GIÁO TRÌNH

(1)

UBND TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ

GIÁO TRÌNH

MÔ ĐUN: THỰC HÀNH KẾ TOÁN NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐKTCN, ngày tháng năm của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ BR – VT)

BÀ RỊA-VŨNG TÀU, NĂM 2020

BM/QT10/P.ĐTSV/04/04 Ban hành lần: 3

(2)

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

(3)

LỜI GIỚI THIỆU

Giáo trình Thực hành kế toán được xây dựng và biên soạn trên cơ sở chương trình khung đào tạo nghề Kế toán doanh nghiệp đã được trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ BR-VT phê duyệt.

Giáo trình Thực hành kế toán dùng để giảng dạy ở trình độ Cao đẳng được biên soạn theo nguyên tắc quan tâm đến: tính hệ thống và khoa học, tính ổn định và linh hoạt, hướng tới liên thông, chuẩn đào tạo của nghề; nhằm cung cấp cho các học sinh, sinh viên nghề Kế toán doanh nghiệp các nghiệp vụ liên quan đến các công việc thực hành thực tế trên các sổ sách kế toán của kế toán.

Nội dung giáo trình gồm 5 bài:

Bài 1: Chứng từ kế toán.

Bài 2: Ghi sổ theo hình thức nhật ký chung.

Bài 3: Ghi sổ theo hình thức nhật ký - sổ cái.

Bài 4: Ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ.

Bài 5: Ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ.

Áp dụng việc đổi mới trong phương pháp dạy và học, giáo trình đã biên soạn cả phần lý thuyết và thực hành.

Trong quá trình biên soạn giáo trình, tác giả đã cố gắng cập nhật thông tin mới, đồng thời tham khảo nhiều giáo trình khác, nhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà chuyên môn, các anh chị đồng nghiệp và các bạn đọc để giáo trình được hoàn thiện hơn.

Xin trân trọng cảm ơn.

Bà Rịa – Vũng Tàu, ngày tháng năm 2020 Biên soạn

Bùi Thị Thu Ngà

(4)

MỤC LỤC

TRANG

LỜI GIỚI THIỆU...1

MỤC LỤC...2

Bài 1: Chứng từ kế toán...6

1. Khái niệm, ý nghĩa của chứng từ kế toán...6

1.1. Khái niệm chứng từ kế toán...6

1.2. Ý nghĩa của chứng từ kế toán ...7

1.3. Một số quy định chung về chứng từ kế toán...8

1.4. Kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán...8

2. Các loại chứng từ kế toán...9

2.1. Phân loại theo công dụng của chứng từ...9

2.2. Phân loại theo trình tự lập chứng từ...10

2.3. Phân loại theo phương thức lập chứng từ...10

2.4. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ...11

2.5. Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ...11

2.6. Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ...11

2.7. Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ...12

3. Lập và luân chuyển chứng từ kế toán...12

Bài 2: Ghi sổ theo hình thức nhật ký chung...20

1. Điều kiện áp dụng và sổ sách sử dụng...20

1.1. Điều kiện áp dụng...20

1.2. Sổ sách sử dụng...20

2. Quy trình ghi sổ...21

3. Thực hành ghi sổ theo hình thức nhật ký chung...23

Bài 3: Ghi sổ theo hình thức nhật ký - sổ cái...36

(5)

3. Thực hành ghi sổ theo hình thức nhật ký – sổ cái...40

Bài 4: Ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ...44

3. Thực hành ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ...47

Bài 5: Ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ...52

3. Thực hành ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ...56

TÀI LIỆU THAM KHẢO...60

(6)

GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH KẾ TOÁN Tên mô đun: Thực hành kế toán

Mã mô đun: MĐ 21

Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của mô đun:

- Vị trí: Mô đun thực hành kế toán là mô đun được học sau mô đun: Kế toán kho, Kế toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ, Kế toán tiền lương, Kế toán giá thành, Kế toán bán hàng; được học trước mô đun: Báo cáo tài chính.

- Tính chất: Mô đun thực hành kế toán là mô đun tổng hợp chuyên ngành, tích hợp.

- Vai trò của mô đun: cung cấp những kiến thức về nghiệp vụ kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp, xâu chuỗi các phần hành kế toán và là môn cơ sở để học môn báo cáo tài chính. Thông qua kiến thức chuyên môn của mô đun này, người học thực hiện được các nội dung về nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp.

Mục tiêu của mô đun:

- Về kiến thức:

+ Trình bày được các loại chứng từ kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ kế toán.

+ Xác định được các hình thức kế toán và các chứng từ, sổ sách theo từng hình thức.

+ Trình bày được điều kiện áp dụng và các sổ sách sử dụng trong từng hình thức.

+ Xác định được trình tự quy trình ghi sổ kế toán trong Doanh nghiệp.

- Về kỹ năng:

+ Hạch toán được số dư đầu kỳ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số dư cuối kỳ.

+ Lập được các loại sổ theo từng hình thức kế toán.

+ Sử dụng được chứng từ kế toán trong ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp;

+ Đối chiếu được sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết để phát hiện sai sót.

+ Xử lý được các sai sót khi ghi sổ kế toán, thực hiện trên Excel.

+ Thành thạo các kỹ năng, ứng dụng các hàm, lệnh trên Exel.

(7)

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

+ Tự kiểm tra đánh giá được công tác kế toán tài chính trong doanh nghiệp.

+ Phối hợp với các bộ phận khác khi thực hiện các chứng từ, nghiệp vụ.

+ Tuân thủ các chế độ kế toán tài chính do Nhà nước ban hành.

+ Tổ chức và điều hành một nhóm, có khả năng đánh giá được các thành viên trong nhóm.

Nội dung của mô đun:

(8)

BÀI 1

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Mã bài: MĐ 21-01 Giới thiệu:

. .Trong một đơn vị kinh tế, hàng ngày diễn ra các hoạt động cụ thể làm, giảm tài sản, nguồn vốn của đơn vị gọi là những nghiệp vụ kinh tế. Vì có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nên để có thể phản ánh, xác nhận nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ pháp lý và có thể kiểm tra lại được từng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, kế toán đã có phương pháp đáp ứng yêu cầu đó gọi là phương pháp chứng từ.

