Nhiệm vụ và chức năng của các khối trong quá trình cung cấp và sử

1.1.3.1. Đối với doanh nghiệp sửdụng dịch vụ hóa đơn điện tử

Sau đây là một số vấn đề liên quan đến việc sủ dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp:

Thứ nhất, khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng cách tiếp nhận trên cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có một tài khoảng riêng để truy cập hệ thống hoặc tiếp nhận qua Email.

Thứhai, khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng cách xem trên máy tính, máy tính bảng hoặc xem trên các thiết bị Smartphone.

Thứ ba, với hóa đơn điện tử khách hàng có thể thực hiện những tác vụ sau:

xem hóa đơn, tải hóa đơn để thực hiện lưu trữ và in hóa đơn ra giấy để xem (nhưng không có giá trị pháp lý).

Thứ tư, khi phát hiện ra thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót, khách hàng phải liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán hàng) để xử lý các sai sót của Hóa đơn.

Nếu bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn vào khai báo thuế, bên mua cần phải phối hợp với bên bán để lập biên bản xác nhận điều chỉnh/thay thế hóa đơn.

Thứ năm, bên mua phải thực hiện kê khai thuế với hóa đơn điện tử bằng cách kê khai giống như hóa đơn giấy.

Thứ sáu, bên mua không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

Thứ bảy, bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường để xuất trình với các cơ quan chức năng. Hóa đơn này chỉ được

cấp 01 lần và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán. Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”. Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Thứ tám, doanh nghiệp (bên bán) có thể gửi hóa đơn cho khách hàng bằng 2 cách: Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn hoặc gửi tới Email của khách hàng.

 Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;

 Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;

 Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

 Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;

Thứchín, để phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp (bên bán) phải thực hiện những thục tục sau:

 Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải:

 Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

 Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

 Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Thứ mười, doanh ngiệp (bên bán) phải có trách nhiệm lưu trữ tập trung và cung cấp hóa đơn điện tử cho khách hàng bất cứ lúc nào.

Cuối cùng, bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng. Và bên bán thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy. Hóa đơn giấy sẽ phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

1.1.3.2. Đối với cơ quan thuế

Sau đây là một số lợi ích mà cơ quan thuế nhận được khi các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử:

Thứ nhất, Với việc hóa đơn điện tử sẽ dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, công tác quản lý của cơ quan thuế được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử, thay vì các phương pháp thủ công như sử dụng hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh.

Thứ hai, giúp cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế. Ngoài ra, cơ quan Thuế và các cơ quan khác của Nhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn. Hiện nay, khi kiểm tra hoàn thuế giá trị gia tăng và kiểm tra thuế thu nhập doanh nghiệp, cơ quan Thuế và cơ quan khác của Nhà nước đều thực hiện đối chiếu hóa đơn, đây là công việc bắt buộc.

Thứ ba, thời gian để cơ quan Thuế có được kết quả đối chiếu hóa đơn là khoảng 10 ngày làm việc. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, thông tin về hóa đơn của DN được tập trung tại cơ quan thuế một cách liên tục nên cơ

quan thuế có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của doanh nghiệp, kịp thời phát hiện ra những bất thường khi doanh nghiệp xuất hóa đơn.

Thứ tư, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển. Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử góp phần bảo vệ môi trường; khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn - lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.

1.2. Lý luận về lợi ích và lợi ích kinh tế