Chỉ số KPI đánh giá hiệu quả quản trị nguồn nhân lực

a. Khái niệm về chỉ số KPI

KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉsố đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quảcông việc được thểhiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quảhoạt động của các tổchức hoặc bộphận chức năng hay cá nhân.

b. Một số đặc điểm chính của chỉ số KPI

 Đáp ứng được 5 tiêu chuẩn của một mục tiêu – được chỉ rõ trong phương

Trường Đại học Kinh tế Huế

pháp quản trị mục tiêu MBO– SMART, đó là:

- S = Specific–Cụ thể, rõ ràng

- M = Measureable–Có thể đo đếm được - A = Achievable–Có thể đạt được

- R = Realistic–Thực tế - T = Timed–Có thời hạn

 Đây làchỉ số đánh giá phi tài chính

Không giống như các chỉ tiêu tài chính: doanh thu, lợi nhuận, được hiển thị bằng đơn vị tiền tệ, các chỉ số KPI là những thước đo có thể lượng hóa được nhưng đo lường những vấn đề sâu xa hơn trong quá trình thực hiện mục tiêu.

 Chỉ số này được đo lường và đánh giá thường xuyên

Đây là đặc điểm đặc trưng của chỉ số hiệu suất cốt yếu bởi nó phải được theo dõi,đo lường hằng ngày, hàng tuần chứ không phải là theo từngtháng, từng quý hay từng năm.

 Chỉ số này chịu tác động trực tiếptừ ban quản trị của tổ chức

KPI phản ánh mục tiêu của một dự án, tổ chức hay doanh nghiệp. Mà mục tiêu và sứ mệnh này được hoạch định, chỉ đạo thực hiện bởi ban giám đốc và những nhà quản trị cấp cao.

 Gắn trách nhiệm cho từng nhóm hoặc từng cá nhân riêng lẻ

Dựa vào chỉ số này mà nhà quản trị có thể theo dõi và phỏng vấn bất kỳ một nhóm làm việc hay một nhân sự cấp dưới nào có liên quan.

 Chỉ số hiệu suất cốt yếu luôn đòi hỏi từng cá nhân phải hiểu và có hành động điều chỉnh

Đặc điểm này được hiểu là bất kỳ một cá nhân nào khi hoạt động trong một tổ chức đang áp dụng KPI cũng phải hiểu rõ bản chất của các chỉ số này, đồng thời phải có các hành động điều chỉnh kịp thời để hiệu suất công việc cao nhất.

 KPI có tác động tích cực và tạo hiệu ứng dây chuyền

Nếu tổ chức áp dụng KPI đúng chuẩn thì sẽ có ảnh hưởng tích cực đến các yếu tố thành công cốt yếu của doanh nghiệp (CFS) và ngược lại. Ngoài ra, KPI còn có ảnh hưởng theo dạng dây chuyền đến 3 chỉ số đo lường hiệu suất còn lại dưới đây:

- RI (Result Indicator): chỉsố kết quả

- KRI (Key Result Indicator): chỉ số kết quả trọng yếu

- PI (Performance Indicator): chỉ số thể hiện các hành động cải thiện hiệu suất.

Trường Đại học Kinh tế Huế

c. Vai trò của chỉ số KPI

Giúp các cấp độ trong tổ chức xác định rõ các mục tiêu, cách thức thực hiện và đo lường kết quảdựa vào các chỉ sốhiệu suất.

Đo lường được kết quả thực hiện công việc trong Quá khứ, Hiện tại, Tương lai của các cấp độtrong tổchức, tạo điều kiện cho khắc phục tức thời và điều chỉnh từng bước đi thích hợp đểthực hiện thành công Chiến lược.

Khắc phục được hạn chếcủa các phương pháp truyền thống như đo lường năng suất, quản lý theo phương pháp tài chính, đó là: chu kỳ còn đo dài (chậm chân trong việc cải tiến), chưa chỉrõđược vấn đề(cái gì,ở đâu và do ai).

Từviệc chấm điểm kết quảthực hiện KPI giúp đánh giá chính xác kết quả công tác đạt được của mỗi cấp độ, có thể đưa ra chính sách đãi ngộ, khen thưởng thích đáng, kịp thời.

d. Chỉ số KPI đánh giá tuyển dụng trong quản trị nguồn nhân lực

 Tổng số hồ sơ trong đợt tuyển dụng:

- Chỉ số này chính là tổng số hồ sơ xin việc.