Mục tiêu:

- Trình bày được khái niệm, ý nghĩa của chứng từ kế toán.

- Phân loại được chứng từ kế toán.

- Xác định được trình tự luân chuyển chứng từ kế toán trong Doanh nghiệp.

- Luân chuyển chứng từ kế toán trong Doanh nghiệp theo đúng trình tự.

- Lập được các chứng từ theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Trung thực, cẩn thận, tuân thủ chế độ kế toán doanh nghiệp;

Nội dung chính:

1. Khái niệm, ý nghĩa của chứng từ kế toán 1.1. Khái niệm chứng từ kế toán:

Luật Kế toán đã chỉ rõ: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán “. Chứng từ kế toán có nhiều loại và được tập hợp thành hệ thống chứng từ. Trong đó có 2 hệ thống chứng từ kế toán là: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.

Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng tỏ này Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp

(9)

dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế. Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ tiêu cụ thể, thích hợp với yêu cầu và nội dung phản ánh nhưng phải bảo đảm những yếu tố cơ bản của chứng từ và có sự thỏa thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính. Dù là chứng từ bắt buộc hay chứng từ hướng dẫn, nội dung của chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau đây:

- Tên gọi chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi...).

- Số hiệu của chứng từ.

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ.

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ.

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ.

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

- Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và giá trị.

- Chữ ký, họ và tên của người lập và những người chịu trách nhiệm liên quan đến chứng từ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân thì phải có chữ ký của người kiểm tra (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị. Đối với những chứng từ liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dịch vụ thì ngoài những yếu tố đã quy định nêu trên còn phải có chỉ tiêu: thuế suất và số thuế phải nộp. Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.

1.2. Ý nghĩa của chứng từ kế toán

- Lập chứng từ kế toán giúp thực hiện kế toán ban đầu. Nó là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công tác kế toán

- Lập chứng từ kế toán là ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ

(10)

- Việc lập chứng từ kế toán là để tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh

- Lập chứng từ kế toán là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh, tính chất pháp lý.

- Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán thể hiện trên các tài liệu kế toán

- Chứng từ kế toán là căn cứ cho công tác kiểm tra việc thi hành mệnh lện sản xuất kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi phạm, các hành vi lãng phí tài sản của đơn vị

- Là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại, khiếu tố - Là căn cứ cho việc kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước của đơn vị

- Là căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh của cá nhân, đơn vị 1.3. Một số quy định chung về chứng từ kế toán

- Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đấy đủ các yếu tố gạch bỏ phần để trống. Không được tẩy xóa, sửa chữa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé rời ra khỏi cuốn.

- Thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị tuyệt đối không được ký trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn khi chưa ghi đầy đủ nội dung, yếu tố phát sinh.

- Chứng từ kế toán có ý nghĩa rất lớn trong công tác lãnh đạo kinh tế cũng như trong công tác kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế và bảo vệ tài sản của đơn vị.

Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý cho các số liệu trong sổ kế toán, chứng từ kế toán còn là cơ sở để xác định người chịu trách nhiệm vật chất, nhằm ngăn ngừa những hiện tượng vi phạm các chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính do Nhà nước ban hành; phục vụ cho việc thông tin kinh tế, truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnh lệnh chỉ thị của cấp trên và có cơ sở để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu tố nếu có.

1.4. Kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán 1.4.1. Kiểm tra chứng từ

(11)

Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoà vào, đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị để kiểm tra và xác minh là đúng thì mới được dùng để ghi sổ. Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu thông tin trên chứng từ - Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Kiểm tra tính đấy đủ, rõ ràng, trung thực các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.

- Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ, kiểm tra xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chế độ, quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước thì phải từ chối thực hiện, đồng thời phải báo ngay cho thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng quy định pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết đề làm lại hay làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

1.4.2. Chỉnh lý chứng từ

Chỉnh lý chứng từ là công việc chuẩn bị để hoàn thiện đầy đủ các yếu tố trên chứng từ, phân loại tổng hợp chứng từ trước khi ghi sổ kế toán. Chỉnh lý chứng từ gồm: ghi đơn giá, số tiền trên chứng từ (đối với loại chứng từ có yêu cầu này), ghi các yếu tố cần thiết khác, định khoản kế toán và phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu các chứng từ cùng loại (lập chứng từ tổng hợp).

2. Các loại chứng từ kế toán

Để thuận tiện trong việc phân biệt và sử dụng từng loại chứng từ kế toán, người ta tiến hành phân loại chứng từ theo các đặc trưng chủ yếu khác nhau như: công dụng của chứng từ; địa điểm lập chứng từ; nội dung nghiệp vụ kinh tế, tính cấp bách của thông tin trong chứng từ...

2.1. Phân loại theo công dụng của chứng từ

Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: chứng từ mệnh lệnh;

chứng từ chấp hành; chứng từ thủ tục kế toán và chứng từ liên hợp.

(12)

- Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành như:

Lệnh chi tiền mặt; lệnh xuất kho vật tư. Loại chứng từ này chỉ mới chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng chưa nói tới mức độ hoàn thành của nghiệp vụ, do đó chưa đủ điều kiện ghi chép thanh toán vào sổ sách kế toán.

- Chứng từ chấp hành: Là những chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế nào đó đã thực sự hoàn thành như: phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt, phiếu xuất kho... Chứng từ chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh có đủ điều kiện được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.

- Chứng từ thủ tục: Là những chứng từ tổng hợp, phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng cụ thể nhất định của kế toán, để thuận lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu. Đây chỉ là chứng từ trung gian, phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ.

- Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nói trên như: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho phiếu xuất vật tư theo hạn mức...

2.2. Phân loại theo trình tự lập chứngtừ

Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân ra các loại: chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp.

- Chứng từ ban đầu (còn gọi là chứng từ gốc): Là những chứng từ được lập trực tiếp khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành. Chứng từ ban đầu gồm tất cả các loại hóa đơn, phiếu xuất nhập vật tư, lệnh thu chi tiền mặt...

- Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc hay bảng kê phân loại chứng từ gốc. Chứng từ tổng hợp chỉ có các giá trị pháp lý khi có chứng từ ban đầu kèm theo.

