NGUYỄN MINH ĐỨC

(1)

1 © Nguyễn Minh Đức 2009

QU Ả N TR Ị H Ọ C

NGUYỄN MINH ĐỨC

ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TPHCM

Nội dung môn học

v Tổng quan về quản trị học

v Tổ chức, các thành tố của cấu trúc tổ chức v Lãnh đạo, quản lý nhóm & kỹ năng giao tiếp v Hoạch định, tổ chức & phát triển công việc v Hưởng ứng đổi mới & thay đổi

v Xây dựng mối quan hệ để làm việc hiệu quả

(2)

TỔ CHỨC, CÁC THÀNH TỐ CỦA CẤU TRÚC TỔ CHỨC TỔ CHỨC, CÁC THÀNH TỐ

CỦA CẤU TRÚC TỔ CHỨC

Nội dung

v Định nghĩa tổ chức & cấu trúc tổ chức v Mục tiêu của tổ chức

v Các nguyên tắc của tổ chức quản trị v Các tiêu chuẩn thiết kế bộ máy tổ chức v Cấu trúc của tổ chức

v Các thành tố trong một cấu trúc tổ chức v Cấu trúc tổ chức trong xu hướng mới v Qui trình làm việc

v Quản trị nhân sự

(3)

v Định nghĩa tổ chức

“Organizing is a process of arranging tasks, allocating resources and

arranging activities to implement the plans (for accomplish a goal)”

Tổ chức, các thành tố của CTTC

v Định nghĩa tổ chức

“Tổ chức là qui trình họat động thành

lập nên các bộ phận, các cấp đồng thời

xác lập mối quan hệ về quyền hạn và

trách nhi ệ m gi ữ a các b ộ ph ậ n đó nh ằ m

thực hiện mục tiêu chung”

(4)

v Cấu trúc tổ chức là gì?

“Cu trúc t chc là mt h thng:

Cơng vic, Qui trình cơng vic

(workflows), Báo cáo, Các quan h &

Giao tip qua li”

Tổ chức, các thành tố của CTTC v M ụ c tiêu c ủ a t ổ ch ứ c

§ Môi trường nội bộ thuận lợi

§ Phát huy năng lực để hoàn thành mục tiêu

(5)

§ Thống nhất chỉ huy

§ Nguyên tắc cân đối: Quyền hành, Trách nhiệm, Công việc

§ Nguyên tắc linh hoạt

§ Nguyên tắc hiệu quả

v Các nhân tố ảnh hưởng

§ Chiến lược cơng ty

§ Mơi trường (vĩ mơ & vi mơ)

§ Kỹ thuật cơng nghệ của doanh nghiệp

§ Địa lý

§ Phong cách lãnh đ ạo

(6)

v Cấu trúc tổ chức

§ Các tiêu chuẩn thiết kế bộ máy tổ chức

• Số lượng nhân viên

• Thời gian làm việc

• Tính chất của công việc

• Lãnh thổ, sản phẩm, khách hàng

• Qui trình, thiết bị: (bộ phận đúc, cắt gọt..)

• …,

§ Cấu trúc tổ chức theo chức n ă ng

§ Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm

§ Cấu trúc tổ chức theo khách hàng

§ Cấu trúc tổ chức theo đ ịa lý (vùng lãnh thổ)

§ Cấu trúc tổ chức theo Qui trình làm việc

§ Cấu trúc tổ chức theo ma trận

(7)

§ Cấu trúc tổ chức theo chức n ă ng

Tổng GiámĐốc

GĐ Bán hàng GĐ Marketing GĐ Tài Chính GĐ Nhà máy

Công ty Colgate Palmolive Việt Nam

Tổ chức, các thành tố của CTTC

§ Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm

Tổng GiámĐốc

GĐ Tài Chính

GĐ Marketing GĐ Nhân sự

Hàng gia dụng Hàngđiện máy Hàng nội thất Siệu ThịABC

(8)

§ Cấu trúc tổ chức theo khách hàng

Tổng GiámĐốc

Khối tiêu dùng Khối doanh nghiệp Khối du học

Ngân hàng ABC

§ Cấu trúc tổ chức theo đ ịa lý

Tổng GiámĐốc

GĐ Châu Á GĐ Châu Âu GĐ Châu Mỹ GĐ Châu Phi

GĐ Việt Nam GĐ Thái Lan GĐ Nhật Bản

(9)

§ Cấu trúc tổ chức theo qui trình làm việc

GĐ bán hàng qua ĐT

Ngheđiện thọai Xửlýđơn hàng Giao hàng

Tổ chức, các thành tố của CTTC

§ Cấu trúc tổ chức theo ma trận

Ban GiámĐốc

GĐ

Marketing GĐ

Tài Chính GĐ

Bán hàng GĐ Nhân sự Dựan A

Dựan B Dựan C

Công ty NhàĐất ABC

(10)

v Các thành tố trong một cấu trúc tổ chức

§ Sơ đ ồ tổ chức (Organization chart)

