác khi được yêu cầu nhằm phát triển kỹ năng và nghề nghiệp. Đảm bảo tất cả hợp đồng và tài liệu của khách sạn được giữ bí mật một cách thích hợp, đặc biệt là không để rơi vào tay đối thủ. Phát huy khả năng quản lý và khuyến khích các thành viên trong phòng thực thi chiến lược Kinh doanh và Tiếp thị. Hỗ trợ Giám đốc trong dự báo công suất phòng trong thời gian ngắn hạn cũng như dài hạn và đề xuất các biện pháp kịp thời để đạt doanh thu.

Nhiệm vụ của lễ tân khách sạn: Thực hiện hiệu quả các thủ tục nhận phòng, trả

Đại học kinh tế Huế

hàng từ lúc nhận phòng, trả phòng và trong suốt quá trình khách ở khách sạn. Kiểm tra cụ thể các phiếu đăng ký check-in trong ngày, đảm bảo được cập nhật chính xác, đặc biệt về giá phòng. Đảm bảo việc đi làm đúng giờ, đồng phục gọn gàng sạch sẽ, nhận điện thoại tuân theo tiêu chuẩn của khách sạn. Ghi nhận các phàn nàn , hiểu lầm của khách hàng và tìm cách giải quyết sớm nhất có thể, hoặc báo cho giám đốc để có phương án giải quyết, luôn gìn giữ, bảo vệ tài sản khách sạn, tránh lãng phí. Hiểu biết các kiến thức về các khách sạn Đồng Lợi, có kiến thức về tiêu chuẩn phục vụ khách hàng. Thiết lập việc kiểm tra chuyên sâu hệ thống về chìa khóa phòng cho khách.

Tránh làm các chìa khóa không cần thiết. Bổ xung đầy đủ các tiêu chuẩn mới về phục vụ, quy trình phục vụ khách hàng theo yêu cầu của ban Giám đốc.Đảm bảo thái độ phục vụ khách hàng thân thiện, niềm nở, lịch sự và chuyên nghiệp.

Bộ phận kỹ thuật bảo trì khách sạn có nhiệm vụ: Lập phương án và thực hiện việc đầu tư, cải tạo, sửa chữa nhỏ các hạng mục đang sử dụng tại khách sạn. Chủ động lập kế hoạch và định kỳ bảo trì, bảo dưỡng, vận hành, nâng cấp các trang thiết bị, cơ sở vật chất theo định kỳ và tuân thủ quy trình quy định. Kiểm tra, phát hiện và kịp thời xử lý các sựcố kỹ thuật phát sinh của các trang thiết bị. Giữ vai trò chủ đạo trong công tác phòng chống, công tác bảo hộ, an toàn lao động. Quản lý, lưu trữ các hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ bảo hành, bảo dưỡng và các hồ sơ kỹ thuật có liên quan. Lập báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác quản lý kỹ thuật và chất lượng. Bảo trì, bảo dưỡng vận hành và quản lý các trang thiết bị thuộc các dịch vụ bổ trợ theo định kỳ. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Ban Giám đốc yêu cầu.

Bộ phận buồng phòng có nhiệm vụ: Luôn luôn nhã nhặn, lịch sự, sẵn sàng giúp đỡ khách và đồng nghiệp, kí nhận chìa khóa. Giữ gìn máy móc trang thiết bị luôn sạch và trong tình trạng sử dụng tôt nhất, túi máy hút bụi luôn được làm vệ sinh. Giữ gìn vệ sinh kho và dọn phòng, đặt lại đầy đủ đồ chuẩn bị cho ngày hôm sau. Chắc chắn toàn bộ khu vực của mình được phân công phải sạch sẽ (hành lang, giấy tường, cầu thang bộ v.v.), cuối ngày phải vệ sinh máy móc, dụng cụ làm việc. Có sự hiểu biết về trang thiết bị và các dịch vụ trong khách sạn. Báo cáo cho Tổ trưởng về các vấn đề, gợi ý và đưa ra giải pháp. Thực hiện nghiêm túc tiết kiệm chí phí bao gồm điện, nước, hóa chất, đồ dùng đặt ở phòng khách và khu công cộng, các quy trình bảo trì, bảo dưỡng, chăm

Đại học kinh tế Huế

sóc máy móc và dụng cụ lao động. Báo cáo đầy đủ về những phàn nàn và yêu cầu của khách liên quan đến bộ phận, báo cáo về đồ thất lạc và các thông tin liên quan.

Bộ phận bảo vệ có nhiệm vụ: Bảo vệ toàn bộ tài sản trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật tại khách sạn. Bảo đảm về an toàn tính mạng và tài sản của du khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn. Hướng dẫn khách đến đơn vị công tác. Cùng với trực sảnh vận chuyển hành lý của khách đến khu vực lễ tân. Hướng dẫn, sắp xếp và bảo vệ các phương tiện, xe cộ trong khách sạn. Phối hợp với các bộ phận khác kiểm tra các hệ thống an toàn tại khách sạn. Trực tiếp giải quyết các tình huống tranh chấp, ẩu đả giữa nhân viên và khách, giữa khách và khách, giữa nhân viên và nhân viên và không để lại hậu quả nghiêm trọng.Thường xuyên thực hiện việc tuần tra các khu vực trong khách sạn, chủ động phát hiện những sự cố, tình huống phát sinh để xử lý kịp thời. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc phân công.

Bộ phận nhà hàng có nhiệm vụ: Chuẩn bị phục vụ trước thời gian ăn của khách bao gồm các công việc sau như làm vệ sinh các khu vực thuộc nhà hàng, vệ sinh các trang thiết bị, đồ dùng phục vụ. Sắp xếp toàn bộ các món ăn của khách đã sẵn sàng từ bộ phận bếp. Nhận yêu cầu đặt ăn của khách ở trong và ngoài thực đơn, nhiệm vụ phục vụ trong thời gian khách ăn. Phục vụ tại bàn các món ăn của khách mà khách sạn có thể cung cấp,tổ chức hoạt động kinh doanh ăn uống gồm 3 hoạt động chính: chế biến, lưu thông và tổ chức phục vụ dịch vụ ăn uống tại khách sạn, phục vụ ăn uống cho nhân viên khách sạn, cung cấp các dịch vụ bổ sung như tổ chức tiệc theo yêu cầu của khách.