2.3. Phân loại theo phương thức lập chứng từ

(13)

Theo cách phân loại này, ta có các loại chứng từ: chứng từ một lần và chứng từ nhiều lần.

- Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ tiến hành một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế toán.

- Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã được xác định trước được chuyển vào ghi vào sổ kế toán.

2.4. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ

Theo cách phân loại này, ta có các loại chứng từ: chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài.

- Chứng từ bên trong còn gọi là chứng từ nội bộ là những chứng từ được lập ra trong nội bộ đơn vị kế toán và chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế giải quyết những quan hệ trong nội bộ đơn vị như: Bảng tính khấu hao tài sản cố định, biên bản kiểm kê nội bộ.

- Chứng từ bên ngoài : Là những chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị kế toán nhưng được lập ra từ các đơn vị khác như: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn : của các đơn vị cung cấp dịch vụ...

2.5. Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ liên quan đến các nội dung hay còn gọi là chỉ tiêu sau đây:

- Chỉ tiêu lao động và tiền lương - Chỉ tiêu hàng tồn kho

- Chỉ tiêu bán hàng - Chỉ tiêu tiền tệ

- Chỉ tiêu tài sản cố định

2.6. Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ

Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: Chứng từ bình thường và chứng từ báo động:

(14)

- Chứng từ bình thường: Là những chứng từ mà thông tin trong đó mang tính chất bình thường, được quy định chung đối với các nghiệp vụ kinh tế phù hợp với hoạt động của đơn vị.

- Chứng từ báo động: Là những chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế như: sử dụng vật tư đã vượt định mức, những chứng từ về mất trộm, mất cắp...

2.7. Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: Chứng từ thông thường và chứng từ điện tử:

- Chứng từ thông thường: là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử.

- Chứng từ điện tử. là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hoá mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: bảng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán...

3. Lập và luân chuyển chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán được lập hoặc thu nhận từ bên ngoài, sau đó nó được chuyển đến bộ phận kế toán của đơn vị có liên quan, nó sẽ được kiểm tra và sử dụng làm căn cứ ghi sổ, cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo qui định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được huỷ. Đây chính là bốn bước trong qui trình luân chuyển chứng từ được thể hiện dưới hình sau:

(15)

* Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý những điểm sau:

Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.

Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.

Thứ ba, các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.

Thứ tư, mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký

(16)

đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.

Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.

Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.

* Trong bước kiểm tra chứng từ kế toán, cần lưu ý những điểm sau:

Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận

(17)

kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:

(1) Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

(2) Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

(3) Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu chi phát hiện có vi phạm chế độ, kế toán không xuất quỹ.

* Trong bước sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán cần lưu ý mấy điểm sau:

Thứ nhất, đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ.

Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.

* Đối với bước bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toán cần lưu ý:

Thứ nhất, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.

(18)

Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:

a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán cần lưu ý:

Một là, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.

Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.

Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng

(19)

được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.

Bốn là, đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán.

Ví dụ: giới thiệu qui trình luân chuyển chứng từ trong kế toán thu tiền mặt:

Giải thích:

A- Người nộp tiền chuẩn bị tiền

(1) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu (3 liên) (2) Trình kế toán trưởng ký duyệt (3 liên)

(3) Phiếu thu chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt (3 liên, lưu liên 1) (4) Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ

(5) Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu (2 liên)

(20)

(6) (7) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên) – người nộp tiền giữ lại liên 3, chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ; thủ quỹ ghi sổ quỹ

(8) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế toán tiền mặt (9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt

(10) (11) Chuyển phiếu thu cho bộ phận liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả phiếu thu về cho kế toán tiền mặt

(12) Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu B- Kết thúc

Câu hỏi và bài tập

Nghiệp vụ 1: Hạch tóan doanh thu bán vải cho công ty Thiên Nga: 3.520.900, địa chỉ: 41 Nguyễn Du, Q.1, Tp.HCM, mã số thuế: 0301034611-1, thu bằng tiền mặt, hoá đơn 846525, ký hiệu AA2007N, ngày 4/3/2017.

Ch

ứ ng t ừ k ế tóan

- Lập hóa đơn GTGT số 846525, ký hiệu AA2007N, 4/3/2017

 - Lập phiếu xuất kho số 01PX/03

 - Lập phiếu thu số 111

Nghiệp vụ 2: Mua vải của Công ty Dệt Thành Công, địa chỉ số 12 Phan Đình Phùng, TP. Thái Bình, mã số thuế: 1000 123 789 -1, hoá đơn số 145672, ký hiệu AS2007N, ngày 5/3/2017, PNK101, ngày 5/3/2017, đã trả bằng tiền mặt 44.000.000, Phiếu Chi 112, ngày 5/3/2017.

Ch

 Hóa đơn GTGT của người bán số 145672, ký hiệu AS2007N, 5/3/2017.

 Lập phiếu nhập kho số 101PN

Nghiệp vụ 3: Chi trả tiền thuê gian hàng hội chợ tại Công Viên Tao đàn, địa chỉ số 12 Huỳnh Phúc Kháng, TPHCM Phiếu Chi 113, ngày 5/3/2017, thanh toán theo hoá đơn GTGT số 456123, ký hiệu BN2007N– 2/3/2017, mã số thuế

0100123400-1: Giá chưa thuế GTGT 2.000.000, thuế GTGT 10%: 200.000 Ch

 Lập Hóa đơn GTGT của người bán số 456123, ký hiệu BN2007N– 2/3/2017.

 Lập Phiếu chi số 113.

(21)

Nghiệp vụ 4: Phiếu thu số 112, ngày 8/3/2017 bán vải cho Công ty Hải Hạnh, địa chỉ 12 Tây Sơn, Hà Nội thu bằng tiền mặt 11.000.000, hoáđơn số 846526, 8/3/2017, mã số thuế 01 007 456 00-1

Ch

 Lập hóa đơn GTGT số 846526, 8/3/2017.

 Lập phiếu xuất kho số 02PX/03.

 Lập phiếu thu số 112 .