§ Con người

§ Hệ thống thông tin (Mối quan hệ giữa các bộ phận & vị trí trong sơ đ ồ tổ chức)

v Cấu trúc tổ chức trong xu hướng mới

§ Lý do

• Trong thời gian tới thịtrường có nhiều biếnđộng về:

– Lực lượng laođộng – Nhu cầu thịtrường – Tính cạnh tranh – Toàn cầu hóa

• Do đó:

– Tổchức phải năngđộng – Thông tin chính xác – Nhất quán

– Phối hợp cao…,

(11)

§ Đ a thành phần

§ Thấp “tầng” (decrease hierarchy)

§ Linh họat cao

§ Tính đ ộc lập cao

§ Nhân viên nhiều kỹ n ă ng & n ă ng lực

§ V ă n hóa tổ chức phải “Cởi mở, hợp tác &

cam kết

§ ..,

Khách hàng Nhân viên

Nổlực thảo mãn nhu cầu khách hàng Nhóm trưởng or quản lý

Hổtrợnhân viên & giải quyết vấnđề

Quản lý cao cấp

Truyềnđạt chiến lược & nhiệm

vụcủa tổchức

v Cấu trúc tổ chức trong xu hướng mới

Hổtrợ Hổtrợ Hổtrợ

(12)

v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức

§ Tầm hạn quản trị

“T ầ m h ạ n qu ả n tr ị là s ố l ượ ng nhân s ự mà nhà quản trị cấp trên có thể quản lý một cách hiệu quả”

§ Các nhân tố ảnh hưởng đ ến tầm hạn

• Khảnăng của cấp dưới

• Tính chính xác & rõ ràng của kếhọach

• Phân công công việc cho từng cá nhân bộphận

• Biếnđộng của môi trường (Vi mô & vĩmô)

• Hệthống thông tin qua lại

• Sốlần tiếp xúc cá nhân cần thiết do đặc thù…,

(13)

§ Ví dụ:

TGĐ

GĐ TC GĐ BH GĐ NS

Qlý 1 Qlý 2 Qlý 3

Giám sát 1 Giám sát 2 Giám sát 3 Tầm hạn hẹp

§ Ví dụ:

TGĐ

GĐ TC GĐ BH GĐ NS GĐ TM

Qlý 1 Qlý 2 Qlý 3 Qlý 4

Giám sát 1 Giám sát 2 Giám sát 3 Giám sát 4

GĐ Mkting GĐĐN

Qlý 5 Qlý 6

Giám sát 5 Giám sát 6 Tầm hạn rộng

(14)

v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức

• Tầm hạn hẹp

– Ưuđiểm:

» Chặt chẽ

» Thông tin nhanh, chính xác – Nhượcđiểm

» Nhiều lúc cấp trên can thiệp sâu

» Tăng thêm nhiều cấp quản lý (tốn kém)

» Tạo khoảng cách quá xa giữa cấp cao & thấp nhất

• Tầm hạn rộng

– Ưuđiểm:

» Giảm thiểu sốcấp quản lý

» Tạo sựgần gũi giữa các cấp – Nhượcđiểm

» Người quản lý có thểquá tải

» Nguy cơkhông quản lýđược cấp dưới

» Thông tin chậm…,

(15)

§ Phân quyền và ủy quyền

• Phân quyền

Là xu hướng phân tán quyền ra quyết định của nhà quản trịcao cấp cho các nhà quản trịcấp dưới. Thực chất của phân quyền là phân chia quyền điều hành cho cán bộcấp dưới

• Ủy quyền

Là giao phó quyền hành & trách nhiệm của mình cho người khác đểthực hiện một hay một vài nhiệm vụnhất định

Tổ chức, các thành tố của CTTC

§ Các nguyên tắc trong phân quyền & ủy quyền

• Giao quyền theo kết quảmong muốn

• Giao quyền theo chức năng

• Giao quyền theo nguyên tắc bậc thang

• Giao quyền theo cấp bậc

• Thống nhất trong mệnh lệnh

• Nguyên tắc tính tuyệtđối trong trách nhiệm

• Tương xứng giữa quyền hạn & trách nhiệm

(16)

v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức

§ Các yếu tố xác đ ịnh mức đ ộ phân quyền

• Quy mô tổchức (công ty)

• Lịch sữhình thành & phát triển

• Mứcđộmong muốnđượcđộc lập của cấp dưới

• Năng lực của cán bộcấp dưới

• Lãnh thổ(rộng hay hẹp)

• Hệthống kiểm tra ra sao?

