Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí

2.1.2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí

 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận

Đối với Tổng giám đốc khách sạn (GM/ GD): Là người dứng đầu khách sạn, đại diện theo pháp luật và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả kinh doanh của khách sạn, có chức năng và thẩm quyền cao nhất trong việc điều hành và quản lý khách sạn.

Đối với Giám đốc khách sạn (DGM): Là người được bổ nhiêm để quản lý tất cả mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn, có trách nhiệm quản lý và điều hành công việc chuyên môn của khách sạn, phối hợp với các bộ phận trong khách sạn, giúp giải quyết các vấn đề nhanh hơn và làm cho việc kinh doanh của khách sạn được tốt hơn.

Đối với phòng Tổ chức- Nhân sự: Với chức năng tham mưu cho Tổng giám độc khách sạn về công tác tổ chức công việc, tổ chức cán bộ, quản lý lao động và công tác hành chính, chịu trách nhiệm đảm bảo nguồn nhân lực cho khách sạn hoạt động, tìm kiếm nguồn nhân lực cần thiết và phân bổ các nguồn lực này sao cho hợp lý và hiệu quả nhất, đào tạo, quản lý phúc lợi cho nhân viên khách sạn.

Đối với phòng Kế toán- Tài chính:Chuyên thực hiện các công việc về tiền lương, chứng từ và sổ sách kế toán, ghi chép các giao dịch về tài chính và các báo cáo tài chính cung cấp cho Tổng giám đốc và các bộ phận liên quan, báo cáo định kỳ kết quả hoạt động kinh doanh, chuẩn bị bảng lương, kế toán thu chi. Ngoài ra còn có các chức năng liên quan đến hoạt động kinh doanh của khách sạn như kế toán giá thành, kiểm soát toàn bộ chi phí.

Đối với bộ phận Sales& Marketing: Có chức năng thực hiện việc tìm hiểu thị trường, tuyên truyền, quảng bá, giới thiệu sản phẩm của khách sạn nhằm thu hút khách trong và ngoài nước, tối đa hóa lợi nhuận. Bộ phận này phải tiến hành nghiên cứu thị hiếu, đặc điểm tính cách, dân tộc, tôn giáo của khách. Thực hiện hợp đồng với các công ty liên kết du lịch và với các khách sạn trong nước. Tham mưu cho giảm đốc về hoạt động kinh doanh và đề ra phương hướng, chiến lược kinh doanh, những biện pháp khôi phục, những nhược điểm và phát huy lợi thế trong kinh doanh.

Đại học kinh tế Huế

Đối với bộ phận Lễ tân:Có chức năng đại diện cho khách sạn trong việc mở rộng các mối quan hệ, tiếp xúc với khách. Có vai trò quan trọng trong việc thu hút khách, làm cầu nối liên hệ giữa khách hàng với các bộ phận khác trong khách sạn và giới thiệu các dịch vụ của khách sạn với du khách.

Bộ phận lễ tân đóng vai trò trung tâm phối hợp mọi hoạt động giữa các bộ phân trong khách sạn. Bán dịch vụ phòng nghỉ và các dịch vụ khác cho khách, tham gia vào các hoạt động kinh doanh phòng nghỉ của khách sạn như đón tiếp, bố trí phòng nghỉ, giữ đồ cho khách, thanh toán,… nắm những thị hiếu của khách, tạo ra những cảm nhận tốt đẹp ban đầu và để lại ấn tượng cho du khách

Ngoài ra bộ phận lễ tân còn thực hiện chức năng là giải quyết các khiếu nại, phàn nàn của khách, giữ mối quan hệ chặt chẽ giữa các cơ quan hữu quan và các cơ sở dịch vụ ngoài khách sạn để đáp ứng nhu cầu của khách và các vấn đề phát sinh.

Đối với bộ phận nhà hàng: Có chức năng đón tiếp và phục vụ các món ăn, đồ uống, đảm bảo chất lượng nhằm tạo hiệu quả kinh doanh. Chịu trách nhiệm chuẩn bị phụ vụ khách ăn uống các bữa ăn bình thường và các bữa tiệc lớn.

Đối với bộ phận lưu trú: Có chức năng chính là tổ chức đón tiếp và phục vụ nơi nghỉ ngơi cho khách, quản lý việc cho thuê buồng và quản lý toàn bộ trong qua trình khách ở. Bộ phận lưu trú có nhiệm vụ thực hiện các biên pháp chống cháy nổ,chống độc,thực hiện tẩy trùng, diệt chuột, gián, phòng chống dịch bệnh, chịu trách nhiệm về toàn bộ tài sản khu vực buồng, giữ gìn hành lý của khách để quên, kịp thời thông báo với lễ tân để trả lại cho khách.

Kiểm tra và duy trì những số liệu cần thiết về tình hình khách, về hệ thống buồng và các dịch vụ phát sinh để phối hợp với bộ phận bảo trì, bảo dưỡng buồng phòng, giữ gìn mối liên hệ với các bộ phận để duy trì chất lượng dịch vụ.

Đối với bộ phận bếp: Chịu trách nhiệm cung cấp các món ăn kịp thời cho nhà hàng, các bữa tiệc, hội nghị, hội thảo theo yêu cầu của khách. Đảm bảo các bữa ăn

Đại học kinh tế Huế

Đối với bộ phận bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo đảm an toàn tính mạng và tài sản cho khách trong khách sạn, đảm bảo an ninh trong và ngoài khách sạn

Đối với bộ phận bảo trì: Đảm bảo các hệ thống âm thanh, ánh sáng, điện nước…

trong khách sạn hoạt động tốt. Đảm bảo các khu vực khách ở, có phương án phòng chống các vụ cháy nổ xảy ra trong khách sạn.