Nghiệp vụ 5: Mua vải của Công ty Dệt Thành Công, địa chỉ số 14 Quang Trung, TP. Thái Bình, mã số thuế 1000 123 789 -1, PNK 102, 11/3/2017, hoá đơn GTGT số 423756 ký hiệu PL2007N, ngày 11/3/2017, chưa trả tiền người bán:

24.200.000 Ch

 Hóa đơn GTGT của người bán số 423756 ký hiệu PL2007N, 11/3/2007.

 Lập phiếu nhập kho số 102

Nghiệp vụ 6: Ngày 12/3/2017 bán vải cho Công ty 28, địa chỉ 200 Cầu Giấy, Hà Nội, hoá đơn số 846527, mã số thuế 0156789456-1, ngày 12/3/2017, chưa thu được tiền, khách hàng chấp nhận thanh toán 14.063.390

Ch

 Lập hóa đơn GTGT số 846527, 12/3/2007.

 Lập phiếu xuất kho số 03PX/03.

Nghi ệ p v ụ 7: Phiếu Chi 114, ngày 14/3/2007, trả nợ tiền mua vải của Công ty Dệt Thành Công 20.000.000 đ

Ch

 Lập phiếu chi 114.

 Có thể có: HĐ GTGT bản photo, giấy đề nghị thanh tóan.

(22)

BÀI 2

GHI SỔ THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Mã bài: MĐ 21-02

Giới thiệu:

....Ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung (NKC) tức là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi nhận vào sổ nhật ký chung dựa trên các chứng từ kế toán: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, giấy. Dựa vào những dữ liệu đã ghi trên sổ NKC kế toán vào sổ cái cho từng đối tượng kế toán theo trình tự thời gian.

Mục tiêu:

- Trình bày được điều kiện áp dụng và các sổ sách sử dụng trong hình thức nhật ký chung.

- Xác định được trình tự quy trình ghi sổ kế toán trong doanh nghiệp.

- Hạch toán được số dư đầu kỳ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số dư cuối kỳ.

- Ghi được sổ nhật ký chung.

- Ghi được các loại sổ chi tiết, sổ cái, sổ tổng hợp theo hình thức nhật ký chung - Đối chiếu được sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết để phát hiện sai sót.

- Xử lý được các sai sót khi ghi sổ kế toán, thực hiện trên Excel.

- Thành thạo các kỹ năng, ứng dụng các hàm, lệnh trên Exel.

1. Điều kiện áp dụng và sổ sách sử dụng 1.1. Điều kiện áp dụng

Ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp: sản xuất, xây dựng, dịch vụ, thương mại có quy mô vừa và nhỏ.

1.2. Sổ sách sử dụng

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký chung - Sổ Nhật ký thu tiền

- Sổ tài sản cố định - Thẻ Tài sản cố định

- Sổ theo dõi phân bổ các khoản chênh lệch

(23)

- Sổ Nhật ký chi tiền - Sổ Nhật ký mua hàng - Sổ Nhật ký bán hàng - Sổ cái (dùng cho hình thức NKC)

- Bảng cân đối số phát sinh

- Sổ quỹ tiền mặt

- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

- Sổ tiền gửi ngân hàng - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

- Thẻ kho (Sổ kho) - Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng

- Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) - Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) bằng ngoại tệ

- Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ

- Sổ chi tiết tiền vay - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh

- Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ

- Sổ chi tiết các tài khoản - Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản đầu tư vào công ty liên kết

- Sổ chi phí đầu tư xây dựng

phát sinh khi mua khoản đầu tư vào công ty liên kết

- Sổ chi tiết phát hành cổ phiếu

- Sổ chi tiết cổ phiếu quỹ

- Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán

- Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn

kinh doanh

- Sổ theo dõi thuế GTGT

- Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại - Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm

2. Quy trình ghi sổ

(24)

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì sau khi ghi sổ NKC kế toán ghi vào các sổ chi tiết liên quan.

- Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số

(25)

phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

3. Thực hành ghi sổ theo hình thức nhật ký chung

Ghi sổ bằng hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Căn cứ để ghi sổ chính là các hóa đơn chứng từ kế toán.

Đây là mẫu sổ hình thức Nhật ký chung:

Nhìn vào mẫu sổ Nhật ký chung trên các bạn cần quan tâm đến các cột sau:

- Cột ngày tháng ghi sổ: là ngày thực hiện ghi sổ, Ngày tháng ghi sổ nhất định phải bằng hoặc sau ngày chứng từ.

- Cột chứng từ:

+ Số hiệu: Nếu là hóa đơn các bạn ghi số hóa đơn, còn các chứng từ khác các bạn ghi số hiệu của chứng từ: ví dụ Phiếu thu ghi: PT001, hay giấy báo nợ ghi GBN...Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khác không có chứng từ kế toán ghi PKT... (là phiếu kế toán). ví dụ như các bút toán kết chuyển cuối kỳ.

+ Ngày tháng: Ghi ngày tháng trên chứng từ.

- Cột diễn giải: ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhưng phải đầy đủ để người sử dụng không phải là người lập sổ NKC vẫn hiểu được.

- Cột TK Nợ - TK Có: Ghi các tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh, TK Nợ ghi trước, TK có ghi sau.

(26)

- Cột TK đối ứng: Ghi TK đối ứng cho nhưng TK bên cột TK Nợ - TK Có đã định khoản. Các bạn ghi như trên ảnh đã mô tả. Nhưng trong khi làm trên Excel kế toán nên sử dụng công thức để lấy TK đối ứng để vừa nhanh cho lần đầu, và tiện lợi cho việc sửa chữa (sửa bên TK Nợ - TK có là bên cột TK đối ứng tự sửa theo)

Ví dụ: Nghiệp vụ thuê nhà năm 2012 như ảnh trên đã có:

Khi có 1 tờ hóa đơn GTGT thể hiện: Thuê nhà năm 2018 (chưa thanh toán ) Kế toán sẽ hạch toán:

Nợ 142 Nợ 1331 Có 331HT

Còn khi làm trên Excel kế toán thực hiện:

TK Nợ TK Đối ứng

Hướng dẫn TK Có

142 331HT Đặt đấu bằng ( =) vào ô tương ứng với TK cần lấy đối ứng sau đó bấn vào Tk đối ứng (331HT) và bấm Enter 1331 331HT Đặt dấu bằng ( = ) vào ô tương ứng với TK cần lây đối

ứng sau đó bấn vào TK đối ứng (331HT) và bấm Enter

331HT 142;133 1

Công thức: = Bấm vào TK đối ứng thứ

nhất &”;”& Bấm vào TK đối ứng thứ 2. ( Nếu có nhiều TK đối ứng thì làm tương tự ). ta làm:

=142&";"&1331 và ấn Enter. Việc đặt dấu phẩy hay chấm phẩy là do máy tính. Nếu dấu phẩy không được các bạn đổi sang dấu chấm phẩy.