- Ý nghĩa: Chỉ số này đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của tổ chức. Số lượng hồ sơ xin việc nhận được nhiều là tín hiệu tốt cho thấy: có thể là do danh tiếng doanh nghiệp tốt, có sức hấp dẫn lớn đối với ứng viên; có thể là do khâu truyền thông tốt;

có thể là do chính sự hấp dẫn của công việc…. Bộ phận chuyên trách nhân sự của tổ chức nên làm một bảng đánh giá hỏi lại ứng viên để xem xét xem số lượng hồ sơ xin việc của doanh nghiệp nhiều hay ít vì lý do nàođể cải tiến cho các đợt tuyển dụng sắp tới.

 Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu:

- Ứng viên đạt yêu cầu là các ứng viên đạt các yêu cầu cơ bản theo tiêu chuẩn tuyển dụng của tổ chức đề ra.

- Công thức:Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu ố ứ ê đạ ê ầ ổ ố ứ ê

- Ý nghĩa:

 Nếu tỷ lệ này càng cao thì chứng tỏ bạn đã truyền thông những cốt lõi của bạn đến các ứng viên, điều này giúp bạn đỡ vất vả trong việc lọc hồ sơ ứng viên.

 Nếu tỷlệnày quá thấp, chứng tỏbạn đã không truyền thông cho ứng viên hiểu tiêu chuẩn, nội dung công việc và điều kiện công việc là gì (quan trọng là họ có thể hiểu được các thông điệp của bạn)

 Tỷ lệ tuyển chọn:

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Tỷ lệ tuyển chọn hay còn được hiểu là tỷ lệ tuyển dụng thành công trên tổng số hồ sơ ứng viên.

- Chỉ số này đo lường chất lượng của người được tuyển, được tính tỷ lệ giữa số người tuyểndụng được trên tổng số người nộp đơn xin việc.

- Công thức:Tỷ lệ tuyển chọn ổ ố ườ ộ đơ ^{ố ườ ệ đượ} ệ ^ể

- Ý nghĩa: Tỷ lệ tuyển chọn cho ta biết được có bao nhiêu phần trăm số người được tuyển trong tổng số người xin việc. Tỷ lệ này càng nhỏ cho thấy chất lượng hồ sơ của người được tuyển càng cao.

 Chỉ số đo lường hiệu quả trong việc quảng cáo tuyển dụng:

- Chỉ số này đo lường giá phải trả cho mỗi cơ hội tuyển dụng.

- Công thức:Tỷ lệ này ^ổ í ả á ể ụ ổ ố ồ ơ ứ ê

- Ý nghĩa: Chỉ số này cho thấy để thu hút một ứng viên tham gia tuyển dụng thì tổchức phải mất chi phí quảng cáo là bao nhiêu. Chỉ số này càng thấp càng tốt.

 Chỉ số hiệu quả các nguồn tuyển dụng.

- Chỉ số này đo lường số ứng viên nhận được, số ứng viên đạt yêu cầu trên mỗi chức danh.

- Công thức:Tỷ lệ này ổ ố ứ ê đượ ^{ổ í ể ụ} ể

- Ý nghĩa: Chỉ số này cho thấy để tuyển dụng được một nhân viên mới vào làm việc trong tổ chức thì chi phí tuyển dụng là bao nhiêu. Chỉ số này càng thấpcàng tốt.

 Chỉ số thời gian hoàn thành công tác tuyển dụng.

- Chỉ số thời gian hoàn thành công tác tuyển dụng là chỉ số được đo bằng thời gian tuyển dụng thực tế so với thời gian tuyển dụng kế hoạch.

- Công thức:Tỷ lệ này ^ờ ể ụ ự ế ờ ể ụ ế ạ

- Ý nghĩa:+ Chỉ số thời gian tuyển dụng là số thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự.

+ Chỉ số này vừa rằng buộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự trong việc tìm người, vừa là cơ sở định hướng cho các bộ phận trong việc chủ động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực.

Trường Đại học Kinh tế Huế

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NGUỒN