Đánh giá thực trạng hoạt động của hệ thống kênh phân phối thép của công ty

Các dòng chảy trong kênh phân phối của công ty Thắng Thư:

Dòng chuyển quyền sở hữu. Quyền sở hữu sản phẩm thép được chuyển từ thành viên này sang thành viên khác trong kênh thông qua hoạt động mua bán với nhau. Xuyên suốt với nhau trong quá trình từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng.

Ban đầu, quyền sở hữu sản phẩm thép thuộc về các nhà sản xuất. Khi quyết định hợp tác với nhau và tiến hành mua bán thì sản phẩm lại thuộc về quyền sở hữu của công ty TNHH TM&DV Thắng Thư. Rồi qua quá trình tìm hiểu và tuyển chọn các nhà bán lẻthì sau khi phân phối hàng hóa, quyền sởhữu được chuyển vào tay các nhà bán lẻ. Cuối cùng, khi những người tiêu dùng cuối cùng có nhu cầu, họ mua các sản phẩm liên quan đến thép tại các địa điểm bán lẻ thì quyền sở hữu sản phẩm thuộc về người tiêu dùng cuối cùng. Nếu xét về kênh trực tiếp thì quá trình chuyển quyền sở hữu được rút ngắn hơn, bỏqua sựsở hữu của các nhà bán lẻvà trực tiếp chuyển quyền sởhữu từtay nhà phân phối là công ty Thắng Thư đến tay người tiêu dùng cuối cùng.

Dòng đàm phán. Khi phân phối hàng cho các nhà bán lẻ, công ty Thắng Thư thường đàm phán qua miệng hoặc điện thoại đối với các nhà bán lẻ làm ăn lâu dài, mua bán theo lề thói cũ, không thông qua hợp đồng. Những cuộc đàm phán này thường là trao đổi nhanh chóng, thuận mua vừa bán, nhằm thống nhất về giá cả sản phẩm, phương tiện vận chuyển, hình thức thanh toán,...

Ngoài ra, đàm phán còn thể hiện ở việc các thành viên tác động qua lại, đàm phán với nhau đểphân chia công việc, trách nhiệm và quyền lợi.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Dòng vận động vật chất của sản phẩm. Trong số các dòng vận động của sản phẩm thép thì dòng vận động vật chất là dòng chiếm khoản chi phí khá lớn. Vì thép là sản phẩm gây ra nhiều khó khăn cho việc vận chuyển qua lại nên mỗi một lần vận chuyển sẽtốn kém nhiều chi phí và công sức cũng như thời gian,nếu không đúng thời gian hoặc địa điểm sẽ ảnh hưởng đến luồng lưu chuyển hàng hóa trong kênh.

Dòng vận động vật chất của công ty Thắng Thư là sự di chuyển sản phẩm từ các cơ sởtới các địa điểm tiêu dùng cuối cùng thông qua hệthống kho tàng và phương tiện vận tải. Tuy nhiên, vào những mùa điều kiện thời tiết không được tốt ở một thị trường có địa hình khá khó khăn như DakLak thì công ty phải chi một khoản lớn cho dòng vật chất này. Bởi công ty phải duy trìđược khả năng phân phối hàng hóa cho các nhà bán lẻ khi họ cần, không chậm trễ trong việc vận chuyển hàng hóa nên đòi hỏi dòng vận động vật chất phải được thực hiện liên tục và thông suốt, cần những khoản đầu tư về máy móc và phương tiện.

Dòng thanh toán. Là quá trình vận động của tiền tệvà các chứng từthanh toán ngược từ người tiêu dùng trở về với công ty. Về phương thức thanh toán áp dụng đối với các nhà bán lẻ, có hai sựlựa chọn là trả tiền ngay hoặc thanh toán chậm. Công ty cho nhà bán lẻ có thể nợ tiền hàng nhưng bắt buộc phải thanh toán trước 50% số tiền hàng, số còn lại phải thanh toán hết khi mua hàng trong lần tiếp theo. Công ty sẽ gia hạn thêm thời gian thanh toán trong khoảng 30-40 ngày.

Còn đối với người tiêu dùng là các cá nhân, hộ gia đình thì công ty không cho nợ tiền hàng, phải thanh toán trong một lần và việc giao hàng chỉ diễn ra khi khách hàng thanh toán hết tiền hàng. Đó là do tính chất của nhóm khách hàng này là mua với số lượng ít nên không vượt quá khả năng thanh toán của họhoặc là sốtiền thanh toán không quá nhiều đểcó thểchia ra nhiều lần thanh toán, và quan trọng là không có điều gì chắc chắn là họ sẽ mua hàng tại đây vào các lần sau. Việc áp dụng phương thức thanh toán như thế này đối với các nhà bán lẻcó thể giúp công ty xây dựng được mối quan hệ làm ăn lâu dài, gia tăng mức độ trung thành của họ khi tạo điều kiện để họ mua hàng lúc thiếu vốn, giúp duy trì ổn định hoạt động kinh doanh. Ngược lại thì phương thức này cũng tiềmẩn nhiều rủi ro cho công ty.