- Cột số phát sinh:

+ Nợ : ghi số tiền tương ứng với TK ghi Nợ.

+ Có: ghi số tiền tương ứng với TK ghi Có.

Hướng dẫn cách làm sổ sách kế toán trên Excel cụ thể như sau:

I. Các công việc đầu năm tài chính

1. Chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm nay:

(27)

- Vào số dư đầu kỳ “Bảng cân đối phát sinh tháng” (nhập vào TK chi tiết, ví dụ: số sư chi tiết của TK 156 phải nhập chi tiết đến từng mã hang).

- Vào số liệu đầu kỳ các Bảng phân bổ 142, 242, Bảng khấu hao TSCĐ, Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn, và các Sổ khác ( nếu có )

- Chuyển lãi ( lỗ ) năm nay về năm trước ( Căn cứ vào số dư đầu kỳ TK 4212 trên Bảng CĐPS để chuyển ). Việc thực hiện này được định khoản trên Bảng nhập dữ liệu (BNL) và chỉ thực hiện 1 lần trong năm, vào thời điểm đầu năm.

2. Hạch toán chi phí thuế Môn bài phải nộp năm nay:

Nợ TK 6422 (Theo Quyết định 48) / hoặc 6428 (Theo Quyết định 15) Có TK 3338

Khi nộp tiền thuế Thuế Môn bài:

Nợ TK 3338

Có TK 111/ TK 112 (Tiền mặt hoặc chuyển khoản).

II. Các công việc trong tháng

1. Vào các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ trên Bảng nhập dữ liệu (BNL).

- Khi có phát sinh các nghiệp vụ kinh tế các bạn phải hạch toán hết vào bảng nhập liệu này, sau đó mới đến các sổ chi tiết liên quan với nó.

Chú ý: Trong quá trình làm việc phải đồng nhất về tải khoản và mã hàng hóa khi hạch toán:

- Trên CĐPS tháng bạn nhập số dư đầu kỳ vào TK nào thì khi hạch toán trên BNL bạn cần hạch toán đúng vào TK đó.

- Một khách hàng hay một mã hàng chỉ được tồn tại một mã. Một khách hàng khi ghi nhận công nợ với mã nào (131MD) thì khi thanh toán phải thanh toán cho mã đó (131MD). Một mã hàng khi nhập kho mã khì thi xuất kho phải xuất đúng mã đó.

- Bạn nên thống nhất một cách đặt mã khách, mã hàng (là chữ viết tắt hoặc là số, nên viết hoa, không cách)

- Bạn nên khai báo thêm TK chi tiết cho các TK tổng hợp thì bạn phải thêm dòng và khai báo TK chi tiết đó trên DMTK.

2. Hướng dẫn cách nhập liệu một số nghiệp vụ chủ yếu:

(28)

a. Các nghiệp vụ không liên quan đến Thu, Chi, Nhập, Xuất:

Với các nghiệp vụ này bạn không phải nhập liệu vào các cột: Số phiếu Thu/Chi/

Nhập/Xuất, cột số lượng Nhập và số lượng Xuất (DKT, GBN, GBC).

b. Các nghiệp vụ liên quan đến Phải thu, Phải trả:

Hạch toán trên BNL chi tiết đến từng đối tượng cụ thế:

- Nếu phát sinh thêm Khách hàng hoặc nhà cung cấp mới – Thì phải khai báo chi tiết đối tượng KH hoặc NCC mới bên bảng Danh mục tài khoản và đặt mã Tài khoản ( Mã khách hàng) cho KH/NCC đó, đồng thời định khoản chi tiết bên BNL theo mã TK mới khai báo.

VD: Phải thu của Công ty Cổ phần Mạnh Dũng ( là khách hàng mới ).

Bước 1: Sang DMTK khai chi tiết khách hàng – Công ty cổ phần Mạnh Dũng với mã Khách hàng là: 1311 hoặc 131MD ( Khai báo phía dưới Tk 131 ) ( Việc khai báo mã TK như thế nào là tuỳ vào yêu cầu quản trị của bạn )

Bước 2: Hạch toán bên BNL theo mã TK ( Mã KH ) đã khai báo cho Công ty Cổ phần Mạnh Dũng là 1311 hoặc 131MD

- Nếu không phát sinh Khách hàng mới thì khi gặp các nghiệp vụ liên quan đến TK 131 và TK 331, ta quay lại Danh mục TK để lấy Mã Khách hàng đã có và định khoản trên NKC.

c. Các nghiệp vụ Mua, Bán hàng hóa (TK 156):

Hạch toán trên BNL chi tiết đến từng mã hàng cụ thể:

- Trường hợp mua hàng hoá Nhập kho:

Bước 1: Nhập ngày tháng, số hiệu, diễn giải theo hóa đơn mua hàng.

Bước 2: Kiểm tra tại DMTK xem mã hàng đó đã tồn tại hay chưa. Nếu tồn tại rồi thì coppy mã hàng đó về BNL để định khoản. Nếu chưa tồn tại thì đặt mã và tên cho hàng hóa đó trên DMTK, sau đó coppy mã mới đặt về BNL để định khoản. (VD: 156-DK-XD35).

Bước 3: Làm đối ứng

Bước 4: Kê số lượng nhập và thành tiền tương ứng với từng mã hàng tại cột số lượng nhập và 2 cột phát sinh Nợ/Có.

(29)

Bước 5: Nhập số Phiếu Nhập kho tại cột Số phiếu Nhập/Xuất/Thu/Chi tương ứng với các mã hàng nhập kho.