• Phong cách lãnhđạo

• Tính năngđộng của tổchức

• Áp lực môi trường

§ Các nghệ thuật khi phân quyền & ủy quyền

• Tin cậy vào cấp dưới

• Sẵn lòng giao quyền

• Chấp nhận thất bại của người khác

• Có phương pháp kiểm tra, đônđốc…,

(17)

§ Thiết kế tổ chức là gì?

Là qui trình hình thành cấu trúc tốt nhất để ph ụ c v ụ m ụ c tiêu & s ứ m ạ ng c ủ a t ổ ch ứ c (Is the process of creating structures that best serve the mission & objectives of

organization)

v Qui trình làm việc

§ Các yếu tố quan trọng khi thiết kế tổ chức

Môi trường

Chiến lược

Kỹthuật (chuyên môn) Qui mô

Con người

(18)

§ Các kiểu của thiết kế tổ chức

• Bureaucratic design (thiết kếkiểu hành chính)

GiámĐốc

Trưởng phòng Trương Phòng Trưởng phòng

§ Các kiểu của thiết kế tổ chức

• Adaptive design (thiết kếtheo kiểu thịtrường)

(19)

§ Qui trình (workflow)

Là sự di chuyển công việc từ một điểm đến m ộ t đi ể m khác trong h ệ th ố ng

Phòng mua hàng

Nhà cungứng

Kho nhận hàng

Phòng kếtóan Gửiđơn hàng

Gửiđơn hàng (copy)

Giao hàng

Phiếu nhận hàng

Gửihóađơn

Kiểm tra & thanh toán

(20)

v Qui trình làm việc

§ Các bước khi thiết kế qui trình làm việc

• Liệt kê các bộphân & phòng ban liên quan

• Liệt kê các công việc

• Sắp xếp thứtựcông việc

• Thiết kếmạch thông tin đểliên lạc & kiểm soát

• Vẽhay mô tảchi tiết qui trình

• Áp dụng

• Điều chỉnh nếu cần thiết

§ Quản trị nhân sự là gì?

• Là qui trình:

– Thu hút, tuyển dụng – Phát triển

– Duy trì chất lượng (cao) của lực lượng laođộng trong doanh nghiệp

(21)

§ Mục tiêu của quản trị nhân sự

RIGHT PEOPLE IN THE RIGHT PLACE

§ Tính đ a dạng trong nhân sự

• Đa dạng vềvăn hóa

• Đa dạng vềgiới tính

• Đa dạng vềtôn giáo

• Đa dạng vềquốc gia

• Đa dạng trong ngành nhề

• ..,

(22)

§ Các bước trong chiến lược hoạch đ ịnh nhân sự

Xem xét lại nhiệm vụ, mục tiêu

& chiến lược công ty Xem xét lại mục tiêu & chiến lược

nhân sự

Dựbáo nhu cầu nhân sự Đánh giá nhân sựhiện tại

Kếhoạch phát triển

& bổxung nguồn nhân lực So sánh

Tổ chức, các thành tố của CTTC

§ THU HÚT,TUYỂN DỤNG

§ Đ ÀO TẠO & PHÁT TRIỂN

§ DUY TRÌ CHẤT LƯỢNG

(23)

§ THU HÚT,TUYỂN DỤNG

• Qui trình tuyển dụng

– Nguồn tuyển dụng

» Nội bô

» Bên ngòai – Mô tảcông việc

» Cụthể

» Rõ ràng

» ..,

§ Thu hút,tuyển dụng

• Chọn lựa & ra quyếtđịnh

Hồsơxin việc Phỏng vấn Kiểm tra (Test) Tham khảo công ty cũ Thực hàng

Phân tích & ra quyếtđịnh

Nghèo nàn

Thiếu tham vọng & chất lượng Thấp

Khôngđánh giá cao Chưa phù hợp với yêu cầu Không đạt – Loại

(24)

v Quản trị nhân sự

§ Đ ào tạo & phát triển

• Đào tạo

– Đào tạo trên công việc – Đào tạo (trong lớp học)

§ Đ ào tạo & phát triển

• Phát triển nhân viên

– Hệthốngđánh giá kết quả(Performance Appraisal system)

– Ghi nhận các yêu cầu phát triển kỹnăng của nhân viên

Xem form performance appraisal

(25)

§ Duy trì chất lượng…,

• Phát triển nghềnghiệp của nhân viên

• Cân bằng cuộc sống & công việc

• Chếđộphúc lợi

• Thăng tiến & xoay vòng

Tổ chức, các thành tố của CTTC

§ Các vấn đ ề cần lưu ý

• An tòan & sức khỏe trong công việc

• Phân biệtđối xử

• Quấy rối tình dục nơi công sở