Cơ cấu tổ chức và bộ máy của khách sạn

Những năm vừa qua khách sạn Asia đã không ngừng hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổchức quản lý vàđến nay toàn bộhệthống hoạt động kinh doanh của khách sạn được tổchứctheo sơ đồsau:

Trường ĐH KInh tế Huế

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu nhân lực khách Asia Huế

(Nguồn: ban quản lý khách sạn) Chức năng và nhiệm vụcủa các bộphận:

 Ban giám đốc : gồm có 3 giám đốc điều hành chung và 2 phó giám đốc

Giám đốc khách sạn: Là người có quyền hành và trách nhiệm cao nhất, điều hành trực tiếp hoạt động kinh doanh của khách sạn, theo dõi kiểm tra việc thực hiện của từng bộphận.

Giám đốc khách sạn có trách nhiệm vạch ra các mục tiêu kinh doanh, tổ chức, thực hiện các kếhoạch, thường xuyên nắm bắt thông tin vềthị trường để có các quyết định tối ưu trong kinh doanh.

Giám đốc khách sạn có quyền phê duyệt các kế hoạch bồi dưỡng, quản lý, tuyển chọn, đề bạt cán bộvà kỷluật đối với cán bộ công nhân viên cũng như quản lý tài sản, chất lượng phục vụ

Trường ĐH KInh tế Huế

 Bộphận lễtân:

Có chức năng đại diện cho khách sạn trong mở rộng các mối quan hệ, tiếp xúc với khách. Có vai trò quan trọng trong việc thu hút khách, làm cầu nối liên hệ giữa khách với các bộphận khác trong khách sạn,trong định hướng tiêu dùng của khách và giới thiệu các dịch vụcủa khách sạn với khách hàng.

Bộ phận lễ tân đóng vai trò là trung tâm phối hợp mọi hoạt động của các bộ phận trong khách sạn, tham mưu cho giám đốc cung cấp thông tin vềkhách. Bán dịch vụ phòng nghỉ và các dịch vụ cho khách, tham gia vào các hoạt động kinh doanh phòng ngủcủa khách sạn.

 Bộphận buồng:

Chức năng chính: Tổchức, lo liệu đón tiếp và phục vụ nơi nghỉ ngơi của khách, quản lý việc cho thuê buồng và quán xuyến toàn bộtrong quá trình khách ở, các dịch vụbổsung.

Có nhiệm vụ: chuẩn bị buồng để đón khách mới đến, làm vệ sinh buồng hàng ngày, làm vệsinh khu vực hành lang và nơi công cộng trong khách sạn, thực hiện các biện pháp chống cháy, chống độc, thực hiện tẩy trùng, diệt chuột, gián, phòng chống dịch bệnh. Kiểm tra hoạt động của các thiết bị trong buồng, chịu trách nhiệm về toàn bộ tài sản khu vực buồng. Tổchức quản lý và giữgìn hành lý của khách để quên, kip thời thông báo với bộ phận lễ tân để tìm cách trả lại cho khách. Kiểm tra và duy trì những sốliệu cần thiết vềtình hình khách, vềhệthống buồng, vềcác dịch vụphát sinh để giúp đối chiếu với lễtân và cải tạo, bảo dưỡng buồng.

 Bộphận kinh doanh:

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, xây dựng các chương trình khuyến mãi, giao dịch, bán và kí hợp đồng với các hãng du lịch, các đại lý, công ty quảng cáo trong nước cũng như quốc tế…; tổ chức các chương trình quảng cáo cho khách sạn trên các phương tiện đại chúng, kết hợp với các bên trung gian đểtạo nguồn khách đến.

 Bộphận nhà hàng:

Là nhân viên của nhà hàng Le caramel, nhà hàng Panorama, Terrace Bar, nhân viên tiệc,.. Nhiệm vụchính: Chịu trách nhiệm chuẩn bịphục vụ khách ăn uống các bữa

Trường ĐH KInh tế Huế

ăn bình thường và các bữa tiệc lớn, nhỏ đúng giờ, kịp thời, chính xác, đúng nguyên tắc, đúng quy định. Tìm hiểu, nắm vững yêu cầu của khách, phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của khách. Duy trì tốt vệ sinh an toàn thực phẩm và vệ sinh môi trường. Đảm bảo thanh toán chính xác với khách và thực hiện tốt quản lý lao động.

 Bộphận kếtoán:

Theo dõi tình hình thu chi của khách sạn, thực hiện việc thu chi theo kếhoạch của giám đốc và kết quảlãi lỗcủa khách sạn. Ngoài ra còn có nhiệm vụtìm kiếm vốn và nguồn vốn cho công ty, có quan hệvới các đơn vị hoạt động tài chính trên địa bàn.

Bộphận bếp:

Có chức năng : Chịu trách nhiệm cung cấp các món ăn kịp thời cho các nhà hàng, các bữa tiệc và hội nghị hội thảo theo yêu cầu của khách. Đảm bảo bữa ăn đầy đủcho nhân viên trong khách sạn. Nắm vững kếhoạch, thực đơn yêu cầu chếbiến của khách vềthức ăn đểtính tiêu chuẩn, tính giá thành, lập dựtrù chuẩn bị nguyên liệu để kịp khi phục vụ khách. Đảm bảo chế biến đúng kế hoạch, thực hiện, thời gian và chất lượng các món ăn của các đối tác

 Bộphận giặt là ( Laundry):

Có trách nhiệm giặt, ủi tất cả các hàng minen (vải) trong khách sạn: sheet, duvet, áo gối, uniform, napkin (khăn ăn), khăn bàn,… đảm bảo cho chúng luôn ởtrong tình tráng sạch sẽ, tươm tất. Ngoài ra bộ phận Laundry còn cung cấp dịch vụ giặt ủi cho khách hàng khi họyêu cầu.

 Bộphận bảo vệ:

Là bộ phận có trách nhiệm giữ gìn an ninh, an toàn tính mạng và tài sản của khách, của nhân viên khách sạn, cũng như cho khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn.

 Bộphận bảo trì:

Chịu trách nhiệm thực hiện các chương trình bảo dưỡng thường xuyên, sửa chữa và bảo trì các trang thiết bị và các tiện nghi của khách sạn. Đảm bảo hệthống kỹ thuật, âm thanh, ánh sang, điện nước trong khách sạn được hoạt động tốt. Tổ

Trường ĐH KInh tế Huế

kiểm tra chất lượng thiết bị, đưa ra các giải pháp khoa học kỹ thuật để áp dụng vào việc bảo trì của khách sạn.

 Bộphận Massage:

Chịu trách nhiệm phục vụ cho khách khi có nhu cầu thư giản, tạo cảm giác thoải mái khi khách đến với dịch vụvà luôn tìm hiểu, cập nhật các công nghệ, kỹthuật massage mới.