- Trường hợp có chi phí mua hàng kèm theo:

Nếu phát sinh chi phí ( vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho…) cho việc mua hàng thì phải phân bổ chi phí mua hàng cho từng mặt hàng tại “Bảng phân bổ chi phí” như nhau:

Chi phí của mặt

hàng A

=

Tổng chi phí

X

số lượng (hoặc thành

tiền) mặt hàng A Tổng số lượng (hoặc tổng thành

tiền của lô hàng) - Trường hợp bán hàng hoá:

Bước 1: Hạch toán bút toán doanh thu: với số tiền tại dòng “Cộng tiền hàng “ trên hoá đơn bán ra được ghi vào TK5111.

Bước 2: Hạch toán bút toán giá vốn: bạn ghi Nợ TK 632/ghi Có chi tiết cho từng mã hàng kê số lượng xuất, không kê tiền (vì phương pháp tính giá vốn là Bình quân đầu kỳ, cho nên cuối kỳ khi tính được giá vốn ở “Nhập xuất tồn kho”

thì mới dùng công thức VLOOKUP để tìm số tiền tương ứng cho từng nghiệp vụ)

d. Các nghiệp vụ liên quan đến Thu/Chi:

- Sau khi định khoản xong thì tại cột “Thu/chi/Nhập/Xuất” tương ứng dòng ghi Nợ hoặc ghi Có TK 1111 bạn nhập chữ PT001 (nếu là phiếu thu số 1), PC001 (nếu là phiếu chi số 1)

e. Các nghiệp vụ phát sinh mới Công cụ dụng cụ hoặc TSCĐ (tức liên quan đến các TK 142, 242, 211)

- Sau khi định khoản trên BNL phải sang bảng phân boor142, 242, Bảng khấu hao TSCĐ để khai báo thêm công cụ dụng cụ hoặc tài sản cố định này vào bảng và tính ra số cần phân bổ trong kỳ hoặc số cần trích khấu hao trong kỳ.

III. Hạch toán các bút toán cuối tháng

- Hạch toán các bút toán về tiền lương cuối tháng (căn cứ vào bảng lương) - Trích khấu hao tài sản cố định (số liệu từ bàng khấu hao TSCĐ)

(30)

- Phân bổ chi phí trả trướng dài hạn, ngắn hạn ( nếu có) (từ bảng số liệu từ bảng PB142, 242)

- Kết chuyển thuế GTGT

- Tìm giá vốn cho các nghiệp vụ ghi nhận giá vốn trên BNL mỗi khi bạn bán hàng

- Kết chuyển giá vốn hàng xuất bán trong kỳ

- Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu ( nếu có):

- Kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ

- Kết chuyển Doanh thu hoạt động tài chính ( nếu có ) trong kỳ - Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính( nếu có ) trong kỳ - Kết chuyển chi phí bán hàng, quản lý trong kỳ:

- Kết chuyển thu nhập khác ( nếu có) trong kỳ:

- Kết chuyển chi phí khác( nếu có ) trong kỳ:

- Tạm tính thuế TNDN phải nộp trong quý ( nếu quý đó có lãi )

- Kết chuyển chi phí thuế TNDN ( nếu có) trong kỳ ( Chỉ thực hiện ở cuối năm tài chính)

- Kết chuyển lãi ( lỗ) trong kỳ:

IV. Hướng dẫn lên các bảng biểu tháng:

- Lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho:

- Lập bảng Phân bổ Chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn, khấu hao TSCĐ - Lập bảng cân đối phát sinh tháng;

IV. Cách kiểm tra số liệu trên bảng cân đối phát sinh:

- Trên CĐPS thì tổng phát sinh bên Nợ phải bằng tổng phát sinh bên Có - Tổng PS Nợ trên CĐPS bằng tổng PS Nợ/Có trên BNL

- Các tài khoản loại 1 và loại 2 không có số dư bên Có. Trừ một số tài khoản như 159, 131, 214,..

- Các tài khoản loại 3 và loại 4 không có số dư bên Nợ, trừ một số tài khoản như 331, 3331, 421,..

- Các tài khoản loại 5 đến loại 9 cuối kỳ không có số dư.

- TK 112 phải khớp với Sổ phụ ngân hàng,

(31)

- TK 133, 3331 phải khớp với chỉ tiêu trên tờ khai thuế

- TK 156 phải khớp với dòng tổng cộng trên Báo cáo NXT kho

- TK 142, 242 phải khớp với dòng tổng cộng trên bảng phân bổ 142, 242 - TK 211 , 214 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bảng khấu hao TSCĐ VI. HƯỚNG DẪN LẬP CÁC SỔ CUỐI KỲ:

- Hướng dẫn lập bảng kê phiếu Nhập Xuất kho

- Hướng dẫn lập sổ Chi tiết vật tư hàng hóa trên Excel - Hướng dẫn lập sổ Quỹ tiền mặt tiền gửi ngân hàng.

- Hướng dẫn lập sổ chi tiết các tài khoản

- Hướng dẫn lập sổ chi tiết thanh toán với người mua người bán.

- Hướng dẫn lập bảng tổng hợp thanh toán với người mua người bán - Hướng dẫn lập sổ cái trên Excel

- Hướng dẫn lập sổ Nhật ký chung trên Excel VII. HƯỚNG DẪN LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH

- Lập bảng Cân đối phát sinh năm:

- Lập bảng cân đối kế toán

- Lập bảng báo cáo kết quả kinh doanh - Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Lập thuyết minh báo cáo tài chính.

Câu hỏi và bài tập Bài tập 01:

Nghiệp vụ 1: Hạch tóan doanh thu bán vải cho công ty Thiên Nga: 3.520.900, địa chỉ: 41 Nguyễn Du, Q.1, Tp.HCM, mã số thuế: 0301034611-1, thu bằng tiền mặt, hoá đơn 846525, ký hiệu AA2007N, 4/3/2017.

Ghi s ổ k ế tóan

 Ghi sổ tổng hợp:

+ Sổ Nhật ký chung

+ Sổ Cái các TK 111, 511, 3331

 Sổ chi tiết:

+ Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hóa,chi tiết mã hàng vải 269

(32)

+ Sổ quỹ tiền mặt: dành cho thủ qũy

Nghiệp vụ 2: Mua vải của Công ty Dệt Thành Công, địa chỉ số 12 Phan Đình Phùng, TP. Thái Bình, mã số thuế: 1000 123 789 -1, hoá đơn số 145672, ký hiệu AS2007N, 5/3/2017, PNK101, 5/3/2017, đã trả bằng tiền mặt 44.000.000, Phiếu Chi 112, 5/3/2017.

