Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý

Trong những năm qua, khách sạn Thái Bình 2 không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý và đến nay toàn bộ hệ thống hoạt động kinh doanh của khách sạn được tổ chức theo sơ đồ sau:

(Nguồn: Bộ phận Kế toán- Khách sạn Thái bình 2-Huế) Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổchức của khách sạn Thái Bình 2-Huế

Qua mô hình trên ta thấy cơ cấu tổ chức của khách sạn theo kiểu trực tuyến-chức năng nên giữa các khâu không có sự chồng chéo lẫn nhau. Mô hình này được áp dụng rộng rãi bởi vì nó vừa phát huy được trìnhđộ chuyên môn của nhà quản trị, vừa nâng cao được tính tự chủ của đội ngũ cán bộ cấp dưới. Cho phép giải quyết tốt những vấn đề phức tạp và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận. Và trong đó Giám đốc là người đứng đầu điều hành trực tiếp và chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kinh doanh của khách sạn.

Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

-Ban Giám đốc: Là người đứng đầu khách sạn, tổ chức, điều hành quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn. Chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả kinh doanh, về chất lượng phục vụ của khách sạn. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh và nội dung làm việc của khách sạn.

BAN GIÁM ĐỐC

Bộ phận kinh doanh

Bộ phận

kế toán

Bộ phận

lễ tân

Bộ phận buồng phòng

Bộ phận

nhà hàng

Bộ phận lên kế hoạch

Bộ phận

điều hành du lịch

Bộ phận nhân sự

Bộ phận

bếp

Bộ phận

bảo vệ và

bảo trì

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Bộ phận kinh doanh: Thực hiện việc tìm hiểu thị trường, tuyên truyền, quảng bá và giới thiệu sản phẩm của khách sạn nhằm thu hút khách hàng và tối đa lợi nhuận. Thực hiện hợp đồng liên kết với các công ty du lịch và khách sạn trong nước. Tham mưu cho giám đốc về hoạt động kinh doanh và đề ra phương hướng chiến lược kinh doanh, đề ra biện pháp khắc phục những nhược điểm và phát huy những lợi thế trong kinh doanh.

- Bộ phận kế toán: Quyết định các chiến lược về tài chính, tìm kiếm nguồn vốn cho khách sạn. Có các chức năng sau:

+ Lập chứng từ để chứng minh tính hợp lý của việc hình thành và sử dụng vốn kinh doanh trên cơ sở chứng từ.

+ Tổng hợp các loại chi phí phục vụ kinh doanh và tính toán riêng cho từng loại dịch vụ nhằm xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận và toàn khách sạn.

+ Lập báo cáo tài chính, cân đối tài sản theo từng tháng, quý, năm.

+ Phân tích sự biến động của tài sản để báo cáo lên Ban Giám đốc.

+ Phụ tráchvề việc giải quyết tiền lương cho nhân viên trong khách sạn.

- Bộ phận lễ tân: Đại diện cho khách sạn mở rộng các mối quan hệ, tiếp xúc với khách hàng. Có vai trò trong việc thu hút khách hàng, làm cầu nối liên hệ giữa khách với các bộ phận trong khách sạn, trong định hướng tiêu dùng của khách và giới thiệu dịch vụ của khách sạn với khách hàng. Bộ phận lễ tân đóng vai trò trung tâm phối hợp mọi hoạt động của các bộ phận trong khách sạn. Bán dịch vụ phòng nghỉ và các dịch vụ khác cho khách, tham gia vào các hoạt động kinh doanh phòng nghỉ của khách sạn như: Đón tiếp, bố trí phòng nghỉ, giữ đồ cho khách, thanh toán… Nắm vững thị hiếu và tạo ấn tượng tốt cho khách hàng. Giải quyết khiếu nại, phàn nàn của khách, giữ mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan với các cơsở dịch vụ ngoài khách sạn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và các vấn đề phát sinh.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Hình 2.2. Nhân viên lễtân tại khách sạn Thái Bình 2-Huế

- Bộ phận buồngphòng: Là bộ phận chăm lo sự nghỉ ngơi của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn và đảm bảo sự an toàn cho khách. Bảo quản các trang thiết bị nội thất và vệ sinh hằng ngày cho khách sạn. Nhận chuyển các yêu cầu của khách như giặt là, massage và các dịch vụ bổ sung khác. Báo cáo tình hình phòng của khách sạn cho lễ tân hàng ngày.

- Bộ phận nhà hàng: Có chức năng đón tiếp và phục vụ các món ăn, đồ uống đảm bảo chất lượng nhằm tạo hiệu quả kinh doanh. Chịu trách nhiệm chuẩn bị phục vụ khách ăn uống các bữa ăn bình thường và các bữa tiệc lớn, nhỏ đúng thời gian.

Tìm hiểu, nắm vững và phối hợp chặt chẽ với các bộ phận để đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của khách. Đảm bảo thanh toán với khách và thực hiện quản lý lao động.

- Bộ phận lên kế hoạch: Chịu trách nhiệm về các kế hoạch chính của khách sạn. Lên các kế hoạch kinh doanh trong từng thời điểm, đảm bảo sự mở rộng quy mô của khách sạn và đảm bảo cho sự kinh doanh của khách sạn mang lại lợi nhuận cao nhất.

- Bộ phận điều hành du lịch: Tham mưu cho Giám đốc về thị trường du lịch, tổ chức đăng ký visa, liên kết với các đại lý bán vé máy bay, vé tàu tổ chức cáctour du lịch. Bên cạnh đó còn tổ chức các mối liên hệ để tìm kiếm khách hàng.

- Bộ phận nhân sự: Chịu trách nhiệm đảm bảo nguồn nhân lực cho khách sạn vào mọi thời điểm. Tìm kiếm những nguồn lao động cần thiết và phân bổ các nguồn này một cách hợp lý sao chocó hiệu quả nhất.

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Bộ phận bếp: Chịu trách nhiệm cung cấp các món ăn kịp thời cho nhà hàng, các bữa tiệc và hội nghị theo yêu cầu của khách. Đồng thời phải luôn tuân theo các quy định về an toàn thực phẩm, về dinh dưỡng.

- Bộ phận bảo vệ và bảo trì: Có nhiệm vụ đảm bảo an toàn tính mạng và tài sản cho khách trong khách sạn. Luôn đảm bảo an ninh ổn định bên trong và bên ngoài khách sạn. Hướng dẫn khách những chú ý đặc biệt.

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của khách sạn Thái Bình 2