Hình thức thanh toán chủ yếu của công ty thường là bằng tiền mặt, được áp dụng cho cả khách hàng là người tiêu dùng cuối cùng và cảcác nhà bán lẻcủa công ty.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Dòng xúc tiến. Hoạt động xúc tiến chủ yếu là các hoạt động quảng bá, quảng cáo sản phẩm, hình ảnh và thương hiệu của công ty thông qua các trang web, thông qua internet và các hội thảo. Tuy nhiên thì công ty không mấy chú trọng đến các hoạt động xúc tiến. Phần lớn các thành viên trong kênh là được tuyển chọn thông qua các mối quan hệ, sựquen biết, giới thiệu,... mà dần dần kênh phân phối mới càng rộng như hiện nay.

Đây có thểtrở thành một nhược điểm của công ty khi mà việc đẩy mạnh dòng xúc tiến có thểxây dựng được uy tín cho công ty, cho các nhà bán lẻ, mang sản phẩm và hình ảnh của công ty đến với đông đảo người tiêu dùng, và quan trọng hơn hết là giúp khuếch trương hình ảnh của công ty trên thị trường và trong lòng khách hàng, nâng cao lợi thế cạnh tranh. Do đó mà công ty nên chú ý đến công tác xúc tiến của mình bằng cách xây dựng trang web riêng để làm nguồn thông tin chính hãng khi khách hàng tìm kiếm, thông qua các trang mạng xã hội để quảng bá, đồng thời hỗ trợ các phương tiện bán hàng cho các nhà bán lẻ như logo, bảng hiệu riêng của công ty mình.

Dòng đặt hàng. Đây là phương thức và cơ chế thu thập các đơn đặt hàng, sau đó tiến hành xử lý chúng. Thông thường thì công ty đưa ra nhiều phương thức đặt hàng cho các nhà bán lẻ đểtùy vào mỗi thuận lợi của các nhà bán lẻmà lựa chọn cho mình phương thức cảm thấy là hợp lý và thuận tiện nhất. Thông qua nhiều cách như là đặt hàng bằng cách gọi điện thoại trực tiếp cho nhân viên bán hàng tại các cơ sở, hoặc gửi fax/mail, hay thông qua nhân viên thị trường, và cuối cùng là đến mua trực tiếp tại các cơ sở. Tuy nhiên thì hầu như mọi nhà bán lẻ đều sửdụng cách thức là gọi điện cho các nhân viên bán hàng tại cơ sở. Bởi nhờtính thuận tiện, hiện đại của nó giúp cho quá trình làm việc và trao đổi diễn ra nhanh chóng hơn, ít tốn kém thời gian. Còn những phương thức khác thì rất ít khi sửdụng.

Quá trình xử lý đơn đặt hàng được thực hiện theo những tiến trình nhất định.

Đầu tiên là nhân viên bán hàng tiếp nhận yêu cầu mua của các nhà bán lẻ, trao đổi và ghi nhận các thông tin cần thiết và chủ yếu như tên nhà bán lẻ, số lượng, chủng loại, phương thức và thời gian giao hàng, cách thức thanh toán,... Đồng thời, nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra dư nợ của các nhà bán lẻ, rồi xem xét vềkhả năng đáp ứng của cơ sở mình, loại hàng đó còn hay không, thiếu hay đủ. Sau đó thông báo cho nhà bán lẻlà chấp nhận hoặc từ chối đơn hàng, nếu nguồn hàng đã hết, đang trong quá trình vận chuyển từ nhà cung ứng lên hoặc chưa còn nhưng chưa đủ thì nhân viên sẽ tìm cách

Trường Đại học Kinh tế Huế

liên hệvới các cơ sở khác để đảm bảo cung ứng hàng hóa kịp thời, hoặc trao đổi đàm phán rõ với nhà bán lẻ để gia hạn thêm thời gian giao hàng. Cuối cùng, sau khi đã thỏa thuận xong hết các điều khoản và thông tin liên quan thì nhân viên kế toán tại các cơ sở sẽlập hóa đơn,chốt và chuyển giao cho các bộphận liên quan để thực hiện đơn đặt hàng đó.