+ Sổ Nhật ký chung.

+ Sổ Cái các TK 156, 133, 111.

+ Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hóa chi tiết mã hàng vải 491, vải WNH481.

+ Sổ qũy tiền mặt.

Nghiệp vụ 3: Chi trả tiền thuê gian hàng hội chợ tại Công Viên Tao đàn, địa chỉ số 12 Huỳnh Phúc Kháng, TPHCM Phiếu Chi 113, 5/3/2007, thanh toán theo hoáđơn GTGT số 456123, ký hiệu BN2007N– 2/3/2017, mã số thuế

0100123400-1: Giá chưa thuế GTGT 2.000.000, thuếGTGT 10%: 200.000 Ghi s ổ k ế tóan

+ Sổ Cái các TK 641, 133, 111.

+ Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh.

+ Sổ qũy tiền mặt.

Nghiệp vụ 4: Phiếu thu số 112, ngày 8/3/2017 bán vải cho Công ty Hải Hạnh, địa chỉ 12 Tây Sơn, Hà Nội thu bằng tiền mặt 11.000.000, hoáđơn số 846526, 8/3/2017, mã số thuế 01 007 456 00-1

(33)

+ Sổ Cái các TK 111, 3331, 511.

+ Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hóa + Sổ qũy tiền mặt.

Nghiệp vụ 5: Mua vải của Công ty Dệt Thành Công, địa chỉ số 14 Quang Trung, TP. Thái Bình, mã số thuế 1000 123 789 -1, PNK 102, 11/3/2017, hoá đơn GTGT số 423756 ký hiệu PL2007N, 11/3/2017, chưa trả tiền người bán:

24.200.000 Ghi s ổ k ế tóan

+ Sổ Cái các TK 156, 133, 331

+ Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hóa chi tiết mã hàng vải WNH481, vải 269.

+ Sổ chi tiết thanh tóan người mua, người bán công ty dệt Thành Công

Nghiệp vụ 6: Ngày 12/3/2017 bán vải cho Công ty 28, địa chỉ 200 Cầu Giấy, Hà Nội, hoá đơn số 846527, mã số thuế 0156789456-1, 12/3/2017, chưa thu được tiền, khách hàng chấp nhận thanh toán 14.063.390

+ Sổ Cái các TK 131, 511, 3331

+ Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hóa chi tiết mã hàng vải WNH481, vải 269.

+ Sổ chi tiết thanh tóan người mua, người bán công ty 28

Nghi ệ p v ụ 7: Phiếu Chi 114, 14/3/2007, trả nợ tiền mua vải của Công ty Dệt Thành Công 20.000.000 đ

(34)

+ Sổ Cái các TK 331, 111

 Sổ chi tiết:

+ Sổ qũy tiền mặt

+ Sổ chi tiết thanh tóan người mua, người bán (Công ty dệt Thành Công).

Bài tập 02:

Số dư đầu tháng của một số tài khoản:

TK111: 1.000.000 TK 112: 3.000.000 TK 131: 6.000.000 TK 152: 2.000.000 TK 331: 4.000.000

- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng:

1. Thu tiền mặt do khách hàng trả nợ 1.000.000 2. Rút TGNH về quỹ tiền mặt 1.000.000

3. Chi tiền mặt trả nợ người bán 2.000.000

4. Nhập kho 500.000 nguyên vật liệu trả bằng tiền mặt

5. Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng TGNH 3.000.000 6. Nhập kho 2.000.000 nguyên vật liệu trả bằng TGNH

7. Nhập kho 3.000.000 nguyên vật liệu chưa trả tiền cho người bán.

8. Dùng TGNH trả nợ cho người bán 2.000.000 Yêu cầu:

1. Lập các chứng từ

2. Ghi sổ theo hình thức nhật ký chung Bài tập 03

I/ Số dư đầu kỳ của một số tài khoản (đvt: đồng) - TK 111: 30.000.000

- TK 112: 170.000.000 ( NH công thương) - TK 131: 50.000.000, trong đó:

+ Khách hàng H1: 35.000.000 + Khách hàng H2: 15.000.000

(35)

- TK 152: 25.000.000, trong đó + VL chính M: 20.000.000 (2.000kg) + VL Phụ N: 5.000.000 (1.000kg)

- TK 154: 2.000.000, trong đó:

+ Sp A: 1.200.000 + Sp B: 800.000

- TK 155: 18.000.000, trong đó:

+ Sp A: 10.000.000 (2.000sp) + Sp B: 8.000.000 (1.000sp)

- TK 211: 690.000.000 - TK 214: 48.000.000

- TK 331: 70.000.000, trong đó:

+ Đơn vị S1: 50.000.000 + Đơn vị S2: 20.000.000

- TK 411: 839.000.000 - TK 421: 28.000.000

II/ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ như sau:

1. PNK số 01 (01/01): Mua VL chính M, chưa trả tiền người bán S1, số lượng: 2.000kg, đơn giá: 10.000 đồng/kg, thuế suất thuế GTGT 10%.

2. Giấy báo Nợ của ngân hàng (02/01) chuyển tiền trả nợ cho người bán S1: 40.000.000.

3. Xuất kho VL chính M để sản xuất sản phẩm theo phiếu xuất kho số 01 (05/01) gồm 1.500kg cho sp A và 1000kg cho sp B.

4. Phiếu chi số 01 (05/01) nộp tiền vào ngân hàng: 10.000.000 và đã nhận được GBC của NH.

5. Xuất kho VL phụ N theo phiếu xuất kho số 02 (08/01) gồm: 500kg cho sp A và 300kg cho sp B.

6. Phiếu chi tiền mặt số …… (11/01) thanh toán tiền điện thoại 3.080.000, trong đó thuế gtgt là 280.000, phân bổ cho các đối tượng:

- PXSX: 500.000

(36)

- BPBH: 400.000 - QLDN: 1.900.000

7. Bảng tổng hợp phân bổ tiền lương (11/01) cho các đối tượng như sau:

- Công nhân sx SP A: 9.000.000

- Công nhân sản xuất SP B là: 6.000.000.

