Đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng

Theo “Đàm phán trong kinh doanh quốc tế” của GS.TS Đoàn ThịHồng Vân (2009)

1.1.3.4.1 Các hình thức đàm phán

Đàm phán là việc bàn bạc trao đổi với nhau về các điều kiện mua bán giữa các nhà doanh nghiệp xuất nhập khẩu để đi đến ký kết hợp đồng

- Đàm phán qua thư tín: ngày nay việc sửdụng hình thức này vẫn là phổbiến để giao dịch giữa các nhà điều kiện xuất khẩu. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thường qua thư tín. Ngay cảsau này khi cả hai bên đã có điều kiện gặp gỡ trực tiếp thì việc duy trì quan hệ cũng phải qau thư tín. Sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán phải luôn nhớ rằng thư là sứ giả của mình đến khách hàng bởi vậy, gửi thư cần lịch sử, chuẩn các, khẩn trương

- Đàm phán qua điện thoại: Bằng hình thức này sẽ giảm bớt thời gian, giúp cho các nhà kinh dianh tiến hành đàm phán khẩn trường, kịp thời cơ. Nhưng trao đổi qua điện thoại không có gì làm bằng chứng cho những thỏa thuận, quyết định nên sau khi trao đổi bầng diện thoại cần có thủtục các nhạn nội dung đãđàm phán

- Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: Đây là hình thức cẩn thận, có tác dụng đẩy nhanh tốc độ giải quyết các vấn đề mà các bên cùng quan tâm tuy nhiên phương pháp này rất tốn kém

Các bước tiến hành đàm phán:

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Bước 1: Chào hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng từ phía người bán đưa ra.

Trong buôn bán thì chào hàng là việc người xuất khẩu thể hiện ý định bán hàng của mình. Tùy vàođơn chào hàng nào mà chúng có tínhchất pháp lý khác nhau

- Bước 2: Hoàn giá là một lời đềnghị mới do bên nhận chào hàng đưa ra sau khi đã nhận được đơn chào hàng của ben kia nhưng không chấp nhận hoàn toàn giá chào hàng. Khi hoàn giá thì coi như chào hàng trước đó bịhủy bỏ. Trong kinh doanh quốc tế, mỗi lần giao dịch thường phải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết thúc

- Bước 3: Chấp nhận là sự đồng ý hoàn toàn tất cả mọi điều kiện chào hàng mà phía bên kia đưa ra, khi đó tiến hành ký kết hợp đồng

- Bước 4: Xác nhận sau khi hai bên đã thỏa thuận cới nhau về điều kiện giao dịch thì ghi lại tất cả những đã thỏa thuận gửi cho bên kia. Đó là văn bản có chữ ký của cảhai bên

1.1.3.4.2 Hợp đồng kinh tếvềxuất khẩu hàng hóa

Sau khi các bên mua và bán tiến hàng giao dịch, đàm phán có kết quả thìđi đến lập và ký kết hợp đồng. Hợp đồng có quy định rõ ràng và đầy đủ quyền hạn và nghĩa vụcủa các bên tham gia.

Hợp đồng thểhiện bằng văn bản là hình thức bắt buộc đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu của nước ta. Đây là hình thức tốt nhất đểbảo vệquyền lợi của cả hai bên và tránh được những biểu hiện không đồng nhất trong ngôn từhay quan niệm vì cácđối tác tham gia thuộc các quốc tịch khác nhau.

Các điểm cần lưuý khi ký kết hợp đồng:

- Hợp đồng cần trình bày rõ ràng, sáng sủa, nội dung phải phán ảnhđúng và đầy đủcác vấn đề đã thỏa thuận

- Ngôn ngữ dùng trong hợp đồng là thứ ngôn ngữ phổ biến mà hai bên cùng thông thạo

- Chủthếký kết hợp đồng phải là người có đủthẩm quyền ký kết

- Hợp đồng nên đề cập đầy đủ các vấn đề vầ khiếu nại, trọng tài đề giải quyết tranh chấp nếu có tránh tình trạng tranh chấp kiện tụng kéo dài

1.1.3.4.3 Thực hiện hợp đồng

Trường Đại học Kinh tế Huế

Theo Giáo trình Nghiệp vụ thương mại quốc tế- Đại học Huếcủa Nguyễn Thị Diệu Linh (2008). Sau khi hợp đãđược ký kết thìđơn vịsản xuất kinh doanh xuất khẩu phải thực hiện cho các quy định đã ký kết trong hợp đồng, tiến hành sắp xếp những việc phải làm, ghi thành bảng theo dõi tiến độthực hiện hợp đồng, ghi lại những diễn biến kịp thời, những văn bản phát đi và nhận được đểxửlý và giải quyết cụthể.Đồng thời phai đảm bảo được quyền lợi quốc gia và lợi ích kinh doanh của doanh nghiệp

Hình1.1: Sơ đồtrình tựthực hiện hợp đồng xuất khẩu

- Xin giấy phép xuất khẩu:

Giấy phép xuất khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý hoạt động xuất nhập khẩu. Vì thế, trước khi xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp phải xin phép xuất khẩu hàng hóa đó. Quyền kinh doanh xuất nhập khẩu và thủtục xuất nhập khẩu được quy định 12/2006/NĐ- CP, ngày 23/01/2006

- Kiểm tra L/C

Bên nhập khẩu có trách nhiệm mởL/C và bên xuất khẩu cần kiểm tra L/C có phù hợp với hợp đồng ký kết hay không trước khi tiến hành giao hàng

- Chuẩn bịhàng xuất khẩu Ký kết

HĐXK

Kiểm tra L/C

Chuẩn bị hàng Xin giáp

phép XK

Làm thủtục hải

quan Kiểm nghiệm Ủy thác thuê tàu

hàng hóa

Giải quyết Làm thủtục

thanh toán Mua bảo

hiểm Giao hàng

lên tàu

Trường Đại học Kinh tế Huế

Công việc này phải thực hiện đúng theo quy định của hợp đồng và đảm bảo tiến độ cho công tác giao hàng. Chuẩn bị hàng hóa bao gồm nhiều công việc từ thu gom tập trung thành lô hàng xuất khẩu đến việc đóng gói bao bì, ký mã hiệu

Trước khi xuất khẩu, các nhà xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra vềphẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì.

- Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu

Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu sẽ ngăn chặn kịp thời những hậu quảxấu và đảm bảo uy tín cho nhà sản xuất cũng như tổchức xuất khẩu trong quan hệmua bán

- Làm thủtục hải quan

Thủ tục hải quan là một cách thức để Nhà nước quản lý hoạt động xuất nhập khẩu. Không những thế đây còn là kiểm tra, giám sát hải quan, trong đó quy định khi làm thủ tục hải quan, người khai hải quan phải khai báo hải quan, đưa hàng đến địa điểm quy định cụthể, làm nghĩa vụnộp thuế

- Thuê phương tiện vận tải

Thuê phương tiện chở hàng dựa vào căn cứ: Những điều khoản hợp đồng mua bán, đặc điểm hàng hóa mua bán, điều kiện vận tải, thông thường trong nhiều trường hợp, đơn vị kinh doanh xuất khẩu thường ủy thác việc phương tiện vận tải cho một công ty vận tải

- Giao hàng cho người vận tải

Doanh nghiệp xuất khẩu phải tiến hành theo các bước sau:

+ Căn cứ vào chi tiết hàng hóa xuất khẩu, lập bảng kê hàng hó chuyên chở cho người vận tải để đổi lấy hồ sơ xếp hàng

+ Trao đổi với cơ quan điều độcảng đểnắm vững kếhoạch giao hàng + Lập kếhoạch và vận chuyển hàng vào cảng

+ Bốc hàng lên tàu

+ Sau khi giao nhận hàng xong lấy biên lai thuyền phó

+ Trên cơ sở hóa đơn thuyền phó đổi lấy vận đơn đường biển, điều quan trọng là phải lấy được hàng vận đơn đường biển hoàn hảo

- Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu

Trường Đại học Kinh tế Huế

Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng, căn cứvào hàng hóa vận chuyển, điều kiện vận chuyển để lựa chọn mua bảo hiểm thích hợp cho hàng hóa. Hợp đồng bảo hiểm thường được chia thánh hai loại: Hợp đồng bảo hiểm bao và hợp đồng bảo hiểm chuyến

- Lập bộchứng từthanh toán

Sau khi giao hàng, nhà sản xuất nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán trình ngân hàng để đòi tiền nhà nhập khẩu. Bộchứng từnày phải chính xác và phù hợp với yêu cầu của L/C vềcả nội dung và hình thức. Bộ chứng từbao gồm: hóa đơn thương mại, vận đơn (đường biển, đường sắt, đường hàng không), chứng từbảo hiểm, bảng kê chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, giấy chứng nhận xuất xứvà giấy chứng nhận vệsinh

- Giải quyết tranh chấp (nếu có)

Người mua khiếu nại người bán: giao hàng không đúng vềsố lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất, nguồn gốc như trong hợp đồng quy định, bao bì, kí mã hiệu sai quy cách, không phù hợp với điều kiện vận chuyển

Người bán khiếu nại người mua: trong các trường hợp như trả tiền chậm so với quy định

Người bán hoặc người mua khiếu nại người chuyên chở và bải hiểm: khi người chuyên chởvi phạm hợp đồng chuyên chở như đưa tàu đến cảng không đúng quy định, bị mất thất lạc trong quá trình chuyên chở.

Nhìn chung, những doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất khẩu cần nắm vững từng nội dung của hoạt động này, nắm được công việc cụ thể của từng nội dung, nghiên cứu kỹ đểthực hiện tốt được hoạt động này. Ngoài ra, trong quy trình thực hiện tổ chức hợp đồng, trình tự các bước không nhất thiết phải đúng theo trình tự, mà tùy vào từng điều kiện của doanh nghiệp, từng hợp đồng mà áp dụng. Để đưa ra những chính sách chiến lược thâm nhập phù hợp, doanh nghiệp còn phải nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu.