Cơ cấu tổ chức của công ty và chức năng của các bộ phận

Đại học kinh tế Huế

Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thương Mại Hợi Đồng

(Nguồn: Phòng nhân sự của công ty) b, Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

Giám đốc là người đứng đầu bộ máy quản lý của công ty, chịu trách nhiệm toàn bộ mọi hoạt động kinh doanh của công ty theo giấy phép kinh doanh nghành nghề đã đăng ký trước pháp luật. Giám đốc có quyền và nghĩa vụ như sau: Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến công việc hàng ngày của công ty. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của công ty. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý của công ty và tuyển dụng lao động.

Phó giám đốc được giám đốc công ty phân công công việc cụ thể và được ủy quyền giải quyết một số công việc, có trách nhiệm thực hiện tốt nhiệm vụ được phân công trong quyền hạn Giám đốc cho phép.

Hiện tại, công ty bao gồm hai phó giám đốc:

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM

ĐỐC

Trưởng phòng KD

Trưởng phòng KD

Trưởng phòng KD

Trưởng phòng KD

K T

K H O

X E

B H

K T

K H O

X E

B H

K T K

T K H O

X E

B H

K H O

X E

B H

Đại học kinh tế Huế

- Phó giám đốc thứ nhất chịu trách nhiệm về hành chính của công ty bao gồm doanh thu bán hàng của công ty, số lượng khách hàng, chiến lược phát triển, mở rộng thị trường, marketing thị trường, các vấn đề về nhân sự,..

- Phó giám đốc thứ hai chịu trách nhiệm về kho bãi, điều hành đội xe, chịu trách nhiệm về các việc còn lại của công ty,…

Trưởng phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm các công việc kinh doanh, tác động trực tiếp lên kết quả kinh doanh của công ty và mức độ hiệu quả của việc phân phối các sản phẩm của công ty. Đối với ngành nghề kinh doanh chính của công ty thuộc về lĩnh vực thực phẩm. Trưởng phòng kinh doanh luôn phải tìm các khách hàng mới, giữ chân các khách hàng lâu năm, duy trì mối quan hệ với các đối tác của công ty. Lập kế hoạch kinh doanh và hệ thống phân phối các sản phẩm trên thị trường.

Ngoài ra, trưởng phòng kinh doanh cũng thực hiện các nhiệm vụ như sau: Đề xuất với ban Giám Đốc về kế hoạch kinh doanh và hỗ trợ cho các bộ phận khác về kinh doanh, tiếp cận thị trường. Làm việc với ban giám đốc để thực hiện các hợp đồng mua bán hàng hóa, quản lý nhân sự trong công ty. Phối hợp với các phòng ban khác để giải quyết các công việc có liên quan tới nghiệp vụ của phòng.

Bộ phận kho bãi:Trong lĩnh vực kinh doanh dầu ăn, bộ phận kho bãi là bộ phận rất quan trọng đối với mỗi công ty vì đây là bộ phận sẽ có nhiệm vụ chính là vận chuyển sản phẩm. Tại công ty TNHH Thương Mại Hợi Đồng, bộ phận kho bãi có nhiệm vụ chính là:Tổ chức quản lý và giám sát việc thực hiện các công việc về bảo quản, xuất, nhập hàng hóa. Thực hiện công tác giao nhận, vận chuyển hàng hóa theo kế hoạch. Kiểm soát tiến độ giao hàng cho khách hàng. Chịu trách nhiệm giải quyết các sự cố trong quá trình giao nhận hàng.

Phòng kế toán: Thực hiện quản lý kế toán tài chính của đơn vị theo đúng quy định của nhà nước, mở và ghi chép các loại sổ sách kế toán của đơn vị, cùng bộ phận kinh doanh lên kế hoạch tài chính cho các hoạt động của đơn vị, cùng bộ phận kinh doanh lên kế hoạch tài chính cho các hoạt động của đơn vị, hàng tháng phải báo cáo kết quả thu chi tài chính cho ban giám đốc, quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn của công ty, không hề thất thoát thua lỗ, thực hiện nghiêm túc chế độ kế toán thống kê. Tổ chức chỉ đạo và thực hành công việc kế toán: tiếp nhận, kiểm tra và xử lý chứng từ, lập và ghi sổ sách kế toán, lập báo cáo quyết toán tháng, quý, năm theo yêu cầu của Ban Giám Đốc và đúng chế độ. Các nhiệm vụ mà phòng kế toán phải thực hiện như sau:

Một là quản lý các loại hợp đồng mua bán, phát hành hóa đơn, theo dõi thanh quyết toán tài chính các hợp đồng, thường xuyên thông báo kịp thời chính xác tình hình tài

Đại học kinh tế Huế

chính của từng hợp đồng, tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh của từng phòng cho các trưởng phó phòng và nhân viên thực hiện hợp đồng.