- Nhân viên phân xưởng là 3.000.000.

- Nhân viên bán hàng là 2.000.000.

- Nhân viên QLDN: 5.000.000.

8. Tính BHXH, BHYT và KPCĐ theo chế độ quy định.

9. Tiền điện phải thanh toán theo hóa đơn 4.400.000, trong đó thuế GTGT 10%, phân bổ cho : (11/01).

- PXSX: 2.800.000.

- BPBH: 700.000.

- QLDN: 500.000.

10.Nhập kho sản phẩm từ sản xuất gồm 5.000 SP A và 2000 SP B (phiếu nhập kho số ….. (15/01)).

11.Xuất kho SP A theo phiếu xuất kho số ….. (16/01) số lượng 2.000 SP, khách hàng đã nhận hàng tại kho và thanh toán bằng tiền mặt theo phiếu thu số 01 (16/01), đơn giá bán là 15.000đ/sp, thuế GTGT 10%.

12.Xuất kho SP B theo phiếu xuất kho số ….. (17/01) số lượng là 1.500 SP, khác hàng H2 đã nhận hàng đủ số lượng bán, giá bán 16.000đ/sp, thuế GTGT 10% nhưng chưa trả tiền.

13.Phiếu chi số …..(20/01)về khoản:

- Nộp BHXH: 2.700.000.

- Nộp KPCD: 270.000.

- Mua BHYT: 810.000.

14.Tính KH_TSCĐ cho các đối tượng (21/01):

PXSX: 4.000.000, BPBH: 800.000, QLDN: 1.200.000.

15.SP hoàn thành nhập kho theo phiếu nhập kho số …..(23/01) gồm 3.000SP A và 2.000 SP B.

(37)

16.Khách hàng H2 trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng 35.000.000 (giấy báo có ngày 25/01), H2 trả nợ 10.000.000 bằng tiền mặt (phiếu thu số ……

(25/01)).

17.Phiếu chi số …..(29/01) chi tiền mua sách báo định kỳ 400.000.

18.Cuối tháng theo báo cáo của phân xưởng sản xuất còn 2.000 SP A và 1.000 SP B dở dang.

Cho biết:

- Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

- Tính giá hàng xuất kho theo phương pháp FIFO, thành phẩm xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ.

- Sản phẩm dở dang cuối tháng đánh giá theo chi phí NVLTT.

- Chi phí sản xuất chung phân bổ cho SP A và SP B theo tiền lương CNTTSX.

Yêu cầu: Ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

(38)

BÀI 3

GHI SỔ THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ – SỔ CÁI Mã bài: MĐ 21-03

Giới thiệu:

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

Mục tiêu:

- Trình bày được điều kiện áp dụng và các sổ sách sử dụng trong hình thức nhật ký - sổ cái.

- Xác định được trình tự quy trình ghi sổ kế toán trong Doanh nghiệp.

- Hạch toán được số dư đầu kỳ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số dư cuối kỳ.

- Ghi được sổ nhật ký - sổ cái.

- Ghi được các loại sổ chi tiết, sổ cái, sổ tổng hợp theo hình thức nhật ký - sổ cái.

- Đối chiếu được sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết để phát hiện sai sót.

- Xử lý được các sai sót khi ghi sổ kế toán, thực hiện trên Excel.

- Thành thạo các kỹ năng, ứng dụng các hàm, lệnh trên Exel.

1. Điều kiện áp dụng và sổ sách sử dụng 1.1. Điều kiện áp dụng

Hình thức kế toán này phù hợp với các đơn vị kế toán có quy mô nhỏ, khối lượng nghiệp vụ phát sinh ít, đơn vị sử dụng ít tài khoản. Quản lý tại đơn vị mới dưng lại ở trình độ thấp với mô hình quản lý tập trung một cấp. Hình thức kế toán này cũng phù hợp với các đơn vị mà lao động kế toán ở trình độ thấp và đơn vị ít lao động kế toán.

(39)

1.2. Sổ sách sử dụng:

Các loại sổ kế toán của hình thức Nhật ký - Sổ cái bao gồm các loại sổ sách chủ yếu sau đây:

- Nhật ký - Sổ cái:

Nhật ký - Sổ cái là một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất, có sự kết hợp chặt chẽ giữa phần Nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, với phần Sổ cái để phân loại các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản kế toán. Nhật ký - Sổ cái gồm nhiều trang, mỗi trang có 2 phần: một phần dùng làm sổ nhật ký gồm các cột: ngày tháng, số hiệu của chứng từ, trích yếu nội dung nghiệp vụ kinh tế và số tiền. Phần dùng làm sổ cái được chia ra nhiều cột, mỗi cột ghi một tài khoản, trong mỗi cột lớn (ghi một tài khoản) lại chia 2 cột nhỏ để ghi bên Nợ và bên Có của tài khoản đó. Số lượng cột trên sổ nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng các tài khoản phải sử dụng (xem mẫu Nhật ký - Sổ cái).

- Các sổ và thẻ kế toán chi tiết:

Sổ và thẻ kế toán chi tiết trong hình thức Nhật ký - Sổ cái gồm:

+ Sổ thẻ kế toán chi tiết tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định và vốn kinh doanh.

+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm hàng hoá.

+ Sổ kế toán chi tiết các loại vốn bằng tiền (như: sổ quỹ tiền mặt, tiền gìn ngân hàng và vốn bằng tiền khác).

+ Sổ chi tiết tiền vay (vay ngắn hạn ngân hàng, vay dài hạn ngân hàng + Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán, thanh toán với người bán, người nhận thầu, người mua, người đặt hàng, sổ chi tiết các khoản phải thu, phải trả và các khoản thanh toán trong nội bộ, thanh toán với nhà nước và các nghiệp vụ thanh toán khác đòi hỏi phải theo dõi chi tiết.

+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết chi phí sản xuất và phí tổn lưu thông.

+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết chi phí vốn đầu tư cơ bản và cấp phát đầu tư cơ bản.