CHƯƠNG 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
2.1 Tổng quan về Công ty cổ phần thượng mại Dược phẩm Mạnh Tý – Việt Mỹ
2.1.5 Cơ cấu tổ chức quản lý
(Nguồn Số liệu thô) Hình 7. Sơ đồ tổ chức quản lý
Phó Giám Đốc 2
Phó Giám Đốc 1
Kếtoán Chi Nhánh Kho
hàng PhóGiám đốc
Kinh doanh
Bán sĩ Bán lẻ
-Giám sát - IT
Vận chuyển Giám đốc
Trường Đại học Kinh tế Huế
A. Ban Giám Đốc:
a. Bà Nguyễn Ngọc Tường Vy: Giám đốc kiêm Chủtịch hội đồng quản trị b. Ông Phan Thành Nhân: Phógiám đốc.
c. Ông Nguyễn Ngọc Nhật Minh: Cổ đông công ty.
Đại hội đồng cổ đông:Là cơ quan cao nhất của công ty, bao gồm tất cảcác cổ đông có quyền biểu quyết. Đại hội đồng cổ đông họp ít nhất mỗi năm một lần trong thời hạn không quá 120 ngày kểtừngày kết thúc năm tài chínhhoặc họp đại hội đồng cổ đông bất thường theo thủtục quy định của công ty. Các quyết định thuộc thẩm quyền được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản. Việc biểu quyết tại đại hội đồng cổ đông được thực hiện một cách công khai trực tiếp.
Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền quyết định mọi vấn đề liên quan tới lợi ích của công ty, chịu trách nhiệm về sự phát triển của công ty theo nhiệm vụcủa nhà nước giao, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị gồm có 3 thành viên, hoạt động theo nhiệm kỳ 5 năm, trong đó: 1 thành viên là Chủ tịch hội đồng quản trịkiêm Giám đốcvà 2 thành viên là Phó giám đốc.
B. Tổng số lao động: 126 người
Trong đó: Lao động nam: 31 lao động nam, lao động nữ: 95 lao động.
* Chức năng và nhiệm vụcủa Ban Giám đốc:
a. Chức năng nhiệm vụcủa Giám Đốc:
- Phụ trách công tác tổ chức nhân sự ( tuyển dụng nhân viên, đào tạo,bố trí nhân sự).
- Phụtrách công tác tài chính:
+ Ngân hàng.
+ Cân đối tài sản, công nợ đến, công nợ đi.
+ Phụtrách việc thu chi.
- Phụtrách các Trình dược viên.
-Hoạch định, triển khai, kiểm tra hàng hóa đấu thầu. (ETC)
-Hoạch định, triển khai, kiểm tra hàng hóa ngoài đấu thầu (OTC).
- Quản lý tài sảnởkho, theo dõi kỷthuật và cân đối hàng hóa.
b. Chức năng và nhiệm vụcủa phó giám đốc 1:
- Quản lý vận chuyển xe ôtô, xe máy.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Quản lý việc sửa chửa, thay thếmáy móc, xe của Công ty.
- Quản lý điều hành đội vận chuyển.
- Quản lý chi phí vận chuyển.
- Quản lý phòng giám sát, IT.
c. Chức năng nhiệm vụcủa phó giám đốc 2:
- Phụtrách hàng hóa mua vào, bán ra (bán sĩ, bán lẻ) - Phụtrách khuyến mãi.
- Phụtrách thị trường, hàng hóa đấu thầu.
- Phụtrách vềgiá hàng hóa.
* Phòng Kếtoán:
-Điều hành, tổchức, thực hiện hoạt động tài chính kếtoán Công ty.
- Thực hiện báo cáo tài chính đúng theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện báo cáo tài chính nội bộphục vụcông tác quản lý.
-Tham mưu cho Giám Đốc vấn đềtài chính kếtoán.
* Phòng Kinh doanh:
-Tham mưu giúp Ban giám đốc hoạch định các phương án kinh doanh.
- Trực tiếp bán hàng và nghiên cứu thị trường, tạo mối quan hệ tốt với khách hàng trong và ngoài tỉnh để xúc tiến bán hàng, trong đó tập trung cho các mặt hàng chủlực, hàng bán theo vùng miền, theo mùa....
- Xây dựng kế hoạch, định hướng kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
Theo dõi tình hình thực hiện kếhoạch đểkịp thời đềxuất với Ban giám đốc Công Ty điều chỉnh kếhoạch cho phù hợp với tình hình thực tế.
- Tăng cường công tác tiếp thị, nghiên cứu thị trường để đầu tư đẩy mạnh kinh doanh. Đề xuất Ban giám đốc Công Ty các chủ trương, chính sách phù hợp với tình hình thực tế.
- Theo dõi chặt chẽ và nắm bắt kip thời thị trường, giá cả, nhu cầu về hàng hoá tham mưu cho Ban giám đốc trong việc lựa chọn mặt hàng kinh doanh
- Nhận đơn hàng của khách hàng (email hoặc điện thoại), theo dõi giá cả thị
trường.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Cungứng hàng vào khu vực bệnh viện.
- Cungứng hàng trình dược , làm hàng tồn và nhận đơn đặt hàng của trình dược, xửlý trước khi đưa dự trù đặt hàng.
- Theo dõi các chương trình khuyến mãi và kết hợp với kế toán để thanh toán khuyến mãi.
* Phòng quản lý hàng hóa–kho
- Bảo quản hàng hóa đúng theo quy định GDP (chống nhầm lẫn, hư hao, đổ vỡ, mối mọt..).
- Nhập hàng và xuất hàng đúng theo quy định của GDP (nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau, date gần xuất trước, date xa xuất sau).
- Xuất hàng ra Chi Nhánh, các nhà thuốc.
-Báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định GDP.
-Thường xuyên kiểm kê định kỳsốliệu thực tếvà sốliệu sổsách.
- Phối hợp phòng kinh doanhđể cungứng hàng trong khu vực bệnh viện.
-Thường xuyên làm vệsinh theo quy trình thao tác chuẩn GDP.
* Phòng Giám sát:
- Kiểm tra và đốc thúc công tác bán hàng tại các quầy sỉ và lẻcông ty. Quản lý nhân sự và điều phối nhân sựgiữa các quầy hỗtrợcông tác bán hàng.
- Điều hành trực tiếp tổvận chuyển hàng hóa, đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa công ty đến khách hàng.
- Kiểm soát lượng hàng hóa ra vào.
- Kiểm soát khách và nhân viên vào ra công ty.
- Phối hợp với IT đảm bảo an ninh trật tự toàn công ty (bao gồm các nhà thuốc bán lẻ).
- Tiếp thu ý kiến và giải quyết các vướng mắc tại các quầy lẻ. Có báo cáo về Công ty sau các đợt kiểm tra và đềxuất, xửlý, khắc phục.
- Phối hợp với các trưởng bộphận đểkiểm tra giám sát các nhà thuốc.
- Phối hợp với IT (qua hệ thống Camera) hàng ngày để xử lý các sự việc, chấn chỉnh nhân viên thực hiện theo đúng quy định của công ty.