Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng của từng bộ phận:

a) Giám đốc ( Trưởng chi nhánh ):

- Là người quản lý điều hành toàn bộ hoạt động và chịu trách nhiệm trước pháp luật, cơ quan chủ quản.

- Là người đại diện cho chi nhánh, có quyền hạn cao nhất, trực tiếp điều hành các bộ phận kinh doanh, kế toán và kho vận, vì vậy Giám đốc là người phải am hiểu tất cả các bộ phận. Là người đưa ra và quyết định chiến lược phân phối sản phẩm như thế nào? Đối phó với đối thủ cạnh tranh ra sao? Giá cả sản phẩm và mức chiếc khấu phù hợp với thị trường, khách hàng riêng, chính sách hành chính và chính sách quản trị hay chương trình hậu mãi, hoa hồng cho đại lý ...

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÒNG KẾ TOÁN

- KẾ TOÁN TRƯỞNG - KẾ TOÁN

PHÒNG KINH DOANH TỔNG HỢP

BỘ PHẬN KHO VẬN

- HỔ TRỢ KINH DOANH

- NHÂN VIÊN KINH DOANH ( SALES )

- THỦ KHO

- GIAO

HÀNG

Đại học kinh tế Huế

- Trực tiếp chỉ đạo điều hành công tác tài chính kế toán, bảo toàn và phát triễn nguồn vốn, quyết định các phương thức phân phối tiền lương, tiền thưởng , các khoản chi phí của chi nhánh.

b) Bộ phận kế toán: Kế toántrưởng, Kế toán

- Thực hiện công tác hoạch toán kế toán, theo dõi phản ánh tình hình hoạt động các nguồn vốn, tài sản, hàng hóa do Chi nhánh quản lý và điều hành các mặt công tác nghiệp vụ kế toán tài chính. Tổng hợp nhu cầu, chủ động ký hoặc trình Giám đốc ký các hợp động phân phối, vận chuyển, đảm bảo nguồn hàng cho việc kinh doanh từ chính, kho chi nhánh đến các cửa hàng bán buôn, bán lẻ và bệnh viện trên địa bàn tỉnh.

- Huy động, điều hành sử dụng hiệu quả các nguồn vốn trong kinh doanh và xây dựng cơ bản. Quản lý, bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh doanh, ..

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính dài hạn, ngắn hạn. xây dựng các định mức chi phí, xác định giá thành đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. phù hợp với kế hoạch, mục tiêu kinh doanh.

- Lập và phân tích các báo cáo tài chính. Lưu trữ hóa đơn, chứng từ theo đúng chế độ quy định của Nhà nước và của ngành ban hành. Cung cấp thông tin cần thiết về tài chính nhằm tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh kịp thời chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Chi nhánh.

- Định kỳ lập báo cáo theo quy định lập kế hoạch thu chi ngân sách nhằm đáp ứng tốt nhu cầu của Chi nhánh. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, tổ chức kế hoạch tài chính và quyết định niên độ kế toán hàng năm.

- Kiểm tra, kiểm soát việc thu chi, thanh toán các khoản nợ, theo dõi tình hình công nợ của khách hàng, ghi và nhận hóa đơn giá trị gia tăng, tính và trả lương cho cán bộ công nhân viên , tổng kết và kê khai thuế, tình hình nộp ngân sách Nhà nước.

c) Bộ phận kinh doanh ( Gồm người hỗ trợ nhân viên kinh doanh và chăm sóc khách hàng qua điện thoại;nhân viên thị trường làm tại các khu vực được bàn giao )

- Điều tra nghiên cứu thị trường, tình hình nhu cầu sử dụng thuốc trên thị trường, trên cơ sở đó nghiên cứu xây dựng chiến lược, sách lược, mục tiêu kế hoạch kinh

Đại học kinh tế Huế

doanh, chính sách mặt hàng, giá cả. tiếp thị, quảng cáo, xúc tiến bán hàng,.. trong từng thời kỳ trình giám đốc duyệt nhằm đạt kết quả cao.

- Theo dõi khối lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho ở các cửa hàng và kho bãi.

Phối hợp với các bộ phận thường xuyên kiểm tra chất lượng, số lượng, giá bán hàng hóa của các cửa hàng, đại lý và bệnh viện mà Chi nhánh phân phối.

- Kiểm tra hướng dẫn việc lập hóa đơn, biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa, kê sao nộp chứng từ, lập báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ. đối chiếu, quyết toán hao hụt sản phẩm theo định mức và thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định của Chi nhánh.

- Nhân viên hỗ trợ kinh doanh rất quan trọng đối với nhân viên kinh doanh ngoài thị trường, giúp nhân viên kinh doanh có thể biết tình hình công nợ của mình ( số khách hàng công nợ, số tiền công nợ, ngày công nợ quá hạn,.)

- Là người giúp nhân viên kinh doanh đặt hàng, làm bảng báo giá, hỗ trợ thu công nợ giúp NVKD trong những trường hợp nợ khó đòi, người mua khó tính,.. hoặc kiểm tra các mã hàng nào còn hàng hay không?

Nhân viên kinh doanh (Sales) là người quan trọng nhất ở doanh nghiệp thương mại, đem nguồn tiền ( thu nợ ) về cho Chi nhánh, nuôi sống các bộ phận khác khi bán được hàng. Là người nắm bắt tình hình cửa từng cửa hàng, từng đại lý và từng bệnh viện ( nguồn tài chính, mối quan hệ, tính cách, tác phong làm việc, …). Củng là người đem thông tin ngược lại cho Chi nhánh, báo cáo cho Giám đốc để có thể đưa ra chiến lược kịp thời, nhanh chóng và linh hoạt trong môi trường cạnh tranh phức tạp như hiện nay.

d) Bộ phận Kho bãi( gồm thủ kho; nhân viên xếp hàng– giao nhận)

- Quản lý chất lượng hàng hóa, đảm bảo hàng hóa đạt chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 do tổ chức quốc tế Anh BVQI chứng nhận. Đảm bảo hàng hóa đúng phẩm chất, chất lượng, bao bì không bị hư hỏng, ẩm mốc, … Thường xuyên kiểm tra hàng hóa ở tất cả các khâu vận chuyển, nhập xuất, tồn trữ, bảo quản của Chi nhánh.

- Lập kế hoạch kiểm tra kho bãi, hàng hóa định kỳ, báo cáo hàng tồn định mức cho Giám đốc. Sắp xếp hàng hóa theo đúng từng loại thuốc, từng mã hàng củng như nhóm thuốc khác nhau tùy công dụng, chức năng và giá thành …

Đại học kinh tế Huế

- Giao nhận hàng hóa cho cửa hàng, đại lý và bệnh viện khi nhân viên kinh doanh có đơn hàng về Chi nhánh. Thu hồi hàng hóa khi lô hàng có vấn đề về chất lượng hoặc không đảm bảo tiêu chuẩn nồng độ an toàn sử dụng, thuốc quá hạn sữ dụng …