Dòng đặt hàng có mối liên hệ trực tiếp với công tác dự trữ hàng hóa. Dự trữ được thực hiện tốt thì công tác xử lý đơn đặt hàng mới nhanh và xuyên suốt được. Đôi khi sẽxuất hiện vài người tiêu dùng đến mua trực tiếp tại các cơ sở, hoặc các nhà bán lẻ đến mua mà không thông báo trước. Do đó, để đảm bảo nguồn cungứng, công ty đã thực hiện việc kiểm kê số lượng hàng tồn thường xuyên, có thểlà hai ngày hoặc theo tháng, tùy vào mỗi mùa. Bởi vào mùa mưa, nhu cầu ít hơn nên hàng sẽ không bán chạy như vào mùa khô.

Dòng chia sẻ rủi ro.Dòng này được thể hiện trong nhiều mặt như khi vận chuyển, khi dựtrữvà khi thanh toán. Trong quá trình phân phối hàng hóa có thểchứa đựng nhiều rủi ro như việc vận chuyển hàng cồng kềnh đi xa, đường khó di chuyển dễ dẫn đến hàng hóa không đẹp mắt, hàng bị giao trễso với thỏa thuận, sựcố trên đường vận chuyển; các rủi ro về tiêu thụ do thị trường thay đổi,... Về rủi ro trong quá trình vận chuyển thì do công ty vận tải hoặc bản thân nhà bán lẻthực hiện nên trách nhiệm sẽdo họchịu khi có vấn đềxảy ra.

Để có thể hạn chế được những rủi ro xảy ra cho công ty và cả nhà bán lẻ thì nhân viên thị trường thường hay cung cấp thông tin về giá thép và những sản phẩm liên quan đến thép cho các nhà bán lẻ, đặc biệt là vào những lúc giá thép biến động theo thị trường để họ có kế hoạch mua bán hợp lý, giảm thiểu thiệt hại. Còn trong phương thức thanh toán, đểcó thểvừa duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài vừa hạn chế bớt rủi ro cho công ty thì công ty đưa ra chính sách thanh toán trước 50% giá trị tiền hàng khi mua hàng.

Nhận xét về hoạt động kênh phân phối thép của công ty TNHH TM&DV Thắng Thư

Ưu điểm

- Dòng chuyển quyền sở hữu, dòng đàm phán và dòng đặt hàng được thực hiện khá tốt, thểhiện rõ qua từng cấp phân phối, lưu thông không bị gián đoạn.

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Rủi ro và trách nhiệm khi rủi ro là vấn đềkhá nhạy cảm, nếu giải quyết không tốt có thểdẫn đến nhà bán lẻkhông hài lòng, bức xúc và ảnh hưởng đến công ty. Tuy nhiên, việc đưa ra chính sách thanh toán 50% là một quyết định tốt cho cả hai phía.

Tránh hậu quảkhông mong muốn vềsau.

- Về dòng thanh toán thì phương thức thanh toán của công ty khá linh hoạt và hợp lý. Bởi tùy mỗi đặc điểm của nhóm khách hàng đó mà có những cách thức thanh toán khác nhau. Đối với khách hàng là người tiêu dùng mua hàng trực tiếp thì việc mua với số lượng ít, lại phân tán nhiều nơi nên phải thu tiền ngay trong mỗi lần đặt hàng, đẩy nhanh công tác thu hồi vốn. Chấp nhận gia hạn thời gian thanh toán cho các nhà bán lẻ vì đơn đặt hàng của họ thường là số lượng lớn, lại còn là những cầu nối, những người đại diện đểsản phẩm của công ty tiếp xúc với đông đảo người tiêu dùng nên phải duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài, giảm bớt áp lực vềvốn kinh doanh cho họ.

Nhược điểm

- Dù công tác dựtrữ hàng hóa được thực hiện tốt nhưng phương tiện vận tải của công ty chưa có nên vẫn chưa chủ động trong việc vận chuyển hàng hóa. Do đó, công tác dự trữ hàng hóa và xử lý đơn đặt hàng của công ty vẫn còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Đôi khi vì lý do đó có thể dẫn đến công tác dự trữ hàng hóa xảy ra rủi ro, đơn đặt hàng không thểxửlý nhanh chóng.

- Nhược điểm rất lớn của công ty là không đẩy mạnh công tác xúc tiến, nhất là trong bối cảnh kinh doanh cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Điều này khiến cho công ty không tạo được lợi thếcho mình, chỉhoạt động đơn thuần mà không nâng cao hơn.

- Qúa trình mua bán chủ yếu được thực hiện qua trao đổi miệng, qua điện thoại, không có bất kì văn bản hay hợp đồng nào. Điều này chủyếu dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau nhưng đôi khi là sơ hở đểxảy ra rủi ro.

- Việc thanh toán chậm đối với các nhà bán lẻ là không sai nhưngcó thểtiềmẩn những rủi ro cho công ty, khiến vốn công ty bị chiếm dụng.