Hai là lập các kế hoạch vay vốn, thanh toán, thanh toán bằng tiền mặt, lập các báo cáo thống kê theo yêu cầu của cơ quan chức năng và cấp trên…

Ba là báo cáo tồn kho hàng ngày cho cấp trên là trưởng phòng kinh doanh và giám sát khu vực.

Bốn là thường xuyên theo dõi hàng hóa trong kho nắm giữ xuất hàng và nhập hàng.

Nếu kho hết hàng thì phải nhanh chóng lên đơn hàng gửi cho công ty sản xuất sản phẩm đề hàng về kho đảm bảo cho việc bán hàng thuận lợi.

Năm là theo dõi và phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm, phản ánh chính xác doanh thu bán hàng và số thuế GTGT đầu ra.

Đội xe: Chuyên vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa tới từng khách hàng. Luân chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh của công ty. Luôn phải đảm bảo hàng tới kịp thời cho khách hàng nhất là vào những thời kỳ cao điểm ví dụ như là dịp lễ tết.

Nhiệm vụ của đội xe:

- Xây dựng và quản lý đội ngũ lái xe luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa theo tiêu chuẩn dịch vụ của công ty.

- Chịu trách nhiệm sắp xếp tua vận chuyển, đội lái xe luôn sẵn sàng phục vụ giao nhận hàng hóa,

- Chịu trách nhiệm lên kế hoạch giao hàng cụ thể, rõ ràng, chính xác và triển khai thực hiện việc giao nhận hàng từ kho tổng đến khách hàng hợp lý nhất.

- Điều động phân đội xe thực hiện giao nhận hàng hóa theo yêu cầu công việc, đảm bảo các giấy tờ chứng từ giao nhận thực hiện đúng lưu đồ quy trình hệ thống và quy trình tài chính kế toán.

- Giám sát việc giao hàng khi chưa hoàn thành quy trình giao hàng, đặt biệt những trường hợp ghi nhận việc gaio hàng có thể gặp khó khăn để hỗ trợ giao nhận giải quyết kịp thời tình huống yêu cầu phát sinh.

- Luôn thân thiện với khách hàng lúc giao nhận hàng cho khách hàng, nhiệt tình bốc vác đưa hàng vào kho cho khách hàng.

Đại học kinh tế Huế

Nhân viên bán hàng: Đây chính là đội ngũ nhân viên trực tiếp làm việc với khách hàng, chăm sóc khách hàng thường xuyên.

Phụ trách lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm, theo dõi thị trường để thu thập thông tin cho sản xuất và tiêu thụ.

Tổ chức ký kết và thực hiện các hợp đồng với khách hàng đồng thời cũng chịu trách nhiệm về công tác truyền thông cổ động, giới thiệu sản phẩm.

Lấy hàng, sắp xếp, trưng bày các sản phẩm bắt mắt và khoa học làm sao cho hàng hóa dễ gây ấn tượng và bắt mắt nhất tại các cửa hàng/ đại lý của khách hàng.

Giới thiệu các sản phẩm với khách hàng, trả lời các câu hỏi về sản phẩm, tư vấn cho khách hàng, lựa chọn sản phẩm phù hợp,…

Lưu hóa đơn, số liệu về bán hàng, báo cáo thường xuyên về công tác bán hàng.

Thực hiện các điều tra khi công ty có yêu cầu, theo dõi phản ứng, đón nhận của khách hàng với sản phẩm, kịp thời phản ánh thông tin về khách hàng, sản phẩm lên bộ phận quản lý.

Kho chứa hàng có chức năng:

Gom hàng: khi hàng được nhập từ nhiều nguồn thì kho đóng vai trò là điểm tập kết để hợp nhất thành lô hàng lớn, như vậy sẽ có được lợi thế nhờ quy mô khi tiếp tục vận chuyển tới kho của khách hàng.

Phối hợp hàng hóa: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của khách hàng, kho bãi có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho quá trình bán hàng. Sau đó từng đơn hàng sẽ được vận chuyển bằng phương tiện xe đường bộ tới khách hàng.

Bảo quản lưu giữ hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp, tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho, chăm sóc giữ gìn hàng hóa trong kho.

Chịu trách nhiệm giải quyết các sự cố trong quá trình giao nhận hàng.

Đại học kinh tế Huế